一、檔案信息管理的重要性

目前，以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為核心的信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)，極大提升了各個(gè)行業(yè)工作的效率。在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，各種檔案信息需要使用紙質(zhì)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，但是使用紙質(zhì)介質(zhì)進(jìn)行儲(chǔ)存具有一定的安全隱患，在存儲(chǔ)過(guò)程中會(huì)受到外界環(huán)境的影響，這樣就能夠使得一些重要的信息丟失。但是信息化技術(shù)能夠有效解決這個(gè)問(wèn)題，目前通過(guò)相關(guān)的信息管理軟件和管理系統(tǒng)能夠?qū)n案信息儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)或者是硬盤(pán)、磁盤(pán)中，這樣就保障了信息在儲(chǔ)存過(guò)程中不會(huì)隨著時(shí)間的推移出現(xiàn)信息的丟失等問(wèn)題。這種技術(shù)大大提升了企業(yè)開(kāi)展信息管理的效率和質(zhì)量。所謂的信息化管理過(guò)程就是通過(guò)利用信息管理系統(tǒng)和信息管理技術(shù)來(lái)對(duì)于相應(yīng)的檔案信息進(jìn)行分類、管理和儲(chǔ)存，在儲(chǔ)存過(guò)程中需要按照我國(guó)檔案管理的相關(guān)需求和相關(guān)要求進(jìn)行相應(yīng)的管理存儲(chǔ)，從而便于查閱和整理。

二、檔案信息管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理人員的綜合能力水平不高。信息管理應(yīng)用大大提升了檔案管理的效率，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不但管理效率低，而且不便于信息長(zhǎng)時(shí)間儲(chǔ)存。但是信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理過(guò)程中對(duì)于管理人員提出了新的挑戰(zhàn)，檔案管理人員大多數(shù)不具備檔案專業(yè)知識(shí)，在軟件管理能力方面也有所欠缺，這樣對(duì)于開(kāi)展工作十分不利。信息管理系統(tǒng)需要管理人員有效掌握軟件相關(guān)使用以及對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)等知識(shí)有所了解，這不同于傳統(tǒng)檔案管理，傳統(tǒng)的檔案管理僅僅需要工作人員掌握信息管理的相關(guān)知識(shí)，能夠?qū)τ跈n案進(jìn)行有效整理、分類和存儲(chǔ)，但是在信息化的條件下，對(duì)于管理人員的信息管理能力有了更高的要求。此外，檔案管理也是一項(xiàng)服務(wù)和管理工作，對(duì)于管理人員的創(chuàng)造力并不高，這樣導(dǎo)致管理人員的綜合業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，信息化管理技術(shù)和軟件應(yīng)用對(duì)于他們來(lái)說(shuō)是一個(gè)新的挑戰(zhàn)，企業(yè)在發(fā)展和建設(shè)過(guò)程中，需要建立完善的績(jī)效考核機(jī)制來(lái)不斷督促管理人員綜合能力的提升，從而更好地提升他們的綜合能力。目前很多單位的考核指標(biāo)過(guò)于陳舊，很難有效激發(fā)管理人員的積極性，導(dǎo)致管理人員開(kāi)展工作時(shí)積極性不高，不利于提升檔案管理工作效率。

（二）信息管理系統(tǒng)存在著很大的安全隱患。現(xiàn)階段，為了檔案管理信息系統(tǒng)的安全性，很多單位應(yīng)用了很多技術(shù)手段，其中一個(gè)十分常見(jiàn)的技術(shù)是通過(guò)交換機(jī)的端口綁定實(shí)際的MAC地址和IP地址來(lái)抵御外界黑客的非法入侵，這種方法具有一定的效果，但是在長(zhǎng)期應(yīng)用過(guò)程中也存在很大的安全隱患，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，在將端口和主機(jī)綁定的過(guò)程中，需要對(duì)于每一臺(tái)電腦進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，這樣顯著增加了工作的強(qiáng)度和難度，而且設(shè)置過(guò)程十分繁瑣。第二，隨著黑客入侵技術(shù)的提高，黑客在選擇入侵過(guò)程中能夠輕易修改實(shí)際電腦的MAC和IP地址，或者直接偽裝成相應(yīng)的地址進(jìn)行入侵，這樣就能夠輕易蒙蔽信息系統(tǒng)，從而輕易進(jìn)入系統(tǒng)當(dāng)中獲得所需要的數(shù)據(jù)。這種技術(shù)目前已經(jīng)被時(shí)代淘汰。信息系統(tǒng)安全管理系統(tǒng)建設(shè)主要是提高系統(tǒng)對(duì)于外部惡意攻擊的抵御，從而成功將各種外界入侵進(jìn)行有效攔截，但是目前使用的入侵?jǐn)r截相關(guān)技術(shù)具有一定的局限性，在攔截成功率和可靠性方面還存在著很大的問(wèn)題。現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)系統(tǒng)使用的是IDS入侵檢測(cè)系統(tǒng)，這種系統(tǒng)具有一定的優(yōu)勢(shì)，對(duì)于一般的入侵具有一定的攔截能力。

