新形勢下財務(wù)檔案管理探析

文/河北廣播電視臺器材購置服務(wù)中心 高寧

伴隨國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不斷提升，新形勢下國家稅費(fèi)體制改革進(jìn)程也在有序推進(jìn)。加強(qiáng)財務(wù)管理，需要高度重視財務(wù)檔案管理工作，并積極借助現(xiàn)代信息技術(shù)等強(qiáng)化信息的綜合整合應(yīng)用，這樣才能不斷提升財務(wù)數(shù)據(jù)科學(xué)化利用成效，更好地為組織發(fā)展提供強(qiáng)大的基礎(chǔ)支持。目前受多方面因素的制約，在財務(wù)檔案管理方面還存在不少的問題，影響了財務(wù)數(shù)據(jù)的深度開發(fā)應(yīng)用，也不利于夯實(shí)組織財務(wù)管理基礎(chǔ)。加強(qiáng)財務(wù)檔案管理工作開展意義與優(yōu)化措施分析，具有重大而深遠(yuǎn)的意義。

一、財務(wù)檔案管理內(nèi)涵與加強(qiáng)管理的意義

財務(wù)檔案管理是指圍繞財務(wù)管理工作，對形成的財務(wù)數(shù)據(jù)等信息進(jìn)行歸類整合的過程。加強(qiáng)財務(wù)檔案管理工作，強(qiáng)化信息化建設(shè)，是更好地宣傳貫徹國家檔案管理以及財務(wù)管理相關(guān)制度的必然選擇。當(dāng)前隨著國家信息化建設(shè)步伐的加快，對于組織而言，面對越來越龐雜的財務(wù)信息，加強(qiáng)財務(wù)檔案管理，不斷提升財務(wù)檔案管理基礎(chǔ)規(guī)范化水平，有助于更好地擴(kuò)大財務(wù)檔案管理重要性認(rèn)識的宣傳，提升組織的法律風(fēng)險防控意識，引導(dǎo)全員積極參與到財務(wù)檔案管理過程中進(jìn)行統(tǒng)籌安排，嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)的責(zé)任機(jī)制，強(qiáng)化質(zhì)量監(jiān)督，切實(shí)提升財務(wù)檔案規(guī)范化水平。同時對于組織自身而言，抓好財務(wù)檔案信息化建設(shè)，全面維護(hù)財務(wù)檔案的權(quán)威性，嚴(yán)格信息管控，有助于更好地體現(xiàn)財務(wù)管理的客觀性，減少人為因素等帶來的不良影響，全面推動組織在經(jīng)營管理決策制定以及財務(wù)精細(xì)化管理方面奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)，提升基礎(chǔ)規(guī)范化管理成效，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)長遠(yuǎn)發(fā)展。

二、財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀與存在的問題分析

隨著國家財稅體制改革進(jìn)程的有序推進(jìn)，加上行業(yè)變革進(jìn)程的加快實(shí)施，新時期對于各類組織而言，在發(fā)展的過程中都面臨嚴(yán)峻的市場考驗(yàn)。財務(wù)管理是各單位重要的基礎(chǔ)工作，財務(wù)檔案管理是財務(wù)管理工作的基礎(chǔ)和根本保障。做好財務(wù)檔案管理工作無論是從宏觀還是微觀上看都具有重要的社會意義和積極影響。目前在財務(wù)檔案管理方面各類組織都予以重視，也進(jìn)行了一些有益探索和嘗試。從整體上看，財務(wù)檔案相對比較完善；但從細(xì)節(jié)上分析，財務(wù)檔案管理工作開展過程中依然還存在不少的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）財務(wù)管理制度不夠健全完善。目前國家針對財務(wù)檔案管理方面的政策法規(guī)相對較少，主要體現(xiàn)為《檔案法》《會計(jì)法》等有一些基本的規(guī)定，但這些政策沒有及時和現(xiàn)代企業(yè)制度相融合，沒有為現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)營管理等提供科學(xué)的指導(dǎo)。導(dǎo)致市場經(jīng)濟(jì)條件下進(jìn)行財務(wù)檔案管理無據(jù)可依，沒有明確統(tǒng)一的規(guī)范要求，不能推動財務(wù)管理各項(xiàng)工作有序開展。

