高職院校在辦學(xué)和具體工作落實(shí)過(guò)程中，其目的是為了培養(yǎng)出符合現(xiàn)代社會(huì)需求的人才，為了保證人才的質(zhì)量，需要從多個(gè)角度出發(fā)對(duì)學(xué)生進(jìn)行培養(yǎng)。而在高職院校的日常運(yùn)作過(guò)程中，辦公室是其中非常重要的職能部門(mén)之一，辦公室的日常運(yùn)作不僅具有一定的復(fù)雜性特征，而且還有綜合性、協(xié)調(diào)性特征。辦公室對(duì)內(nèi)能夠起到上傳下達(dá)的樞紐作用；對(duì)外起到合作、交流的紐帶作用，是對(duì)外合作的窗口。隨著信息化的進(jìn)一步發(fā)展，高等教育也在積極改革和創(chuàng)新發(fā)展，高職院校辦公模式必然需要進(jìn)行改革，改革的根本目的是順應(yīng)時(shí)代潮流，提高辦公室的效率化，同時(shí)朝著智能化、科學(xué)化的趨勢(shì)發(fā)展。

一、電子公文在高職院校辦公室工作中應(yīng)用的必要性

在當(dāng)前現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷快速發(fā)展的背景下，各個(gè)行業(yè)都在積極朝著信息化、智能化的趨勢(shì)發(fā)展，特別是教育行業(yè)中也是如此。高職院校的相關(guān)教育體系正在進(jìn)行著不斷的改革和創(chuàng)新，其根本目的是為了能夠積極響應(yīng)教育體制改革的基本要求。通過(guò)對(duì)電子公文與紙質(zhì)公文進(jìn)行對(duì)比分析可以看出，電子公文在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，與紙質(zhì)公文相比，更加便捷，同時(shí)效率也比較高，而且還能夠?qū)崿F(xiàn)節(jié)能環(huán)保的根本目的。由于大多數(shù)是直接通過(guò)人工的方式來(lái)進(jìn)行，所以很有可能會(huì)出現(xiàn)公文丟失。嚴(yán)重時(shí)，甚至還會(huì)發(fā)生公文被盜竊的事件。另外打印、復(fù)印、傳送中需要大量時(shí)間，造成人工以及資源浪費(fèi)。電子公文的出現(xiàn)以及在實(shí)踐中的落實(shí)，已經(jīng)逐漸可以將紙質(zhì)公文以另外一種方式呈現(xiàn)出來(lái)，不僅能夠保證效率，而且還能夠保證質(zhì)量。電子公文不需要人工的方式，復(fù)印、裝訂等流程，直接可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，將這些公文在同一時(shí)間內(nèi)全部都發(fā)送到各個(gè)部門(mén)，這樣不僅能夠節(jié)省大量的人力及各項(xiàng)費(fèi)用，電子公文與紙質(zhì)公文相比，更方便攜帶，更易儲(chǔ)存，時(shí)效性更長(zhǎng)。與紙質(zhì)公文相比，電子公文更容易復(fù)制與備份。無(wú)論是搜索或者是查閱等，都具有方便快捷的特點(diǎn)，即使是單位領(lǐng)導(dǎo)在國(guó)外或者是一些遠(yuǎn)距離的地方，也可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的合理利用，共同完成公文的簽閱和查看。但是需要注意的一點(diǎn)是，任何事情都不是完美無(wú)缺的，電子公文在實(shí)際應(yīng)用時(shí)，其作為一種新生的事物，雖然優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)比較明顯，但是同樣的電子公文在應(yīng)用時(shí)，也會(huì)體現(xiàn)出不足。比如標(biāo)準(zhǔn)化、“網(wǎng)絡(luò)安全”隱患等這些問(wèn)題，其實(shí)都是其中非常重要的一部分，電子公文在針對(duì)各種公文進(jìn)行處理時(shí)，與其相關(guān)的一些軟件在開(kāi)發(fā)和利用的時(shí)候，需要引起重視。電子公文其實(shí)是在當(dāng)前信息時(shí)代背景下的一種產(chǎn)物，所以電子公文的普及以及具體應(yīng)用，也是順應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的基本需求。

二、電子公文在高職院校辦公室工作中的應(yīng)用問(wèn)題

（一）觀念問(wèn)題。電子公文在現(xiàn)代社會(huì)背景下，已經(jīng)得到了一定的認(rèn)可，而且近年來(lái)，電子公文使用率正在逐步上升，但是電子公文在其中的整體應(yīng)用效果并不理想。導(dǎo)致這一現(xiàn)象出現(xiàn)的根本原因是由于很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子公文的認(rèn)識(shí)度不夠，所以并沒(méi)有將其科學(xué)合理地應(yīng)用到實(shí)處。有很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為公文處理電子化其實(shí)就是利用計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)各種不同類型的文件進(jìn)行打印和利用，卻沒(méi)有意識(shí)到電子公文其實(shí)當(dāng)前已經(jīng)上升到一種可以實(shí)現(xiàn)無(wú)紙質(zhì)的運(yùn)作方式。除此之外，還有部分教職工在日常教學(xué)和工作時(shí)，習(xí)慣性利用紙質(zhì)公文，對(duì)電子公文并沒(méi)有充足的認(rèn)同感和安全感。甚至通過(guò)對(duì)現(xiàn)階段的實(shí)際應(yīng)用情況進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)即使是在一個(gè)單位，各部門(mén)在使用電子公文的狀態(tài)上也具有明顯的差異性。很多部門(mén)如果沒(méi)有紙質(zhì)公文，甚至都沒(méi)有辦法完成相對(duì)應(yīng)的工作。另外，高職院校信息化建設(shè)及內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)需要足夠的資金支持，資金不足就會(huì)導(dǎo)致建設(shè)水平一直處于停滯不前的狀態(tài)。

