文/中國(guó)電建集團(tuán)西北勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司 鄭瑋

隨著我國(guó)進(jìn)入大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用越來(lái)越廣泛。因此，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，只有充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，才能夠?qū)崿F(xiàn)管理模式的創(chuàng)新，保證服務(wù)能力的進(jìn)一步提升。面對(duì)當(dāng)下檔案管理工作中存在的問(wèn)題，為了提高服務(wù)水平，必須要結(jié)合大數(shù)據(jù)的特征，創(chuàng)新管理模式，提高業(yè)務(wù)人員綜合素質(zhì)，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的新局面。

一、當(dāng)下在進(jìn)行檔案信息管理數(shù)字化建設(shè)時(shí)存在的問(wèn)題和不足

雖然推進(jìn)檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)符合時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，但是在推進(jìn)該項(xiàng)工作時(shí)依然存在著一些問(wèn)題和不足，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）缺乏頂層設(shè)計(jì)。在進(jìn)行檔案管理信息化數(shù)字化建設(shè)時(shí)，缺乏與其他數(shù)字平臺(tái)的緊密結(jié)合，不僅造成了信息的閉塞，而且難以實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的共享，最終造成了檔案信息化建設(shè)不符合數(shù)字化發(fā)展以及城市化的數(shù)字化建設(shè)的需求，影響到了檔案管理信息化的發(fā)展步伐，也限制了服務(wù)能力。

（二）數(shù)字化的程度相對(duì)較低。當(dāng)下在推進(jìn)檔案管理工作時(shí)，也注重開(kāi)展數(shù)字化信息化服務(wù)，但是數(shù)字化的程度比較低，在運(yùn)用數(shù)字化信息化技術(shù)時(shí)僅僅停留在表面，很難對(duì)深層次的數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行充分利用，無(wú)論是智慧平臺(tái)的構(gòu)建還是云服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)，都缺乏可行性，往往是趨于形式、浮于表面，不僅造成了資源的浪費(fèi)，而且也影響到了服務(wù)的水平。

（三）專業(yè)人才相對(duì)匱乏。在推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)時(shí)，需要專業(yè)人才作為支撐，但是當(dāng)下檔案管理人員不僅年齡結(jié)構(gòu)相對(duì)老化，而且數(shù)字化水平嚴(yán)重偏低，在進(jìn)行檔案管理時(shí)模式較為陳舊，而且服務(wù)的能力弱，尤其是在進(jìn)行數(shù)字化圖書館里服務(wù)時(shí)，由于專業(yè)技術(shù)水平不高，限制了數(shù)字化平臺(tái)的運(yùn)用。

二、創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力的有效舉措分析

（一）要全面樹(shù)立大數(shù)據(jù)思維。結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，必須要樹(shù)立大數(shù)據(jù)的思維。因此，應(yīng)該做到以下四個(gè)方面：1.要樹(shù)立數(shù)據(jù)就是資源的理念。在信息時(shí)代，檔案作為信息的載體，又可以轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)。因此，應(yīng)該全面樹(shù)立大數(shù)據(jù)思維對(duì)檔案進(jìn)行充分的管理，確保檔案管理信息資源能夠呈現(xiàn)出多元化的特點(diǎn)。要對(duì)原生的電子檔案以及檔案的數(shù)字化成果進(jìn)行歸檔數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)建完善的內(nèi)部信息資源。另外，在進(jìn)行檔案目錄檔案、索引等構(gòu)建時(shí)，也要完善數(shù)字化資源體系。通過(guò)樹(shù)立大數(shù)據(jù)思維，針對(duì)檔案信息的各方面內(nèi)容，建立相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)，并且進(jìn)行統(tǒng)一管理，既保證了信息數(shù)據(jù)的有效收集，也能夠保證檔案數(shù)據(jù)的全面性和數(shù)字化。通過(guò)對(duì)這些檔案信息資源進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理，既能夠滿足用戶們的需求，也能夠推進(jìn)檔案管理模式上的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和智能化發(fā)展。2.要堅(jiān)持以網(wǎng)絡(luò)為主體建立檔案管理新模式。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，一定要建立以網(wǎng)絡(luò)為中心的檔案管理新模式，充分利用大數(shù)據(jù)對(duì)各種信息數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集整理，建立數(shù)字檔案，實(shí)現(xiàn)信息的搜索。通過(guò)對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行全面管理，才能夠充分發(fā)揮檔案的應(yīng)有作用，提高服務(wù)水平。3.要全面推進(jìn)檔案的數(shù)字化和信息化建設(shè)。在檔案管理中要推進(jìn)檔案的數(shù)字化建設(shè)，也要推進(jìn)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)。因此，需要了解數(shù)據(jù)化和數(shù)字化的概念。數(shù)據(jù)化包括將一種現(xiàn)象轉(zhuǎn)化為指標(biāo)分析的可量化過(guò)程，數(shù)字化將許多復(fù)雜的信息轉(zhuǎn)化為電子化存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)，并且引入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一處理。因此，推進(jìn)檔案的數(shù)字化建設(shè)時(shí)，要保證檔案信息的數(shù)據(jù)化。4.要進(jìn)行智慧檔案館建設(shè)。在進(jìn)行智慧檔案館建設(shè)時(shí)，不僅要完善基礎(chǔ)設(shè)施，更重要的是保證數(shù)據(jù)資源的全面性，可以通過(guò)數(shù)學(xué)模式對(duì)各種數(shù)據(jù)進(jìn)行分解、合并，然后得出應(yīng)有的結(jié)果。也可以利用大數(shù)據(jù)對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行處理。需要注意的是，在進(jìn)行智慧檔案館建設(shè)時(shí)，不僅要注重基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，也要充分利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及云技術(shù)。

