淺議公路交通工程檔案的收集、分類(lèi)和整理

文/河北省唐山市豐潤(rùn)區(qū)交通運(yùn)輸局 孫寶龍

一、科學(xué)界定公路交通工程檔案

第一，原始性、真實(shí)性、系統(tǒng)性這三個(gè)性質(zhì)屬于公路交通工程檔案的本質(zhì)屬性。原始性主要體現(xiàn)在公路工程日?；顒?dòng)管理中的一些文件以及數(shù)據(jù)形成原始的文獻(xiàn)等。例如調(diào)查基線數(shù)據(jù)、測(cè)試樣本、測(cè)試記錄、施工合同及與工程有關(guān)的行政文件。真實(shí)性是指公路工程各部分，尤其是原材料、隱蔽工程等要有翔實(shí)的檢驗(yàn)使用施工記錄，如有可能，應(yīng)有圖像數(shù)據(jù)。系統(tǒng)性是指按照原本的項(xiàng)目計(jì)劃將審批建設(shè)竣工等后續(xù)的管理工作做好，并且還要按照文件中的相關(guān)信息自然形成不同階段的記錄，并且結(jié)合時(shí)間、內(nèi)容、安全程度、數(shù)據(jù)文件范圍、分類(lèi)體目錄等。第二，公路工程檔案還具有完整性、準(zhǔn)確性特征。即信息完整性和連貫性，如規(guī)劃、項(xiàng)目、審批、研究、各項(xiàng)評(píng)價(jià)及子項(xiàng)目，此外對(duì)于施工項(xiàng)目的記錄要進(jìn)行連續(xù)性的設(shè)置。對(duì)于相關(guān)數(shù)據(jù)的測(cè)試以及現(xiàn)在記錄的數(shù)據(jù)一定要準(zhǔn)確，尤其是對(duì)于日期的記錄一定要準(zhǔn)確，還有一些數(shù)據(jù)必須要精準(zhǔn)記錄。第三，規(guī)范性特點(diǎn)。首先是施工的設(shè)計(jì)要規(guī)范，其次是施工流程還有設(shè)備的使用等都要按照國(guó)家技術(shù)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，記錄得清清楚楚。

二、公路工程檔案的收集

進(jìn)行數(shù)據(jù)存檔的過(guò)程，最重要的環(huán)節(jié)是對(duì)于數(shù)據(jù)的收集，這是分類(lèi)首先要做的。如今，可以按照我國(guó)相關(guān)的法律法規(guī)對(duì)于相關(guān)的工作進(jìn)行有序開(kāi)展。因此在進(jìn)行公路工程資料收集的時(shí)候，一定要按照相關(guān)的法律法規(guī)、制定的流程以及措施進(jìn)行。涉及大型、超大型橋梁、隧道、涵洞、民防工程、備戰(zhàn)公路等國(guó)防安全的，還應(yīng)當(dāng)依照保密法和其他有關(guān)法律的規(guī)定報(bào)有關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)。此外，要始終保持及時(shí)有序且集中統(tǒng)一的原則進(jìn)行檔案的整理。如果不按照這一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，長(zhǎng)此以往，公路工程的檔案管理就會(huì)變得零散并且雜亂，導(dǎo)致出現(xiàn)丟失或者損壞的情況，這些問(wèn)題都會(huì)導(dǎo)致工程在管理以及驗(yàn)收的過(guò)程中受到影響，情況嚴(yán)重的還會(huì)影響整體工程?，F(xiàn)階段，在工程實(shí)際管理的過(guò)程中，在隱蔽的工程變更的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失等情況。會(huì)導(dǎo)致審計(jì)部門(mén)在抽查審計(jì)時(shí)找不到原始的記錄，只能依據(jù)一些基本的檢查對(duì)于要驗(yàn)收的項(xiàng)目進(jìn)行數(shù)據(jù)的整理。還有一些檔案管理人員對(duì)于施工的文件既不上交，也不整理，任意處理。實(shí)際上，有必要指派專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)收集公路工程檔案，主要目的是預(yù)防重要的文件數(shù)據(jù)不會(huì)落入商業(yè)部門(mén)，尤其是一些涉及工程核心秘密的文件，更要做好保密工作。

