現(xiàn)代信息技術(shù)背景下企業(yè)檔案管理改革探究

文/威海市工業(yè)和信息化發(fā)展中心 王力召

檔案管理在企業(yè)的日常經(jīng)營管理中處于重要的地位，是企業(yè)整體發(fā)展不可或缺的一部分。因此，企業(yè)在經(jīng)營、管理、決策中都離不開檔案管理。由于科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，企業(yè)檔案管理可利用當(dāng)前的發(fā)展機遇，提升檔案管理效率?，F(xiàn)今，眾多企業(yè)逐漸意識到現(xiàn)代信息技術(shù)對于企業(yè)的重要意義，但是當(dāng)前社會瞬息萬變，要想保持企業(yè)旺盛的生命力，需不斷對企業(yè)改革深化發(fā)展進(jìn)行探討，進(jìn)一步提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量。

一、企業(yè)檔案管理中現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢

（一）為新型檔案管理理念的形成創(chuàng)造了有利條件。我國國民經(jīng)濟的整體發(fā)展離不開企業(yè)的發(fā)展，而企業(yè)管理是企業(yè)在市場競爭中的核心力量。因此，保證企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展是企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)。但是在當(dāng)今的市場中，部分企業(yè)管理者過于重視企業(yè)利潤，忽視企業(yè)管理，導(dǎo)致企業(yè)管理面臨諸多問題，達(dá)不到現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求?，F(xiàn)代信息技術(shù)隨著時代發(fā)展逐漸普及，企業(yè)在引用現(xiàn)代信息技術(shù)的同時，對企業(yè)管理提出了全新的挑戰(zhàn)。此外，傳統(tǒng)的檔案管理模式與當(dāng)前的現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用產(chǎn)生了不相適應(yīng)的局面，這就需要企業(yè)管理理念與時俱進(jìn)，為企業(yè)的整體發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。

（二）促進(jìn)檔案管理人員綜合素質(zhì)的有效提升。企業(yè)檔案管理利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案管理工作也提出了更為高標(biāo)準(zhǔn)的要求。在當(dāng)前的社會經(jīng)濟形勢下，企業(yè)檔案管理人員需不斷完善自身的管理技能，提升自身綜合素質(zhì)，加快適應(yīng)當(dāng)前社會經(jīng)濟變化的新環(huán)境，接觸新時代的檔案管理理念，才能為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)自身的一份力量，使其自身在企業(yè)檔案管理中發(fā)揮自身最大的價值。企業(yè)檔案管理人員借助現(xiàn)代信息化技術(shù)可以培養(yǎng)自身的管理能力以及工作方式，以嶄新的面貌迎接新時代企業(yè)管理工作。由此，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用能夠促進(jìn)檔案管理人員整體水平的提升，提高企業(yè)人力資源使用效率，最終提升整個企業(yè)的運行效率。

二、企業(yè)檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用現(xiàn)狀

（一）檔案管理理念落后。在當(dāng)前社會，眾多的企業(yè)管理者已經(jīng)開始意識到現(xiàn)代化信息技術(shù)對于企業(yè)檔案管理來講至關(guān)重要，并開始將現(xiàn)代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于企業(yè)管理各個環(huán)節(jié)中。盡管現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用效果已經(jīng)有了初步成效，提升了企業(yè)檔案管理的運行效率，但是部分企業(yè)管理者并未及時更新檔案管理理念，片面認(rèn)為檔案管理就是簡單地將企業(yè)信息進(jìn)行歸納總結(jié)，根本無需花費太多的人力、物力進(jìn)行信息技術(shù)整理，利用傳統(tǒng)的信息技術(shù)系統(tǒng)對其當(dāng)前的企業(yè)檔案進(jìn)行管理，體現(xiàn)的管理方式極為落后。此外，部分企業(yè)管理者盲目跟風(fēng)，僅僅應(yīng)用最為基礎(chǔ)的信息技術(shù)，后期并未對信息系統(tǒng)進(jìn)行合理的維護，導(dǎo)致企業(yè)信息系統(tǒng)在應(yīng)用過程中存在諸多問題，使得檔案管理工作常常不能按時完成，最終出現(xiàn)檔案信息混亂、檔案丟失等問題。企業(yè)檔案管理理念落后，對檔案管理整個工作都會造成不利影響。

