高校OA系統(tǒng)與文書(shū)檔案管理的無(wú)縫對(duì)接

陳瑩

摘要：隨著信息化技術(shù)不斷更新迭代，數(shù)字化和智能化的應(yīng)用不斷升級(jí)。尤其是即將到來(lái)的5G時(shí)代，更加推進(jìn)了智能化的進(jìn)程，人們開(kāi)始進(jìn)入普遍智能化時(shí)代。高校文書(shū)檔案分類整理工作在行政工作中是至關(guān)重要的，它是信息整理工作，同時(shí)也見(jiàn)證了高校的發(fā)展歷史，對(duì)未來(lái)工作具有參考指導(dǎo)意義。在數(shù)據(jù)化沒(méi)有融入檔案管理工作時(shí)，大部分工作的完成都是由人工完成的，由于文書(shū)檔案管理工作相對(duì)來(lái)說(shuō)比較瑣碎，所以需要依靠大量的人工和時(shí)間來(lái)完成。信息化技術(shù)如OA系統(tǒng)引入之后，文書(shū)檔案管理工作開(kāi)始變得高效。因此如何使辦公更加智能化，減少人工和時(shí)間成本，將OA系統(tǒng)與文書(shū)檔案進(jìn)一步融合尤為重要。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng);文書(shū)檔案管理;融合

大部分高校目前已經(jīng)建立了自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，基本實(shí)現(xiàn)了辦公、檔案信息的自動(dòng)化。OA系統(tǒng)在這個(gè)過(guò)程中被設(shè)計(jì)優(yōu)化，在工作中起到越來(lái)越重要的作用。因此OA系統(tǒng)也被稱為自動(dòng)化辦公系統(tǒng)。文書(shū)檔案管理系統(tǒng)主要是文書(shū)、文檔的整理歸檔以及使用的綜合服務(wù)系統(tǒng)。它與OA系統(tǒng)是兩個(gè)完全獨(dú)立的系統(tǒng)，如何使兩個(gè)系統(tǒng)有效融合，使檔案管理工作更加高效是本文中需要探討的話題。

一、高校文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)狀

傳統(tǒng)的文書(shū)檔案工作是需要靠人工把紙質(zhì)的文檔錄入進(jìn)入文檔管理系統(tǒng)的。文檔管理系統(tǒng)主要分為檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管檔案利用與歸還登記等內(nèi)容，每一個(gè)工作環(huán)節(jié)都是靠人工完成，所以在這個(gè)過(guò)程中所需人工數(shù)量和時(shí)間相對(duì)較多。而隨著信息化的普及，自動(dòng)化辦公被引入高校。只是目前在高校中，OA系統(tǒng)與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)是相對(duì)獨(dú)立的兩個(gè)系統(tǒng)。兩者目前沒(méi)有統(tǒng)一的對(duì)接入口，OA系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)不能自動(dòng)的進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，有時(shí)需要人工把OA系統(tǒng)的內(nèi)容重新輸入進(jìn)檔案管理系統(tǒng)，但這樣耗時(shí)耗力，增加了工作人員的工作量，所以大部分高校檔案管理工作并沒(méi)有充分運(yùn)用OA系統(tǒng)，而是繼續(xù)采用原有的檔案管理系統(tǒng)。[1]

二、檔案管理系統(tǒng)連接OA系統(tǒng)的意義

OA系統(tǒng)是Office Automation的縮寫，也就是信息化自動(dòng)辦公，是信息化時(shí)代的產(chǎn)物。OA系統(tǒng)可以利用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工重復(fù)性活動(dòng)，優(yōu)質(zhì)高效的辦公，增加資源的利用率，所以自動(dòng)化辦公是未來(lái)智能時(shí)代的趨勢(shì)。檔案管理系統(tǒng)搭載OA辦公系統(tǒng)的目的也是提升工作效率，使工作者能夠快速完成信息查詢和編輯工作;其次，文書(shū)檢索方面的效率也得到極大提升;最后，隨著OA系統(tǒng)的普及，文書(shū)檔案資源利用也會(huì)共享化。因?yàn)楣?jié)省了借入登記和借出記錄的時(shí)間帶給人們很多便利性，所以資源利用也會(huì)更加充分。雖然現(xiàn)階段OA系統(tǒng)還有很多不完善的地方，但是檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)融合起來(lái)是時(shí)代的趨勢(shì)。我們需要不斷探索，找出他們無(wú)縫對(duì)接的方式方法，提升檔案管理工作的效率和資源利用率才是根本。

