建設(shè)工程項目中檔案管理的重要性及強化措施

黃文冰

摘 要： 近年來，我國的工程建設(shè)越來越多，工程的檔案管理工作也越來越受到重視。在工程項目建設(shè)中，檔案材料雖是靜態(tài)的，但整個項目的調(diào)控和管理卻是一個動態(tài)且多變的過程，為了使項目的實際管理更高效，檔案管理工作人員必須采取恰當方法，科學(xué)、系統(tǒng)地開展檔案管理工作，強化管理措施，提高管理效率。文章在分析建設(shè)工程項目中檔案管理的作用和地位的基礎(chǔ)上，闡述了強化建設(shè)工程項目檔案管理的相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞： 建設(shè)工程項目;檔案管理;強化措施

【中圖分類號】TU723.3 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.30.276

引言：在工程建設(shè)項目方面，也有越來越多的企業(yè)嘗到了信息化建設(shè)的甜果。但是，很多相關(guān)企業(yè)在檔案管理方面的問題仍然采用非常傳統(tǒng)的方式進行處理。在當今這個變幻莫測的時代中，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)出現(xiàn)了一些問題，如果不對這些問題進行分析矯正，不僅會使檔案管理工作難以適應(yīng)時代的發(fā)展變化，還會讓企業(yè)的運行出現(xiàn)問題。因此，檔案管理工作問題的解決應(yīng)該成為企業(yè)從上到下共同重視的話題。

1 工程建設(shè)項目檔案管理創(chuàng)新的必要性

當前工程建設(shè)活動如火如荼地開展，要想加快行業(yè)發(fā)展步伐，確保工程建設(shè)活動有序推進，應(yīng)具體落實項目檔案過程式管理工作，并動態(tài)更新檔案管理內(nèi)容，以期為工程建設(shè)行業(yè)穩(wěn)健發(fā)展提供檔案資料支持。要想真正實現(xiàn)檔案創(chuàng)新管理目的，建設(shè)單位、施工監(jiān)理單位應(yīng)協(xié)同配合。檔案創(chuàng)新式管理思想貫穿于工程建設(shè)項目全過程，并且配套管理制度隨之完善，有利于確保檔案管理工作制度化、規(guī)范化進行。之所以工程建設(shè)項目檔案管理效果不盡如人意，主要是因為從業(yè)人員重視程度不足，具體表現(xiàn)為檔案資料收集的漏洞，施工信息數(shù)據(jù)整理實效性不足等。這樣一來就導(dǎo)致工程建設(shè)活動低效推進，并且檔案管理政策指導(dǎo)作用不同程度弱化。由于工程建設(shè)單位處于轉(zhuǎn)型關(guān)鍵期，對于從業(yè)人員來說，應(yīng)高度關(guān)注施工企業(yè)檔案管理工作，基于檔案資料制定可行性施工計劃，進而取得工程建設(shè)的良好效果，并不斷優(yōu)化項目質(zhì)量。檔案創(chuàng)新管理期間，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)充分發(fā)揮示范作用，并大范圍宣傳檔案創(chuàng)新管理的作用，促使員工樹立正確認知，以此優(yōu)化工程建設(shè)項目質(zhì)量，確保建設(shè)工作在有效利用檔案信息的情況下順利推進。鑒于上述分析我們可以看出，檔案創(chuàng)新管理工作的價值貫穿于工程建設(shè)的全過程，也是工程建設(shè)質(zhì)量和效率的穩(wěn)定保障。

2 強化建設(shè)工程項目檔案管理的相關(guān)措施

2.1 全面掌握建設(shè)工程項目檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)和政策規(guī)定

就現(xiàn)有的檔案管理文件來說，我國目前已經(jīng)出臺了《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》等，這些法規(guī)及文件為建設(shè)工程項目檔案管理指明了方向。同時，國家有關(guān)部門對建設(shè)工程項目的檔案管理也出臺了相關(guān)文件，提出了明確要求。因此，建設(shè)工程項目的檔案管理工作人員只有認真學(xué)習(xí)并熟練掌握這些政策和文件規(guī)定，才能很好地保證建設(shè)工程檔案管理工作順利地、有依據(jù)地開展，使建設(shè)項目施工全過程記錄和檔案整理工作能夠做到有條不紊。

