加強(qiáng)印章檔案管理的若干措施分析

韓英

【摘? 要】印章檔案具有一定的特殊性，作為一種實(shí)體檔案，對其進(jìn)行管理顯得尤為重要。印章對事業(yè)單位來說更為重要，印章的管理也需要更嚴(yán)格的約束。印章的管理不僅體現(xiàn)在日常工作的使用上，還體現(xiàn)在其綜合安保工作上。比如，印章遺失時(shí)，事業(yè)單位可以在第一時(shí)間使印章失去法律效力，避免給后續(xù)工作帶來麻煩。分析了印章檔案管理中存在的問題，提出了加強(qiáng)印章檔案管理的有效措施，以期對事業(yè)單位提高印章檔案管理水平有所幫助。

【關(guān)鍵詞】印章檔案;管理;問題;措施

引言

對于事業(yè)單位來說，印章起著重要的作用。在文件上加蓋印章，可以表明該機(jī)構(gòu)對該文件的識別或簽署，可以代表該機(jī)構(gòu)，具有一定的法律效力。印章由金屬、木材、石頭、玉石等制成，無論何種材料，印章檔案與證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)乱黄?，屬于事業(yè)單位實(shí)物檔案。人們對印章一般不完全了解，通常認(rèn)為只要印章失去法律效力，就可以銷毀，對其不良影響認(rèn)識不足，因此在印章檔案管理上可能或多或少存在疏漏。印章檔案的法律效力不會(huì)因其銷毀而消失。它是公共機(jī)構(gòu)的象征。雖然實(shí)體印章不存在，但仍會(huì)產(chǎn)生影響。它是事業(yè)單位權(quán)利的象征，是事業(yè)單位的重要憑證，是其行政行為和商業(yè)行為的證明。因此，有必要加強(qiáng)印章檔案的管理。事業(yè)單位管理者在日常工作中，必須更加注意保證印章檔案的使用按規(guī)范進(jìn)行。

1.印章檔案管理的現(xiàn)存問題

1.1印章檔案管理意識有待提升

由于印章檔案的效力不同，在日常管理和使用過程中，往往需要不同的方法。對于事業(yè)單位來說，在正常情況下，印章不會(huì)過于集中在一個(gè)部門或一個(gè)人的手中，因?yàn)樵跇I(yè)務(wù)發(fā)展過程中，不同部門需要使用不同的印章，這使得一部分印章往往會(huì)在不同部門之間流動(dòng)。印章檔案管理意識不高，在流通過程中易丟失或使用不當(dāng)，容易造成管理效果不理想。而少數(shù)事業(yè)單位由于員工印章檔案管理意識淡薄，造成印章丟失，這不僅影響了工作的正常開展，也給事業(yè)單位帶來了一定的風(fēng)險(xiǎn)。

1.2印章檔案的收集范圍不夠明確

為了提高印章檔案的管理質(zhì)量，事業(yè)單位需要對印章檔案的收集范圍作出明確規(guī)定。一般來說，印章檔案的收集比較簡單，需要相關(guān)人員填寫記錄信息表，以便于保存和管理。然后機(jī)構(gòu)需要備份印章的批準(zhǔn)材料。但是，在實(shí)際收文過程中，有些管理者為了節(jié)省時(shí)間，對記錄工作沒有嚴(yán)格控制，容易導(dǎo)致記錄結(jié)果不準(zhǔn)確，降低印章收繳工作的準(zhǔn)確性。

1.3使用規(guī)范落實(shí)不到位

在任何單位，印章的使用都需要嚴(yán)格規(guī)范，尤其是事業(yè)單位。印章的使用必須遵守規(guī)范。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，機(jī)構(gòu)需要有內(nèi)部的規(guī)章制度來使用印章。但不可否認(rèn)的是，雖然一些事業(yè)單位有明確的規(guī)章制度，但其執(zhí)行效果并不理想，印章的使用仍屢禁不止。印章代表著事業(yè)單位的最高權(quán)利，鑒于印章的法律效力，各事業(yè)單位仍需加大改進(jìn)印章使用的力度，并嚴(yán)格執(zhí)行。印章在使用過程中如有損壞，應(yīng)作相應(yīng)的銷毀記錄。