三、檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)有效對(duì)接的探索

根據(jù)檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化OA系統(tǒng)，在設(shè)計(jì)OA系統(tǒng)時(shí)把檔案管理板塊分為文件收集、檔案整理、檔案利用和檔案統(tǒng)計(jì)這四個(gè)主要板塊，基本涵蓋了絕大部分檔案管理工作。在傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)中嵌入OA系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)。按照檔案管理的四個(gè)方面進(jìn)行有效對(duì)接融合。

（一）文件收集工作，按照范圍和信息來(lái)源進(jìn)行收集

收集的方式有自動(dòng)流轉(zhuǎn)和人工輸入這兩種方式。自動(dòng)流轉(zhuǎn)主要是OA系統(tǒng)收集到的信息自動(dòng)流轉(zhuǎn)到檔案管理系統(tǒng)中，這種方式主要針對(duì)常規(guī)文件或者辨識(shí)度比較高的重復(fù)性文件，人工智能可以很輕松的通過(guò)對(duì)接口進(jìn)行自動(dòng)流轉(zhuǎn)。而針對(duì)多個(gè)電子文件對(duì)應(yīng)一條數(shù)據(jù)的復(fù)雜文件或者辨識(shí)度不高的特殊文件有時(shí)就需要手動(dòng)輸入?，F(xiàn)階段人工智能發(fā)展的情況來(lái)看這是不可避免的，所以需要把人工與智能相結(jié)合起來(lái)才能適應(yīng)時(shí)代的變化，增加工作效率。

（二）科學(xué)地進(jìn)行檔案整理工作

在OA系統(tǒng)里對(duì)檔案的管理進(jìn)行增加、修改、刪除、批量修改等功能設(shè)計(jì)，并且對(duì)自動(dòng)流轉(zhuǎn)方式收集到的文件進(jìn)行自動(dòng)排序。排序可以按照文檔日期或者文件進(jìn)入的先后順序進(jìn)行排序。對(duì)錯(cuò)誤文件進(jìn)行識(shí)別，并有效挑選出來(lái)，再由人工進(jìn)行修改后放入整理的文檔。建立統(tǒng)一格式的著錄，并且建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，紙質(zhì)文檔可以通過(guò)掃描進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，并且自動(dòng)生成目錄，按照編號(hào)進(jìn)行統(tǒng)一保存和管理。[2]為確保檔案管理整理工作更高效，檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)之間需要有兼容性。除此之外，還需要加強(qiáng)各部門的配合工作。高校各個(gè)部門應(yīng)當(dāng)配合檔案管理的工作主動(dòng)做好文件歸檔工作，保證檔案的完整性。

（三）對(duì)檔案的利用設(shè)定便捷的功能

為了更加方便對(duì)文檔的利用，可以在自動(dòng)辦公系統(tǒng)中設(shè)計(jì)檔案檢索功能。檔案檢索分為目錄檢索和關(guān)鍵字全文檢索，目錄檢索還可以細(xì)分為簡(jiǎn)單檢索和高級(jí)檢索。目錄檢索是針對(duì)文檔的目錄進(jìn)行關(guān)鍵字搜索，用戶只需要輸入關(guān)鍵字就能出現(xiàn)與關(guān)鍵字相關(guān)的文檔目錄出來(lái)。簡(jiǎn)單檢索是一兩個(gè)簡(jiǎn)單條件設(shè)定的檢索，如按照文檔名稱或者作者進(jìn)行檢索，這種方式的弊端就是相對(duì)來(lái)說(shuō)太過(guò)于簡(jiǎn)單，搜索出來(lái)的結(jié)果多，尋找所需文檔需要花費(fèi)時(shí)間。高級(jí)檢索就全面一些，用戶可以根據(jù)設(shè)定的范圍和檢索條件進(jìn)行檢索，例如除了文檔名稱、作者外還應(yīng)該有發(fā)表時(shí)間、發(fā)表刊物以及評(píng)論關(guān)鍵詞等。在自動(dòng)辦公系統(tǒng)設(shè)計(jì)檢索功能之前需要對(duì)用戶做一個(gè)調(diào)查，了解他們認(rèn)為的最方便的檢索功能需要涵蓋哪些方面，這樣設(shè)計(jì)出來(lái)的功能才更加符合人性，也更好用。同樣的，在檔案管理系統(tǒng)也應(yīng)該進(jìn)行檢索升級(jí)。

