企業(yè)檔案信息化資源開發(fā)與利用研究

文/陜西華達科技股份有限公司 董軍莉

企業(yè)依賴檔案信息化資源更好地了解總結(jié)過去，把握好現(xiàn)在，對未來進行預測，制定企業(yè)未來發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃。對企業(yè)來講，開發(fā)檔案信息化資源，轉(zhuǎn)變檔案服務方式，讓其更好地為企業(yè)經(jīng)濟和企業(yè)文化建設提供服務，成為檔案部門的一項重要任務。

一、企業(yè)檔案信息化資源的特征

（一）內(nèi)容廣泛。企業(yè)的檔案信息資源包括管理類、科技類、會計類等多方面的信息，信息量巨大、內(nèi)容豐富多樣、涉及范圍較廣泛。

（二）專業(yè)性強。企業(yè)在進行生產(chǎn)、科學研究、經(jīng)營管理等活動當中所形成的檔案信息具有檔案專業(yè)的屬性，需要在實施當中按照檔案工作管理原則，分類進行整理。

（三）數(shù)字化。檔案數(shù)字化水平不斷提高，檔案數(shù)字化規(guī)模不斷增加，檔案數(shù)字化加工市場已經(jīng)開始逐漸建立起來，檔案數(shù)字化對象越來越豐富，不再局限于紙質(zhì)檔案，開始擴展到照片、音視頻等多元化的檔案數(shù)字化。

二、影響企業(yè)檔案信息化資源開發(fā)與利用的因素

（一）檔案信息化資源開發(fā)利用意識薄弱。企業(yè)受過去檔案管理理念的影響，檔案工作人員思想落后，認為保管好檔案，不丟失不破損即可，工作得過且過。檔案工作人員服務意識不強，公司各部門提出利用申請之后，態(tài)度不積極，提供利用不主動。部分檔案人員對企業(yè)檔案采取封閉策略，不允許外借原件，只是提供復印件，檔案工作處在半封閉的狀態(tài)中。受這種意識的直接影響，企業(yè)檔案信息化資源開發(fā)利用變得更加滯后。

（二）檔案信息化資源開發(fā)利用模式陳舊。大部分企業(yè)的檔案利用始終沿用過去陳舊的模式，檔案利用也只是停留在初期階段，只是提供外借檔案、閱覽檔案的服務，形式單調(diào)，較為被動，針對檔案信息資源深入利用的手段（展覽、信息技術(shù)檢索等）更是寥寥無幾。

（三）檔案編研深度不足。企業(yè)檔案管理當中編研工作始終是一個比較薄弱的環(huán)節(jié)，大部分企業(yè)缺乏專業(yè)的檔案編研機構(gòu)和人員，檔案人員每天需要面對大量的工作，并沒有更多的精力去開展檔案編研，造成檔案編研材料水平與質(zhì)量無法獲得提升，不能更好地為企業(yè)科學研究、生產(chǎn)和經(jīng)營管理工作提供更好的服務。雖然企業(yè)具有一些編研成果，可都是領(lǐng)導交代的一些任務，在怎樣挖掘、開發(fā)檔案信息化資源方面研究很少，研究內(nèi)容很膚淺，造成編研成果的現(xiàn)實價值和社會效益不佳、時效性不強，無法為企業(yè)創(chuàng)造出更高的經(jīng)濟與社會效益。

（四）檔案管理制度有待健全。隨著企業(yè)檔案工作朝著信息化、標準規(guī)范化的方向快速發(fā)展，大部分企業(yè)建立了一定的檔案管理制度?？墒窃诰唧w實施環(huán)節(jié)，這些檔案管理制度卻變成了形式主義，導致執(zhí)行力差，無法貫徹落實。具體表現(xiàn)在管理制度不健全，管理人員操作不規(guī)范，實際效果不顯著，不利于完整收集檔案等。從而降低了企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的效率。

（五）檔案工作者業(yè)務素質(zhì)低下。企業(yè)檔案工作人員偏向老齡化，大多數(shù)企業(yè)從事檔案工作的人員并未接受過專業(yè)檔案理論知識的學習，甚至有些人邊做邊學，接受新事物的能力不高，不能利用新設備、新手段來對檔案進行管理，嚴重影響檔案的開發(fā)利用進程。

