基層檔案管理問題及措施

張桂琴

【摘要】現(xiàn)階段傳統(tǒng)手工的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)今時代快速發(fā)展的步伐，在這種時代背景下，如何適應(yīng)時代特征，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作，更好地發(fā)揮檔案工作的管理、服務(wù)、開發(fā)利用功能，助推經(jīng)濟(jì)發(fā)展，推動檔案管理創(chuàng)新顯得尤為迫切，實現(xiàn)檔案管理與科技的高度融合。諸多問題的存在制約著檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)階段;問題;措施

一、單位基本情況

中陜核工業(yè)集團(tuán)二一一大隊有限公司創(chuàng)建于1956年5月6日，隸屬于中陜核工業(yè)集團(tuán)公司。公司總部位于西安市浐灞生態(tài)區(qū)，毗鄰西安世園會，是一支從事鈾及多金屬礦地質(zhì)勘查、礦業(yè)開發(fā)、工程施工、加工貿(mào)易、地礦企業(yè)文化傳播等為一體的“礦業(yè)+綜合”隊伍，公司檔案室1998年10月獲得中國核工業(yè)總公司“科技事業(yè)單位檔案管理”證書，2006年12月獲得陜西省檔案局檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)證AA級單位認(rèn)證。公司截至2019年3月底在崗人員217人，內(nèi)退284人，待崗52人，離退休850人。

（一）機(jī)構(gòu)設(shè)置：十個職能部門包括：黨委工作部、行政工作部、工會工作部、經(jīng)營管理部、人力資源部、資產(chǎn)財務(wù)部、礦業(yè)開發(fā)部、安防環(huán)保部、紀(jì)檢法規(guī)部、審計工作部。

（二）十個經(jīng)營實體：中陜核礦業(yè)開發(fā)有限公司、陜西龐家河金礦有限公司、陜西陜核文化產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司、新疆分公司、青海分公司、礦產(chǎn)勘查院、環(huán)境工程院、地質(zhì)礦產(chǎn)研究中心、金融貿(mào)易中心。

（三）兩個辦事處：西藏辦事處、內(nèi)蒙古辦事處。

（四）三個獨立部門：車輛管理中心、置業(yè)服務(wù)管理有限公司、離退休管理中心。

（五）公司經(jīng)營范圍：涉及區(qū)域地質(zhì)調(diào)查、液體礦產(chǎn)勘查、固體礦產(chǎn)勘查、水文地質(zhì)、工程地質(zhì)、環(huán)境地質(zhì)調(diào)查、地球物理勘查、地球化學(xué)勘查、地質(zhì)鉆探施工、地質(zhì)資料收集分析及地質(zhì)技術(shù)研究推廣應(yīng)用、地質(zhì)災(zāi)害治理、地質(zhì)技術(shù)咨詢和服務(wù)、圖形圖像制作、礦業(yè)開發(fā)、測繪工程、物業(yè)管理，環(huán)保工程設(shè)計、施工;礦產(chǎn)品加工、銷售;普通貨物運輸（危險品除外）等諸多領(lǐng)域。

二、檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置情況

檔案室設(shè)在地質(zhì)礦產(chǎn)研究中心，公司配備專職檔案管理員1名。檔案室總建筑面積230m2，檔案庫房面積200m2，辦公面積30m2 。

檔案庫房設(shè)備配置包括：空調(diào)兩臺，4個紅外線攝像頭，12個煙感器，高清攝像頭1個。文書檔案柜：大鐵皮柜5個，小鐵皮柜5組（一組5個）;會計檔案柜：20組（一組5個）;復(fù)制本科技檔案柜：大鐵皮柜5個，小鐵皮柜14組（一組5個）;原本科技檔案柜：大鐵皮柜14個，小鐵皮柜14組（一組5個）;原214檔案專柜：5組（一組5個）;照片檔案柜1個;底圖柜2組;光盤柜2個;實物檔案柜2個。

