行政事務(wù)輔助性工作經(jīng)驗分析

賴瑞龍

摘要：行政事務(wù)工作是一個古老的職業(yè)和工作門類，近年來為了適應(yīng)各行業(yè)的需要，行業(yè)行政事務(wù)人員的門類越來越多，工作分工也越來越細，輔助性工作是行政事務(wù)工作最重要的特點，行政事務(wù)工作的主要內(nèi)容就是輔助領(lǐng)導(dǎo)完成工作，輔助性對于領(lǐng)導(dǎo)來說非常重要，因此，輔助性工作做好了，領(lǐng)導(dǎo)就能作出正確的管理和決策。

關(guān)鍵詞：行政事務(wù);輔助性工作;經(jīng)驗

從事行政事務(wù)工作30多年來，相處過很多領(lǐng)導(dǎo)，碰到過不少意想不到的事件，處理好許多日常工作中繁瑣的事務(wù)，也為領(lǐng)導(dǎo)提供了一些的合理化建議。至目前為止，我認為，輔助性工作是行政事務(wù)工作最重要的特點，行政事務(wù)人員在日常工作中主要是輔助領(lǐng)導(dǎo)完成工作，輔助領(lǐng)導(dǎo)工作一定要及時、主動、周密，還要充當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“手足”和“耳目”，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。領(lǐng)導(dǎo)由于不可能把握全部相關(guān)知識，精力也不可能花在所有的事務(wù)性工作上，決策和管理也不可能完美無缺。因此，就需要行政事務(wù)人員來輔助決策，提供相關(guān)建議，讓領(lǐng)導(dǎo)的決策更精準，輔助領(lǐng)導(dǎo)完成工作。

一、要有必要的專業(yè)知識和工作技巧。

專與廣。行政事務(wù)工作沒有盲區(qū)，只要領(lǐng)導(dǎo)工作有可能涉及的領(lǐng)域，行政事務(wù)人員就不能說“不”（行政工作內(nèi)容如圖1）。比如，作為一名分管工業(yè)經(jīng)濟的政府領(lǐng)導(dǎo)人的行政事務(wù)人員，首先要具備作為行政事務(wù)人員的一些基本素質(zhì)，如語言文字表達能力、辦事能力、應(yīng)變能力、心理調(diào)適能力、洞察能力、文電處理能力、會務(wù)接待能力等等。其次，要熟悉工業(yè)經(jīng)濟、市場經(jīng)濟以及從國家到地方的相關(guān)政策法規(guī)、本地區(qū)經(jīng)濟運行狀況等方面的知識，不能句句是“外行話”。再次，要對除此以外的政治、歷史等其他領(lǐng)導(dǎo)工作可能涉及的領(lǐng)域有所了解。因此，行政事務(wù)人員必須是多面手，不僅要對其他相關(guān)方面的知識有所了解，而且要做到專與廣相結(jié)合，只專不廣或只廣不專都難以勝任行政事務(wù)工作。

前與后。行政事務(wù)人員的主要職責(zé)是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。為此，要做到前與后的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。所謂前，就是對與領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)的工作要超前考慮、提前完成，留有一定的提前量。這其中包括兩方面含義：一是領(lǐng)導(dǎo)布置的工作要趕在領(lǐng)導(dǎo)規(guī)定的時間之前完成，以給領(lǐng)導(dǎo)一個緩沖的時間;二是領(lǐng)導(dǎo)尚未布置但根據(jù)自已判即將要開展的工作，要超前謀劃，想在領(lǐng)導(dǎo)前面，走在領(lǐng)導(dǎo)前面。所謂后，就是完成工作之后，對前面的工作進行回顧總結(jié)，對做的不夠好的或不到位的工作，要進行補缺補漏，好的要記在心里保留下來，做到前后協(xié)調(diào)一致，有始有終。

內(nèi)與外。由于行政事務(wù)人員往往跟領(lǐng)導(dǎo)走得很近，在許多方面直接參與領(lǐng)導(dǎo)決策，所以，行政事務(wù)人員在公共場合活動時要注意內(nèi)外有別、把握分寸，對什么該說、什么不該說，必須心中有數(shù)，不能為了嘩從取寵、一時興趣而口無遮攔。否則，不僅會泄露一些工作秘密，而且還可能損害領(lǐng)導(dǎo)者的形象，于工作、于已都不利。

