檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題及對策分析

侯漢妤

摘 要：檔案管理工作在各行各業(yè)都有著相當重要的地位，對于企業(yè)的發(fā)展來說在某種程度上起著決定性的作用，一般是指對企業(yè)中各種信息匯總的管理與統(tǒng)計分析，從而滿足企業(yè)運行的要求。本篇文章通過對檔案現(xiàn)代化管理的闡述，分析了檔案現(xiàn)代化管理中存在的問題，并且針對問題提出解決對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理現(xiàn)代化;問題;對策

檔案管理就是有關(guān)于檔案的各種工作，通過對檔案的收集、整理、保管以及統(tǒng)計分析等，實現(xiàn)檔案的價值，通過檔案上信息的提供完成相關(guān)的工作。檔案管理的服務對象是檔案的利用者，包括企業(yè)的員工，政府單位以及相關(guān)部門等，對于現(xiàn)階段來說，檔案管理的工作比較復雜，而且在管理模式上比較分散凌亂，需要管理的數(shù)量比較龐大，在社會不斷發(fā)展的前提下，檔案的管理水平也要進行一定的提高，以滿足社會需求，二者相互的適應過程，也是推動檔案管理工作發(fā)展的基礎(chǔ)，從傳統(tǒng)的簡單管理到如今的科學管理，檔案管理正在邁向現(xiàn)代化管理的進程中不斷進步。但是，在此過程中，檔案管理現(xiàn)代化的過程中仍然存在著一些問題，需要相關(guān)人員采取一定的對策。

一、關(guān)于檔案現(xiàn)代化管理

檔案現(xiàn)代化管理是在檔案管理的基礎(chǔ)上提出的概念，是根據(jù)現(xiàn)代化社會發(fā)展的進程，為了滿足單位的需要，利用計算機網(wǎng)絡等先進技術(shù)實現(xiàn)信息化管理的過程。檔案的現(xiàn)代化管理主要是在互聯(lián)網(wǎng)中建立相應的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)多媒體技術(shù)與信息的實時傳輸，實現(xiàn)管理的規(guī)范化，避免由于檔案的數(shù)量類型繁雜導致過程中可能出現(xiàn)的失誤，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫技術(shù)與檔案信息的標準化，從而節(jié)省檔案管理工作的時間，提高工作的效率，保證檔案管理工作的準確性。檔案管理在邁向現(xiàn)代化的過程中離不開計算機系統(tǒng)的支持，因此，應該通過科學的管理機制來完成相關(guān)的管理工作，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的進步。

二、檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題

1、檔案管理現(xiàn)代化的宣傳工作不到位

對于某些單位來說，檔案管理是一項比較傳統(tǒng)的部門工作，工作人員對于檔案管理流程仍然按照過去的方法來執(zhí)行，沒有對檔案的現(xiàn)代化管理進行相應的宣傳，導致許多基層員工對于現(xiàn)代化檔案管理的意識沒有提高上去，沒有一定的思想覺悟，不愿意進行改變，沒有對檔案管理現(xiàn)代化工作有著正確的認知，這對于檔案管理的發(fā)展來說有著一定的阻礙，這種情況的出現(xiàn)會造成信息化管理的缺失。同時，對于部分單位來說，也沒有加強這方面的宣傳工作，沒有盡到相應的責任義務，從而導致企業(yè)許多工作的進展緩慢。

2、檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)水平不夠

檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)就是在先進的計算機網(wǎng)絡與設(shè)備上建立起來的，但是對于現(xiàn)階段的部分單位來說，檔案管理的現(xiàn)代技術(shù)引入的不夠完善，許多技術(shù)水平?jīng)]有得到提高，這就導致在檔案管理工作過程中仍然會出現(xiàn)失誤的情況。首先，在檔案數(shù)據(jù)庫的建立上，沒有進行全面的排查與技術(shù)處理工作，有些檔案的數(shù)據(jù)來錄入過程中沒有被主動分類識別，這就導致在提取檔案信息階段會存在一些麻煩，對后續(xù)工作造成影響。

