基建工程檔案管理存在的問題及解決對策

宋華平 劉曉娟 梁紅霞

摘要：建設工程項目一般時間較長，工期較大，開工條件復雜且施工環(huán)境多變，這就使得整個項目檔案資料收集周期長、難度大、不全面。同時，由于檔案管理人員的兼職化也使得檔案資料收集工作容易被忽視，檔案質量控制難度大。但檔案資料若不能全面完善的反映和記載項目建設狀況，其后期管理和利用工作就會受到極大影響，工程檔案管理工作就成為建設工程中最薄弱的環(huán)節(jié)，同時會對建設工程產(chǎn)生最直接的影響。因此，只有結合當前建設工程檔案管理工作中存在的問題，才能推動建設工程檔案管理工作規(guī)范化、有序進行。

關鍵詞：加強;基建檔案;管理

一、基建工程檔案管理的現(xiàn)狀與存在的問題

1.1檔案管理現(xiàn)代化的意識不強。當前，由于社會上對“檔案”的概念和作用知之者甚少，檔案意識相當薄弱，甚至一些領導對加強檔案工作的現(xiàn)代化認識不足，許多單位的檔案工作仍然采取傳統(tǒng)的手工工作方法，保管設施和存檔設備過于陳舊，嚴重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進程。

1.2從事檔案管理的現(xiàn)代型人才匱乏。檔案管理現(xiàn)代化的前提是人才現(xiàn)代化，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，要求檔案人員既要掌握先進的科學技術知識，能夠進行新技術、新設備的日常使用，維護和更新，同時要具有先進的管理技能，較高的文化素養(yǎng)。

1.3管理資金短缺，檔案管理設備和技術不先進。由于檔案意識普遍較低，導致資金投入嚴重不足，無力購買現(xiàn)代化的設備，也造成人才引進困難，甚至人才流失。

1.4管理基礎工作差。檔案管理現(xiàn)代化的前提是檔案基礎工作的規(guī)范化，標準化。目前機關、企業(yè)、事業(yè)單位檔案工作管理存在的問題是：大量的案卷質量不高，缺乏完整的檢索工具。許多部門的立卷、編目、檢索等，未按國家檔案局制定的標準規(guī)范操作。

1.5目前，一些中小型建設單位往往只注重工程項目的經(jīng)濟效益，而對工程技術資料的收集、編制、整理很不重視，缺少專職的資料員，工程資料記錄不規(guī)范，不完整，資料管理工作手段落后使資料不能真正反映建設項目的實際情況，給施工單位在工程竣工移交帶來很多不必要的麻煩。

1.6在我國許多中小城市中對建設工程技術檔案還沒有專門的收藏機構，檔案往往被丟失或損壞，檔案管理的不完善就對以后城市規(guī)劃、改造、建設提供不出有效的依據(jù)資料，因此會造成失誤和損失。

1.7一些項目僅注重階段性文件資料的收集，而忽略了公路建設項目全過程文件資料的完整歸檔，特別是忽略了工程建設后期形成的交工驗收文件資料，缺陷責任期等方面的材料的收集，造成項目檔案的成套性完整性缺陷。

1.8竣工圖質量欠缺，一些項目的竣工圖歸檔不完整，一些竣工圖的修改不到位，造成竣工圖與工程實際不相符;公路里程，橋墩跨度的數(shù)據(jù)誤差時有發(fā)現(xiàn)，竣工圖中相關責任人審核簽署經(jīng)常漏缺不全，有些竣工圖編制不規(guī)范、標識不統(tǒng)一，無設計與竣工數(shù)量對照表;由于變更執(zhí)行程序的不規(guī)范，極易導致竣工圖誤差和失實。

1.9質量保證資料的真實性、嚴肅性欠佳。某些工程項目不重視平時的積累，資料內容制作缺乏真實性，施工中有些材料已經(jīng)使用而材料質量證明才到，造成質保資料與施工進度不同步，極易出現(xiàn)工程質量漏洞。