（二）技術(shù)問(wèn)題。首先，在針對(duì)硬件進(jìn)行配置的時(shí)候，其整個(gè)配置條件不能夠滿足電子公文在針對(duì)各種系統(tǒng)進(jìn)行處理時(shí)的基本要求。其次，在針對(duì)軟件進(jìn)行設(shè)計(jì)和利用的時(shí)候，無(wú)論是在功能上或者是在安全、便利性等方面，都存在不同程度的缺陷問(wèn)題。除此之外，工作人員在運(yùn)用電子公文的時(shí)候，在操作技術(shù)上存在一定的問(wèn)題。

（三）安全問(wèn)題。計(jì)算機(jī)在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，難免會(huì)涉及安全問(wèn)題，計(jì)算機(jī)在應(yīng)用時(shí)，很容易受到一些病毒的影響。其實(shí)電子公文當(dāng)前的安全問(wèn)題主要集中在兩個(gè)方面：第一個(gè)方面，由于內(nèi)部在針對(duì)電子公文進(jìn)行管理的時(shí)候，缺乏有針對(duì)性的管理?xiàng)l例，導(dǎo)致整個(gè)電子公文的管理效果并不理想。第二個(gè)方面，由于系統(tǒng)自身的網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題，一旦其網(wǎng)絡(luò)信息出現(xiàn)安全問(wèn)題，那么將會(huì)直接導(dǎo)致信息在傳輸時(shí)，容易出現(xiàn)丟失甚至被竊取的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）規(guī)范問(wèn)題。由于現(xiàn)階段沒(méi)有制定和落實(shí)一套具有公認(rèn)特征的標(biāo)準(zhǔn)，所以無(wú)法滿足電子公文處理系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中的一系列要求。在這種情況下，電子公文在處理的時(shí)候，就會(huì)由于系統(tǒng)自身參差不齊等問(wèn)題，導(dǎo)致電子公文系統(tǒng)存在一定的問(wèn)題。在高職院校日常運(yùn)作過(guò)程中，由于在技術(shù)、資金等方面的投入力度并不很充足，所以在客觀角度上，就會(huì)很容易導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)出現(xiàn)設(shè)計(jì)、使用、維護(hù)等方面的問(wèn)題，不同系統(tǒng)之間的差異性比較明顯。

三、電子公文在高職院校辦公室工作中的應(yīng)用措施

（一）加大投入力度，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高網(wǎng)絡(luò)化水平。電子公文處理是一個(gè)具有高自動(dòng)化、高集成化的系統(tǒng)。該系統(tǒng)在應(yīng)用過(guò)程中，會(huì)涉及很多方面的內(nèi)容，其中包括一些校園的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等，除此之外，工作人員自身在針對(duì)公文進(jìn)行處理時(shí)的能力、計(jì)算機(jī)的操作水平等，都可以看作是影響最終使用結(jié)果的因素。

（二）加強(qiáng)軟硬件建設(shè)。電子公文在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，會(huì)涉及很多方面的內(nèi)容，在針對(duì)電子公文信息系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建和利用的時(shí)候，軟件和硬件的建設(shè)效果將會(huì)對(duì)其直接產(chǎn)生影響。首先，在針對(duì)硬件進(jìn)行配置的時(shí)候，要保證所購(gòu)買的計(jì)算機(jī)、硬件設(shè)施能夠滿足電子公文在軟件應(yīng)用時(shí)的基本要求。與此同時(shí)，在公文辦理的整個(gè)過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生出大量的信息，將這些信息全部記錄下來(lái)，整合之后放入檔案，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)合理的管理。其次，在針對(duì)軟件和硬件進(jìn)行建設(shè)和利用的時(shí)候，一定要保證簽證的整個(gè)過(guò)程具有網(wǎng)絡(luò)化特征。電子公文在針對(duì)各種文件進(jìn)行處理的時(shí)候，其最大的特征之一就是無(wú)紙質(zhì)辦公，所以在電子公文處理的時(shí)候，整個(gè)處理過(guò)程應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出高度的網(wǎng)絡(luò)化特征，這樣才能夠?qū)㈦娮庸牡膬?yōu)勢(shì)特點(diǎn)充分發(fā)揮出來(lái)。如果在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，有某一個(gè)環(huán)節(jié)無(wú)法實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，那么將會(huì)直接導(dǎo)致整個(gè)電子公文在針對(duì)各種不同類型文件進(jìn)行處理時(shí)，受到嚴(yán)重的阻礙影響。一旦受到影響，無(wú)紙質(zhì)化的辦公就會(huì)受到影響，無(wú)法將電子公文的作用和意義充分發(fā)揮出來(lái)。