檔案辦公室設(shè)備：臺式電腦2臺，筆記本電腦1臺，打印機(jī)1臺，空調(diào)1臺，碎紙機(jī)1臺。

三、檔案管理情況

（一）制度建設(shè)。為了規(guī)范檔案管理，2015年2月修訂并印發(fā)《關(guān)于印發(fā)文件材料歸檔范圍和保管期限表的通知》（隊發(fā)〔2015〕10號）及檔案室分類方案。嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)整理歸檔和保存文件，國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)齊全有效。崗位職責(zé)健全：檔案室管理制度、檔案庫房管理制度、檔案室保密制度、科技檔案管理、文書（會計）檔案管理、圖書管理崗位職責(zé)，科技檔案、資料、文書（會計）檔案借閱制度、檔案管理突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案等。

（二）檔案分類及數(shù)量。檔案室室藏檔案分為六大類：1.文書檔案、科技檔案、會計檔案、專門檔案（照片檔案、聲像檔案）、實物檔案、印章檔案。2.財務(wù)檔案：截至2016年底合計5159盒（套）。3.文書檔案：2000年前913卷，2000年后7367件（截至2018年12月）。4.科技檔案：原本檔案1161盒，成果檔案877盒。5.基建檔案：截至2018年154盒/卷。6.聲像檔案：15盒213張。7.實物檔案：93件。

（三）檔案安全保密管理。檔案室安全設(shè)施：消防器材、滅火器、攝像頭、煙感器、防盜門窗等配備齊全，安全有效。嚴(yán)格按照檔案“十防”要求防火、防光、防蟲（防鼠）、防盜、防水、防潮、防強(qiáng)光、防塵、防磁、防有害氣體，檔案保管狀態(tài)良好，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，嚴(yán)格執(zhí)行《保密法》《檔案法》及各類規(guī)章制度，遵守保密紀(jì)律，明確保密職責(zé)，維護(hù)檔案的安全完整，嚴(yán)格按照“上網(wǎng)不涉密、涉密不上網(wǎng)”的原則辦事，無失泄密事件發(fā)生。

（四）保持庫房的整潔衛(wèi)生、檔案案卷排列有序。檔案庫房標(biāo)準(zhǔn)濕度控制在14～24℃，相對濕度控制在50～65%，每天堅持測量庫房濕度與濕度登記并做好調(diào)控工作。定期檢查水、電、門、窗、攝像頭工作狀態(tài)、檔案保管情況，并做好記錄，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命，檔案案卷排列有序，方便查找。

（五）檔案管理費用投入。為了促進(jìn)技術(shù)人員知識更新，公司每年都訂閱一些圖書資料，近三年訂閱的雜志如下：2017年2956元，2018年3028元，2019年4423元。購買檔案裝具、檔案盒、驅(qū)蟲藥、檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)等費用。

四、檔案信息化情況

檔案信息化建設(shè)主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、人才隊伍建設(shè)。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。相對來說還比較薄弱，只有建立先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

（二）檔案信息資源建設(shè)。1.檔案室建立了文書檔案管理系統(tǒng)，可以按關(guān)鍵字（詞）、文件名稱、標(biāo)題等快速查閱相關(guān)文件，公司上行和下行文件可以做到數(shù)字化全文鏈接。2.建立科技檔案查詢系統(tǒng)，可以做到目錄查詢、案卷標(biāo)題、內(nèi)容摘要查詢，可以對數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)統(tǒng)計、維護(hù)、快速查找等功能。3.建立地質(zhì)鉆孔數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)，已錄入原始鉆孔資料信息533條，在今后還將繼續(xù)錄入鉆孔資料。4.加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，以室藏檔案為中心開發(fā)數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設(shè)，這也是一項長期的工作。5.加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識、存儲、網(wǎng)上傳輸?shù)确矫妫贫?biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實施。6.加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵，不僅需要檔案專業(yè)人才、計算機(jī)專業(yè)人才，更需要既熟悉檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

五、近三年檔案資料使用和開發(fā)利用情況

（一）檔案利用情況。詳見如下表格：

（二）檔案開發(fā)利用情況。公司近幾年在檔案開發(fā)利用方面做了很多工作，尤其在鄂爾多斯整裝勘查區(qū)取得了較好的地質(zhì)找礦成果，提高了社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，重點工作區(qū)雙龍地區(qū)找礦成果顯著，使老舊地質(zhì)資料煥發(fā)了新生，使地質(zhì)資料轉(zhuǎn)化成了生產(chǎn)力，實現(xiàn)社會價值和遠(yuǎn)景預(yù)測雙豐收。通過檔案信息資源的開發(fā)利用，企業(yè)能獲得更大的發(fā)展，從而促進(jìn)檔案信息的開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源與現(xiàn)代化企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

