公立醫(yī)院門急診醫(yī)療收入內(nèi)控設(shè)計(jì)

鄧璐 陳顥

摘要：公立醫(yī)院的資金安全是現(xiàn)代醫(yī)院運(yùn)營管理的核心業(yè)務(wù)之一，對(duì)醫(yī)院發(fā)展建設(shè)具有重要的意義。建立健全公立醫(yī)院門診資金安全內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)對(duì)門診收入的有效控制和監(jiān)督，可以提高門急診收入核算的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性。筆者就門急診收入的事前控制、事中控制及事后控制方面提出了建議。

關(guān)鍵詞：門診收入;資金安全;內(nèi)控

門診收入是公立醫(yī)院醫(yī)療收入的重要組成部分，建立高效的門診資金安全內(nèi)部控制體系，才能確保醫(yī)療收入的完整性、正確性、及時(shí)性，提高醫(yī)院的經(jīng)營管理能力。本文通過對(duì)本單位門診收費(fèi)管理流程進(jìn)行梳理后，在關(guān)鍵環(huán)節(jié)上提出規(guī)范的意見和建議。

1事前控制

1.1完善制度

1.1.1日清日結(jié)

明確規(guī)定每位收費(fèi)員每天下班前務(wù)必結(jié)賬，及時(shí)將醫(yī)療收入結(jié)賬報(bào)表報(bào)送至審核會(huì)計(jì)處，仔細(xì)填寫銀行借款單解繳現(xiàn)金，杜絕因不及時(shí)結(jié)賬和解繳現(xiàn)金而致使大量現(xiàn)金滯留在個(gè)人手中。

1.1.2明確退費(fèi)手續(xù)

在退費(fèi)過程中，患者退費(fèi)單據(jù)必須齊全，所有單據(jù)不全者一律不予退費(fèi)。如退檢查化驗(yàn)費(fèi)，患者則需憑蓋有收費(fèi)章的檢查單、化驗(yàn)單及發(fā)票到窗口辦理退費(fèi)手續(xù)。對(duì)于已預(yù)約的檢查和化驗(yàn)，需先取消預(yù)約再進(jìn)行退費(fèi)。藥品退費(fèi)的流程如圖1所示，在取藥之前可憑發(fā)票和加蓋收費(fèi)章的處方單可以辦理退費(fèi)。如果患者僅退部分檢查或藥品，在沒有收回患者的總處方單的情況下收費(fèi)員不能直接作廢發(fā)票并退差額部分，只有相應(yīng)單據(jù)全部收回后才能辦理退費(fèi)。因此，不僅規(guī)范了會(huì)計(jì)手續(xù)，也能防止醫(yī)技部門的徇私舞弊。

1.1.3明確審批權(quán)限

如圖l所示流程圖，明確退費(fèi)審批權(quán)限，對(duì)大于一定金額的退費(fèi)需經(jīng)收費(fèi)處負(fù)責(zé)人與醫(yī)技等執(zhí)行科室主任簽字確認(rèn)后方可辦理退費(fèi)，各環(huán)節(jié)經(jīng)手人需審核退費(fèi)的真實(shí)性和合理性。[1]

1.2信息系統(tǒng)安全控制建設(shè)

醫(yī)院信息系統(tǒng)（ HIS）中門急診收費(fèi)模塊與掛號(hào)模塊能夠記錄所有患者的繳費(fèi)與退費(fèi)的全過程，如繳費(fèi)的時(shí)間、收費(fèi)員及收據(jù)號(hào)，退費(fèi)的時(shí)間、收費(fèi)員、收據(jù)號(hào)、實(shí)退金額及退費(fèi)等原因能夠讓稽核人員有據(jù)可依。醫(yī)技部門的醫(yī)生工作站和收費(fèi)系統(tǒng)能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，藥房、檢查、化驗(yàn)等部門可以查詢患者收費(fèi)信息，通過收費(fèi)系統(tǒng)也可以查詢到患者在各醫(yī)技部門的就醫(yī)狀態(tài)，如顯示已檢查或未檢查。如某患者在收費(fèi)系統(tǒng)顯示已檢查或已取藥，盡管退費(fèi)手續(xù)齊全也不予退費(fèi)，這樣才能最大程度保證門診醫(yī)療收入的資金安全。