（三）電子公文的安全性保證。電子公文在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，要積極采取有針對(duì)性的措施，為其使用提供安全性保障。首先，在針對(duì)內(nèi)部進(jìn)行管理的時(shí)候，由于管理人員的問(wèn)題或者是內(nèi)部管理不善等原因，將會(huì)直接導(dǎo)致電子公文當(dāng)中的一些數(shù)據(jù)被非法編輯、復(fù)制，甚至嚴(yán)重的時(shí)候，還會(huì)出現(xiàn)非法傳播等現(xiàn)象。在針對(duì)這一現(xiàn)象進(jìn)行處理的時(shí)候，可以與實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合，將權(quán)限操作制度和體系落到實(shí)處，這樣不僅能夠針對(duì)這一問(wèn)題進(jìn)行妥善處理，而且還能夠保證整個(gè)電子公文在使用過(guò)程中的安全性和穩(wěn)定性。其次，在實(shí)踐中，為了從根本上保證電子公文系統(tǒng)在構(gòu)建以及應(yīng)用過(guò)程中的安全性和穩(wěn)定性。一定在針對(duì)電子公文處理系統(tǒng)進(jìn)行購(gòu)買或者是選擇、設(shè)計(jì)以及利用的時(shí)候，將安全問(wèn)題放在首要位置上，這樣才能夠保證該系統(tǒng)在運(yùn)作時(shí)的穩(wěn)定性。最后，可以結(jié)合實(shí)際，通過(guò)各種不同類型的渠道，構(gòu)建符合電子公文交流的體系，同時(shí)還可以將與其相對(duì)應(yīng)的安全防范機(jī)制落到實(shí)處。這樣不僅能夠從根本上保證信息在傳輸過(guò)程中的穩(wěn)定性和有效性，而且還能夠避免出現(xiàn)丟失等問(wèn)題，能夠最大限度保證電子公文系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中的安全性。

（四）強(qiáng)化電子公文的管理。電子公文與紙質(zhì)公文之間具有明顯的差異性，但是兩者之間最大的相同之處在于，無(wú)論是電子公文或者是紙質(zhì)公文，其法律效應(yīng)、權(quán)威性等都是相同的，但是電子公文在生成、傳輸以及最終歸檔的時(shí)候，其整個(gè)過(guò)程與紙質(zhì)公文之間具有明顯的差異性。在針對(duì)電子公文進(jìn)行管理的時(shí)候，其實(shí)是一個(gè)系統(tǒng)性的管理過(guò)程，在具體管理的時(shí)候，會(huì)涉及網(wǎng)絡(luò)的軟件管理、網(wǎng)絡(luò)的硬件管理以及人員管理等，除此之外，生成管理、傳輸管理、歸檔管理等，這些都可以被看作是電子公文在日常管理時(shí)必不可少的重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，無(wú)論哪個(gè)環(huán)節(jié)缺乏有效管理，都會(huì)威脅到公文在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中的安全性、高效性和穩(wěn)定性。

（五）電子公文處理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。標(biāo)準(zhǔn)化是在資源可以實(shí)現(xiàn)共享的基礎(chǔ)條件下，能夠?qū)崿F(xiàn)各個(gè)部門(mén)相互之間的協(xié)同工作。電子公文格式的規(guī)范化其實(shí)就是一種跨越平臺(tái)、甚至跨越各個(gè)部門(mén)的一種方式，也是保證相互之間交換質(zhì)量的基礎(chǔ)。通過(guò)對(duì)現(xiàn)有的規(guī)定進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)2003年國(guó)家檔案局就已經(jīng)推出了“電子公文歸檔管理暫行辦法”，該辦法在推出以及具體落實(shí)之后，上海等一些地區(qū)，與其進(jìn)行結(jié)合，相繼頒發(fā)了與其相關(guān)的一些地方標(biāo)準(zhǔn)。因此，在針對(duì)之前的一些紙質(zhì)公文進(jìn)行制作和具體利用的時(shí)候，必須要保證紙質(zhì)公文的所有條例、撰寫(xiě)的內(nèi)容全部符合規(guī)定的公文格式和要求。

四、結(jié)束語(yǔ)

高職院校辦公室在開(kāi)展工作時(shí)，由于涉及大量的公文，傳統(tǒng)意義上一般是直接利用紙質(zhì)公文來(lái)進(jìn)行運(yùn)作，但是紙質(zhì)公文在很多方面會(huì)存在一定的偏差和問(wèn)題，比如不好保存、需要耗費(fèi)大量的人力、時(shí)間等。電子公文的出現(xiàn)以及在實(shí)踐中的有效落實(shí)，不僅能夠提高高職院校辦公室工作的效率，而且還能夠避免紙質(zhì)公文在使用時(shí)的一系列問(wèn)題。在保證提高信息傳輸速度的同時(shí)，能夠盡可能保證電子公文在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。