六、存在的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視有待加強(qiáng)。檔案資料是單位寶貴的資源，一個單位的檔案管理水平和領(lǐng)導(dǎo)的重視程度緊密相關(guān)，建立有效的管理網(wǎng)格和機(jī)構(gòu)，有一批有專業(yè)知識、專業(yè)技能、有責(zé)任心、有使命感的人管理和收集檔案，對一個單位的檔案工作至關(guān)重要。

（二）資料收集不夠完善。檔案管理要建立一個有效的網(wǎng)絡(luò)體系，每個部門、各個項目都要配備專（兼）職檔案人員，尤其是基建項目、科研項目等從項目的前期工作到結(jié)束收尾工作都要有相關(guān)的資料、圖像、影像資料等，才能確保資料收集齊全，這都是單位重要的一種信息資源。

（三）“三分開”制度落實不到位。檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但要相對集中，便于管理。現(xiàn)在做到“兩分開”，閱覽室還沒有建立。

（四）“三納入”“四參加”制度還不夠完善。檔案工作是單位重要的組成部分，主要領(lǐng)導(dǎo)要落實“三納入”制度，把工作納入工作計劃、議事日程、崗位責(zé)任中?！八膮⒓印敝贫纫?，有關(guān)會議，工程項目建設(shè)、科研、設(shè)備安裝、調(diào)度等業(yè)務(wù)活動要有專（兼）職檔案人員參加;科技項目的鑒定、基建、設(shè)備、科研成果驗收活動要有檔案專職人員參加。檔案人員參加以上活動帶回的圖片資料，必須及時登記和整理，分類立卷歸檔。

（五）人才培養(yǎng)亟待加強(qiáng)。人才培養(yǎng)是一個永久的話題，每個單位要想長期、有序、可持續(xù)發(fā)展，就必須有一批專業(yè)人才從事專業(yè)的工作，加強(qiáng)崗位培訓(xùn)，更新知識、更新觀念，與時俱進(jìn)才能不斷發(fā)展。

（六）信息化開發(fā)利用有待加強(qiáng)。信息的開發(fā)利用是檔案室重要的一項工作，要不斷加強(qiáng)這方面的工作，更好地服務(wù)公司的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

七、未來三年檔案工作計劃

1.建立有效且相對穩(wěn)定的檔案管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)。2.加強(qiáng)檔案專業(yè)隊伍的建設(shè)，培養(yǎng)一批年青、有責(zé)任心、有知識、有能力的專業(yè)檔案人才隊伍。3.健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作水平。4.繼續(xù)做好中國核工業(yè)地質(zhì)局、集團(tuán)公司下達(dá)的檔案專項任務(wù)。5.確保承擔(dān)的西北地區(qū)軍工鈾礦地質(zhì)勘探設(shè)施“十二五（二期）”退役整治項目檔案專項驗收順利通過。6.及時開展集團(tuán)公司下達(dá)的龐家河技改項目檔案驗收。7.夯實檔案基礎(chǔ)管理，提升檔案從業(yè)人員業(yè)務(wù)水平。8.探索推進(jìn)檔案信息化建設(shè)上臺階，建立快速、方便、有效的查詢系統(tǒng)，初步達(dá)成本單位信息資源的共享。9.加強(qiáng)管理確保檔案實體和檔案信息的絕對安全，堅決杜絕失泄密事件的發(fā)生。

通過調(diào)研，對檔案管理的整體情況有了全面的了解，檔案管理應(yīng)該樹立現(xiàn)代化檔案管理理念，創(chuàng)新管理方法，建立健全檔案管理有效機(jī)制，注重培養(yǎng)和提升專（兼）職檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不斷提高檔案管理的信息化水平，不斷完善檔案室的日常管理工作，為公司的發(fā)展作貢獻(xiàn)。