3、缺乏專業(yè)的技術(shù)型人才

對于現(xiàn)階段的檔案管理來說，影響現(xiàn)代化進程發(fā)展的主要因素就是缺乏專業(yè)的技術(shù)型人才。對于傳統(tǒng)的檔案管理來說，工作比較簡單，管理的內(nèi)容較少，在員工的招聘上一般都不會重視學歷以及綜合素質(zhì)的要求，但是對于現(xiàn)階段的社會發(fā)展來說，引進了現(xiàn)代化的管理技術(shù)，許多老員工并不能立即適應新形式的工作任務，對于新事物的接受能力較低，缺乏相關(guān)技能的培訓，在計算機的應用方面比較生疏，這就導致工作開展的比較緩慢，員工與現(xiàn)代化管理系統(tǒng)磨合度比較低。

三、加快檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的解決措施

1、加強檔案現(xiàn)代化管理工作的宣傳

在傳統(tǒng)的檔案管理模式深入人心的前提下，如果想加快檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，首要的就是單位需要做出相應的改變，加大檔案現(xiàn)代化管理工作的宣傳，讓基層員工了解到檔案現(xiàn)代化管理工作的重要性。首先，相關(guān)部門應該針對檔案管理工作的現(xiàn)狀問題展開研討會議，然后領(lǐng)導人要根據(jù)單位目前的發(fā)展狀況對檔案管理人員進行詳細的分析，告知他們檔案管理現(xiàn)代化的必要性，從根本上提高他們對于現(xiàn)代化管理的認知度，從而改變他們現(xiàn)在對于檔案管理的意識，真正做到與社會發(fā)展的進程結(jié)合到一起，實現(xiàn)企業(yè)單位與員工思想的共同進步，為檔案的現(xiàn)代化管理奠定基礎(chǔ)。

2、加強檔案現(xiàn)代化管理工作的技術(shù)和內(nèi)容

企業(yè)單位應該從自身的具體信息出發(fā)，根據(jù)所需要整理檔案規(guī)模的大小來完善相應的技術(shù)水平與管理內(nèi)容。制定標準的檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的流程，從檔案數(shù)據(jù)的收集、檔案數(shù)據(jù)的前處理、檔案數(shù)據(jù)的錄入以及存儲、統(tǒng)計等形式，都應該在管理系統(tǒng)中完成，單位可以引進新的管理技術(shù)來支撐這一形式上的改變，將管理信息系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)連接到一起，形成新的檔案目錄中心與管理中心，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的完整性，相關(guān)負責人在網(wǎng)絡上就可以實現(xiàn)對檔案信息的提取，提高了檔案方面的工作效率。另外，在計算機裝置的配置上，單位也應該選擇合適的機器設(shè)備，作為現(xiàn)代化管理正常運行的有力支柱。

3、加強技術(shù)性人才的培養(yǎng)和培訓

檔案的現(xiàn)代化管理需要綜合素質(zhì)更高的員工來完成相應的工作，所以在管理人員的招聘上，應該從他的學歷水平，學習能力以及人品素養(yǎng)等方面進行綜合的考慮。對于單位來說，也要采取多種途徑對現(xiàn)有工作人員進行專業(yè)的培訓，使管理人員可以在現(xiàn)代化檔案管理過程中發(fā)揮出應用的作用，從而提高檔案管理的進一步發(fā)展。另外，單位還可以成立相應的考核機制，來對工作人員的管理能力進行嚴格的考察，從而提高員工的工作動力，提升他們的工作效率。

四、結(jié)語

綜上所述，在社會快速發(fā)展的進程下，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足企業(yè)單位的要求，因此，引進現(xiàn)代化的檔案管理工作是勢在必行的。相關(guān)部門應該根據(jù)現(xiàn)階段的現(xiàn)代化管理過程中出現(xiàn)的問題，采取不同的解決措施，從而加快檔案管理工作的現(xiàn)代化進程，提高檔案的利用率。

參考文獻

[1]鄭玉妍.檔案現(xiàn)代化管理工作中存在的問題及解決對策[J].黑龍江史志，2015（08）：60.

[2]姜東昕.檔案管理現(xiàn)代化存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務，2014（01）：50.

（作者單位：黑龍江省齊齊哈爾市再生資源管理辦公室）