實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化措施分析

吳春亮

摘 要：檔案管理工作涉及檔案的歸類、整理和查找，是一些企業(yè)單位的日常工作內(nèi)容，對(duì)于企業(yè)單位的發(fā)展也具有一定的影響，規(guī)范化的檔案管理可以提高檔案相關(guān)工作的效率，尤其是隨著現(xiàn)代化的逐步滲透，傳統(tǒng)的檔案管理工作方法已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展，根據(jù)目前工作的需要，對(duì)于公文的制發(fā)要以適合當(dāng)前發(fā)展的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行，使檔案管理能夠更加的高效和快捷，并且在檔案使用的過程中推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，增加經(jīng)濟(jì)效益。但目前檔案管理仍存在一些問題，并且為了更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，需要對(duì)實(shí)施的方法進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：檔案管理;規(guī)范化;標(biāo)準(zhǔn)化;措施探究

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和信息化的發(fā)展，一些單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)已開始追求規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，并且在實(shí)際的工作中取得了可喜的進(jìn)步，但是現(xiàn)階段，我國(guó)在檔案管理工作方面仍存在一些問題，尤其是基層的單位，并不能實(shí)現(xiàn)目前對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化的要求。檔案管理工作在企業(yè)單位具有重要的作用，檔案能夠記錄一個(gè)企業(yè)的發(fā)展歷程，同時(shí)展示出相關(guān)的企業(yè)文化和職能活動(dòng)，檔案的管理也利于后期對(duì)于記錄在案文件進(jìn)行查找和使用，因此企業(yè)單位要樹立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理目標(biāo)。那么為了實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的管理目標(biāo)，需要對(duì)目前檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出有效的管理策略進(jìn)行實(shí)施。

1 檔案管理工作可能存在的問題

1.1 管理制度不夠健全

想要實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，就必須要從制度的改革入手，健全現(xiàn)代的檔案管理制度，傳統(tǒng)的檔案管理制度與現(xiàn)階段檔案模式并不兼容。而目前對(duì)于檔案管理制度的建設(shè)并不完善。傳統(tǒng)的檔案管理并沒有太多的制度約束，在檔案的收集、分類、整理、搜索和使用的各個(gè)環(huán)節(jié)中，缺乏有針對(duì)性的制度約束，這也造成了管理工作的混亂，導(dǎo)致檔案使用的效率不高，更有甚者，造成了檔案的遺失和缺漏。尤其是檔案在管理的過程中沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的組織工作，可能會(huì)使檔案分類混亂，一些檔案亂存亂放，同時(shí)還會(huì)造成一些重名檔案、無名檔案，這些檔案不僅沒有實(shí)際意義，也會(huì)增加無謂的工作量。沒有有效的管理制度進(jìn)行約束，也會(huì)造成有關(guān)部門不能夠合理的進(jìn)行工作任務(wù)分配，致使一些工作內(nèi)容繁瑣，且責(zé)任人缺失，浪費(fèi)了大量的財(cái)力和物力，工作問題也不能妥善解決。

1.2 管理人員缺乏管理能力

檔案管理工作需要專門的人員來進(jìn)行，需要專業(yè)的人員給予技術(shù)上的支持，同時(shí)也需要相關(guān)人員具有良好的職業(yè)素質(zhì)，能顧付出時(shí)間和精力。一般的管理和整理檔案已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)階段標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理的需要，因此這一項(xiàng)工作也需要更加專業(yè)的人才來進(jìn)行，尤其是現(xiàn)在信息化社會(huì)的發(fā)展，檔案管理要借助一定的設(shè)備來進(jìn)行，這也就需要檔案管理人員具備一定的現(xiàn)代技術(shù)使用的能力。但是目前，許多檔案管理人員對(duì)于檔案管理專業(yè)知識(shí)的儲(chǔ)備不足，在處理工作問題時(shí)不夠?qū)I(yè)，這也會(huì)導(dǎo)致檔案管理的專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化水平降低。同時(shí)，工作人員的能力是需要培養(yǎng)的，包括思維能力、邏輯能力等，但是許多檔案管理人員并沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致工作時(shí)的能力不足，影響了檔案管理工作的效率。