2.加強(qiáng)印章檔案管理措施

2.1提高印章檔案管理意識

毋庸置疑，印章檔案對事業(yè)單位具有重要意義。為達(dá)到印章檔案管理的預(yù)期效果，單位應(yīng)加強(qiáng)員工印章檔案管理意識。各單位領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，督促各部門加強(qiáng)印章管理，推動(dòng)印章使用標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施，并領(lǐng)導(dǎo)各部門對廢棄、閑置的印章進(jìn)行收集，由檔案管理部門統(tǒng)一處理。檔案管理部門對各類印章建立檔案，按使用情況歸檔，定期對各類印章進(jìn)行檢查，確保印章檔案管理工作穩(wěn)步推進(jìn)。

2.2進(jìn)一步完善印章檔案的管理規(guī)范

事業(yè)單位要加強(qiáng)印章檔案管理，還需要對已備案的印章檔案進(jìn)行登記，并按印章檔案登記順序移交。在編制登記記錄時(shí)，要堅(jiān)持實(shí)用性原則，方便有關(guān)人員查閱記錄。一般來說，印章檔案目錄可以根據(jù)印章名稱、啟用時(shí)間、廢止時(shí)間進(jìn)行標(biāo)注，使印章檔案管理更加規(guī)范。

2.3提高印章使用管理水平

管理人員登記印章檔案時(shí)，應(yīng)保證預(yù)留印鑒牌編號準(zhǔn)確。在印模制作中，相關(guān)人員還應(yīng)做好印模工具和印模材料的清潔工作。事業(yè)單位在印章檔案使用過程中，可以根據(jù)印章的使用過程，指派專人對印章進(jìn)行管理。由于事業(yè)單位內(nèi)部部門眾多，很多企業(yè)在發(fā)展過程中需要多個(gè)部門使用印章。事業(yè)單位可以完善管理制度，確保不同部門、不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有專人負(fù)責(zé)印章。這樣，工作人員的印章管理意識就會(huì)提高，相關(guān)負(fù)責(zé)人也可以更加關(guān)注印章的使用情況，使用完畢后妥善移交有關(guān)部門使用或保存。

2.4加強(qiáng)對老舊印章的處理工作

在印章的使用過程中，由于磨損、墨跡頑固等一系列原因，難免造成使用效果不好，字跡不夠清晰。印章檔案管理部門需要定期對印章進(jìn)行處理。例如，可以將密封件放入裝有清洗液的容器中，浸泡適當(dāng)時(shí)間后，再取出清洗，清洗效果會(huì)更好。如果有些印泥太頑固，不能用細(xì)毛筆擦干凈，可以用小竹簽把它撿起來，并注意力度，以免損壞印章。密封件清洗后，應(yīng)置于通風(fēng)干燥處，自然干燥。因使用過多而不能正常使用的印章，交檔案管理部門統(tǒng)一處理，并在監(jiān)督下銷毀，并做好銷毀記錄。

3.結(jié)論

第三條檔案館是事業(yè)單位的重要權(quán)利代表，具有法律效力，必須加強(qiáng)印章檔案的管理。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員要高度重視，解決存在的檔案管理問題，如通過宣傳教育提高員工印章檔案管理意識，健全印章管理制度，嚴(yán)格印章使用管理等，最后做好舊印章的處理工作。分析了事業(yè)單位印章檔案管理中存在的問題，并提出了相應(yīng)的解決辦法。

參考文獻(xiàn)

[1]郭賢彬.加強(qiáng)印章檔案管理的方法與路徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（09）：89-90.

[2]夏帆.參公事業(yè)單位“印章檔案”管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（07）：76-77.

[3]陳正嬌. 淺析印章檔案的管理現(xiàn)狀與對策[J].文山學(xué)院學(xué)報(bào)，2013，26（05）：113-116.