三、信息化條件下檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新的建議

（一）加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)。新時(shí)期對(duì)檔案管理人員使用信息能力提出了新的要求和新的期望，不僅要求管理人員具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，同時(shí)又要具有良好的對(duì)外溝通和服務(wù)能力。另外，還要具有相關(guān)信息軟件使用的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。平時(shí)工作中要加強(qiáng)檔案管理者信息技術(shù)培訓(xùn)，尤其培訓(xùn)使用信息管理系統(tǒng)的能力。每一個(gè)單位對(duì)于信息技術(shù)的能力要求是不同的，因此各個(gè)單位在建立自己的檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)，要從實(shí)際情況出發(fā)，從而使得信息系統(tǒng)更好地服務(wù)于單位的檔案管理工作。另外，為了使得管理人員更好開(kāi)展社會(huì)保險(xiǎn)管理工作，必須在工作中熟練掌握各種信息管理軟件和信息管理系統(tǒng)，因此單位需要加強(qiáng)對(duì)于管理人員的培訓(xùn)力度，從而更好幫助檔案管理掌握相關(guān)管理技術(shù)。

（二）制定合理的考核制度和培養(yǎng)計(jì)劃。為了更好促進(jìn)信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用，需要企業(yè)制定新的考核機(jī)制，從而更好激發(fā)檔案管理工作的積極性。在制定績(jī)效考核機(jī)制的過(guò)程中，可以結(jié)合信息技術(shù)相關(guān)特點(diǎn)來(lái)對(duì)員工進(jìn)行考核，督促他們掌握相關(guān)軟件使用以及管理系統(tǒng)的使用。在具體考核指標(biāo)量化過(guò)程中，可以結(jié)合企業(yè)實(shí)際發(fā)展需求來(lái)制定，考核目的是為了幫助員工發(fā)現(xiàn)工作中存在的不足，幫助員工提升自己。同時(shí)，為了普及檔案信息管理系統(tǒng)相關(guān)知識(shí)，企業(yè)在制定職員的培訓(xùn)計(jì)劃時(shí)，要充分結(jié)合自身檔案建設(shè)的方向來(lái)制定合適的培養(yǎng)計(jì)劃，使得檔案管理人員盡快掌握檔案管理的技巧和專業(yè)技能，提高員工的專業(yè)素質(zhì)和能力水平。

（三）加強(qiáng)電子信息技術(shù)的應(yīng)用。為了更好地將信息化技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理過(guò)程中，首先要做好信息系統(tǒng)安全防護(hù)技術(shù)。人事檔案是十分重要的機(jī)密資料，一旦數(shù)據(jù)泄露，就會(huì)造成十分嚴(yán)重的損失，因此為了加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全建設(shè)，企業(yè)需要根據(jù)人事檔案管理需要，落實(shí)好信息安全防護(hù)系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程，使得這個(gè)防護(hù)系統(tǒng)能夠?qū)⑷肭謾z測(cè)和入侵防護(hù)更好結(jié)合在一起，從而更好抵御外部的惡意攻擊。在構(gòu)建管理系統(tǒng)過(guò)程中，需要從以下方面出發(fā)：第一，要對(duì)于企業(yè)系統(tǒng)防護(hù)系統(tǒng)登記和防護(hù)能力進(jìn)行科學(xué)合理地評(píng)估，對(duì)于系統(tǒng)存在的安全漏洞進(jìn)行詳細(xì)排查，從而制定更加完善的修補(bǔ)方案，通過(guò)建立不同的權(quán)限訪問(wèn)制度來(lái)加強(qiáng)對(duì)于核心數(shù)據(jù)的保護(hù)力度。第二，要加強(qiáng)對(duì)入侵檢測(cè)系統(tǒng)的建立，有效防止各種非法入侵和病毒攻擊，充分利用強(qiáng)大的殺毒軟件和相關(guān)信息安全技術(shù)，保障信息系統(tǒng)防護(hù)等級(jí)，從而維護(hù)企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)安全性和穩(wěn)定性。經(jīng)常提醒相關(guān)人員進(jìn)行殺毒軟件和系統(tǒng)補(bǔ)丁的升級(jí)，從而提高相關(guān)工作人員的安全防護(hù)意識(shí)，從而有效降低潛在的信息安全風(fēng)險(xiǎn)。第三，建立完善的信息服務(wù)管理制度，完善緊急服務(wù)系統(tǒng)，做好關(guān)鍵數(shù)據(jù)的備份，同時(shí)利用數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)及時(shí)恢復(fù)重要數(shù)據(jù)。通過(guò)完善管理來(lái)提高信息管理的質(zhì)量，從而提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理過(guò)程顯著提高了管理效率，但是與此同時(shí)，也帶來(lái)了很多問(wèn)題，這些問(wèn)題需要從管理和技術(shù)兩個(gè)角度出發(fā)進(jìn)行解決，從而提高檔案管理的質(zhì)量。