PDCA循環(huán)法具體內(nèi)容包括Plan、Do、Check、Act，即計(jì)劃、執(zhí)行、審查、處置四部曲，是由美國(guó)相關(guān)領(lǐng)域的研究學(xué)者戴明在PDS循環(huán)基礎(chǔ)上去粗取精加工而來(lái)的。在辦公過(guò)程中將檢查結(jié)果進(jìn)行仔細(xì)總結(jié)，對(duì)于存在的問(wèn)題，將其列入下一個(gè)PDCA循環(huán)中，并將成功的結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，鞏固經(jīng)驗(yàn)，給予肯定的態(tài)度，將成功經(jīng)驗(yàn)在行政工作中進(jìn)行推廣，并將其進(jìn)行更加標(biāo)準(zhǔn)的表述。Plan、Do、Check、Act并非一個(gè)循環(huán)就結(jié)束，而是經(jīng)過(guò)數(shù)次循環(huán)不斷往復(fù)運(yùn)作的過(guò)程，不斷進(jìn)行探索與摸索，尋找出問(wèn)題，探尋新的改善方法，未被解決的問(wèn)題放入下一PDCA循環(huán)，直至解決為止。如此不斷發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題，不斷解決提升工作品質(zhì)。PDCA循環(huán)不失為一種行之有效的管理辦法，值得深入探討分析。

一、醫(yī)院辦公室工作的特征

醫(yī)院內(nèi)的行政工作繁多冗雜，需要多個(gè)部門(mén)協(xié)調(diào)合作共同完成。為了適應(yīng)醫(yī)療行業(yè)當(dāng)前的發(fā)展速度與狀態(tài)，緊跟醫(yī)改步調(diào)，醫(yī)院各個(gè)行政部門(mén)需要做好科學(xué)的管理，使工作有條不紊開(kāi)展，及時(shí)汲取國(guó)外的先進(jìn)管理辦法和優(yōu)秀管理理念，對(duì)其中適合我國(guó)當(dāng)代醫(yī)療行業(yè)發(fā)展的精華進(jìn)行吸取、加工、發(fā)揚(yáng)。在引入先進(jìn)工作管理方法與經(jīng)驗(yàn)的過(guò)程中，醫(yī)院辦公室發(fā)揮著舉足輕重的作用。在引入先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)的過(guò)程中，首先由醫(yī)院辦公室對(duì)醫(yī)院當(dāng)前發(fā)展過(guò)程存在的弊端加以提出，對(duì)醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展策略、需要的管理方法類(lèi)別加以確認(rèn)、制定。在當(dāng)今醫(yī)療行業(yè)存在嚴(yán)峻的發(fā)展現(xiàn)狀、醫(yī)療行業(yè)存在日益增強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力的前提下，醫(yī)院高層應(yīng)該對(duì)發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行科學(xué)的預(yù)設(shè)，組織專(zhuān)業(yè)的工作人員進(jìn)行深入的調(diào)查與研究，積極適應(yīng)現(xiàn)狀。但目前存在的問(wèn)題是醫(yī)院高層多是由臨床一線工作者經(jīng)過(guò)層層遴選而來(lái)，他們有夯實(shí)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)，但缺乏有效的管理策略。在這種情況下，為醫(yī)院高層解憂獻(xiàn)計(jì)的醫(yī)院辦公室，就需要對(duì)工作方法加以調(diào)整，摒棄簡(jiǎn)單的辦文、辦會(huì)的辦公模式，改為加強(qiáng)收集新的形勢(shì)信息，密切關(guān)注醫(yī)療改革的趨勢(shì)，緊盯醫(yī)療行業(yè)的工作情況，為管理經(jīng)驗(yàn)缺乏的醫(yī)院高層提供中肯、富有價(jià)值的最新信息，并對(duì)高層作出的策略進(jìn)行積極反饋。

二、PDCA循環(huán)法在醫(yī)院辦公室管理中的具體應(yīng)用

（一）Plan階段。Plan即需要對(duì)管理的目標(biāo)、具體管理方法進(jìn)行規(guī)劃。首先由醫(yī)院辦公室工作者成立一個(gè)辦公室管理提升小組，提升小組的負(fù)責(zé)人為辦公室主任，而每一位辦公室的工作者都是其重要的組成部分。在不影響正常辦公室工作的前提下，將辦公室下一階段要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)分為近期、中期、遠(yuǎn)期三部完成。將為實(shí)現(xiàn)最終目標(biāo)需要做的工作加以具體化，分配到每一個(gè)小組成員手中，對(duì)每一階段的負(fù)責(zé)人與主要參與者進(jìn)行明確，確保工作得以順利的開(kāi)展。就近期工作為例，需要做的就是將收文、發(fā)文的處理率升至95%以上，這就要求小組成員對(duì)收文進(jìn)行及時(shí)的處理并在第一時(shí)間將其上傳給醫(yī)院高層，然后根據(jù)高層指示將結(jié)果下傳給相關(guān)的部門(mén)，收、發(fā)文不得在辦公室內(nèi)停留三天以上仍未被處理。同理，印章管理差錯(cuò)率降至1%以下，對(duì)于需要用醫(yī)院印章的文件、事項(xiàng)進(jìn)行嚴(yán)格的登記。與此同時(shí)，確保宣傳見(jiàn)刊率，提升危機(jī)事件處理能力。

