解讀檔案信息資源針對性收集模式

孔凡瑩

摘? 要：當今社會，由于計算機技術和網(wǎng)絡技術的高度發(fā)達和普及，將人們代入到了一個信息化的時代，一個數(shù)字化的時代，檔案信息資源也因信息化時代的到來，使得其使用價值與日俱增，檔案管理工作也越來越受到人們的關注和重視。但是也正是由于信息時代的到來使得如今的信息資源處于“大爆炸”的狀態(tài)，這對檔案信息資源的收集帶來了巨大的挑戰(zhàn)，在一定程度上加大的檔案信息資源收集工作的難度，利用檔案信息資源針對性收集模式進行檔案信息資源的收集能夠大大的提升收集檔案信息資源的質量，基于此本文將對檔案信息資源針對性收集模式進行解讀。

關鍵詞：檔案信息資源;信息收集;針對性;收集模式

自從人類社會進入21世紀以來，網(wǎng)絡技術與計算機技術就進入了一個飛速發(fā)展的階段，直至今日計算機與網(wǎng)絡已經成為人們日常生活中必不可少的基礎設施，不僅如此網(wǎng)絡和計算機的大面積普及也改變了檔案的存在形式，檔案的信息資源也呈現(xiàn)多元化的發(fā)展趨勢，傳統(tǒng)的紙質檔案正逐漸被新型檔案所代替，這即使檔案管理遇到的一次巨大的發(fā)展機遇，又是檔案管理遇到的一次巨大的挑戰(zhàn)，特別是對于檔案信息資源收集來講，檔案形式的改變、檔案信息資源含量的擴大，這些是檔案信息資源收集現(xiàn)需要面對的問題。為此對本文將以高校的檔案收集為例對檔案信息資源針對性收集模式進行解讀。

1 現(xiàn)階段高校檔案信息收集工作的狀態(tài)

經過對我國高校的檔案信息資源收集工作調查研究發(fā)現(xiàn)，目前我國絕大多數(shù)的高校的檔案信息資源收集工作主要都是由社會兼職人員來完成，除此之外，在實際的檔案管理工作中，各個職能部門的檔案工作人員也有兼職人員的存在，并且所占比例還不少，人員的變動也非常的大。這是一個十分不好且非常嚴重的現(xiàn)象，因為這樣會造成檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)不能進行有效的連接，從而導致檔案得不到有效的利用，發(fā)揮不出檔案信息資源應用的價值。高校的檔案收集工作還存在這樣一種現(xiàn)象，那就是有些部門在利用完檔案信息資源之后不能及時的進行歸檔，特別是對于一些重要性很高的檔案，這種現(xiàn)象尤其容易出現(xiàn)。同時高校工作人員對檔案信息資源收集工作的認識錯誤也是一個非常普遍的現(xiàn)象，有些工作人員錯誤的認為檔案信息資源的收集工作只是檔案管理部門自己的工作，和他人沒有任何關系，因此對檔案信息資源收集工作即不關心也不重視。這種種現(xiàn)象的存在都在一定程度上增大了檔案信息資源收集工作的開展難度，如果不采取有效的措施對這些不良現(xiàn)象進行處理，那么不僅不能有效的、順利的開展檔案信息資源的收集工作，還會造成檔案信息資源的流失，為高校和國家?guī)碇卮蟮膿p失。

以我國某著名高校為例進行分析，該高校從建立檔案館開始就加大了檔案管理工作的管理工作，檔案信息資源的收集工作涵蓋了學校日常工作的方方面面，但是該高校的檔案信息資源收集工作還是存在著非常嚴重的問題，例如檔案信息資源的門類不全、檔案信息資源的內容有缺失等等問題。就該校的教務系統(tǒng)來說，該校的教務系統(tǒng)需要進行收集、整理、歸檔的檔案信息資源主要有以下幾種：第一，綜合性檔案;第二，招生工作檔案;第三，學科與實驗室檔案;第四，課堂教學與教學實踐檔案;第五，畢業(yè)生工作檔案;第六，學位工作檔案;第七，教材檔案;第八，學籍管理檔案。但是在實際的收集工作中只有第二、第五、第六、第八這幾種檔案進行了歸檔，其他種類的檔案都因沒有受到足夠的重視而放在了相應的科室中，并沒有及時的歸入到檔案館進行科學的、有時效的統(tǒng)一管理。這樣一來就為后期的檔案信息資源開發(fā)和利用帶來了極大的不便，極大程度的降低了檔案信息資源的利用率。

