規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理提高財(cái)務(wù)管理水平

李長(zhǎng)鴻

摘 要：隨著現(xiàn)在事業(yè)單位的快速發(fā)展，對(duì)檔案管理水平也隨之提出了更高的要求，需要在檔案管理過(guò)程中運(yùn)用科學(xué)有效的方法以確保檔案管理的有效性。因此，在通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)管理狀況的進(jìn)一步分析，重視與之相關(guān)的財(cái)務(wù)檔案管理，以促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理水平在事業(yè)單位發(fā)展中得以提升。同時(shí)，依據(jù)有效措施規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理，從而保證檔案管理水平能夠滿足其單位各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案管理;財(cái)務(wù)管理水平;財(cái)務(wù)信息

財(cái)務(wù)檔案管理是事業(yè)單位財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它對(duì)整個(gè)事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展起著非常重要的作用，作為事業(yè)單位活動(dòng)的基礎(chǔ)和前提，財(cái)務(wù)檔案管理必須確保它的有效性和正確性。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，財(cái)務(wù)檔案管理中的作用也在提高。本文的目的是分析現(xiàn)有的財(cái)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題提出合理有效的解決方案，以確保財(cái)務(wù)檔案管理的順利開(kāi)展，為單位的未來(lái)發(fā)展提供正確的方向。

1 財(cái)務(wù)檔案管理的基本內(nèi)容及實(shí)際作用分析

1.1財(cái)務(wù)檔案管理的基本內(nèi)容

①在資金利用過(guò)程中包含了多種憑證，確保了資金的正常流通;②由會(huì)計(jì)報(bào)表、季度財(cái)務(wù)報(bào)告等組成的財(cái)務(wù)報(bào)告;③包含資金流通情況、資產(chǎn)賬目等組成的會(huì)計(jì)賬目，促使各種資金實(shí)踐過(guò)程的利用效率得以提高;④存款對(duì)賬單、電算化檔案等;管理過(guò)程中的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)備份;⑤有關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行中的維護(hù)信息記錄;財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)等共同組成的財(cái)務(wù)管理設(shè)備;⑥豐富的會(huì)計(jì)資料、財(cái)務(wù)管理資料等。這些不同的內(nèi)容，客觀地說(shuō)明了財(cái)務(wù)檔案管理基本內(nèi)容豐富性。因此，實(shí)踐過(guò)程中應(yīng)提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理內(nèi)容的正確認(rèn)識(shí)，確保財(cái)務(wù)狀況良好性，為不同工作計(jì)劃的順利實(shí)施打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.2財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性

從財(cái)務(wù)檔案管理的角度看，財(cái)務(wù)檔案為單位的一些高層決策提供了依據(jù)，也為一些經(jīng)濟(jì)費(fèi)用和重大經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供了依據(jù)，部門的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)將反映在財(cái)務(wù)檔案中。財(cái)務(wù)文件將真實(shí)有效地反映單位的財(cái)務(wù)信息分析，整合和分類，甚至反饋過(guò)去的單位狀況。它反映的財(cái)務(wù)信息對(duì)于單位的管理層作為經(jīng)營(yíng)決策，不僅有很好的參考，還有更重要的參考。作為單位預(yù)算的依據(jù)，可以說(shuō)根據(jù)財(cái)務(wù)檔案更為合適，只有進(jìn)行有效的財(cái)務(wù)管理，企業(yè)單位才能獲得良好的經(jīng)濟(jì)效益。無(wú)論單位的規(guī)模如何，單位的通常收入和支出以及單位的主要經(jīng)?；顒?dòng)和費(fèi)用都反映在會(huì)計(jì)檔案中。所以無(wú)論單位部門的優(yōu)化和升級(jí)如何，改善單位管理，有效開(kāi)展財(cái)務(wù)管理也是非常有益的。

2 事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理常見(jiàn)問(wèn)題分析

2.1尚未形成檔案管理重要意識(shí)

近年來(lái)，隨著社會(huì)與科技的不斷發(fā)展，事業(yè)單位各項(xiàng)工作也在不斷進(jìn)步，在財(cái)務(wù)檔案管理的實(shí)際過(guò)程中，雖然在管理方式與管理目標(biāo)上都已經(jīng)得到了巨大的提升，但是由于事業(yè)單位管理者對(duì)財(cái)務(wù)管理工作的重視程度不足，也對(duì)財(cái)務(wù)管理工作的正常運(yùn)行設(shè)置了障礙。在許多傳統(tǒng)事業(yè)單位的運(yùn)行中，通常認(rèn)為財(cái)務(wù)檔案管理工作并不是整個(gè)機(jī)關(guān)工作的核心，沒(méi)有投入大量的人力、物力去專門完成這一工作;但是對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，財(cái)務(wù)管理檔案可以有效地反映該單位的具體活動(dòng)表現(xiàn)，是向外界公布單位運(yùn)行信息的主要體現(xiàn)，也可以為國(guó)家管理部門進(jìn)行檢查時(shí)提供有效的信息，都證明了財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要意義。