（二）要進(jìn)行管理制度的創(chuàng)新，并且實(shí)現(xiàn)數(shù)字化規(guī)范體系的構(gòu)建。在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，只有進(jìn)一步完善制度體系，才能夠全面推進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)，并且對(duì)數(shù)字資源進(jìn)行共享。因此，為了實(shí)現(xiàn)對(duì)各級(jí)檔案信息資源的共享、互聯(lián)、互通，應(yīng)該制定統(tǒng)一的規(guī)則，堅(jiān)持“互聯(lián)、開(kāi)放、共享”的原則，結(jié)合數(shù)字資源生命周期，構(gòu)建從資源創(chuàng)建描述組織管理以及各個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。也要結(jié)合核心業(yè)務(wù)，對(duì)各種數(shù)據(jù)進(jìn)行繪圖、獲取、整合，全面推進(jìn)檔案信息數(shù)字建設(shè)的規(guī)范化發(fā)展。尤其是要借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)將各種信息進(jìn)行有效連接，并且與人的需求結(jié)合在一起，才能夠真正創(chuàng)新檔案服務(wù)的新模式。

（三）要借助于技術(shù)進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)。在進(jìn)行智慧圖書館建設(shè)時(shí)，只有做好頂層設(shè)計(jì)工作，才能夠構(gòu)建起智慧檔案管理與平臺(tái)，從而創(chuàng)新服務(wù)模式，提高服務(wù)的水平。因此，應(yīng)該做到以下幾個(gè)方面：首先，底層為基礎(chǔ)設(shè)施層。在這一層面上主要是為了實(shí)現(xiàn)物力資源。包括計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等等的集合和整合?？梢圆捎锰摂M化技術(shù)來(lái)對(duì)各種設(shè)備進(jìn)行綜合利用，通過(guò)建立統(tǒng)一的虛擬資源池來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)云管理平臺(tái)的彈性管理。在進(jìn)行基層設(shè)施建設(shè)時(shí)可以為智慧檔案館提供檔案的存儲(chǔ)、傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)以及其他使用上的相關(guān)需求。其次，平臺(tái)層。平臺(tái)層是指用戶不需要參加管理或者是控制云基礎(chǔ)設(shè)施，但是卻可以接收電子檔案以電子檔案身份證來(lái)進(jìn)行管理工作。在平臺(tái)層用戶可以利用相關(guān)的應(yīng)用軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)各種信息的查找和分析，并且能夠?qū)Ω鞣N業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行綜合的配置和運(yùn)用。再次，應(yīng)用層。應(yīng)用層承擔(dān)的是綜合業(yè)務(wù)，主要是保證檔案數(shù)字化資源的公開(kāi)利用和服務(wù)以及檔案政務(wù)的服務(wù)、檔案查詢知識(shí)等相關(guān)服務(wù)。服務(wù)在整個(gè)云平臺(tái)要建立在應(yīng)用軟件的基礎(chǔ)之上，也要以服務(wù)的形式來(lái)提供訪問(wèn)上的入口。所以，平臺(tái)層和應(yīng)用層都能夠?qū)τ脩暨M(jìn)行開(kāi)放并且提供一定服務(wù)。最后，終端用戶層。終端用戶層能夠提供一系列的服務(wù)流程及可以被定義，也可以被跟蹤、被執(zhí)行、被修改，滿足用戶對(duì)于各種終端界面的訪問(wèn)和查詢器，可以提供云檔案桌面的呼叫業(yè)務(wù)，也可以進(jìn)行檔案館的訪問(wèn)以及存儲(chǔ)。所以，通過(guò)進(jìn)行基層社基礎(chǔ)設(shè)施層平臺(tái)層的建設(shè)都是為客戶進(jìn)行服務(wù)，但是在進(jìn)行總體框架構(gòu)建時(shí)應(yīng)該構(gòu)建區(qū)域化的數(shù)字檔案館用戶系統(tǒng)，確?？蛻舻牟僮餍浴?/p>

