我國(guó)民政檔案管理工作的執(zhí)行部門(mén)主要是民政局，其主要職責(zé)是保障所在地區(qū)居民的基本生活權(quán)益，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定與發(fā)展。新時(shí)期社會(huì)形勢(shì)更加復(fù)雜，民政檔案管理工作同樣面臨著一系列的挑戰(zhàn)，互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)使人們的生活節(jié)奏不斷加快，同時(shí)對(duì)民政檔案獲取和處理的速度和準(zhǔn)確性也提出了更高的要求。為了保障民政部門(mén)工作職能的正常發(fā)揮，更好地服務(wù)于社會(huì)，民政檔案管理信息化建設(shè)工作勢(shì)在必行。民政檔案的信息化建設(shè)工作主要通過(guò)利用計(jì)算機(jī)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的民政檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并對(duì)其進(jìn)行一定的整理、開(kāi)發(fā)和利用。

一、新時(shí)期民政檔案信息化建設(shè)工作的重要性

（一）民政檔案信息化建設(shè)有利于提高工作效率。在互聯(lián)網(wǎng)尚未普及之前，民政檔案存儲(chǔ)媒介主要是紙質(zhì)工具，當(dāng)工作人員想要進(jìn)行信息檢索及處理操作時(shí)，必須要依靠手工操作，同時(shí)由于民政檔案數(shù)量眾多，想要對(duì)特定某一人的信息進(jìn)行查找，需要消耗大量的時(shí)間和精力。工作人員在對(duì)所需要的檔案進(jìn)行處理時(shí)還要經(jīng)過(guò)一系列復(fù)雜的程序和交接手續(xù)，這同樣會(huì)降低工作效率，檔案查詢(xún)和處理的難度使得現(xiàn)有資源的利用率下降，其應(yīng)有的服務(wù)功能同樣也會(huì)降低。在信息技術(shù)問(wèn)世之后，我們可以通過(guò)建設(shè)信息化民政檔案管理平臺(tái)，將紙質(zhì)檔案以數(shù)字媒介進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立具備檢索、處理等功能的數(shù)據(jù)庫(kù)，大大降低檔案查詢(xún)的難度，節(jié)約時(shí)間，提高工作人員的工作效率。

（二）民政檔案信息化建設(shè)有利于充分開(kāi)發(fā)和利用現(xiàn)有資源。開(kāi)展民政檔案信息化建設(shè)工作可以對(duì)原有紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理歸類(lèi)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有資源的合理分配和科學(xué)使用，促使民政檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化和規(guī)范化，提高對(duì)現(xiàn)有資源的利用率。通過(guò)利用信息技術(shù)建立標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫(kù)，可以減少在檢索時(shí)由于數(shù)目過(guò)大而造成的無(wú)法找到所需檔案的情況，還可以避免存儲(chǔ)時(shí)發(fā)生的意外損壞。在信息化管理平臺(tái)中通過(guò)關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，可迅速找到所需要的全部?jī)?nèi)容，工作人員根據(jù)需要進(jìn)行篩選，從而提高資源利用率。

二、新時(shí)期民政檔案信息化管理與利用問(wèn)題

（一）民政檔案信息共享程度不夠?，F(xiàn)階段，我國(guó)各地區(qū)民政局所存儲(chǔ)的個(gè)人檔案之間共享程度不夠高，處于同一省的民政部門(mén)之間可以實(shí)現(xiàn)資源共享，而異省之間的民政檔案則處于不透明狀態(tài)。以婚姻登記為例，登記者在相應(yīng)地區(qū)的民政局進(jìn)行登記結(jié)婚時(shí)，工作人員在系統(tǒng)中只能看到本省的信息，無(wú)法查詢(xún)?cè)谄渌〉幕橐龅怯洜顩r，若登記者在其他省市處于已婚狀態(tài)而在本市系統(tǒng)卻無(wú)法查詢(xún)，登記者就可以實(shí)現(xiàn)跨省重婚，此時(shí)經(jīng)辦婚姻登記的工作人員就會(huì)存在風(fēng)險(xiǎn)。由于民政檔案共享程度不夠，可能導(dǎo)致一些不法分子鉆空子，不僅會(huì)給經(jīng)辦工作人員帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)，還會(huì)給普通民眾造成精神財(cái)產(chǎn)損失。

（二）管理部門(mén)對(duì)于民政檔案信息化建設(shè)重視程度不夠。通過(guò)對(duì)我國(guó)各地區(qū)民政部門(mén)信息化建設(shè)成果的調(diào)查分析，我們可以發(fā)現(xiàn)當(dāng)前還有許多管理人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到實(shí)行民政檔案信息化建設(shè)對(duì)于開(kāi)展工作的重要性，許多單位的信息化建設(shè)僅僅是搞形式主義，雖然也有相應(yīng)的進(jìn)展，但其主要目的是為了應(yīng)對(duì)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)的檢查，信息化管理平臺(tái)相應(yīng)的功能模塊還不夠完善。同時(shí)由于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠，工作人員在開(kāi)展民政檔案信息化建設(shè)工作之時(shí)缺乏必要的支持和配合，進(jìn)而影響整體進(jìn)程。