2事中控制

2.1票控盤管理票據(jù)

票據(jù)的領(lǐng)購存銷制度和流通登記手續(xù)是控制門診資金安全的首要環(huán)節(jié)，因此必須加強(qiáng)對(duì)收入票據(jù)的管理控制，確保收入的安全與完整，防止因票據(jù)管理不當(dāng)而造成資產(chǎn)流失。票據(jù)的管理應(yīng)由專人管理，對(duì)票據(jù)的領(lǐng)用日期、數(shù)量、編號(hào)起止號(hào)等信息建簿登記人冊(cè)，并將這些信息錄入發(fā)票領(lǐng)用人的票控盤。票控盤可以實(shí)時(shí)讀取票控內(nèi)發(fā)票的使用情況，如使用發(fā)票號(hào)、票面金額、收費(fèi)項(xiàng)目等信息，并形成每日的發(fā)票使用日志自動(dòng)上傳到票控管理員處，根據(jù)這些信息可以分析統(tǒng)計(jì)，匯總上報(bào)。票據(jù)管理員還應(yīng)建立核銷機(jī)制，在賬簿上登記繳銷日期和號(hào)碼，并審核票據(jù)號(hào)碼的連續(xù)性、作廢票據(jù)是否齊全、存根有無缺號(hào)，每日核銷的發(fā)票與票控盤日志是否相符。在貨幣資金控制的各個(gè)環(huán)節(jié)都涉及票據(jù)，若票據(jù)管理和實(shí)施控制不當(dāng)，將會(huì)削弱其他相關(guān)環(huán)節(jié)的控制，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)使其他環(huán)節(jié)控制失效。[2]

2.2隨機(jī)抽查收費(fèi)員庫存現(xiàn)金

在任意工作時(shí)間，對(duì)在崗收費(fèi)員進(jìn)行隨機(jī)抽查，對(duì)掛號(hào)和收費(fèi)等醫(yī)療收入進(jìn)行結(jié)賬核算出應(yīng)解繳金額，再加上持有的備用金和零錢則為收費(fèi)員應(yīng)有的庫存現(xiàn)金余額。清點(diǎn)收費(fèi)員錢箱中的現(xiàn)金，檢查有無長短款并分析其原因。對(duì)原因不明的長款應(yīng)立即解繳，對(duì)于不明原因的短款應(yīng)由收費(fèi)員賠償，若涉及金額較大的情況，還需與收費(fèi)員的績效獎(jiǎng)金掛鉤。

2.3收費(fèi)處組長嚴(yán)格審批高額退費(fèi)

為防止惡意退費(fèi)情況的發(fā)生，對(duì)于高額退費(fèi)，收費(fèi)處組長應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，檢查有無執(zhí)行科室領(lǐng)導(dǎo)的簽字和確認(rèn)，審查退費(fèi)原因，并在HIS系統(tǒng)再次核實(shí)患者的檢查、手術(shù)等是否確實(shí)未做，窗口收費(fèi)員只有在看到執(zhí)行科室領(lǐng)導(dǎo)和收費(fèi)處領(lǐng)導(dǎo)都簽字確認(rèn)的情況下方可辦理退費(fèi)。

3事后控制

3.1審核會(huì)計(jì)及時(shí)審核每日門診收入

門診審核會(huì)計(jì)應(yīng)依據(jù)每日HIS系統(tǒng)生成的收入?yún)R總表審核所有收費(fèi)員是否按時(shí)結(jié)賬、報(bào)賬及填寫解款單解繳現(xiàn)金至銀行，并核對(duì)各收費(fèi)員填寫的日?qǐng)?bào)表是否正確，依次核對(duì)支票、匯票、POS結(jié)賬單金額與日?qǐng)?bào)表是否一致，最后再核算出應(yīng)解繳現(xiàn)金與銀行現(xiàn)金回單是否一致，保證資金的完整性和及時(shí)性。

