夏美玉(中海石油(中國(guó))有限公司深圳分公司，廣東 深圳 518000)

0 引言

OA(Office Automation)辦公系統(tǒng)自20 世紀(jì)70 年代發(fā)展至今已更新?lián)Q代多次，隨著智能互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，OA系統(tǒng)已實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公功能。本文主要闡述中海油某工程項(xiàng)目組(甲方)在原有辦公系統(tǒng)基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)界面管理模塊的功能設(shè)計(jì)理念及初步應(yīng)用情況，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目各參與方的同平臺(tái)協(xié)同管理模式，進(jìn)一步提升工作效率、規(guī)范組織過(guò)程資產(chǎn)積累，推進(jìn)工程項(xiàng)目科學(xué)化管理進(jìn)程[1]。

1 系統(tǒng)開(kāi)發(fā)背景

目前，中海石油工程項(xiàng)目的界面管理多采用傳統(tǒng)方式，主要依靠專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員及EXCEL表格進(jìn)行跟蹤管理，這種碎片化的管理方式存在易錯(cuò)漏、難追溯等諸多問(wèn)題。少數(shù)大型項(xiàng)目引入外部管理軟件或平臺(tái)協(xié)助管理，由于適應(yīng)性差等原因仍存在效率不高、兼容性低等情況。所以，建立適應(yīng)自身管理特點(diǎn)和功能需求的辦公系統(tǒng)是提升界面管理水平的重要措施之一。

“EDIS-PIP(project information plant)平臺(tái)”于2007年開(kāi)發(fā)應(yīng)用至今，已在中海油各工程項(xiàng)目組廣泛應(yīng)用。現(xiàn)階段該平臺(tái)主要包括收發(fā)文管理、工作督辦、信息統(tǒng)計(jì)及文件存儲(chǔ)等功能。考慮資源統(tǒng)籌、系統(tǒng)兼容、適應(yīng)性及操作便利性等因素，在該平臺(tái)基礎(chǔ)上搭建界面管理辦公模塊是最優(yōu)選項(xiàng)。于是，中海油某工程項(xiàng)目組于2020年初開(kāi)始推進(jìn)界面管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)及開(kāi)發(fā)工作。

2 功能設(shè)計(jì)

鑒于前述情況，界面管理系統(tǒng)搭建工作直接采用分析法推進(jìn)，即根據(jù)組織架構(gòu)特點(diǎn)和實(shí)際工作需求設(shè)計(jì)功能模塊，同時(shí)結(jié)合多方協(xié)同辦公機(jī)制[2]。

2.1 設(shè)計(jì)原則

系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則首先要滿足國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)要求；其次是網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)須滿足數(shù)據(jù)安全要求；再次是實(shí)用性和便利性要求；最后是利于組織過(guò)程資產(chǎn)的有效積累。

2.2 功能分區(qū)

系統(tǒng)功能分區(qū)主要包括“我的界面”“界面流程”“所有界面”“基本設(shè)置”“會(huì)簽文檔列表”五個(gè)部分?！拔业慕缑妗敝饕@示用戶個(gè)人發(fā)起或處理的界面信息列表；“界面流程”是新界面發(fā)起審批的流程區(qū)塊，發(fā)起人可以來(lái)自項(xiàng)目各參與方；“所有界面”是已識(shí)別界面的過(guò)程管理區(qū)塊；“基本設(shè)置”和“會(huì)簽文件列表”是輔助區(qū)塊。

2.3 界面分類(lèi)及要素

工程管理界面沿用已有的分析結(jié)論可主要分為“組織間”“合同間”“實(shí)體間”三類(lèi)，“實(shí)體間”界面可進(jìn)一步定義為“設(shè)施、設(shè)備、系統(tǒng)間”界面。在三大分類(lèi)基礎(chǔ)上可根據(jù)需要按項(xiàng)目階段(設(shè)計(jì)、建造等)、技術(shù)專(zhuān)業(yè)(結(jié)構(gòu)、工藝等)及設(shè)施設(shè)備(導(dǎo)管架、發(fā)電機(jī)等)繼續(xù)分類(lèi)細(xì)化。根據(jù)現(xiàn)行項(xiàng)目特點(diǎn)，界面也可以根據(jù)性質(zhì)分為參數(shù)/信息需求、工作范圍劃分、采購(gòu)范圍劃分三類(lèi)。在辦公系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)中，可根據(jù)實(shí)際需求靈活進(jìn)行分類(lèi)調(diào)整和頁(yè)面設(shè)置，以達(dá)到邏輯清晰和操作便捷的目的。

本界面辦公模塊開(kāi)發(fā)采用頁(yè)面左側(cè)樹(shù)狀結(jié)構(gòu)分類(lèi)顯示方式，如圖1所示。

為有效實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)篩選、分類(lèi)管理等功能，單個(gè)界面要素需盡可能全面和充分。本系統(tǒng)將單個(gè)界面所有要素分區(qū)顯示，第一區(qū)為“關(guān)鍵信息”；第二區(qū)為“補(bǔ)充信息”；第三區(qū)為“完善信息”；第四區(qū)為“輔助信息”，如圖2所示。