三、企業(yè)檔案信息化資源開發(fā)與利用研究

（一）增強檔案開發(fā)利用意識。為了保證企業(yè)檔案信息化資源高效開發(fā)和利用，需要讓企業(yè)人員充分認識到檔案信息化的重要意義。在經(jīng)濟快速發(fā)展的時代，檔案信息化水平直接影響企業(yè)的市場競爭實力與企業(yè)發(fā)展速度。企業(yè)檔案管理人員要將宣傳工作做到位，讓全體人員真正意識到企業(yè)檔案信息資源是重要的企業(yè)財富，能夠給企業(yè)提供更多的有效幫助，明確企業(yè)檔案信息化資源給企業(yè)未來發(fā)展帶來的積極指導作用。充分調(diào)動起員工的工作積極性，要讓他們在工作出現(xiàn)困難時能積極利用檔案信息資源尋求解決方法，真正靈活運用檔案信息化資源。

（二）建立檔案信息網(wǎng)絡。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，對檔案提供服務的速度要求更快，對檔案信息量的需求也更大，對企業(yè)收集檔案信息資源的方式方法也出現(xiàn)了改變，利用計算機對檔案的信息進行管理成為不可或缺的重要措施。推行現(xiàn)代化檔案管理工作，計算機是必備的。檔案工作需要緊跟時代發(fā)展步伐，加快推進檔案網(wǎng)絡化建設進程，實現(xiàn)檔案資源共享是現(xiàn)代化檔案管理的目標，檔案管理現(xiàn)代化作為檔案事業(yè)發(fā)展的一個重要時期，我們應以檔案管理現(xiàn)代化為切入點，深入高效開發(fā)檔案信息資源，讓企業(yè)員工能夠利用企業(yè)局域網(wǎng)來查找檔案信息資源，利用企業(yè)局域網(wǎng)為企業(yè)各個部門提供及時精準的服務，檔案信息網(wǎng)絡的建立沖破時空和地域的限制，讓使用者更快捷地利用檔案信息資源，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的作用，促進檔案事業(yè)快速發(fā)展，推動檔案信息化資源的開發(fā)利用工作進程。

（三）加強檔案編研工作。網(wǎng)絡時代背景下，人們對信息的需求與日俱增，不但要求信息內(nèi)容全面準確，而且查找方便快捷。檔案編研工作是開發(fā)檔案館藏信息資源的重要方法，檔案的編研成果也是檔案信息資源的有效來源。檔案編研工作把檔案信息從靜態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)，從傳統(tǒng)的服務轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┚C合檔案信息的高水平服務。檔案經(jīng)過編研、采集、分析、加工、整合制作成為檔案信息成品，為企業(yè)提供多方位服務，讓使用者能夠直接獲取信息，不但節(jié)約了信息查詢的時間，而且提高了工作效率。所以，一定要加強編研工作的力度，提高檔案編研水平，以編研工作為中心。那么，怎樣才能真正做到以編研為中心呢？首先，做好基礎(chǔ)工作，做好對檔案接收和征集的工作，豐富檔案館藏信息。檔案館藏信息缺乏，即便開發(fā)手段再先進，也無法開發(fā)出適合企業(yè)需求的檔案信息資源。其次，緊握發(fā)展機遇，加強合作，樹立起超前服務與主動參與的服務意識。檔案部門要將企業(yè)工作人員的需求選定為編研課題內(nèi)容，根據(jù)課題內(nèi)容針對性進行檔案編研。最后，深化編研程度，提高編研質(zhì)量水平。檔案部門需要有效提高檔案編研成果的質(zhì)量，開發(fā)出具有高價值、能為現(xiàn)實工作提供指導意義的編研成果，始終堅持以企業(yè)需求為指導思想，以滿足人員利用為需求原則，編出高質(zhì)量深層次的成果，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動助力，讓檔案編研工作始終保持活力。