三、公路工程檔案分類(lèi)要規(guī)范

依據(jù)工程檔案的性質(zhì)、特點(diǎn)及內(nèi)容之間的內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)于公路工程檔案進(jìn)行分類(lèi)，這樣一來(lái)，可以將工程檔案中的內(nèi)容及關(guān)鍵的時(shí)間點(diǎn)等充分聯(lián)系起來(lái)，方便查閱并為審計(jì)提供真實(shí)的數(shù)據(jù)。此外，公路工程檔案管理的基礎(chǔ)及核心是公路工程檔案分類(lèi)的標(biāo)準(zhǔn)。一是對(duì)于公路工程的檔案分類(lèi)要依據(jù)相關(guān)規(guī)定，每個(gè)地區(qū)甚至每個(gè)部門(mén)都有自己的管理標(biāo)準(zhǔn)，但是不論各個(gè)地區(qū)部門(mén)制定的措施什么樣，有一些基本的點(diǎn)比較相似。所有地區(qū)管理部門(mén)制定的措施都必須符合專(zhuān)業(yè)的性質(zhì)和特點(diǎn)。二是進(jìn)行公路建設(shè)時(shí)，公路工程的檔案分類(lèi)一定要統(tǒng)一規(guī)范，而且不能隨意進(jìn)行改變。三是分類(lèi)規(guī)則以及標(biāo)準(zhǔn)一定要簡(jiǎn)潔，主要防止層次比較多、編目比較復(fù)雜的情況下破壞整個(gè)管理。四是根據(jù)公路工程專(zhuān)業(yè)體系的特點(diǎn)，推進(jìn)規(guī)范化、數(shù)字化。在實(shí)踐中，公路工程檔案按照項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程分為規(guī)劃、審批、工程研究、水質(zhì)評(píng)價(jià)、環(huán)境影響評(píng)價(jià)、審批、勘察設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)、總圖等7大類(lèi)；其中征地拆遷、工程招標(biāo)、合同、施工文件、施工技術(shù)進(jìn)度文件、資金管理是項(xiàng)目管理的主要工作任務(wù)；監(jiān)理合同、監(jiān)理日志、隱蔽工程圖像等是監(jiān)理必須要完成的工作。各類(lèi)圖紙，如剖面圖、平面圖、驗(yàn)收確認(rèn)表是項(xiàng)目竣工要完成的工作?？蒲谐晒畔?、新技術(shù)、管理方法等也可單獨(dú)推出。

四、工程檔案整理的原則和內(nèi)容

（一）公路工程檔案的整理原則。必須要按照公路工程檔案在形成過(guò)程中的規(guī)律進(jìn)行，將文件資料中的內(nèi)在聯(lián)系作為主線，將文件資料的高效收集作為主要的手段，這樣對(duì)于工程檔案的管理才可以規(guī)范，并且發(fā)揮出檔案管理最大的作用。

（二）工程檔案的整理內(nèi)容。以件為基本元素以及單位是進(jìn)行檔案歸檔整理工作首先要做的，在歸檔的過(guò)程中，要進(jìn)行組合的方法，之后對(duì)于檔案進(jìn)行有效的分類(lèi)，再進(jìn)行排列，最后進(jìn)行編號(hào)編目工作，這些措施使得歸檔文件由之前的雜亂無(wú)序變得規(guī)整有序。根據(jù)工程項(xiàng)目文件材料所形成的類(lèi)型以及使用方法的不同來(lái)看，整理工作主要包含兩個(gè)方面：首先，在文件形成之后立卷歸檔之前，必須由專(zhuān)業(yè)的文件整理人員以及專(zhuān)業(yè)檔案管理人員來(lái)合作完成所有資料的整理。主要是根據(jù)文獻(xiàn)資料的完整性、準(zhǔn)確性、價(jià)值性、真實(shí)性等標(biāo)準(zhǔn)對(duì)編目工作進(jìn)行識(shí)別和整理，形成檔案、使編目工作規(guī)范化。以建設(shè)單位、監(jiān)理單位收集歸檔的文件、資料為例，建設(shè)單位收集歸檔的范圍包括建設(shè)單位在施工階段所形成的行政管理原始資料、工程技術(shù)、安全體系措施、分階段施工計(jì)劃、重大設(shè)計(jì)變更、分階段施工合同、付款清單、驗(yàn)收單等管理活動(dòng)，以及施工現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量定期評(píng)估表、施工日志、竣工圖及相關(guān)圖片、軟件等。監(jiān)理單位文件資料的歸檔范圍包括監(jiān)理抽查記錄、原材料抽查、試驗(yàn)報(bào)告、中間證書(shū)、報(bào)告、監(jiān)理日志、質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表、電子視聽(tīng)資料等。

五、結(jié)語(yǔ)

道路交通是一項(xiàng)戰(zhàn)略性的基本公益事業(yè)，是國(guó)家基礎(chǔ)設(shè)施的重要組成部分，也是全面建設(shè)小康社會(huì)的重要物質(zhì)和技術(shù)支撐。進(jìn)入21世紀(jì)，隨著改革開(kāi)放的不斷深入，我國(guó)公路運(yùn)輸?shù)牟季?、?guī)劃、建設(shè)、管理水平和建設(shè)里程都有了質(zhì)的提高。工程檔案管理作為公路運(yùn)輸工程管理的內(nèi)容之一，面臨著許多新情況、新問(wèn)題和新挑戰(zhàn)。交通工程是由檔案專(zhuān)業(yè)人員通過(guò)科學(xué)化、規(guī)范化的收集、分類(lèi)、歸檔和編目而形成的，在公路建設(shè)管理過(guò)程中產(chǎn)生了多種信息系統(tǒng)保存價(jià)值。運(yùn)輸工程是工程建設(shè)管理信息的載體和存儲(chǔ)，客觀反映了工程的日常運(yùn)行機(jī)制和管理全貌，是記錄道路交通從業(yè)人員技術(shù)水平和管理能力的基本標(biāo)準(zhǔn)，反映了道路交通從業(yè)人員規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和管理的整體素質(zhì)，評(píng)價(jià)了道路交通從業(yè)人員的業(yè)績(jī)。然而，在現(xiàn)實(shí)生活中，人們普遍重視硬件而輕視軟件，造成了工程建設(shè)與行業(yè)管理的脫節(jié)，使公路工程建設(shè)的均衡發(fā)展受到影響。