做好科技檔案管理 提升科技發(fā)展水平

文/甘肅省甘南藏族自治州科學技術局 喬玲

科技檔案主要指的是在生產技術、自然科學研究以及基本建設等活動過程中逐漸形成的擁有參考價值的文字、圖像等等，并且將其進行歸檔保存的科學文件材料?？萍紮n案作為科學技術的載體，做好其管理，在推動科學技術發(fā)展中發(fā)揮重要作用。

一、科技檔案管理與科學技術水平的相關性分析

由于科技檔案有效保存了科技活動信息，從而在科學技術開展過程中發(fā)揮重要的指導作用，做好科技檔案的管理，能夠確保各項科技活動得以有效開展，因此二者是緊密聯(lián)系在一起的，歸納起來，主要體現在三個方面：

（一）科技檔案能夠保證科學技術成果得以良好保存?？茖W技術作為一類知識形態(tài)，要想保管必然少不了一定的載體，在對其進行反復使用過程中，推動了經濟社會的改革，而科技檔案便發(fā)揮著這一載體的作用。人們在從事科學活動時，首先形成的便是相關的理論與思想，然后再將這些思想運用在實踐中，最終才能轉化成科技成果。站在抽象的角度上分析，大部分科技成果通過文字的形式得以保存，這些資料便構成了科技檔案。由此可見，做好科技檔案的管理有助于完整地將科技成果保存下來，方便相關工作者分析科技發(fā)展趨勢。

（二）科技檔案管理有助于妥善保管科技開發(fā)成果。因為逐步性是科學技術發(fā)展的一大特征，換而言之，即不斷根據時代發(fā)展對科學技術進行理解，可見科技檔案無突變特征。所以，在發(fā)展過程中便需要保證在不同時期對科學技術的認知得到良好的保存，這便是科技檔案的成果。而做好科技檔案管理，能夠確?？茖W技術在研發(fā)過程中逐步得到積累和分析，以便預測科技的發(fā)展前景，將科技檔案推動科技進步中的作用發(fā)揮出來。但是從科學研究自身的模式分析，形成的文獻、科技成果等在科技發(fā)展中發(fā)揮重要指導作用，唯有不斷對現有的文獻進行分析與解讀，方可保證科學技術不斷更新與進步。

（三）科學技術發(fā)展能夠為科技檔案管理提供現代化設備與技術?？萍紮n案管理本身是一項技術性強且復雜的工作，再加上科技檔案跟普通的檔案不同，從而對管理設備和管理技術均提出了更高的要求。伴隨著科學技術的發(fā)展與進步，越來越多的科技成果被廣泛應用在科技檔案管理中，其中以網絡信息技術、計算機計算等為代表，在檔案管理中應用這些技術可以提升檔案管理質量和效率。另外，網絡信息技術又能夠為檔案的收集與交流帶來便利，當前云存儲、大數據技術、二維碼掃描等技術逐漸應用在科技檔案管理中。

二、科技檔案管理存在的問題分析

（一）科技檔案管理理念落后。當前一些科技檔案管理工作者依然片面地認為檔案管理不外乎將資料分門別類裝訂成冊、上架、入庫入柜即可，在管理過程中未能真正樹立起為科學技術發(fā)展而服務的管理理念，更未能清楚地意識科技檔案不但是技術資源和技術實力儲備，同時還是生產力的新型管理理念。特別是一些科研成果在很早之前便在實踐中得以熟練應用，但是因為缺乏被檢索、被調用，不能將其應用到實踐中，也不能將其轉變成生產力，以至于出現相似或者相近的問題時不能較好地應用檔案解決，而是重復開展試驗，不能將科技檔案的作用充分發(fā)揮出來，讓其變成了死檔案。

（二）從事科技檔案管理隊伍專業(yè)水平有待提高?？萍紮n案的管理手段從最初的傳統(tǒng)模式逐漸轉變成現代化模式必然需要經歷較長的時間，并且該過程非常復雜，此過程除了離不開大量的資金作保障外，更重要的還需要專業(yè)的技術人才做支撐。由于科技檔案管理屬于后勤工作，不具備較強的挑戰(zhàn)性，在促進員工晉升方面優(yōu)勢不大，所以當前科技檔案管理隊伍老齡化嚴重，難以吸引優(yōu)秀的青年人才。由于隊伍老齡化嚴重，對新知識和新技術的接受能力偏低，從而影響了檔案管理的效率。

（三）科技檔案的利用率有待提高。當前，絕大部分部門在管理科技檔案時以保管為主，從而出現了“重保管、輕利用”的情況，具體體現在：第一，科技工作者利用意識不強，科技工作者作為科技當前的主要使用者，但是他們中很少有人去檔案管理室查詢并利用科技檔案信息。第二，科技檔案的收集與編撰工作開展不到位。迄今為止，很多機構中從事科技檔案管理的部門依然存在未能及時收集檔案文件的情況，繼而出現需要科技檔案時無法提供出來，然而保存的部分內容因為質量不高，保密性偏差等，沒能將有價值的信息開發(fā)出來，影響了科技信息資源的共享，降低了科技檔案的利用率。