二、解決基建檔案管理存在問題的對策

2.1增強檔案意識，轉變傳統(tǒng)觀念，樹立科學理念。正確認識基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關鍵和保證，以人為本，貫徹科學發(fā)展觀，基建檔案人員應做好檔案管理工作，變被動為主動，使檔案人員和各級領導達成共識，齊抓共管，提供基建檔案管理水平。基建檔案工作涉及建設單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，單憑檔案部門是無法完成工作的，努力爭取各部門和領導的重視和配合，通過檔案利用事例，加強檔案人員的工作積極性和責任感，提高檔案工作的地位。

2.2完善基建檔案管理體制，建立健全基建檔案管理規(guī)章制度。根據(jù)基建工程項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應設立相應的檔案機構，配備專職檔案人員，明確各自管理職責，建立基建檔案管理網(wǎng)絡體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務交流和工作溝通。依法治檔，按照國際質量管理體系實行規(guī)范化、標準化、科學化管理，基建檔案工作涵蓋了工程項目的立項、勘察、測繪、初步設計、施工、竣工驗收、評優(yōu)選優(yōu)等階段，基建檔案業(yè)務工作包括收集、鑒定、整理立卷、利用、保管等內容，細化各項制度并真正落實到部門和人員工作中，保證基建檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時、保管安全。

2.3做好基建檔案管理工作，建立基建檔案管理機制?；n案業(yè)務工作是基建檔案管理的基礎工作之一，嚴格按照基建檔案管理程序、標準進行檔案管理和保管利用工作。

（1）加強基建檔案的收集工作，制定基建檔案收集范圍、歸檔質量要求、歸檔時間等規(guī)定的具體分解圖表，抓住工程關鍵階段進行收集，檔案部門要實行全過程跟蹤服務，改進工作方法和態(tài)度，貫徹落實基建檔案工作的規(guī)定和措施，采取業(yè)主負責制、獎懲制、崗位責任制等工作機制，分工明確，責任到人，確保各參建單位履行基建檔案歸檔移交的責任。

（2）基建檔案管理工作納入基建工程項目管理過程中，基建檔案工作與工程建設進程同步，建設項目申請立項時，即開始基建文件的收集、整理、審查工作，建設項目竣工驗收時，完成項目文件的歸檔、驗收工作，從工程建設源頭控制基建檔案管理質量。

（3）做好基建檔案驗收、報送工作。加強基建檔案資料的管理，貫徹基建檔案備案制度、驗收制度，執(zhí)行基建檔案工作檢查、預驗收步驟，基建檔案必須經(jīng)城建檔案管理部門驗收合格后，才可進行基建工程的竣工驗收，通過基建檔案驗收工作，提高了基建工程管理和檔案管理水平。

2.4加強檔案人員的業(yè)務培訓工作，增強檔案工作思想、政治、文化等素質。組織各參建單位檔案人員參加檔案業(yè)務培訓，掌握檔案整理立卷規(guī)范操作方法，使工程人員了解基建檔案管理知識，檔案人員了解基建工程建設程序和基建專業(yè)知識，優(yōu)化知識結構，拓寬知識面。

三、結語

檔案管理工作的重要性和不可替代性已經(jīng)對建設工程工作開展帶來一系列困難，只有有效解決這一系列問題才能為推動建設工程發(fā)揮應有作用。而根據(jù)建設工程實際狀況，加強檔案管理工作，也是國家建設的相關規(guī)定和基本要求。通過構建多方位、立體化、全面多層次的管理制度，推動檔案管理制度規(guī)范化進行，才能為建設工程開展提供充分保障。

參考文獻：

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[2]潘鷗.建設工程檔案管理的誤區(qū)及其應對措施分析[J].科學管理，（2013，11）：119-122.

（作者單位：國網(wǎng)甘肅省電力公司慶陽供電公司）

作者簡介：宋華平（1969.11.28），性別：女，籍貫：甘肅慶陽，民族：漢，學歷：?？?，職稱：助理政工師，研究方向：檔案學。