2.2財(cái)務(wù)檔案管理人員能力不足

通常情況下，事業(yè)檔案內(nèi)的財(cái)務(wù)檔案管理都會(huì)指派相關(guān)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行兼任，然而此類工作人員普遍缺乏財(cái)務(wù)檔案管理的系統(tǒng)性認(rèn)識(shí)。在實(shí)際的檔案管理當(dāng)中，都是對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理，并未對(duì)不同的檔案實(shí)施分類整理，因此很容易致使事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作很難最終形成有序化的管理。這種財(cái)務(wù)檔案管理的方式，導(dǎo)致后續(xù)員工需要查閱相關(guān)檔案時(shí)，需要消耗大量的時(shí)間，由此降低了檔案的利用效率。另外，事業(yè)單位在財(cái)務(wù)檔案管理人員的編排上也存在相應(yīng)的問(wèn)題，并未由此形成規(guī)范化崗位制度，檔案人員本身的年齡結(jié)構(gòu)及知識(shí)儲(chǔ)備均不符合要求，因而致使財(cái)務(wù)檔案管理效果低下。

2.3缺乏完善的管理工作機(jī)構(gòu)

部分事業(yè)單位在設(shè)置財(cái)務(wù)檔案管理工作機(jī)構(gòu)中未充分考慮自身的實(shí)際情況，加上形勢(shì)判斷分析有所偏差，導(dǎo)致部分重要的財(cái)務(wù)檔案缺失;受到財(cái)務(wù)檔案管理工作機(jī)構(gòu)不完善的影響，檔案管理中所需的工作機(jī)制、考核機(jī)制并不完善，加大了財(cái)務(wù)管理問(wèn)題發(fā)生的概率;由于某些事業(yè)單位既有的財(cái)務(wù)檔案管理工作機(jī)構(gòu)并不完善，可能會(huì)加大檔案管理工作量，致使自身的工作效率下降，檔案管理過(guò)程中的工作流程制定缺乏規(guī)范性。

2.4尚未實(shí)施信息化管理

針對(duì)當(dāng)前信息化時(shí)代下，各種信息技術(shù)被運(yùn)用到財(cái)務(wù)檔案管理更多當(dāng)中，其不斷能夠提升整體工作效率，對(duì)財(cái)務(wù)管理水平的提升也有極大意義，進(jìn)而降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題的發(fā)展幾率。但因一些財(cái)務(wù)檔案管理工作欠缺信息化意識(shí)，難以將信息技術(shù)運(yùn)用在實(shí)際的財(cái)務(wù)檔案管理工作當(dāng)中，這樣不利于行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理水平的進(jìn)一步提升。

3 規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理提高財(cái)務(wù)管理水平的措施分析

3.1加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)管理工作的重視程度

針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案工作出現(xiàn)的問(wèn)題，管理層應(yīng)該加強(qiáng)自身意識(shí)，設(shè)置專門部門以及專門人員進(jìn)行檔案管理工作，并對(duì)工作人員有針對(duì)性地進(jìn)行培訓(xùn)，幫助樹(shù)立正確財(cái)務(wù)檔案管理認(rèn)識(shí)，以營(yíng)造良好的管理工作氛圍;此外，事業(yè)單位還應(yīng)該對(duì)工作人員進(jìn)行工作考核，幫助審核工作人員的專業(yè)知識(shí)掌握程度，針對(duì)工作考核成績(jī)差的人員應(yīng)該定期組織相關(guān)培訓(xùn)工作，增強(qiáng)他們的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。此外，事業(yè)單位也可以舉辦相關(guān)培訓(xùn)工作，使工作人員可以學(xué)習(xí)世界先進(jìn)管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)有效的財(cái)務(wù)檔案管理工作。

3.2不斷提高單位財(cái)務(wù)檔案管理能力

具體要求事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期或不定期開(kāi)展相應(yīng)的培訓(xùn)工作，以此來(lái)不斷提高單位財(cái)務(wù)檔案綜合管理能力。然而在實(shí)際培訓(xùn)工作當(dāng)中，要求事業(yè)單位必須對(duì)其中能力出眾的職工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)，以此來(lái)刺激整個(gè)團(tuán)體的學(xué)習(xí)、并進(jìn)精神。而對(duì)于其中能力偏差的人員，要求事業(yè)單位必須強(qiáng)化激勵(lì)，進(jìn)而以此來(lái)激發(fā)起不斷學(xué)習(xí)的心態(tài)。同時(shí)還需采取相應(yīng)的監(jiān)督管理舉措，目的是減少財(cái)務(wù)檔案管理出現(xiàn)疏忽和遺漏的情況，從而以此來(lái)有效提高檔案管理的科學(xué)、合理性，最終促使財(cái)務(wù)檔案的整體價(jià)值獲得提升。