（二）信息化系統(tǒng)管理力度較弱。檔案管理工作屬于企業(yè)管理中的特殊管理工作，雖然很多企業(yè)在檔案管理中引進(jìn)了現(xiàn)代信息技術(shù)，但信息化系統(tǒng)管理力度并未加強，這也是影響企業(yè)檔案管理效率的直接原因。企業(yè)的檔案管理部門在企業(yè)經(jīng)營管理中隸屬于特殊的部門，具有一定的獨立性特征，并未與企業(yè)其他部門共同建立成為統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)體系，檔案管理所涵蓋的信息技術(shù)相對較少，檔案信息的共享性有限，重要的資料無法及時傳播，對檔案管理的效率會產(chǎn)生不利影響。究其原因，信息化系統(tǒng)管理力度薄弱是造成企業(yè)檔案管理工作效率低下的重要原因。一方面，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理中，管理人員都是遵循企業(yè)的規(guī)章制度進(jìn)行合理的信息化系統(tǒng)管理，但是如果信息化系統(tǒng)管理力度較弱，管理人員無法充分掌握，就會造成相關(guān)的管理人員工作效率低，人員之間配合不協(xié)調(diào)等諸多原因，最終導(dǎo)致企業(yè)檔案管理無法有序進(jìn)行；另一方面，企業(yè)在信息化系統(tǒng)管理中，會面臨電腦維護等問題，企業(yè)管理部門未對信息系統(tǒng)電腦設(shè)備進(jìn)行定期維護和修理，造成企業(yè)檔案管理工作滯后，積壓大量的檔案管理工作，最終導(dǎo)致企業(yè)檔案管理無法與企業(yè)發(fā)展同步進(jìn)行。

（三）管理人才相對匱乏。企業(yè)檔案管理人員是企業(yè)特殊部門的工作人員，不僅要具備良好的管理理念，同時需要具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和扎實的檔案管理知識。但是，當(dāng)前來看，企業(yè)管理人員都是一些無所事事的狀態(tài)，大部分檔案管理人員的學(xué)歷是本科，很少有研究生，在基礎(chǔ)知識方面稍顯薄弱。同時，企業(yè)檔案管理人員在工作時需要應(yīng)用電腦設(shè)備，但是很多人員無法熟練掌握電腦，連一些基本的表格制作都成問題，導(dǎo)致在開展檔案管理工作時無從下手，檔案管理工作效率低下，嚴(yán)重影響企業(yè)的整體發(fā)展。此外，部分企業(yè)的檔案管理人員是一些領(lǐng)導(dǎo)的親戚，普遍認(rèn)為檔案管理不需要技術(shù)含量。因此，檔案管理人員的知識和理念落后是必然的，加上企業(yè)對其檔案管理人員未有定期的技能培訓(xùn)，無法跟上當(dāng)前社會的發(fā)展潮流，處于淘汰的邊緣，難免對企業(yè)整體發(fā)展造成不利影響。

三、信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理的優(yōu)化策略

（一）增強企業(yè)檔案管理理念。增強企業(yè)檔案管理理念，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在檔案管理中應(yīng)用于現(xiàn)代信息技術(shù)的重視程度，是企業(yè)檔案管理的必然要求。例如：山東海城倉儲設(shè)備有限公司采用人工采集信息的方式，造成企業(yè)檔案管理效率極為低下，人力資源無法合理利用，最終導(dǎo)致整體企業(yè)檔案管理工作無法有效開展。該企業(yè)為了保證檔案管理在企業(yè)經(jīng)營中有序進(jìn)行，指導(dǎo)企業(yè)檔案管理工作順利開展。首先，要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)深刻認(rèn)識現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)檔案管理重要性，在管理中利用當(dāng)前現(xiàn)代化企業(yè)管理思路，為企業(yè)的整體運營打下良好的基礎(chǔ)。不僅如此，該企業(yè)在日常經(jīng)營管理中，企業(yè)部門領(lǐng)導(dǎo)格外重視企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)，尤其是現(xiàn)代化信息技術(shù)，并廣泛應(yīng)用于企業(yè)管理的各個層面，做好科學(xué)有效的管理計劃，實現(xiàn)完善的檔案管理規(guī)章制度。其次，該企業(yè)加強檔案管理現(xiàn)代化信息建設(shè)，突破傳統(tǒng)的檔案管理理念，在提升管理效率的同時，注重企業(yè)檔案管理質(zhì)量，規(guī)范化開展企業(yè)檔案管理工作，將檔案管理工作與其他部門管理工作提升到同等的地位。最后，企業(yè)持續(xù)提升檔案管理工作效率和質(zhì)量，圍繞信息化技術(shù)，及時更新檔案管理理念，利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢開展檔案管理工作，實現(xiàn)新時代的檔案管理目標(biāo)，保證企業(yè)檔案管理工作有效開展，促進(jìn)企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展。