二、要有較高素質(zhì)修養(yǎng)和必備的自身能力。

樹立良好的職業(yè)形象、高尚的職業(yè)道德。行政事務(wù)人員的職業(yè)比較特殊，必須忠于職守，敬業(yè)愛崗，忠于自己的單位，忠于自己的上級，忠于自己的工作，認真負責(zé)一絲不茍，充分發(fā)揮自己的聰明才智，進而做好工作。由于行政事務(wù)人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊的機會多，接觸的機密文件多，因而要嚴守機密，不該說的不說，不該知道的不問，不該看的不看。同時，作為行政事務(wù)人員，還必須恪守信用，嚴謹細致，接受各項任務(wù)，不但要按期完成，還必須時時刻刻、時時處處堅持認真細致的原則，做到面對千頭萬緒的工作不錯辦、不漏辦、不誤辦，對領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項，不論多少都務(wù)必分清輕重緩急，認真細致去辦理，然后做到事事有回音、件件有著落

理順與領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門及人員的關(guān)系?？偟脑瓌t是以事業(yè)為重，從工作出發(fā)，從領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的地位出發(fā)，對正職和副職領(lǐng)導(dǎo)的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、協(xié)助，盡力維護領(lǐng)導(dǎo)班子的團結(jié)和威信，不能從感情出發(fā)、看人行事;更不能當(dāng)甲領(lǐng)導(dǎo)面吹捧乙領(lǐng)導(dǎo)，要始終與多位領(lǐng)導(dǎo)保持經(jīng)得起考驗的革命同志式的純潔、真誠的友誼。同時，行政事務(wù)人員辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦事項時，一定要注意態(tài)度和藹，盡量與有關(guān)部門和人員平等協(xié)商，既要轉(zhuǎn)達領(lǐng)導(dǎo)的意圖，又要尊重各部門和有關(guān)人員的意見。既要把事情辦成，又要給有關(guān)部門和人員留一個好印象。千萬不要打著領(lǐng)導(dǎo)的旗號，發(fā)號施令，為所欲為。

當(dāng)好參謀和助手。作為領(lǐng)導(dǎo)工作的參謀和助手，應(yīng)當(dāng)嚴格按照領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖辦事，主動做好準備工作，主動思考，離開領(lǐng)導(dǎo)自行其是，別出心裁，都是職業(yè)道德所不允許的。個人的積極性、創(chuàng)造性只能在服從領(lǐng)導(dǎo)的前提下發(fā)揮，更多地限于建議、獻策等方面。其中特別要注意，不能用個人不成熟的想法甚至情緒化的意見，去影響和干擾領(lǐng)導(dǎo)的工作及決策。當(dāng)好參謀，就是要發(fā)揮參謀作用，為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻策。在日常事務(wù)中，捕捉有價值的信息，提供給領(lǐng)導(dǎo)，從而優(yōu)化領(lǐng)導(dǎo)的工作。在領(lǐng)導(dǎo)決策民主化、科學(xué)化的今天，行政事務(wù)人員尤其要改變以往辦事即是稱職的舊觀念，要提高參謀意識的能力，明確不能出謀獻策者就不是好的行政事務(wù)人員的新觀念。在日常工作中，要善于將領(lǐng)導(dǎo)的決策內(nèi)容、實施方案和一個時期的中心工作進行分解、立項，明確先做什么、后做什么和怎樣做的措施等，按計劃列出明細運行圖。行政事務(wù)工作的全部成果，往往以其服務(wù)的機構(gòu)、群體或領(lǐng)導(dǎo)人的名義出現(xiàn)。因些，行政事務(wù)人員應(yīng)任勞任怨，不計得失，牢固樹立服務(wù)觀念，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為機關(guān)服務(wù)，為社會服務(wù)。