2.2 強化對參建單位形成建設(shè)項目檔案的管控

企業(yè)在簽訂項目合同時，應(yīng)將對竣工項目檔案的要求納入合同中，并作為工程驗收時的依據(jù)之一。在建設(shè)項目的各個階段要重視文件材料的法律價值，例如：文字材料要有主要負責(zé)人簽字，以單位名義形成的文件要加蓋公章，圖紙標簽欄不得有漏簽等。企業(yè)的工程規(guī)劃發(fā)展部門在建設(shè)項目各個階段產(chǎn)生的文件材料原件要及時移交給建設(shè)項目檔案管理員專人保管，取得工程前期文件材料后應(yīng)立即移交，派出的甲方代表應(yīng)在工程竣工驗收合格后及時整理各種文件材料，確認無誤后及時移交。工作人員發(fā)生崗位變動時，必須首先辦理檔案清理和移交手續(xù)，不得私自留存應(yīng)歸檔的文件材料。

2.3 提升檔案工作管理人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)力度

首先，明確培訓(xùn)內(nèi)容，面向培訓(xùn)對象宣傳法律法規(guī)知識、制度知識，這既能充實培訓(xùn)內(nèi)容，又能促進檔案資源管理工作有序開展。其次，定期開展知識講座，宣傳最新的檔案管理理念，使檔案管理員在最新觀念指導(dǎo)下調(diào)整檔案管理行為，確保檔案創(chuàng)新管理工作落實于全過程。再次，組織教育培訓(xùn)活動，通過聘請資深檔案管理人員進行知識講授，以此豐富檔案管理員知識儲備、強化檔案管理技能。最后，提供外出學(xué)習(xí)機會，使檔案管理員通過外出學(xué)習(xí)來拓展工作視域，確保最新管理理念與工程項目建設(shè)實踐相結(jié)合，最終實現(xiàn)檔案創(chuàng)新式管理的目的。

2.4 明確管理的相關(guān)范圍，做好工作重點的突出工作。

一項工程項目，從準備，到施工、然后再到檢查，再到竣工，都要進行詳細的資料登記。但是每一項登記在不能面面俱到的情況下，要有所詳略取舍，還要突出工作的重點，在保證資料重點詳細的情況下盡可能提高效率，這也有利于節(jié)省人力成本。工作人員更要結(jié)合工程實際情況進行信息登記和資料處理，更高效地進行檔案管理工作。

2.5 積極推進建設(shè)項目檔案管理數(shù)字化

檔案數(shù)字化管理平臺的建設(shè)對硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)的要求較高，必須購置性能穩(wěn)定、安全可靠的硬件設(shè)施，才能滿足檔案數(shù)字化管理工作的具體要求，實現(xiàn)高效準確的檔案資源采集、利用、管理。企業(yè)在實際應(yīng)用過程中，根據(jù)自身的實際條件和財務(wù)現(xiàn)狀，應(yīng)配置刻錄機、掃描儀、轉(zhuǎn)換設(shè)備、音視頻數(shù)字化設(shè)備、存儲設(shè)備、數(shù)碼相機等，有條件的可以聘請專業(yè)的軟件設(shè)計團隊，建立建設(shè)項目檔案專用網(wǎng)絡(luò)平臺和后臺數(shù)字檔案存儲數(shù)據(jù)服務(wù)器，實現(xiàn)建設(shè)項目檔案資源的查詢、調(diào)用、錄入等功能，從根本上提高建設(shè)項目檔案的數(shù)字化管理水平，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理數(shù)字化。

結(jié)語：綜上所述，建設(shè)工程檔案記錄了建設(shè)工程項目實施的全過程，是建設(shè)工程項目中不可或缺的重要文件。檔案管理工作的規(guī)范化確保了建設(shè)工程項目的順利進行，也是工程項目各個環(huán)節(jié)目標切實實現(xiàn)的重要保證。因此，各相關(guān)單位需要在日常工作中積極宣傳檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)，重視對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，強化大家對檔案管理工作重要性、必要性的認識，進一步完善內(nèi)部檔案管理制度，進而使建設(shè)工程項目可以在檔案材料中全面、客觀、真實地體現(xiàn)，使建設(shè)工程可以順利進行，為企業(yè)和經(jīng)濟社會發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

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