（四）要全面實(shí)施數(shù)字檔案館建設(shè)。在進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)中要完善相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，進(jìn)一步創(chuàng)新檔案館的發(fā)展形態(tài)，要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)于各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，對(duì)海量信息資源進(jìn)行整合，從而形成有序的整體，以便提高服務(wù)的效能。因此，需要建立多個(gè)分布式的異構(gòu)資源庫(kù)的無(wú)縫連接，方便于不同數(shù)字管之間的連接，確保用戶雙向認(rèn)證以及資源的雙向訪問(wèn)，讓人們隨時(shí)隨地地獲取各種檔案信息資料，提高資源的共享性，保證檔案信息的全面性。與此同時(shí)，也要建立集資源多元、全面感知、綜合處理等于一體的檔案綜合管理運(yùn)營(yíng)平臺(tái)，通過(guò)打造智慧檔案館提高服務(wù)能力。通過(guò)進(jìn)行全面的檔案數(shù)字化建設(shè)，給人們視覺(jué)上的體驗(yàn)和心靈的滿足，全面提高服務(wù)的能力。

（五）要完善人才保障再推進(jìn)。大數(shù)據(jù)背景下檔案信息管理時(shí)，需要人才作為保障。因此，應(yīng)該采取以下有效舉措：1.要積極培養(yǎng)和招聘專業(yè)人才。在進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)以及智慧檔案館建設(shè)平臺(tái)建設(shè)時(shí)，需要具備專業(yè)人士與部門，展開(kāi)一系列的招聘。通過(guò)開(kāi)展校園招聘以及社會(huì)招聘等方式，聘請(qǐng)專業(yè)的數(shù)據(jù)化人員來(lái)，推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)。另外，也要對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)通過(guò)進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高現(xiàn)有人員的數(shù)字化水平。通過(guò)進(jìn)行招聘以及培養(yǎng)打造一支高素質(zhì)的、數(shù)據(jù)專業(yè)能力相對(duì)較強(qiáng)的工作隊(duì)伍，才能夠滿足檔案云平臺(tái)建設(shè)的發(fā)展需要，為推進(jìn)智慧檔案信息館建設(shè)提供人才保障。2.要全面創(chuàng)新檔案信息的共享模式。在推進(jìn)大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息管理工作必須提高檔案信息的共享性。因此，應(yīng)該創(chuàng)新生態(tài)系統(tǒng)，既要與國(guó)內(nèi)的科研院所及檔案館進(jìn)行全面密切的合作，也要與政府、企事業(yè)單位以及其他社會(huì)各界建立合作交流的平臺(tái)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)合作和交流，從而避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)缺失或者數(shù)據(jù)閉塞、不能夠有效共享的現(xiàn)象，才能夠創(chuàng)新檔案信息共享的新模式。因此，要全面加強(qiáng)檔案信息的共享性，通過(guò)與社會(huì)各界的緊密聯(lián)系建立創(chuàng)新型的生態(tài)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的有效共享。3.要進(jìn)一步規(guī)劃數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)建設(shè)。在推進(jìn)數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)建設(shè)時(shí)，檔案管理工作應(yīng)該與數(shù)字城市建設(shè)、智慧城市建設(shè)以及數(shù)字書屋等能相關(guān)的平臺(tái)建設(shè)緊密結(jié)合，通過(guò)整合資源實(shí)現(xiàn)資源上的優(yōu)勢(shì)，也能夠充分利用共享的硬件途徑，包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、數(shù)字資源以及服務(wù)的渠道等等?？傊?，要堅(jiān)持開(kāi)放建設(shè)的思路，加強(qiáng)與各個(gè)平臺(tái)之間的對(duì)接，通過(guò)將檔案信息建設(shè)與其他的數(shù)字化建設(shè)緊密結(jié)合，才能夠打造智能化、數(shù)字化的服務(wù)平臺(tái)，更好地滿足用戶的需求，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)水平的提升。

三、總結(jié)

在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用相對(duì)較為膚淺，趨于形式，很難產(chǎn)生實(shí)際效果，尤其是檔案管理人員的數(shù)字化技術(shù)水平比較低，影響到了數(shù)字化檔案管理的水平。因此，結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景，應(yīng)該全面樹(shù)立大數(shù)據(jù)思維，并且建立數(shù)字化的管理制度和體系，同時(shí)建立檔案管理的云平臺(tái)，通過(guò)完善頂層設(shè)計(jì)，加強(qiáng)技術(shù)應(yīng)用，打造智慧檔案館。通過(guò)完善人才保證，確保檔案管理工作效能和質(zhì)量的全面提升。