要富有主動性和創(chuàng)新意識而不越位越軌。行政事務(wù)都以領(lǐng)導(dǎo)工作為軸心，進行上下、左右、前后同步運行的輔助性工作。輔助性決定了行政事務(wù)工作的被動性。從六個方面變被動為主動，要看行政事務(wù)人員的工作藝術(shù)。一是爭取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握全局性工作;二是爭取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握一個時期的中心工作，能夠分清工作的輕重緩急;三是研究領(lǐng)導(dǎo)工作的思路，分析領(lǐng)導(dǎo)的意圖，并加以理解、完善和落實，四是主動為領(lǐng)導(dǎo)將要進行的工作作好準備，主動思考，捕捉有價值的信息，提供給領(lǐng)導(dǎo)。五是勇于創(chuàng)新，不空談、重實干，不斷提出新問題，走出新路子。六是積累和儲存有關(guān)工作資料，該記住的要記熟，該保存的要保存。同時，行政事務(wù)人員必須擺正自已的位置，言談一定要謹慎。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)允許，行政事務(wù)人員對任何問題都無權(quán)表態(tài)，更不能信口開河，隨意許愿;領(lǐng)導(dǎo)對某些問題的不成熟看法和尚未形成的決定，行政事務(wù)人員不得隨意透露。

服從而不盲從附和。行政事務(wù)工作是上情下達、下情上報的樞紐，有調(diào)度、協(xié)調(diào)、綜合加工的作用。行政事務(wù)人員處在這樣一個重要位置，就得和領(lǐng)導(dǎo)拉一套馬車，按領(lǐng)導(dǎo)者的意圖前進。但是，服從并不等于盲從和不加分析的附和。“分析”有兩層意思：一是從分析中加深理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，增強執(zhí)行的信心;二是從分析中拾遺補缺，起進一步完善的作用。按領(lǐng)導(dǎo)的意見辦事，也必須堅持原則，按章辦事，決不能超越原則，要執(zhí)行正確的意見，對一些不正確的違法亂紀、以權(quán)謀私的點子或行為，不僅不能辦，還要堅決抵制和反對，千萬不要好心辦壞事，給領(lǐng)導(dǎo)幫倒忙。

三、要有良好的人際關(guān)系、端莊得體的儀容儀表和任勞任怨的服務(wù)意識。

行政事務(wù)人員每天都要和領(lǐng)導(dǎo)、同事、外單位領(lǐng)導(dǎo)干部等接觸和打交道，因此必須樂業(yè)敬群，以優(yōu)雅的舉止談吐和高素質(zhì)的涵養(yǎng)創(chuàng)造良好的人際關(guān)系，人際關(guān)系搞好了工作開展起來就順利，從這個意義上說，行政事務(wù)人員應(yīng)當(dāng)是一位出色的公關(guān)人員。

在一些單位里，行政事務(wù)人員還兼做接待員。外單位領(lǐng)導(dǎo)往往是通過行政事務(wù)人員的接待獲得單位的第一印象。因此其服飾、打扮、行為舉止直接關(guān)系到單位的形象。即使不做接待員，行政事務(wù)人員也不可避免地要同單位內(nèi)外各種人接觸，為此個人形象十分重要。衣著整潔、得體、。儀態(tài)要自然大方，態(tài)度和藹，時時處處表現(xiàn)出文雅的談吐和風(fēng)度。

在行政事務(wù)這個崗位上，大多是一些瑣碎重復(fù)的工作，因而行政事務(wù)人員在工作中遇到的挫折主要表現(xiàn)為，與領(lǐng)導(dǎo)溝通不好，或領(lǐng)導(dǎo)給的某份工作感覺吃力難以勝任，或?qū)Μ嵥橹貜?fù)的工作感到怨煩;或與領(lǐng)導(dǎo)發(fā)生爭執(zhí)等情感方面。因此，遇到挫折時應(yīng)進行冷靜分析，從客觀、主觀、目標、環(huán)境、條件等方面，找出受挫的原因，采取有效的補救措施。樹立一個辨證的挫折觀，調(diào)整心態(tài)，擺正位置，要謙虛，多學(xué)習(xí)，提升個人素養(yǎng)，耐心細致做好工作。經(jīng)常保持自信、樂觀和健康的態(tài)度，要認識到正是挫折和教訓(xùn)才使我們變得聰明和成熟，正是失敗本身才最終造就了成功。

總之，做好輔助性工作，就要有必要的專業(yè)知識和工作技巧、較高的素質(zhì)修養(yǎng)和必備的自身能力以及良好的人際關(guān)系、端莊得體的儀容儀表和任勞任怨的服務(wù)意識，在工作中與同事建立融洽的協(xié)作關(guān)系，增強同事之間的信任感和認同感，與大家和諧相處，只有這樣，才能把輔助性工作做好，為機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為機關(guān)服務(wù)，為社會服務(wù)，真正成為一名合格的行政事務(wù)人員。