（二）財務(wù)檔案監(jiān)督力度有待加強(qiáng)。一方面，在財務(wù)信息披露階段政府未有效發(fā)揮應(yīng)有的監(jiān)管職能，針對相關(guān)政策法規(guī)的執(zhí)行和實(shí)施等情況缺乏有效的監(jiān)督，監(jiān)督效率低下，監(jiān)督工作流于形式，甚至對于一些財務(wù)信息失真等方面的法律規(guī)定不明晰，缺乏明確的責(zé)任追究體系的約束，從而不利于提高財務(wù)信息披露的精準(zhǔn)性；另一方面，針對注冊會計(jì)師相關(guān)的制度方面沒有出臺完善的監(jiān)督管理機(jī)制，注冊會計(jì)師往往需要按照要求對受托單位會計(jì)信息進(jìn)行審計(jì)，同時還需要收取相關(guān)的費(fèi)用等，所以角色的雙重矛盾性容易影響審計(jì)的客觀性，另外針對注冊會計(jì)師行業(yè)也沒有完善的監(jiān)管機(jī)制來進(jìn)行制約他們的行為，從而導(dǎo)致市場混亂，一些注冊會計(jì)師自身的專業(yè)道德水平低下，業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。此外企業(yè)在自身內(nèi)部監(jiān)督管理方面的制度也不夠完善，沒有充分結(jié)合市場形勢的變化以及企業(yè)自身的發(fā)展戰(zhàn)略等進(jìn)一步完善財務(wù)監(jiān)督管理機(jī)制，從而導(dǎo)致財務(wù)管理檔案不完善、信息不健全甚至存在弄虛作假等情況。

（三）財務(wù)管理人員能力與素質(zhì)有待提升。加強(qiáng)財務(wù)檔案管理需要有專業(yè)的財務(wù)管理人員來實(shí)施，尤其是隨著信息時代的到來，財務(wù)電算化工作有序開展，財務(wù)檔案不僅需要管理紙質(zhì)檔案，同時還需要管理電子化檔案，所以對財務(wù)管理人員的素質(zhì)與能力提出了更高的要求，但是目前財務(wù)管理人員對財務(wù)檔案管理工作重視度不夠，沒有嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行財務(wù)電子檔案的管理，沒有做好紙質(zhì)材料和電子材料的全面融合和有效歸檔，很多數(shù)據(jù)信息資源處理缺乏清晰的工作安排，甚至導(dǎo)致一些數(shù)據(jù)丟失，紙質(zhì)材料和電子化材料不相符，從而不利于提升財務(wù)檔案管理水平。另外，財務(wù)管理人員在財務(wù)檔案利用開發(fā)等方面的能力也需要進(jìn)一步加強(qiáng)。

（四）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及專業(yè)會計(jì)軟件等自身存在缺陷。目前雖然信息化時代的到來為組織開展財務(wù)檔案管理提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持，很多組織也逐漸引進(jìn)和配置了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及專業(yè)會計(jì)軟件，但是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、財務(wù)管理軟件等很多存在缺陷，他們在功能和安全防護(hù)等方面需要不斷升級，這些薄弱環(huán)節(jié)如果不及時發(fā)現(xiàn)并加以解決，不僅不利于保證財務(wù)信息檔案的完整性，甚至還容易導(dǎo)致信息出現(xiàn)篡改或者非法增刪改等情形，無法為財務(wù)信息化管理工作的開展提供基礎(chǔ)保障。為此還需要對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及專業(yè)的會計(jì)軟件等進(jìn)行維護(hù)和綜合防控，這樣才能避免出現(xiàn)這種或者那樣的缺陷，導(dǎo)致財務(wù)管理工作受到影響。

三、加強(qiáng)新形勢下財務(wù)檔案管理的優(yōu)化措施

為了進(jìn)一步提升財務(wù)檔案管理水平，切實(shí)發(fā)揮財務(wù)檔案應(yīng)有的功能或價值，建議從以下幾個方面予以探索：

（一）完善財務(wù)管理相關(guān)的制度體系。無論是從組織還是國家層面看財務(wù)管理工作，都需要進(jìn)行相關(guān)制度的完善，這樣才能為財務(wù)檔案管理工作的開展提供重要的基礎(chǔ)保障。當(dāng)前企業(yè)正處于市場化改革的大環(huán)境下，經(jīng)營管理機(jī)制、經(jīng)營方式不斷發(fā)生變化，市場環(huán)境也在不斷發(fā)生變化，所以更需要尋求有效的制度支撐，才能為不斷提高組織運(yùn)行管理的規(guī)范性奠定基礎(chǔ)。所以從國家層面應(yīng)對現(xiàn)有的立法政策等進(jìn)行分析和整合，結(jié)合時代的發(fā)展要求出臺更為完善的制度，對財務(wù)管理工作做出明確的指導(dǎo)性安排和要求。同時對于組織而言，也應(yīng)當(dāng)結(jié)合新形勢的變化進(jìn)行財務(wù)檔案管理相關(guān)機(jī)制的建設(shè)與完善，對信息化時代電算化會計(jì)檔案等方式的知識進(jìn)行宣傳，組織全體員工開展相關(guān)方面的學(xué)習(xí)等，增強(qiáng)財務(wù)檔案規(guī)范管理重要性認(rèn)識并轉(zhuǎn)化為強(qiáng)大的合力，從而全面推動組織財務(wù)檔案管理工作有序開展。