3.3注重專業(yè)管理工作機(jī)構(gòu)的不斷完善

在財(cái)務(wù)檔案專業(yè)管理工作機(jī)構(gòu)的支持下，能夠使這類檔案管理中存在問(wèn)題得到快速處理，確保檔案管理規(guī)范性的同時(shí)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案信息資源優(yōu)化配置。因此，為了規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理，促使財(cái)務(wù)管理水平不斷提升，事業(yè)單位應(yīng)注重專業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作機(jī)構(gòu)的不斷完善。首先結(jié)合財(cái)務(wù)檔案管理工作要求，對(duì)既有的檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)際概況進(jìn)行分析，在現(xiàn)代管理理論及檔案管理學(xué)的支持下，優(yōu)化財(cái)務(wù)檔案管理工作機(jī)構(gòu)的管理機(jī)制、更新管理理念，保持其良好的功能特性其次注重形勢(shì)的判斷分析，在設(shè)置專業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作機(jī)構(gòu)的過(guò)程中，應(yīng)考慮多方面的影響因素，像市場(chǎng)信息傳遞效率、檔案管理方式等，確保該機(jī)構(gòu)能夠在財(cái)務(wù)檔案管理工作落實(shí)中發(fā)揮應(yīng)有的作用，最終達(dá)到財(cái)務(wù)管理水平提高的目的。

3.4有效利用信息技術(shù)，滿足檔案管理信息化發(fā)展

行政事業(yè)單位的檔案管理工作，想要滿足現(xiàn)代化發(fā)展需求，并保障其有效性的同時(shí)，就應(yīng)在單位未來(lái)發(fā)展當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理的信息技術(shù)化發(fā)展，進(jìn)而把信息技術(shù)滲透到實(shí)際的財(cái)務(wù)檔案管理的各項(xiàng)工作當(dāng)中，由此進(jìn)一步增強(qiáng)財(cái)務(wù)管理水平。首先，要強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理工作者信息技術(shù)意識(shí)，確保其能夠掌握先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用方法，在將這些技術(shù)應(yīng)用在財(cái)務(wù)檔案管理中，這樣能夠進(jìn)一步提升工作質(zhì)量和效率。其次，針對(duì)當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理要求，優(yōu)化和改善財(cái)務(wù)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，進(jìn)而滿足財(cái)務(wù)檔案管理的信息化發(fā)展需求。

3.5健全財(cái)務(wù)檔案管理體系，加強(qiáng)制度建設(shè)

健全財(cái)務(wù)檔案管理體系是保證管理工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)，只有建立了完善的規(guī)則制度，各項(xiàng)工作才能有條不紊的進(jìn)行。首先，完善財(cái)務(wù)檔案管理日常管理辦法、檔案查閱要求、檔案銷毀標(biāo)準(zhǔn)等，明確檔案管理工作人員的職責(zé)范圍，要求各工作人員嚴(yán)格遵守制度做好檔案的翻閱、復(fù)印、銷毀工作，并且按時(shí)進(jìn)行檔案管理情況的檢查、評(píng)估活動(dòng);其次，制定內(nèi)部管理制度，防止檔案管理工作出現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)的現(xiàn)象;最后，建立懲罰制度，嚴(yán)厲懲處隨意翻閱檔案造成損壞、未經(jīng)同意擅自復(fù)印、泄漏檔案信息等的不良行為。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，金融檔案是事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作和內(nèi)容的重要體現(xiàn)，是進(jìn)一步發(fā)展和有效經(jīng)營(yíng)的重要依據(jù)，是單位健康發(fā)展的重要參考。在事業(yè)單位財(cái)務(wù)部門工作的過(guò)程中，不僅要求相關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理人員具備切實(shí)有效的工作技能和素質(zhì)，還要求財(cái)務(wù)檔案管理人員改變工作意識(shí)，創(chuàng)新工作方式和改變工作模式，有效提高財(cái)務(wù)檔案的管理效果。

參考文獻(xiàn)

[1]江海旭.規(guī)范單位財(cái)務(wù)檔案管理提高財(cái)務(wù)管理水平[J].時(shí)代報(bào)告，2018（8）：166.

[2]姜桂華.規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理提高財(cái)務(wù)管理水平的作用淺析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018（2）：49.

[3]顧蕓.試析規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理提高財(cái)務(wù)管理水平[J].海峽科技與產(chǎn)業(yè)，2017（8）：46-47.

[4]董俊皊.信息化背景下高校會(huì)計(jì)檔案電化管理的路徑探索[J].山東農(nóng)業(yè)工程學(xué)院學(xué)報(bào)，2018，35（9）：189-192.

[5]王慶云.財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問(wèn)題和對(duì)策探究[J].企業(yè)文化旬刊，2017（10）.