2 常規(guī)收集方法

2.1 定期集中收集模式

2008年教育部和國家檔案局共同制定并實施的《高等學校檔案管理辦法》第十八條中規(guī)定了高校檔案材料歸檔時間：學校各部門應當再次學年6月底前歸檔;各院系等應當再次學年寒假前歸檔;科研類檔案應當在項目完成后兩個月內歸檔，基建類檔案應當在項目完成后三個月內歸檔。這就規(guī)定了學校各管理部門和業(yè)務機構，在工作中產生的各類檔案資料，由產生形成檔案資料的部門或個人，按照歸檔要求收集整理立卷，按規(guī)定時限向高校檔案館或綜合檔案室移交。每年開學的3月份到6月份基本上都是高校文書檔案、教學文件、財會檔案的收集高峰期，高校檔案館或綜合檔案室的館藏檔案基本也都是在這個時間里收集。集中收集可以依照圖例所示進行?；谶@種檔案收集工作網(wǎng)絡體系，可以大大提高檔案信息資源的收集效率，也為學校不斷增加檔案信息資源提供了組織保障。然而對于立卷較差的部門，檔案材料的收集情況不盡理想，多是因為兼職檔案管理員檔案意識不高、經常調動、責任心不夠等原因造成的。因此我們在進行常規(guī)性檔案信息資源收集的同時還要采取針對性地檔案信息資源收集模式。

2.2 針對性地檔案信息資源收集模式

2.2.1 檔案信息資源的跟蹤收集

于高校檔案管理活動的全過程，確保檔案的完整性和準確性，切實提高高校檔案利用水平。對于校內重要活動信息資料的收集，宜采用現(xiàn)場跟蹤收集的方法，對于應歸檔的文件材料，及時進行簽字驗收并歸檔，以保證文件材料的齊全完整。對科研檔案的收集，采取跟蹤收集的方法，堅持做到“三個結合”，即堅持檔案收集與計劃管理相結合;堅持檔案收集與成果管理相結合;堅持隨時收集與現(xiàn)場收集相結合。隨時收集往往與日常工作相結合，這種收集方式具有及時、靈活、簡便的特點。再者例如知名學術研究者的學術報告、學術發(fā)言應注意及時錄音整理;學術研究者去世后，對其生前留下的研究材料，檔案管理人員不可能地進行鑒定驗收并收集歸檔。

2.2.2 檔案信息資源的重點收集

要保證學校檔案收集的齊全與完整，在全面收集的同時，還應進行重點收集。首先是對重點部門檔案的收集，重點部門指的是具有重要保存價值文件材料的形成部門，如學校辦公室、組織、人事、教務、科研、基建等部門。其次是對學校重大活動、重大事件、重大項目、重點人物檔案材料的收集。掌握收集重點，可以防止學校主要檔案材料的丟失和遺漏。

3 結束語

綜上所述，可以清楚的看出高校的檔案信息資源收集工作是一項極其復雜的工作，其中涉及了檔案信息資源的收集、檔案信息資源的整理、檔案信息資源的歸檔，同時還可以清楚的看到高校檔案信息資源收集中作中所存在的問題，管中窺豹這些問題也是社會中檔案信息資源收集工作的常見問題和收集難點所在，為了有效的解決這些問題，就要采取檔案信息資源針對性收集模式對檔案信息資源進行檔案信息資源的收集，只有這樣才能提高檔案信息資源的收集質量，提高檔案信息資源的利用率與利用價值，為檔案的開發(fā)與利用以及信息化建設打下結實的基礎。

參考文獻

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