（二）加強(qiáng)財務(wù)檔案管理監(jiān)督機(jī)制的建立與實(shí)施。一方面，應(yīng)當(dāng)圍繞財務(wù)檔案管理進(jìn)一步加強(qiáng)內(nèi)部控制機(jī)制的建設(shè)。財務(wù)檔案管理工作的開展只有全面加強(qiáng)監(jiān)督，才能確保執(zhí)行有序有力。所以組織應(yīng)當(dāng)圍繞內(nèi)部會計(jì)檔案管理等工作加強(qiáng)權(quán)責(zé)分工，明確具體的職責(zé)要求和工作使命，加強(qiáng)職業(yè)道德教育等，確保財務(wù)檔案管理人員嚴(yán)格按照要求組織開展各項(xiàng)工作；另一方面，國家應(yīng)當(dāng)圍繞權(quán)責(zé)監(jiān)督等方面出臺更為明細(xì)的實(shí)施監(jiān)督管理規(guī)定，注冊會計(jì)師以及會計(jì)事務(wù)所在維護(hù)會計(jì)檔案質(zhì)量等方面的作用不可忽視，但國家也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對這類組織和人員的管理，切實(shí)提高他們規(guī)范監(jiān)督成效。此外還應(yīng)當(dāng)在財務(wù)審計(jì)等方面積極與現(xiàn)代企業(yè)管理制度相融合，制定更為完善的管理機(jī)制，從而引導(dǎo)各類組織結(jié)合自身實(shí)際，按照政策規(guī)定等強(qiáng)化內(nèi)部約束和風(fēng)險管控，及時發(fā)現(xiàn)財務(wù)檔案管理方面存在的問題并及時改進(jìn)與優(yōu)化。

（三）強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)。財務(wù)檔案管理工作的開展需要廣大財務(wù)管理人員積極參與并加強(qiáng)規(guī)范運(yùn)作，提高專業(yè)化水平，這樣才能確保財務(wù)檔案管理工作的有序開展。為此不能忽視財務(wù)管理隊(duì)伍的培訓(xùn)，要不斷引進(jìn)高素質(zhì)、專業(yè)化的財務(wù)管理隊(duì)伍來開展財務(wù)管理工作，并著重圍繞財務(wù)檔案信息化管理等加強(qiáng)對財務(wù)管理人員政策法規(guī)、信息技術(shù)以及會計(jì)專業(yè)化軟件等使用方面的技能、素質(zhì)、知識、價值觀培訓(xùn)，提高從業(yè)人員嚴(yán)格自律意識以及專業(yè)化水平。另外組織在財務(wù)檔案管理方面還需要全面引導(dǎo)財務(wù)管理人員圍繞財務(wù)檔案信息利用等進(jìn)行深入研究，完善獎懲機(jī)制，鼓勵財務(wù)管理人員圍繞財務(wù)信息的開發(fā)利用等積極探索，借鑒更多有效的經(jīng)驗(yàn)，從而更好地提升財務(wù)檔案信息綜合利用價值，更好地為組織發(fā)展服務(wù)。

（四）加強(qiáng)信息化綜合管理。要圍繞電算化財務(wù)管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建和安全管理等方面進(jìn)行機(jī)制建設(shè)，結(jié)合目前財務(wù)信息檔案管理方面存在的不足等進(jìn)行風(fēng)險排查，制定明確的權(quán)責(zé)規(guī)定，對授權(quán)、口令等嚴(yán)格管理，對網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)等進(jìn)行操作規(guī)范培訓(xùn)，并確保監(jiān)督和操作實(shí)行獨(dú)立運(yùn)作。另外組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)專業(yè)化財務(wù)管理軟件的配置以及硬件設(shè)施的完善，引進(jìn)更多現(xiàn)代化的管理工具等，針對財務(wù)檔案管理，從安全性角度進(jìn)行全面的功能設(shè)計(jì)，通過多種認(rèn)證技術(shù)的應(yīng)用鑒別身份，通過訪問控制策略的制定以及防火墻技術(shù)、入侵檢測技術(shù)、安全設(shè)計(jì)技術(shù)、備份管理等機(jī)制進(jìn)一步提高財務(wù)管理人員對信息技術(shù)應(yīng)用的安全意識，確保嚴(yán)格按照相關(guān)的要求做好各方面的基礎(chǔ)管理工作，發(fā)現(xiàn)問題或者風(fēng)險等及時進(jìn)行防控，針對可能存在的重點(diǎn)領(lǐng)域風(fēng)險等加強(qiáng)層層監(jiān)控防護(hù)，積極響應(yīng)，從而更好地推動財務(wù)信息化管控規(guī)范有力。

總之，新形勢下財務(wù)檔案管理工作的要求不斷提高，對組織和財務(wù)管理人員也提出了更高的要求，只有全面加強(qiáng)政策的研究，結(jié)合新形勢的變化等強(qiáng)化技術(shù)、隊(duì)伍、制度等方面的建立與約束管理，這樣才能不斷提高組織財務(wù)檔案管理成效，更好地發(fā)揮財務(wù)檔案應(yīng)有的功能，實(shí)現(xiàn)更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。