李琦
【摘? 要】立足辦公室工作,文書檔案管理是不可或缺的組成部分。從表面上看,辦公室文書檔案管理主要是進(jìn)行資料的收集與歸檔,但是,其實(shí)質(zhì)上與辦公室各個(gè)工作細(xì)節(jié)息息相關(guān),既關(guān)乎大局,又強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié)落實(shí)。在社會(huì)不斷進(jìn)步中,辦公室文書檔案管理工作向著系統(tǒng)化與精細(xì)化過度,其涉及的內(nèi)容更加復(fù)雜。為此,要全面落實(shí)文書檔案管理工作,充分發(fā)揮其在整體管理中的作用,實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接,發(fā)揮文書檔案的價(jià)值,創(chuàng)設(shè)更加優(yōu)質(zhì)的發(fā)展氛圍。本文就提升辦公室文書檔案管理工作展開探討。
【關(guān)鍵詞】辦公室;文書檔案管理;思考
引言
隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展,單位對(duì)辦公室文書檔案的管理工作相當(dāng)重視,文書檔案的收集、整理與歸檔,不能隨便找一個(gè)工作人員去管理,而是需要專業(yè)的檔案管理工作人員來從事這份匯集技術(shù)性與服務(wù)性為一體的工作,保證文書檔案的完整性與安全性,不斷提高文書檔案管理的質(zhì)量,最大限度提高單位工作人員的工作效率。
1.辦公室文書檔案管理工作中存在的問題
1.1文書檔案管理工作尚未在全員范圍內(nèi)引起足夠重視
對(duì)于文書檔案管理工作而言,很多單位對(duì)其缺乏足夠的重視,尤其是很多管理者將其視為簡(jiǎn)單的辦公室工作,尚未有效納入管理工作范疇。另外,在一些管理人員看來,文書檔案管理工作就是進(jìn)行文件資料的收集與保存,不顧文件信息的價(jià)值。也就是說,文書檔案管理工作存在認(rèn)識(shí)不足、重視不夠的問題。
1.2缺少規(guī)范的文書檔案管理制度
由于缺乏規(guī)范的文書檔案管理制度,很多事業(yè)單位的文書檔案放置在行政辦公室的檔案室里,但是,一般情況下行政辦公室的工作人員工作任務(wù)過于繁重,根本沒有時(shí)間將其他文書檔案進(jìn)行整理、分類并歸檔。而且,有些辦公室人員沒有及時(shí)將用完的文件進(jìn)行歸檔,有時(shí)甚至?xí)?dǎo)致文件的丟失。因此,為了提高辦公室文書檔案管理的效率,單位領(lǐng)導(dǎo)要不斷規(guī)范文書檔案管理制度,讓單位的檔案管理工作人員都重視對(duì)文書檔案的管理工作,并不斷提高文書檔案的利用率,讓單位的文書檔案管理跟上時(shí)代發(fā)展的步伐,進(jìn)一步促進(jìn)文書檔案管理的規(guī)范化。
1.3文書檔案管理模式滯后,制約管理效率的提升
基于當(dāng)前辦公室文書檔案管理工作,深受落后觀念的制約,加之整個(gè)專業(yè)素質(zhì)的落后,檔案管理模式仍以手工方式為主,忽視業(yè)務(wù)類型的差異,尚未認(rèn)識(shí)到歸檔時(shí)間與文書類型在篩選組卷中的影響。社會(huì)的不斷進(jìn)步加快文書檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程,尤其是依托先進(jìn)的信息技術(shù),電子化檔案管理成為趨勢(shì)。在這種情況下,如果文書檔案管理模式仍停滯不前,采取落實(shí)的傳統(tǒng)模式,管理效率無法提升,文書檔案管理質(zhì)量很難得到保障,勢(shì)必影響信息資源的可靠性,阻礙檔案利用效率的提升,制約檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn),很難有效服務(wù)于辦公室以及單位的發(fā)展。
2.不斷提升辦公室文書檔案管理水平的策略
2.1加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè),明確檔案人員的職責(zé)
事業(yè)單位日常工作中各部門的職責(zé)繁多,涉及面較廣,事業(yè)單位檔案涵蓋了文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、電子聲像檔案以及實(shí)物等各類檔案,其中還有設(shè)備檔案、科研檔案、基建檔案等。事業(yè)單位做好辦公室檔案管理工作需要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度,使檔案管理能夠有據(jù)可行,有章可依,在制度上保證事業(yè)單位檔案工作程序化、規(guī)范化。在檔案的保管中,管理人員要保證檔案資源的安全性和完整性,使檔案資源發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。
2.2定期清理過期文檔