3.2審核退費(fèi)手續(xù)正確性和完整性

審核會(huì)計(jì)應(yīng)審核每位收費(fèi)員退費(fèi)發(fā)票存根筆數(shù)，流水號(hào)是否與HIS系統(tǒng)里退費(fèi)明細(xì)表一致，并核對(duì)退費(fèi)的合理性和手續(xù)完整性。對(duì)于大額退費(fèi)，比如由于患者自身因素導(dǎo)致的放療退費(fèi)，按規(guī)定需由領(lǐng)導(dǎo)簽字方可退費(fèi)，審核會(huì)計(jì)還需稽核不同金額的退費(fèi)是否由對(duì)應(yīng)審批權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，最后將退費(fèi)相關(guān)憑證妥善保存并歸檔。對(duì)于沒有附件的退費(fèi)憑證應(yīng)重點(diǎn)審查，如打印機(jī)打印不清楚作廢發(fā)票、更換支付方式退費(fèi)、患者現(xiàn)金不夠作廢發(fā)票及收費(fèi)員收費(fèi)出錯(cuò)等情況。前兩種情況由于實(shí)際未退費(fèi)，患者未上交檢查單，作廢發(fā)票后附無附件，審核會(huì)計(jì)應(yīng)登錄HIS系統(tǒng)，審查是否有金額一致的二次收費(fèi)記錄，后兩種情況應(yīng)有證明人簽字記錄。

3.3對(duì)退費(fèi)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析

對(duì)于退費(fèi)金額與退費(fèi)項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，通過分析患者的退費(fèi)原因，對(duì)退費(fèi)金額和退費(fèi)頻率過高的當(dāng)事人或科室，應(yīng)及時(shí)反饋給科室，激勵(lì)各科室找出應(yīng)對(duì)措施以減少退費(fèi)情況，如發(fā)現(xiàn)虛假、不合理退費(fèi)時(shí)，應(yīng)立刻查明原因并進(jìn)行追查。必要時(shí)對(duì)相關(guān)人員追究責(zé)任，嚴(yán)肅處理，必要時(shí)移交司法機(jī)關(guān)。[3]

3.4審核第三方來款的準(zhǔn)確性和及時(shí)性

由于信息化進(jìn)程的加快，支付方式也更加的多樣化，但僅有傳統(tǒng)的現(xiàn)金支付是可以根據(jù)每日的銀行現(xiàn)金回單及時(shí)確認(rèn)人賬，而其他第三方支付，如社保統(tǒng)籌支付、自助終端設(shè)備、微信支付、支付寶支付、Applepay、線上其他醫(yī)療APP等，通過這些支付方式的資金流在收費(fèi)員報(bào)表里僅僅只是一個(gè)數(shù)字，無法根據(jù)收費(fèi)員口徑及時(shí)核對(duì)，因?yàn)殂y行來款是將全院所有端口人賬金額打包到一起按日來款，且是T+l形式，更增加了對(duì)賬的難度。

如圖2所示即為支付寶對(duì)賬流程圖，稽核會(huì)計(jì)需在每月底將HIS系統(tǒng)里各第三方應(yīng)收賬款與實(shí)際來款、第三方提供的賬單三方進(jìn)行比對(duì)，并將每月第一天和最后一天的T+l來款形成的差異予以調(diào)整，做成來款調(diào)節(jié)表。如調(diào)節(jié)表始終做不平，需及時(shí)找出單邊賬，及時(shí)與患者溝通補(bǔ)繳或退款，并完善信息系統(tǒng)。

隨著醫(yī)療體制改革逐步深入，醫(yī)院內(nèi)部控制水平和效果已經(jīng)成為衡量醫(yī)院管理質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)防范能力的重要標(biāo)志之一，加強(qiáng)醫(yī)院門診資金安全的內(nèi)部控制，才能保證醫(yī)療收入的完整性、正確性和及時(shí)性，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造良好條件。

參考文獻(xiàn)

[1]洪明偉.醫(yī)院門診收費(fèi)內(nèi)部管控途徑探析[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2013，24（04）：50-52.

[2]張慶龍，王潔.公立醫(yī)院內(nèi)部控制建設(shè)操作指南（2018年6月第1版）[M].中同時(shí)代經(jīng)濟(jì)出版社，2018：287.

[3]黃厚紅.醫(yī)院門診退費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)防控[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2015，36（21）：135 -136.

作者簡介：鄧璐（1990，07-），女，籍貫：江蘇，研究方向：財(cái)務(wù)管理。

通訊作者：陳顥，男，碩士，籍貫：上海。