（四）完善管理制度?，F(xiàn)如今單純依賴主管部門為企業(yè)檔案工作實施行政手段，進行宏觀管理的體制，已經(jīng)不適應新時期的要求。其作為計劃經(jīng)濟的產(chǎn)物，隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的逐步完善，企業(yè)已成為獨立的市場主體，企業(yè)的所有制、產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)開始變得多樣化，檔案行政管理部門過去的管理方法、理念和體制已與當前企業(yè)追求高效益的目標、全新的運行機制產(chǎn)生矛盾。因此，需要進一步完善管理制度。首先，在影響檔案信息資源開發(fā)利用的諸多因素當中，人是最重要因素，人的積極主動性的發(fā)揮關(guān)鍵在于制度，所以創(chuàng)新挖掘檔案管理人員潛力的制度非常關(guān)鍵。其次，對企業(yè)檔案文化建設進行優(yōu)化。組織檔案工作人員參與到檔案論壇、檔案知識競賽等群眾性的文化活動當中，通過各種激勵方式，凝聚檔案人員的智慧，激發(fā)檔案人員的工作熱情，促使檔案人員將時間與精力投入到開發(fā)與利用檔案信息化資源當中去，更充分地發(fā)揮出自身的作用。最后，推行檔案工作目標考核制度。對檔案工作人員的專業(yè)知識理論定期進行考核，推廣年終測評制度，利用考試、考核的方法，敦促檔案工作人員不斷努力學習新知識。只有提高檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)，才能更好地適應企業(yè)檔案信息化資源開發(fā)利用的全新要求。

（五）提高檔案人員水平。企業(yè)要為檔案工作人員提供定期培訓，檔案工作人員通過培訓、自學、經(jīng)驗分享等方式，不斷提高自身的工作水平。首先，充分做好檔案利用服務的準備。檔案利用服務的準備分為以下兩部分：第一，檔案工作人員要及時掌握企業(yè)發(fā)展具體情況、了解干部職工的需求，明確工作方法以及工作目的，提高檔案信息資源利用的針對性。第二，規(guī)范整理檔案，完整收集檔案信息，準確劃分保管期限，做好科學編目，方便檢索。伴隨著我國市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)的科學研究、生產(chǎn)經(jīng)營管理得到進一步拓展，企業(yè)檔案的范圍變得越來越廣泛，比如企業(yè)產(chǎn)品開發(fā)時所形成的核心與關(guān)鍵技術(shù)，企業(yè)經(jīng)營管理過程中產(chǎn)權(quán)變化、資產(chǎn)評估、合同協(xié)議等文件材料，都要及時進行歸檔。只有將檔案基本工作做到位，檔案信息資源的開發(fā)利用質(zhì)量才會進一步提高。其次，樹立起檔案利用服務至上的思想。檔案工作屬于服務工作，把為企業(yè)職工提供檔案利用作為檔案工作人員的義務。把被動工作方法變?yōu)橹鲃樱聜鹘y(tǒng)檔案管理的觀念，在進行專題研究的基礎(chǔ)上，為利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的服務，盡最大可能滿足利用者，解決利用者的問題。最后，掌握專業(yè)化的能力。檔案信息資源的開發(fā)利用是一項具有較強服務性、技術(shù)性、科學性的工作，需要檔案工作人員具備非常專業(yè)的理論知識、認真負責的工作態(tài)度。所以檔案工作人員要不斷提高自身的業(yè)務素質(zhì)和道德素養(yǎng)，提高對檔案信息資源的敏銳程度，提高自我文字表達水平，不斷學習檔案專業(yè)知識，熟練掌握各種計算機及辦公軟件等設備的操作技能技巧。由于檔案信息資源的開發(fā)利用屬于一項長期積累、及時更新的過程，所以檔案工作人員隊伍要保持長久的穩(wěn)定性。檔案作為非常重要的一項信息資源，只有將資源轉(zhuǎn)變?yōu)閷嶋H的生產(chǎn)力，提高社會效益和經(jīng)濟效益，才能充分凸顯出檔案信息資源的價值所在，檔案工作人員要保持充分的責任感和使命感，努力做好檔案信息化資源的開發(fā)利用工作，發(fā)揮檔案在科研生產(chǎn)當中的強大作用，為企業(yè)健康發(fā)展作出貢獻。

綜上所述，檔案事業(yè)要想獲得發(fā)展，檔案工作要想開創(chuàng)新局面，就要做好檔案信息資源的開發(fā)利用，將原本枯燥的檔案管理工作變得充滿活力，深入挖掘檔案的內(nèi)在價值，給企業(yè)發(fā)展提供助力的同時，也讓檔案工作本身充滿生機。