辦公室文檔中存在很多過期失效的普通文檔,這些文檔在剛產(chǎn)生的時(shí)候還有著一定的效用,不過時(shí)間一長(zhǎng)便會(huì)變成廢紙,如果一直保存這些文檔,不僅會(huì)占用大量空間,而且還會(huì)浪費(fèi)有限的辦公資源,極易和其他文件搞混淆,給借閱和查找?guī)砗艽蟮穆闊?。所以,定期清理過期的失效文檔非常有必要,能夠有效提升辦公室文檔管理效率。針對(duì)這些過期的普通文檔,如果是電子文檔,可以結(jié)合具體情況直接刪除,又或者是進(jìn)行壓縮儲(chǔ)存;如果是紙質(zhì)文檔,則可以作為環(huán)保紙循環(huán)應(yīng)用。就重要文檔來說,雖然其具備期限長(zhǎng)、價(jià)值高等特征,不過依舊會(huì)出現(xiàn)過期失效的情況。而且如果一直保存已經(jīng)失效的重要文檔,會(huì)衍生潛在性的風(fēng)險(xiǎn),所以及時(shí)清理意義重大。在重要文檔清理過程中,應(yīng)該先上報(bào)單位主要領(lǐng)導(dǎo),經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批之后,在分管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督下進(jìn)行銷毀或刪除。
2.3把信息技術(shù)運(yùn)用在文書檔案管理工作中去
隨著科技的日新月異,信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于辦公室文書檔案管理領(lǐng)域。在信息化環(huán)境下,文書的整理、分類與歸檔,都將在信息化影響下變得更加規(guī)范,當(dāng)然,在文書歸檔的同時(shí),也需著重考慮前期的文書處理工作和后期的歸檔工作,這對(duì)于資源的共享是極其有利的。因此,通過計(jì)算機(jī)對(duì)辦公室文書檔案進(jìn)行管理,能有效地實(shí)現(xiàn)文書處理與檔案管理的效率,還能提高檔案管理工作的安全性。通過將信息技術(shù)與文書檔案管理兩者之間相互融合,可以有效提升文書檔案管理工作的效率,在此期間,要求工作人員同時(shí)掌握辦公室文書檔案管理技術(shù)以及信息技術(shù)兩個(gè)方面,并且可以將兩者充分融合。在進(jìn)行檔案存放期間,首先需要將文書檔案信息錄入計(jì)算機(jī)中,隨后按照分類將文書檔案進(jìn)行保存。若是后續(xù)需要調(diào)取文書檔案,不需要像之前那般查找,只需要通過計(jì)算機(jī),將文書檔案信息輸入計(jì)算機(jī)中,就可以在短時(shí)間內(nèi)獲取文書檔案的詳細(xì)信息。因此,要發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì),實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的一體化,需要將信息技術(shù)以及文書檔案管理工作兩者之間相互融合。
2.4引進(jìn)專業(yè)高素質(zhì)的檔案管理人才
在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代,文書檔案管理工作需要懂得互聯(lián)網(wǎng)電子信息技術(shù)的人才擔(dān)任,必須具備專業(yè)的業(yè)務(wù)能力和知識(shí),懂得文書檔案管理理論、方法以及技巧。首先,構(gòu)建高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì),引進(jìn)專業(yè)化高素質(zhì)的檔案管理人才,應(yīng)該具備現(xiàn)代化管理理論,具有互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)能力。其次,對(duì)現(xiàn)有管理人員實(shí)施培養(yǎng),幫助他們學(xué)習(xí)新理念和新技術(shù),掌握現(xiàn)代化的互聯(lián)網(wǎng)管理技術(shù)。
2.5將文書檔案工作納入整體管理工作范疇,強(qiáng)化重視度的提升
為了有效落實(shí)辦公室文書檔案管理工作,要增強(qiáng)重視度,將其作為辦公室管理的重要內(nèi)容,納入規(guī)劃范疇,尤其關(guān)注其全局性發(fā)展,積極改變思路,對(duì)文書檔案工作進(jìn)行有效的規(guī)劃與部署。在工作開展過程中,要重視落實(shí)監(jiān)督工作,及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中的問題,有針對(duì)性地進(jìn)行指出與調(diào)整,推廣先進(jìn)工作模式與工作方法,提升文書檔案管理工作在全員范圍內(nèi)的重視度。
2.6強(qiáng)化辦公室檔案管理的保密工作
檔案管理人員在對(duì)辦公室文書檔案進(jìn)行存儲(chǔ)以及保存的同時(shí),務(wù)必按照我國(guó)相關(guān)的檔案管理制度規(guī)定,對(duì)事業(yè)單位重要文書檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密,管理人員不得私自進(jìn)行復(fù)制、抄錄以及拍攝。檔案管理人員在確定檔案保密級(jí)別的同時(shí),需要根據(jù)檔案文書的具體利用對(duì)象,對(duì)文書檔案的實(shí)際保密時(shí)間和保密范圍進(jìn)行規(guī)范,與此同時(shí),管理人員需要根據(jù)文書檔案的不同保密級(jí)別依次分類處理,這樣有助于確保檔案的安全。
3.結(jié)語
總而言之,辦公室文書檔案管理工作是單位管理工作中的重要環(huán)節(jié)。因此,辦公室工作人員要意識(shí)到文書檔案管理工作的重要性,并且采取一定的措施,不斷提高辦公室文書檔案管理水平,使得文書檔案管理工作不斷規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,為單位的建設(shè)貢獻(xiàn)力量。
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