（二）加強信息系統(tǒng)的管理力度。當(dāng)前社會的經(jīng)濟發(fā)展，離不開現(xiàn)代信息技術(shù)?，F(xiàn)代信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，尤其在企業(yè)檔案管理中，其作用不容忽視。例如：沈陽眾都科技有限公司面對信息化系統(tǒng)管理力度薄弱、企業(yè)檔案管理工作效率低下的問題時。該企業(yè)運用現(xiàn)代信息技術(shù)，做好信息系統(tǒng)和硬件的優(yōu)化、維護以及管理措施，保證信息檔案管理系統(tǒng)有效運行。首先，企業(yè)在檔案管理過程中，按照具體的標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)化和完善檔案工作設(shè)備，提升信息系統(tǒng)的硬件質(zhì)量，保證檔案文件科學(xué)管理等基本的工作順利進(jìn)行，且合理安排檔案數(shù)據(jù)管理的存儲工作，避免信息錄入時出現(xiàn)低級錯誤，確保后續(xù)的工作能夠正常進(jìn)行下去。其次，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格要求檔案管理工作人員，促使檔案管理人員熟悉各類檔案工作設(shè)備操作規(guī)章流程，按照正確的說明書以及正確的操作模式進(jìn)行，如更新設(shè)備時，要先進(jìn)行調(diào)試，保證產(chǎn)品的穩(wěn)定性，避免由于系統(tǒng)安全問題對檔案管理造成不利影響。最后，企業(yè)應(yīng)保證定期聘請專業(yè)的信息技術(shù)人員對信息系統(tǒng)進(jìn)行合理維護，及時發(fā)現(xiàn)信息系統(tǒng)中存在的潛在問題，對基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行維護檢修，及時處理，保證企業(yè)檔案信息系統(tǒng)安全平穩(wěn)地運行，最終促進(jìn)企業(yè)整體發(fā)展的有效性。

（三）提升企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)。在企業(yè)檔案管理中合理運用現(xiàn)代信息技術(shù)，僅憑企業(yè)管理者的重視以及資金投入，實現(xiàn)有序運行是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。例如：四川洋升管業(yè)有限公司檔案管理人員基礎(chǔ)知識薄弱、綜合技能落后，該企業(yè)利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，同時該企業(yè)在進(jìn)行日常的檔案信息管理時，及時進(jìn)行信息系統(tǒng)的更新，將新技術(shù)、新方式合理運用到軟件的使用上，由此需要檔案管理人員的密切配合，保證檔案管理工作順利進(jìn)行。此外，該企業(yè)在日常檔案管理工作中，定期進(jìn)行檔案管理人員培訓(xùn)，創(chuàng)造優(yōu)越的學(xué)習(xí)平臺，為管理人員爭取更多的學(xué)習(xí)機會，全面提升企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，跟隨時代發(fā)展的步伐，不斷更新管理人員現(xiàn)有的知識結(jié)構(gòu)體系，提升專業(yè)化技能。企業(yè)在了解到新知識以及新信息系統(tǒng)時，需及時對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓其在規(guī)定的時間掌握信息技術(shù)的使用，熟練利用現(xiàn)代化信息技術(shù)促使檔案管理工作順利進(jìn)行，以免由于管理人員的操作失誤以及流程的不熟悉而發(fā)生無法挽回的損失。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的發(fā)展情況以及現(xiàn)有的培訓(xùn)資源，定期對管理人員進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)，保證其順利掌握新信息技術(shù)等多種檔案管理方法。此外，企業(yè)在引進(jìn)檔案管理人員時，可以合理利用多種手段和措施，設(shè)置優(yōu)質(zhì)的薪酬標(biāo)準(zhǔn)吸引人才涌入企業(yè)，提升企業(yè)檔案管理人才綜合實力。另外，企業(yè)要建立全方位的信息聯(lián)動運行機制，將企業(yè)中的各個部門合理聯(lián)系起來，實現(xiàn)資源合理利用和信息共享，加強企業(yè)內(nèi)外部資源的溝通聯(lián)系，實現(xiàn)企業(yè)整體的發(fā)展目標(biāo)。

四、結(jié)論

綜上所述，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時，實現(xiàn)現(xiàn)代化信息技術(shù)是極為重要的，企業(yè)發(fā)展不僅要從自身著手，同時還需隨著時代發(fā)展趨勢不斷創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案管理信息化發(fā)展，尤其在管理理念以及人才培養(yǎng)方面。因此，企業(yè)管理者需從各個方面入手，為實現(xiàn)企業(yè)檔案管理奠定良好的發(fā)展空間，這對于檔案管理工作的開展具有深遠(yuǎn)的意義?？傊?，對于企業(yè)檔案管理工作而言，要順應(yīng)時代發(fā)展潮流，從容面對信息化時代發(fā)展下的機遇和挑戰(zhàn)，迎難而上，不斷創(chuàng)新，突破局限。不僅如此，企業(yè)應(yīng)加大檔案管理人員的培養(yǎng)力度，研發(fā)新設(shè)備，提高企業(yè)檔案管理的整體水平。