高速公路建設(shè)項(xiàng)目會(huì)計(jì)檔案的收集和整理分析

摘 要：信息化技術(shù)的發(fā)展使得高速公路建設(shè)項(xiàng)目發(fā)生了一些變化，檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理。改變傳統(tǒng)模式，利用新型的技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的收集與整理能夠有效地提升辦公效率，實(shí)現(xiàn)高速公路檔案管理的信息化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高速公路;檔案管理;收集整理;信息化

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高速公路建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作模式也變成了信息化管理。由于高速公路建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理具有以下特點(diǎn)：工作量巨大、種類繁多，而且時(shí)間跨度較大，因此在收集和整理會(huì)計(jì)檔案時(shí)，要運(yùn)用新型的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行精確的、完整的、有效地管理檔案資料，才能在一定程度上保證高速公路的日常運(yùn)行和維護(hù)工作。會(huì)計(jì)檔案的收集和整理具有重要的作用，相關(guān)的工作人員要盡可能的保證會(huì)計(jì)檔案的原始性和具體內(nèi)容。但是在高速公路在運(yùn)行時(shí)具有一定的復(fù)雜性，和不可控性，因此可能會(huì)造成在收集和整理檔案信息出現(xiàn)一些誤差，再加上許多檔案管理員的思維模式還沒(méi)有徹底轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)，對(duì)檔案收集和整理工作不夠重視，導(dǎo)致收集和整理會(huì)計(jì)檔案的流程較為繁瑣、沒(méi)有效率。通過(guò)分析會(huì)計(jì)檔案的收集和整理工作的要求，對(duì)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化和完善，并提出提高管理檔案水平的解決措施。

1 高速公路建設(shè)項(xiàng)目會(huì)計(jì)檔案收集和整理的嚴(yán)格要求

高速公路的會(huì)計(jì)檔案具有重要的社會(huì)價(jià)值，而且具有很強(qiáng)的時(shí)效性，因此在收集和整理檔案時(shí)，要嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行整理，才可以滿足會(huì)計(jì)工作的實(shí)時(shí)要求。由于高速公路建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜且龐大的項(xiàng)目，因此涉及的檔案資料很多，時(shí)間跨度大，所以在收集和整理高速公路的會(huì)計(jì)檔案時(shí)，要注意效率和檔案的質(zhì)量。

1）針對(duì)整理材料的嚴(yán)格要求。收集、整理高速公路的會(huì)計(jì)檔案過(guò)程中，要注意信息資料的完整性和真實(shí)性，時(shí)效性和系統(tǒng)性，并確保該信息資料準(zhǔn)確無(wú)誤。另外，每一份信息資料所需要的的辦理程序也要完整，檔案管理部門最后所保存的資料也必須是原件，千萬(wàn)不能弄虛作假。除此之外，檔案管理部門需要收集和整理的資料，需要和生產(chǎn)該資料的其他各個(gè)部門完成工作后所生產(chǎn)的紙質(zhì)版資料是相符合的，最好是原件和復(fù)印件都保存。

2）針對(duì)收集整理材料的質(zhì)量要求。高速公路建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理人員需要的資料必須真實(shí)有效，還能夠反應(yīng)各個(gè)部門的信息，時(shí)間和事件、會(huì)議等檔案也要按照原來(lái)的樣子保持與維護(hù)，檔案管理部門需要將這些資料檔案原封不動(dòng)的繼續(xù)保存下來(lái)，盡可能延長(zhǎng)檔案的使用期限。針對(duì)那些比較重要，且后續(xù)還有可能用到的檔案也要進(jìn)行附件保存，并把原件和復(fù)印件分別裝訂成冊(cè)后共同保存。在管理檔案時(shí)，工作人員要根據(jù)以往的工作經(jīng)驗(yàn)和當(dāng)前的具體情況對(duì)檔案進(jìn)行優(yōu)化管理，不斷更新管理制度和管理模式。檔案的工作人員在收集和整理檔案資料的過(guò)程中，要本著負(fù)責(zé)任的態(tài)度，制定相應(yīng)的檔案管理分類指標(biāo)，并且按照嚴(yán)格的工作流程，盡可能確保檔案信息的可靠性，考慮到當(dāng)下的具體多項(xiàng)指標(biāo)，以及檔案信息化管理的發(fā)展趨勢(shì)，制定相應(yīng)的檔案管理制度，并按照該制度遵循、執(zhí)行。與此同時(shí)，高速公路的會(huì)計(jì)檔案管理要對(duì)各個(gè)流程進(jìn)行詳細(xì)的解說(shuō)與說(shuō)明，明確各個(gè)負(fù)責(zé)人的責(zé)任與義務(wù)，工作職責(zé)落實(shí)到每個(gè)工作人員。另外，要注意對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，加強(qiáng)培訓(xùn)力度，并督促他們參與到數(shù)據(jù)的分析、預(yù)測(cè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，盡可能的保證檔案管理工作向現(xiàn)代化和信息化發(fā)展。

2 提高高速公路建設(shè)檔案管理的水平

1）加強(qiáng)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)。由于高速公路建設(shè)檔案涉及很多的單位部門，且時(shí)間跨度大，加上很多人認(rèn)為應(yīng)該把更多的精力放在建設(shè)項(xiàng)目中，沒(méi)有對(duì)檔案資料的收集和整理工作引起足夠的重視，所以首先要提高工作人員對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，還要強(qiáng)化他們的檔案管理意識(shí)，檔案整理要實(shí)時(shí)跟進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目工程，工程建設(shè)到哪里，檔案資料就要做到哪里。在這種情況下，涉及的各個(gè)部門的工作人員才有可能認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，才能對(duì)高速公路工程建設(shè)起到監(jiān)督作用，提高檔案的質(zhì)量。另外，工作人員也要不斷提高自己的專業(yè)技術(shù)知識(shí)，提高檔案管理的意識(shí)，加強(qiáng)各部門之間的協(xié)調(diào)能力，對(duì)檔案管理具有重要的意義。