1.3 管理工作者工作松懈

目前，許多企業(yè)和單位對(duì)于檔案管理工作不夠重視，檔案意識(shí)較弱，在檔案管理工作上的投入較少，并沒有系統(tǒng)專業(yè)的方法來進(jìn)行日常檔案的管理，因此在面對(duì)突然激增的檔案管理工作時(shí)，工作就會(huì)出現(xiàn)負(fù)荷量較大的情況，導(dǎo)致工作任務(wù)完成的不及時(shí)，甚至?xí)霈F(xiàn)管理工作者工作松懈的情況，那么檔案管理中后續(xù)的檔案記錄、檔案提取等工作也會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，造成檔案價(jià)值的貶值。此外，一些企業(yè)和單位對(duì)于檔案管理的資金投入較少，沒有資金的支持也使得檔案工作很難開展，尤其是現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，如果這些硬件設(shè)施不能安排到位，就會(huì)造成檔案管理工作的效率降低和檔案管理工作的有效性大打折扣，同時(shí)，檔案管理的工作人員就必須要付出更多的時(shí)間和精力，長(zhǎng)久以來，會(huì)使工作人員工作松懈，不利于標(biāo)準(zhǔn)化檔案工作的開展。

2 檔案管理工作規(guī)范化提高的有效策略

2.1 制定相關(guān)的規(guī)則制度

制度的確立是一項(xiàng)工作能夠順利開展的有效保障，也是工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的重要前提，對(duì)于檔案管理工作來說也是如此。在健全和完善檔案管理工作的制度時(shí)，首先應(yīng)該確立好相關(guān)的人員分配制度，即把工作中的責(zé)任細(xì)化到個(gè)人，包括負(fù)責(zé)搜集檔案、整理和分類檔案、檔案搜索等都有專門的人來負(fù)責(zé)，同時(shí)對(duì)于檔案的保管和來訪登記也要有專門的人來進(jìn)行。其次，對(duì)于檔案的儲(chǔ)存和提取也要有相應(yīng)的制度，對(duì)于檔案的分類要嚴(yán)格按照制度規(guī)定來進(jìn)行，避免檔案的錯(cuò)放、亂放，同時(shí)在檔案提取時(shí)，也要進(jìn)行登記，做好檔案轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入的記錄，保證檔案的提取和查閱都是符合制度規(guī)定且記錄在冊(cè)的。

2.2 創(chuàng)新檔案管理的方法

現(xiàn)階段，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理是依托于現(xiàn)代化的背景下開展的，管理方法的創(chuàng)新是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。在現(xiàn)代化的背景下，社會(huì)經(jīng)濟(jì)急速發(fā)展，當(dāng)前社會(huì)步入信息化時(shí)代，這也造成了信息的激增，對(duì)于檔案管理來說，檔案信息日益復(fù)雜，傳統(tǒng)的管理方法不能滿足現(xiàn)階段的管理需要，我們應(yīng)該從科學(xué)技術(shù)入手，依托現(xiàn)代的先進(jìn)技術(shù)，促使檔案管理能夠更加的規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理需要科學(xué)技術(shù)的支持，尤其是一些檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，傳統(tǒng)檔案管理方法并不能實(shí)現(xiàn)，比如說一些檔案所需的紙張、字體等都有一定的限制，現(xiàn)在就可以依托信息技術(shù)來做到檔案信息的記錄統(tǒng)一，因此我們要使用現(xiàn)代化的管理方法來促進(jìn)檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)化。

2.3 加強(qiáng)檔案管理的設(shè)備建設(shè)

電子化管理是當(dāng)前檔案管理的趨勢(shì)，需要相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備及計(jì)算機(jī)軟件，這些軟件能夠快速、高效的實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。當(dāng)前我們對(duì)軟件開發(fā)的技術(shù)已經(jīng)十分成熟，市面上已有許多可供選擇的管理檔案的軟件，這些軟件都有著其自身的特點(diǎn)，且分類明確，包括一些是專門進(jìn)行檔案錄入的軟件，能夠?qū)崿F(xiàn)批量的錄入，以避免檔案記錄時(shí)存在時(shí)間浪費(fèi)的狀況，還有一些軟件可以記錄借閱歷史，確保檔案的取用能夠及時(shí)追蹤，這種記錄不僅包括了借閱人的信息，也包括檔案的信息，借閱的負(fù)責(zé)人，借閱時(shí)間及歸還時(shí)間等，可以使管理工作責(zé)任到個(gè)人。同時(shí)，設(shè)備的建設(shè)能夠使制度的執(zhí)行更加便捷，為檔案管理工作提供大數(shù)據(jù)的支持，提供數(shù)字化的技術(shù)，使檔案管理更加嚴(yán)格、精準(zhǔn)。

3 結(jié)束語

隨著企業(yè)單位發(fā)展的需要，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化得到了越來越多的重視，在檔案管理的工作中，逐漸使用多種措施來提高工作的標(biāo)準(zhǔn)化，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化，建立起電子信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效、準(zhǔn)確。同時(shí)在工作經(jīng)驗(yàn)中進(jìn)行反思，不斷汲取經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)工作人員的素質(zhì)，健全檔案管理制度，完善相關(guān)電子設(shè)備，以更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。

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