圖1 界面分類(lèi)樹(shù)狀圖例

圖2 界面要素圖例

2.4 功能介紹

目前市面上的界面管理軟件或平臺(tái)為了保障數(shù)據(jù)安全和避免信息混亂，在公司外部單位訪問(wèn)權(quán)限上限制頗多，較難全面實(shí)現(xiàn)各方的協(xié)同管理。本系統(tǒng)與外部承包商實(shí)行用戶數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理，設(shè)置中間服務(wù)器，在訪問(wèn)、修改、審批等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行權(quán)限細(xì)化，針對(duì)性滿足不同用戶的工作需求，實(shí)現(xiàn)不同時(shí)區(qū)、不同地域用戶的同平臺(tái)協(xié)作。

系統(tǒng)兩大主要功能為新界面發(fā)起審批和已識(shí)別界面過(guò)程管理，如圖3所示。新界面流程可實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)線上技術(shù)交流和選擇性分級(jí)審批等功能，且所有操作過(guò)程可追溯，意見(jiàn)統(tǒng)一形成界面信息后轉(zhuǎn)到過(guò)程管理區(qū)塊，所有確定的界面信息實(shí)施線下專(zhuān)崗統(tǒng)一分批會(huì)簽機(jī)制，相當(dāng)于簡(jiǎn)化了常規(guī)TQ(技術(shù)澄清)的往返發(fā)送流程；過(guò)程管理區(qū)塊主要實(shí)現(xiàn)從界面識(shí)別到工作完成的全過(guò)程跟蹤管理。

2.5 系統(tǒng)特點(diǎn)

基于網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)秉承了計(jì)算機(jī)支持的協(xié)同工作概念，具備開(kāi)放性、協(xié)同性、可追溯性、智能性等特點(diǎn)。開(kāi)放性指的是可實(shí)現(xiàn)不同區(qū)塊的優(yōu)化升級(jí)，不影響其他區(qū)塊正常工作。協(xié)同性指在工作流程中可以實(shí)現(xiàn)多用戶同平臺(tái)實(shí)時(shí)處理?？勺匪菪詣t實(shí)現(xiàn)了所有用戶處理動(dòng)作的系統(tǒng)全紀(jì)錄。智能性的意思是數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、管理和量化的處理過(guò)程[2]。

圖3 界面辦公系統(tǒng)功能圖示

3 結(jié)語(yǔ)

目前該界面管理模塊進(jìn)入試用和優(yōu)化階段，項(xiàng)目已進(jìn)入建造時(shí)期。設(shè)計(jì)階段的界面信息采用直接錄入方式進(jìn)行線上梳理和歸納。對(duì)工程項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，陸地建造是最繁雜和忙碌的階段，各專(zhuān)業(yè)交叉施工，所有設(shè)備陸續(xù)到貨安裝，最容易產(chǎn)生新界面，界面管理系統(tǒng)的上線很大程度上節(jié)約了來(lái)回發(fā)文的時(shí)間，專(zhuān)崗的會(huì)簽管理既分擔(dān)了專(zhuān)業(yè)工程師的工作量，也利于界面信息的收集。該系統(tǒng)后續(xù)會(huì)繼續(xù)根據(jù)使用情況持續(xù)更新，以滿足實(shí)際工作要求。

中海石油除技術(shù)攻堅(jiān)項(xiàng)目外，工程設(shè)施類(lèi)型相對(duì)固定，EDIS-PIP界面管理模塊持續(xù)運(yùn)用于各項(xiàng)目，將會(huì)積累大量的信息數(shù)據(jù)，通過(guò)大數(shù)據(jù)分類(lèi)管理和統(tǒng)計(jì)分析，可期逐步實(shí)現(xiàn)常規(guī)類(lèi)界面的自動(dòng)識(shí)別，同時(shí)最大程度上減小由各種不確定因素產(chǎn)生的界面影響。隨著國(guó)家相關(guān)制度和法規(guī)的逐步完善，推進(jìn)電子簽字和蓋章的法效性將會(huì)成為發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)的線上簽字或蓋章，將進(jìn)一步提升工作時(shí)效性，減少線下人工機(jī)械工作量。辦公系統(tǒng)與管理制度相輔相成、互相促進(jìn)，進(jìn)一步規(guī)范界面流程、完善管理機(jī)制、明確崗位職責(zé)，可以使系統(tǒng)更高效運(yùn)轉(zhuǎn)。所有的辦公系統(tǒng)只有持續(xù)優(yōu)化更新才能實(shí)現(xiàn)真正的高效管理，同時(shí)要匹配新技術(shù)和不斷改良的工作模式。相信界面辦公系統(tǒng)的持續(xù)應(yīng)用和優(yōu)化，會(huì)在未來(lái)提升組織核心競(jìng)爭(zhēng)力方面發(fā)揮更加積極的作用。