2）建立完善的檔案接收和管理機(jī)制。高速公路建設(shè)項(xiàng)目復(fù)雜繁瑣，因此檔案的數(shù)量巨大，檔案的移交程序也比較復(fù)雜，在移交檔案時(shí)，數(shù)量龐大，而且速度較慢。所以檔案管理工作人員在移交程序之前，做好準(zhǔn)備，估測(cè)大致的檔案數(shù)量，并準(zhǔn)備足夠的空間儲(chǔ)存這些檔案，保證移交后的檔案能夠及時(shí)入庫(kù)。由于檔案數(shù)量多，所以工作人員要嚴(yán)格按照要求，控制檔案室的溫度和濕度，并做好防蟲(chóng)、防盜、防高溫等工作，盡可能減緩檔案的老化時(shí)間[1]。其次還要實(shí)行檔案的查閱、借閱管理制度，按照相關(guān)的規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行，保證檔案的安全性。

3）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。檔案管理部門可以利用信息技術(shù)對(duì)檔案資料實(shí)行信息化管理，提高會(huì)計(jì)檔案的收集和整理的效率，將會(huì)計(jì)檔案通過(guò)不同的類別進(jìn)行分類，并建立相應(yīng)的目錄，對(duì)于查閱和檢索具有重要的作用，逐步實(shí)現(xiàn)高速公路會(huì)計(jì)檔案的信息化管理。根據(jù)不同的高速公路建設(shè)項(xiàng)目，建立合適的、科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，將所有檔案分類整理并添加目錄，錄入相應(yīng)的內(nèi)容，簡(jiǎn)潔方便，方便查閱檢索，而且電子化的檔案管理攜帶方便，便于儲(chǔ)存。

3 高速公路檔案管理信息化的建設(shè)流程

1）建立檔案管理機(jī)構(gòu)。高速公路建設(shè)項(xiàng)目的檔案收集和整理的工作量大、范圍廣、時(shí)間緊，所以要建立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)提高會(huì)計(jì)檔案的收集整理效率。首先，增加投入資金購(gòu)置檔案管理設(shè)備，建立完善的檔案管理機(jī)構(gòu)，實(shí)行責(zé)任到人的制度，落實(shí)每個(gè)責(zé)任人的責(zé)任和義務(wù)，制定詳盡的檔案管理流程和計(jì)劃，這是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

2）制定詳細(xì)的考核制度和管理制度。高速公路檔案的收集工作大致分為以下幾個(gè)流程：紙質(zhì)檔案數(shù)字化、電子檔案歸整、檔案保密協(xié)議、檔案管理系統(tǒng)線上平臺(tái)建設(shè)、檔案管理績(jī)效評(píng)估、檔案審核制度以及檔案設(shè)備的維護(hù)與保養(yǎng)等等[2]，這些流程要求會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)檔案管理工作引起足夠的重視，并在較短的時(shí)間內(nèi)制定合理的、科學(xué)的相關(guān)制度，提高檔案收集和整理的效率，發(fā)揮信息化檔案管理系統(tǒng)的價(jià)值。

3）增加檔案設(shè)備，監(jiān)理檔案管理系統(tǒng)。依靠信息技術(shù)建立檔案管理系統(tǒng)，并制定相應(yīng)的檔案管理模式，在一定程度上能夠?qū)崿F(xiàn)檔案收集整理工作的信息化。另外，還要加大投入資金，增加檔案管理設(shè)備，比如：電腦、掃描儀、打印機(jī)、憑證裝訂機(jī)等等。

4）明確數(shù)字化檔案的類別。高速公路檔案涉及多方面，所以為了方便查閱，需要對(duì)這些檔案進(jìn)行類別分類，首先把會(huì)計(jì)檔案的紙質(zhì)版通過(guò)掃描儀轉(zhuǎn)成電子版，再把會(huì)計(jì)檔案按照不同的類別進(jìn)行分類，并著錄，錄入相應(yīng)的內(nèi)容，不僅方便查閱和檢索，也方便檔案管理人員收集和整理，還可以提高工作人員的管理效率，充分發(fā)揮電子檔案的價(jià)值。

4 結(jié)語(yǔ)

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得我們的社會(huì)生活更加的方便快捷。在高速公路建設(shè)項(xiàng)目會(huì)計(jì)檔案的收集和整理的過(guò)程中，使用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)建立檔案管理系統(tǒng)，不僅可以解決高速公路會(huì)計(jì)檔案數(shù)量龐大的難題，也方便檔案管理人員的后續(xù)工作，對(duì)于查閱、檢索的人來(lái)說(shuō)也比較方便。實(shí)現(xiàn)檔案收集和整理的信息化，在一定程度上提高了檔案管理的效率，滿足了日益增長(zhǎng)的檔案信息的需求。與此同時(shí)，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)檔案資料的重視程度，對(duì)于提高檔案收集和整理工作效率具有一定的重要作用，定期對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，才能更好的實(shí)行檔案管理。

參考文獻(xiàn)

[1]吳超.高速公路建設(shè)檔案管理淺析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（05）：74-75.

[2]茅敏.高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案精細(xì)化管理實(shí)踐探討[J].城建檔案，2019（03）：78-79.

作者簡(jiǎn)介

楊娜（1970-），滿族，云南省大理市，助理館員，大專。