（三）基礎(chǔ)設(shè)備配置不夠完備。民政檔案信息化管理和利用工作的開(kāi)展需要與其相匹配的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備，但在工作中由于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠和經(jīng)費(fèi)限制等原因，許多地區(qū)民政部門(mén)的基礎(chǔ)設(shè)施配置還不夠完善，數(shù)量也遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿(mǎn)足工作需求。對(duì)民政檔案進(jìn)行信息化管理與利用不僅需要依靠計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)器等硬件設(shè)備，還需要相應(yīng)的操作軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)等軟件系統(tǒng)，為了實(shí)現(xiàn)各地區(qū)之間的傳輸和共享，必須要保證網(wǎng)絡(luò)連接。目前我國(guó)基本實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)的全覆蓋，民政部門(mén)的計(jì)算機(jī)配置也基本可以做到全面覆蓋，因此民政檔案信息化管理和利用工作中基礎(chǔ)設(shè)備配置的重點(diǎn)是操作系統(tǒng)和相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，軟件設(shè)施的不足是制約信息化管理工作發(fā)展的一個(gè)重要原因。

（四）民政檔案信息化管理規(guī)范程度不夠。利用信息技術(shù)進(jìn)行民政檔案的管理和利用工作是一個(gè)全新的實(shí)踐，此前我們并沒(méi)有相關(guān)的管理經(jīng)驗(yàn)，因此現(xiàn)階段在開(kāi)展工作之時(shí)還存在著許多的問(wèn)題，需要重點(diǎn)解決的就是管理規(guī)范化程度不夠問(wèn)題。各地區(qū)在進(jìn)行民政檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)之時(shí)需要收集信息，但目前還沒(méi)有制定規(guī)范化的收集標(biāo)準(zhǔn)，因此工作人員所收集的資料和檔案可能存在內(nèi)容丟失或者格式不規(guī)范的問(wèn)題。其次，民政部門(mén)對(duì)于信息化檔案的整理程序沒(méi)有通用的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致工作人員在查詢(xún)和操作過(guò)程中存在困難。同時(shí)信息化操作系統(tǒng)在調(diào)閱檔案時(shí)的審查程序缺少規(guī)范化，在外部人員訪(fǎng)問(wèn)時(shí)有可能存在泄密風(fēng)險(xiǎn)。

（五）工作人員素質(zhì)與能力不匹配。民政檔案信息化管理與利用工作的開(kāi)展與傳統(tǒng)的檔案管理工作方式不同，工作人員不僅需要具備相應(yīng)的民政檔案管理經(jīng)驗(yàn)，還需要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行一定的了解，能夠正確使用現(xiàn)有的信息化操作系統(tǒng)。但通過(guò)對(duì)目前民政部門(mén)工作人員能力和素質(zhì)的調(diào)查結(jié)果看，能夠熟練操作信息化管理系統(tǒng)的人數(shù)比較少，絕大部分工作人員缺乏對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)的了解和應(yīng)用，在操作時(shí)也往往會(huì)出現(xiàn)失誤，進(jìn)而影響工作效率。

三、新時(shí)期民政檔案信息化管理與利用措施

（一）完善現(xiàn)有民政檔案信息化管理系統(tǒng)。為了解決上述問(wèn)題，民政部門(mén)的首要任務(wù)是完善現(xiàn)有的民政檔案信息化管理系統(tǒng)，提高資源共享的程度，建立相應(yīng)的規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)。各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)民政檔案信息化建設(shè)的重視程度，加大資金投入，以完善各部門(mén)基礎(chǔ)設(shè)施配置，保證工作的正常開(kāi)展。工作人員在進(jìn)行信息化資料庫(kù)數(shù)據(jù)收集工作時(shí)要嚴(yán)格遵守現(xiàn)有的法律法規(guī)，務(wù)必保證所收集內(nèi)容的準(zhǔn)確性。同時(shí)為了保證工作開(kāi)展的規(guī)范化，相關(guān)部門(mén)應(yīng)加緊制定相應(yīng)的規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)，明確各個(gè)部門(mén)的職責(zé)和任務(wù)，做到分工明確，同時(shí)對(duì)于借閱等流程也要進(jìn)行規(guī)范化，以減少檔案泄露的可能性。

（二）提供工作人員素質(zhì)與能力。工作人員的素質(zhì)和能力決定了民政檔案信息化管理和利用工作開(kāi)展的有效性，現(xiàn)階段很大一部分工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的了解不夠，使得信息化管理系統(tǒng)的職能無(wú)法得到充分發(fā)揮。因此民政部門(mén)應(yīng)組織開(kāi)展相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)活動(dòng)，提高工作人員的應(yīng)用能力和動(dòng)手操作能力，提高其工作效率。

（三）建立相應(yīng)的安全保障體系。民政檔案信息化管理系統(tǒng)雖然脫離了傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)設(shè)備，但依然會(huì)不可避免地面臨一系列安全風(fēng)險(xiǎn)，因此做好安全保障工作對(duì)于民政部門(mén)和廣大人民群眾是至關(guān)重要的。信息化管理系統(tǒng)所面臨的風(fēng)險(xiǎn)一方面來(lái)源于內(nèi)部工作人員的操作失誤，另一方面來(lái)源于外部病毒的攻擊。因此民政部門(mén)一方面應(yīng)聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)工作人員建立全面可靠的安全保障系統(tǒng)以減少被外部竊取機(jī)密的可能性，另一方面應(yīng)加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部工作人員的管理，通過(guò)講座宣傳等形式提高其安全意識(shí)。

四、結(jié)語(yǔ)

利用信息技術(shù)開(kāi)展民政檔案管理和利用可以大大提高工作效率，提高民政部門(mén)的服務(wù)水平。但現(xiàn)階段信息化管理與利用工作中依然存在一系列的問(wèn)題需要解決，民政部門(mén)應(yīng)結(jié)合社會(huì)發(fā)展實(shí)際，不斷完善其信息化管理系統(tǒng)，提高員工的工作能力，加快實(shí)現(xiàn)資源共享。