潘健儀

摘 要：對(duì)于機(jī)關(guān)單位而言，基層檔案的規(guī)范化管理是新時(shí)期發(fā)展的必然需要，也是提高本單位工作質(zhì)量的重要基礎(chǔ)和前提?；鶎訖n案是保證機(jī)關(guān)單位真實(shí)歷史面貌、提供科學(xué)的歷史借鑒的重要內(nèi)容，也是評(píng)價(jià)機(jī)關(guān)單位工作水平效果的重要標(biāo)準(zhǔn)。在新形勢(shì)下，認(rèn)真扎實(shí)的開(kāi)展機(jī)關(guān)單位基層檔案管理工作是十分必要的，為此本文就檢察院基層檔案管理工作中的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出針對(duì)性的對(duì)策以供參考。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位;基層檔案;管理;問(wèn)題;對(duì)策

對(duì)于檢察院而言，進(jìn)行基層檔案管理工作就是科學(xué)、及時(shí)的對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理歸檔和儲(chǔ)存，維護(hù)檔案信息的真實(shí)和準(zhǔn)確性，確保今后的發(fā)展有科學(xué)的依據(jù)和參考。檔案管理工作是檢察院發(fā)展的重要信息資源，將對(duì)檢察院的持續(xù)性發(fā)展產(chǎn)生直接作用。當(dāng)前社會(huì)發(fā)展，時(shí)代進(jìn)步，管理的理念、方法等不斷優(yōu)化，因此要結(jié)合新時(shí)期的發(fā)展需要全面重視檔案管理工作的開(kāi)展。

一、基層檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1、管理制度的問(wèn)題

目前，大部分機(jī)關(guān)單位都將其承擔(dān)的社會(huì)職能作為工作重點(diǎn)，檔案管理制度的建設(shè)被忽視，導(dǎo)致很多單位缺少完善的檔案管理制度，有些單位即使有制度，但是在具體的實(shí)施過(guò)程中也不到位，導(dǎo)致制度的限制作用缺失，影響檔案管理工作的整體效率。檔案管理制度缺失，在檔案資料的收集上、管理規(guī)定落實(shí)上都會(huì)呈現(xiàn)出問(wèn)題，影響檔案管理和利用的效率。由于缺少完善的管理制度，還會(huì)出現(xiàn)工作方向性不強(qiáng)、人員職能劃分不到位等問(wèn)題[1]，檔案資源的作用無(wú)法高效發(fā)揮。

2、人員方面的問(wèn)題

在檢察院中有很多專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的檔案信息，這要求管理人員也具備較高的水平。隨著精細(xì)化管理理念的推進(jìn)，檔案管理工作的數(shù)量也逐漸增多，但是由于基層檔案管理人員的數(shù)量和水平有限，有些參與檔案管理工作的人員是兼職身份，缺少專(zhuān)業(yè)化的管理知識(shí)與技能，導(dǎo)致檔案工作無(wú)法及時(shí)有效的開(kāi)展，進(jìn)而對(duì)整個(gè)工作的效果產(chǎn)生影響。

3、檔案信息共享問(wèn)題

對(duì)于機(jī)關(guān)單位而言，檔案管理的最終目的就是在信息需要的情況下能夠被很好的呈現(xiàn)和利用。目前，由于管理理念和技術(shù)水平的問(wèn)題，檔案信息共享性不足，共享工作的進(jìn)程發(fā)展比較慢。對(duì)于紙質(zhì)檔案，其在傳遞過(guò)程中存在著速度慢、損耗率高的情況，電子化檔案雖然能夠快速、反復(fù)查詢(xún)，損耗率也比較低，但是由于信息化管理水平不高，使得檔案信息的共享度也受到限制。

4、檔案信息安全問(wèn)題

在檔案管理工作中，網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)是工作開(kāi)展必須要具備的工具，能夠極大的提高工作的效率與效果，但同時(shí)也存在著一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于紙質(zhì)檔案，其容易隨著時(shí)間的發(fā)展而出現(xiàn)物理變化，還會(huì)受到環(huán)境因素的影響，如受潮、蟲(chóng)咬等，安全性不高。對(duì)于電子檔案而言，在保存過(guò)程中，其即時(shí)性不強(qiáng)，如果計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障或者遭受黑客的攻擊，文件很容易被損壞和丟失。此外，在利用網(wǎng)絡(luò)收集保存檔案信息時(shí)，不法分子可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接復(fù)制獲得重要的文件，也會(huì)威脅檔案信息的安全。