（四）科技檔案的信息安全遭受威脅。科技檔案作為科研機構重要的信息資源，其價值無法估計，如果信息一旦被損壞或者泄露將造成難以估計的損失。就當前我國科技檔案管理現狀分析，信息安全防護普遍偏低，具體表現在兩個方面：其一，科技檔案缺乏完善的防護體系，以至于不能第一時間發(fā)現病毒、木馬并采取有效的措施，部分管理部門未能定期篩查電子設備。其二，科技檔案事后補救能力有待加強，因為缺乏完善的硬件設備以及檔案備份等等，一旦發(fā)生信息安全事件，不能及時采取有效的補救措施，帶來較大的損失。

三、做好科技檔案管理，提升科技發(fā)展水平的策略

（一）樹立現代化科技檔案管理理念。檔案管理部門在其所在的機構或者科研機構中占據著至關重要的位置，因此該部門的管理理念將在一定程度上對企業(yè)未來市場的判斷與決策產生影響。所以，從事科技檔案管理的部門自身要擁有創(chuàng)新理念，要順應時代發(fā)展步伐，積極轉變觀念。作為科研機構，則應該將科技檔案管理所需經費納入年度財務預算范圍中，每年適當增加檔案管理資金，并購置檔案管理所需的儀器和設備，提升檔案管理的水平。

（二）提升科技檔案管理人員專業(yè)水平。由于科技檔案管理工作需要專門的人員進行管理，管理人員的專業(yè)水平高低直接決定著科技檔案的管理質量與管理效率，因此必須高度重視科技管理人員專業(yè)水平的提升。首先，可以積極引進具有扎實專業(yè)的檔案管理專業(yè)人才，不斷優(yōu)化科技檔案管理人員的隊伍結構，促進人才隊伍專業(yè)技能的提升。其次，要為專、兼職科技檔案人員提供更多的培訓機會，提升其管理意識以及信息化操作水平，使其在實踐活動中具備更加專業(yè)、完善的管理知識體系，促進科技檔案管理水平得以提升，可以借助經驗交流、觀摩、競賽、檔案知識培訓、專家講座等方式展開。最后，強化科技檔案管理人員考核，建立健全的檔案管理獎懲機制，立足于當前科技檔案管理的需求，對管理隊伍進行優(yōu)化重組，若是無法適應和勝任檔案管理工作，可以進行轉崗、下崗培訓，通過末尾淘汰制淘汰工作缺乏積極性、責任心以及專業(yè)素質差的檔案管理人員，鼓勵檔案管理人員多向復合型人才發(fā)展，對于在科技檔案管理中表現優(yōu)異的人員可以給予一定的激勵，納入績效考核范圍內。

（三）加強對科技檔案的開發(fā)與利用。由于科技檔案具備較強的技術性特征，其主要涉及了大量的科技知識與科技信息，乃各個科研機構珍貴的無形資產。科研機構管理科技檔案的最終目的是開發(fā)利用這些檔案，唯有通過開發(fā)與利用，方可將科技檔案的價值充分發(fā)揮出來。而科技檔案管理是為科技工作、科技生產以及科技管理者服務的，所以要想讓科技檔案得以充分開發(fā)與利用，本人認為應從以下三個方面入手：第一，應該提升科技檔案系統(tǒng)內全引目錄的易查性、準確性，以便利用者在查找科技檔案時，只需通過輸入關鍵詞便可以輕松獲得自己要查找的內容，并尋找到相應的實體檔案，從而將檔案的利用價值充分體現出來。第二，要結合科技檔案生產、科研等需求，對科技檔案信息資源做深層次的開發(fā)與利用，并注重文獻的編研，例如：可以編寫科技檔案目錄匯編、科技成果匯編、科技檔案文摘等等，從而為科研機構的領導日常管理以及重大決策提供依據。第三，要積極借助先進的技術手段來提升科技檔案的服務質量與服務效率，建立并健全科技檔案系統(tǒng)平臺，借助計算機等現代化手段管理科技檔案，從而為檔案利用者提供便利。

（四）提升科技檔案的信息安全防護水平。當前，我們已經全面步入了信息化時代，新形勢下要想確?？萍紮n案的信息安全，應該從以下三方面著手：首先，針對實體科技檔案，可以采用驅蟲保護法、裝幀保護法、建筑保護法等等，確保實體科技檔案完好，延長其保存時間。其次，做好數字科技檔案的重點防護，要應用數據安全技術、系統(tǒng)安全技術、網絡安全技術來構建檔案管理平臺。最后，定期加強檔案管理系統(tǒng)的維護，注意查缺補漏，定期對系統(tǒng)的穩(wěn)定性與bug進行測試，以便提前制定應對措施，另外關于數據安全方面還運用應急處理、數據加密、備份技術等等，保護具有較高價值的科技檔案。

四、結語

加強科技檔案的管理便于對科技文獻和資料進行迅速鑒別和篩選，提高了效率，確保了科技文件的系統(tǒng)化與規(guī)范化，有利于將科技檔案的價值充分發(fā)揮出來。雖然，當前我國很多機構在科技檔案管理方面還存在著科技管理理念落后、檔案管理隊伍專業(yè)水平有待提高、科技檔案的利用率有待提高、科技檔案的信息安全遭受威脅等問題，但是只要找準問題，與時俱進，通過樹立現代化科技檔案管理理念、提升科技檔案管理人員專業(yè)水平、加強對科技檔案的開發(fā)與利用、提升科技檔案的信息安全防護水平，從而提升科學技術發(fā)展水平。