（四）制定檔案借閱規(guī)則以及合理歸還檔案的時(shí)間

在自動(dòng)化辦公系統(tǒng)中，檔案文件是被存檔的，它們?cè)谠挤?wù)器上也是存在的，如果不能安排合理的歸檔時(shí)間，在歸檔文過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)問(wèn)題，嚴(yán)重的話會(huì)影響自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)行。這種情況的發(fā)生主要出現(xiàn)在自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案文件系統(tǒng)沒(méi)有在同一網(wǎng)段，也是兼容過(guò)程中可能發(fā)生的問(wèn)題。一旦出現(xiàn)這樣的問(wèn)題，就需要請(qǐng)技術(shù)部人員進(jìn)行集中歸檔，增加了人工成本和工作量。所以提前設(shè)定好還檔時(shí)間很重要，各部門人員需要配合檔案管理的工作，在規(guī)定時(shí)間歸還文檔，使文檔轉(zhuǎn)換成文檔資源，確保文檔的完整性。另外檔案借閱人員應(yīng)該積極配合檔案工作的規(guī)章制度，借閱時(shí)及時(shí)線上登記，在規(guī)定時(shí)間歸還。還有一些特殊檔案不被允許帶出借閱室或者不能下載閱覽的電子文檔，應(yīng)該配合檔案管理員工作在借閱室完成對(duì)信息查閱，做好文檔的保密性工作。

（五）檔案統(tǒng)計(jì)管理工作

檔案室的統(tǒng)計(jì)管理工作主要包括檔案室文檔數(shù)量情況、檔案利用情況、檔案設(shè)備情況（包括硬件設(shè)備和軟件）、檔案銷毀情況等等。[3]

1.自動(dòng)辦公系統(tǒng)可以對(duì)檔案室文檔數(shù)量進(jìn)行自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，檔案管理人員主要是核對(duì)辦公系統(tǒng)中的文檔數(shù)量與檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)量是否一致，排查因?yàn)闆](méi)有設(shè)定歸還時(shí)間造成的文件缺失情況，并及時(shí)進(jìn)行校對(duì)。

2.文檔利用情況主要是文檔的使用率，把文檔借閱頻率高的文檔進(jìn)行排名靠前的設(shè)定，主要是為了讓借閱人員更加方便，節(jié)省檢索時(shí)間。針對(duì)檔案利用效果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，制作統(tǒng)計(jì)報(bào)表。定期報(bào)表的制作存檔可以清楚哪類檔案的使用頻率高，在補(bǔ)充檔案文檔的過(guò)程中參考報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行文檔補(bǔ)充，增加文檔的使用率，避免造成文檔的浪費(fèi)。所以在自動(dòng)化辦公系統(tǒng)中應(yīng)當(dāng)設(shè)定報(bào)表編輯與打印的功能，檔案管理人員可以對(duì)報(bào)表進(jìn)行編輯修改，并且根據(jù)實(shí)際需求自行打印。這一工作實(shí)際上是代替了傳統(tǒng)檔案管理人員手工統(tǒng)計(jì)工作，自動(dòng)辦公系統(tǒng)不同之處在于有系統(tǒng)模板，檔案管理人員只需要輸入數(shù)據(jù)即可。

3.檔案設(shè)備情況檢查和檔案銷毀情況需要實(shí)時(shí)掌握。檔案管理人員需要對(duì)檔案設(shè)備進(jìn)行日常維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。針對(duì)過(guò)期檔案進(jìn)行銷毀監(jiān)督，避免造成信息外泄，這個(gè)工作需要定期維護(hù)。在自動(dòng)辦公系統(tǒng)中設(shè)定維護(hù)提醒，協(xié)助管理人員更好的完成工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，將OA系統(tǒng)嵌入檔案管理系統(tǒng)是一種降低人工成本、提升工作效率的一種方式，兩者在兼容的基礎(chǔ)之上給檔案管理人員和用戶帶來(lái)更多的便利。只不過(guò)現(xiàn)階段的自動(dòng)辦公系統(tǒng)不夠完備，還需要在兼容性上和功能設(shè)計(jì)上做出更多的努力。相信系統(tǒng)隨著信息發(fā)展不斷更新，OA系統(tǒng)一定可以與檔案管理系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，使工作更加智能化。

參考文獻(xiàn)：

[1]蔣莉君. 辦公自動(dòng)化與文書(shū)檔案管理[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2016（7）.

[2]李衛(wèi)華.文書(shū)檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的意義及措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020.13：178-179.

[3]任黎.在OA系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的探索[J].機(jī)電兵船檔案，2020.02：68-70.