（二）Do階段。執(zhí)行階段要求辦公室管理提升小組認(rèn)真執(zhí)行已定規(guī)劃，每一階段的進(jìn)程由該階段的負(fù)責(zé)人向小組負(fù)責(zé)人匯報(bào)。主要執(zhí)行的內(nèi)容為對(duì)收、發(fā)文管理、會(huì)議管理、宣傳管理與印章管理。收、發(fā)文管理是指對(duì)接收、下達(dá)發(fā)送文件過(guò)程進(jìn)行規(guī)整，對(duì)于存在的遺漏、錯(cuò)發(fā)問(wèn)題及時(shí)指出，并針對(duì)特定的問(wèn)題提出特定的修改意見(jiàn)。制定出嚴(yán)格的使用印章制度，并向全員醫(yī)護(hù)人員下達(dá)制度內(nèi)容，向他們解釋使用印章的具體流程。醫(yī)院各部門(mén)使用會(huì)議室開(kāi)會(huì)時(shí)都要按照辦會(huì)流程進(jìn)行，分為開(kāi)會(huì)前提交辦會(huì)申請(qǐng)，會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中的內(nèi)容以及會(huì)議結(jié)束的總結(jié)，及時(shí)掌握會(huì)議室的使用狀況，從而對(duì)會(huì)議的時(shí)間進(jìn)行合理的安排。與此同時(shí)，加強(qiáng)醫(yī)院知名度、影響力的宣傳，通過(guò)院刊院報(bào)內(nèi)部宣傳，使醫(yī)院工作者緊跟時(shí)代的發(fā)展。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、公眾號(hào)等方式加強(qiáng)醫(yī)院疾病治療項(xiàng)目的宣傳，并對(duì)防止疾病的方法進(jìn)行必要的宣傳。必要時(shí)可以將其整理成書(shū)面形式，發(fā)表到刊物進(jìn)行宣傳，不斷提升醫(yī)院的知名度。

（三）Check階段。審查階段指對(duì)計(jì)劃階段作出的目標(biāo)的落實(shí)、執(zhí)行狀況進(jìn)行檢查，對(duì)執(zhí)行過(guò)程中遇到的困難、問(wèn)題進(jìn)行歸納總結(jié)，對(duì)存在的問(wèn)題尋求解決之法，制定出一套行之有效的管理措施。小組人員按時(shí)開(kāi)會(huì)討論工作的進(jìn)展，廣開(kāi)言路，積極采納小組內(nèi)員工寶貴的意見(jiàn)與建議。另外，每個(gè)階段辦公室工作的完成情況需要小組相關(guān)階段的負(fù)責(zé)人進(jìn)行總結(jié)，并將其整理好，在每一次的小組討論會(huì)上對(duì)整體好的結(jié)果進(jìn)行公布。最后，在月底對(duì)各項(xiàng)工作的完成率進(jìn)行匯報(bào)，對(duì)收、發(fā)文及時(shí)處理率、宣傳見(jiàn)刊率與印章管理差錯(cuò)率的情況進(jìn)行總結(jié)，并將其與上月這些指標(biāo)情況進(jìn)行比較，進(jìn)一步對(duì)工作進(jìn)行調(diào)整。

（四）Act階段。醫(yī)院辦公室管理的Act階段是對(duì)審查階段的處理。對(duì)于取得成效的成功經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行廣泛推廣，對(duì)于存在的不足之處提出相應(yīng)的整改策略，不斷加以?xún)?yōu)化。在處置階段未被良好解決的問(wèn)題，放到下一個(gè)PDCA循環(huán)中。

三、總結(jié)

醫(yī)院是一個(gè)特殊的場(chǎng)所，各個(gè)部門(mén)的協(xié)調(diào)通力合作方可使醫(yī)院各個(gè)部門(mén)有序開(kāi)展工作。醫(yī)院辦公室是一個(gè)上傳下達(dá)的部門(mén)，情況多變，需要應(yīng)對(duì)多種突發(fā)、臨時(shí)出現(xiàn)的情況，對(duì)于辦公室的管理要求比較高。在日常各項(xiàng)工作中，對(duì)于取得的成功經(jīng)驗(yàn)要進(jìn)行總結(jié)鞏固，在以后的工作中堅(jiān)持應(yīng)用。與此同時(shí)，用PDCA循環(huán)法不斷促進(jìn)管理向制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，不斷促進(jìn)醫(yī)院辦公室管理整體水平的提升。

PDCA循環(huán)法通過(guò)多次循環(huán)，對(duì)于頑固存在的問(wèn)題進(jìn)行攻克，不斷發(fā)現(xiàn)，不斷解決，促進(jìn)管理方法的有效性，管理制度的合理性發(fā)展。真正實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院辦公室水平更上一個(gè)新的臺(tái)階，不斷促進(jìn)醫(yī)院健康可持續(xù)發(fā)展。