二、基層檔案管理問(wèn)題的有效解決對(duì)策

1、進(jìn)一步強(qiáng)化和完善檔案管理制度

一項(xiàng)工作的開(kāi)展是離不開(kāi)完善的制度作保障的，這也是工作開(kāi)展的標(biāo)準(zhǔn)要求。對(duì)于檔案管理工作而言，需要按照規(guī)范化的原則進(jìn)行，如授權(quán)審批、不相容職務(wù)分離等，使檔案管理工作更加有序，避免檔案管理工作中出現(xiàn)漏洞，滿(mǎn)足機(jī)關(guān)單位的管理需要。檔案管理制度的建設(shè)是持續(xù)、長(zhǎng)期的工作，目前使用的管理制度一般是雙軌制管理[2]，也就是電子檔案與紙質(zhì)檔案在文件流轉(zhuǎn)中同時(shí)存在，能夠很好的發(fā)揮二者的優(yōu)勢(shì)，提高管理的整體效果。但也需要注意這一制度在資源、人力上的浪費(fèi)。所以隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，要努力實(shí)現(xiàn)單軌制的檔案管理制度建設(shè)，利用電子文件的方法對(duì)檔案信息進(jìn)行管理。

2、強(qiáng)化檔案管理人員水平

新時(shí)期，為使基層檔案管理工作獲得新的發(fā)展，就需要有較高素質(zhì)水平的檔案管理隊(duì)伍作為前提，保證其對(duì)黨忠誠(chéng)，樂(lè)于奉獻(xiàn)、敢于擔(dān)當(dāng)，提高檔案管理工作的高效性。積極加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位管理人員的政治引導(dǎo)，使其牢記檔案工作的政治性、政策性，堅(jiān)實(shí)黨的領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)黨忠誠(chéng)，并將其落實(shí)到具體工作中。同時(shí)，要具有奉獻(xiàn)精神，能夠在工作中不計(jì)較得失和代價(jià)[3]，注重奉獻(xiàn)，能夠在平凡的崗位中譜寫(xiě)出絢麗的樂(lè)章。工作中要以事業(yè)為重，如果是工作需要的，要勤懇，不能因?yàn)閭€(gè)人私事影響工作效果。此外，在工作中要嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展，保證制度的嚴(yán)格落實(shí)，注重精細(xì)化的管理。

3、完善檔案信息共享機(jī)制

在機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作中，對(duì)檔案信息進(jìn)行管理主要是為了利用，在領(lǐng)導(dǎo)決策中有科學(xué)的依據(jù)。為此要建立科學(xué)有效的信息共享機(jī)制，同時(shí)提供完善的技術(shù)支持。檔案信息共享主要是為電子檔案服務(wù)的，利用服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)終端建立云儲(chǔ)存平臺(tái)，并對(duì)披露內(nèi)容、權(quán)限等級(jí)進(jìn)行設(shè)置，保證各部門(mén)都能夠在極短的時(shí)間內(nèi)查詢(xún)自己需要的信息，同時(shí)注重相關(guān)制度的建立，對(duì)文檔的流轉(zhuǎn)進(jìn)行控制，避免信息被盜用或者泄露。

4、提高檔案信息的安全性

在基層檔案管理過(guò)程中，信息安全性是極為重要的，為提高檔案信息的安全性，需要做好兩個(gè)方面的工作。第一，要避免出現(xiàn)過(guò)失泄密的問(wèn)題，這需要強(qiáng)化檔案管理人員的素質(zhì)水平，使其能夠嚴(yán)格按照保密制度以及管理要求、通過(guò)專(zhuān)業(yè)化的方法開(kāi)展檔案管理。第二，要做好安全防范工作。對(duì)于紙質(zhì)檔案，要加強(qiáng)檔案室的建設(shè)，設(shè)置鐵門(mén)、鐵窗、鐵皮柜，安裝監(jiān)控系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)全天候監(jiān)測(cè)，定期對(duì)檔案的保存情況進(jìn)行檢查。對(duì)于電子檔案，要建立防火墻，及時(shí)更新病毒庫(kù)，做好網(wǎng)絡(luò)安全的監(jiān)控，使檔案信息的安全防控能力得到強(qiáng)化。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，對(duì)于機(jī)關(guān)單位基層檔案管理工作而言，為實(shí)現(xiàn)良好的管理效果，避免管理問(wèn)題出現(xiàn)，就需要從多個(gè)方面入手，更新檔案管理的理念，完善檔案管理的相關(guān)制度要求，提高檔案管理人員的整體水平，發(fā)揮人力資源優(yōu)勢(shì)，積極落實(shí)信息共享機(jī)制和安全防護(hù)機(jī)制，保證基層檔案管理工作的效果順利實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]王桂娥.簡(jiǎn)析基層檔案管理工作中存在的問(wèn)題及解決對(duì)策[J].經(jīng)濟(jì)師，2019（11）：244-245.

[2]武月慶.事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].中外企業(yè)家，2019（24）：104-105.

[3]武立文.基層檔案管理工作中存在的問(wèn)題及解決對(duì)策簡(jiǎn)析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（20）：18-19.

（作者單位：廉江市人民檢察院）