文書檔案是記載組織發(fā)展的重要載體，是在一定的歷史背景和特定的社會(huì)環(huán)境之下形成的問題解決材料及所采取措施的具體后果。文書檔案收集和歸檔是醫(yī)院檔案管理的重要內(nèi)容，文書檔案管理自身具有基礎(chǔ)性和重要性特點(diǎn)，能夠?yàn)獒t(yī)院各項(xiàng)工作開展提供輔助性和基礎(chǔ)性協(xié)助。醫(yī)院在檔案管理工作中，應(yīng)該將文書檔案收集與歸檔作為重要事項(xiàng)來抓，通過方式方法創(chuàng)新提升文書檔案收集與歸檔工作效率。

一、醫(yī)院文書檔案的收集與歸檔的重要性

醫(yī)院文書檔案一般是比較重要的文件材料，如評(píng)審辦法、任務(wù)書、審計(jì)報(bào)告等，對(duì)于這些材料的收集和整理，能夠?yàn)榻窈蟮墓ぷ鏖_展提供制度依據(jù)，同時(shí)通過文書檔案的收集整理能夠?yàn)獒t(yī)院政策調(diào)整提供事實(shí)依據(jù)。當(dāng)前醫(yī)院文書檔案收集主要包含三個(gè)方面：一是對(duì)醫(yī)院日常管理活動(dòng)所形成的文件材料和具有保存價(jià)值的文件材料的收集和整理。二是對(duì)醫(yī)院貫徹上級(jí)文件精神所形成的文件資料的收集。三是醫(yī)院其他日常行政管理所形成的具有保存價(jià)值的各類文件，包含醫(yī)院發(fā)布的重要通知公告，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)召開的各類會(huì)議記錄、年度計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、重大事跡及重大活動(dòng)的報(bào)道、上級(jí)對(duì)醫(yī)院的指導(dǎo)性文件、醫(yī)院開具的各類證明材料等。

文書檔案收集與歸檔是醫(yī)院完善檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，能夠?yàn)獒t(yī)院各項(xiàng)管理工作開展起到輔助性作用。醫(yī)院文書檔案覆蓋的內(nèi)容非常廣泛，其中很多涉及醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程的重大事件，這些檔案資料的開發(fā)和利用能夠?yàn)獒t(yī)院戰(zhàn)略決策提供重要參考。新時(shí)期，醫(yī)院文書檔案收集和整理工作是醫(yī)院行政管理的重要組成部分，對(duì)于醫(yī)院日常管理具有重要意義，醫(yī)院文書檔案管理工作還見證了醫(yī)院發(fā)展過程，詳細(xì)記錄了重大歷史事件和重大活動(dòng)，是過往醫(yī)院歷史的重要記載，也是豐富醫(yī)院文化的重要載體，有助于提升醫(yī)院的精神風(fēng)貌。

二、醫(yī)院文書檔案收集與歸檔的注意事項(xiàng)

（一）醫(yī)院文書檔案收集與歸檔需嚴(yán)格遵守保密性原則。醫(yī)院文書檔案既有紙質(zhì)檔案，也有電子檔案，文書檔案在管理過程中要堅(jiān)持保密原則，防止文書檔案內(nèi)容外泄。文書檔案是醫(yī)院發(fā)展過程中所形成的諸多具有價(jià)值的文獻(xiàn)資料，首先，要確保醫(yī)院文書紙質(zhì)檔案的原始性。紙質(zhì)檔案一旦形成，就具有其特定的信息和作用，在今后的保管和利用過程中不可能再發(fā)生改變，這樣才能確保文書檔案的真實(shí)性和唯一性。其次，要注重電子文書檔案的加密性。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在醫(yī)院辦公體系中的作用越來越凸顯，醫(yī)院辦公系統(tǒng)所形成的電子文書檔案越來越多，因此要想確保電子文書檔案不被更改，就需要定期更換密鑰，設(shè)置通信傳輸口令，做好文書檔案的加密工作，確保文書檔案的內(nèi)容真實(shí)可靠。

（二）思想重視不夠制約文書檔案規(guī)范化管理。當(dāng)前醫(yī)院在管理過程中更注重醫(yī)院的業(yè)務(wù)工作，對(duì)于文書檔案重視程度不足，每年為文書檔案管理投入的人力和資源都相對(duì)較少，這在很大程度上影響了文書檔案工作的規(guī)范化管理。部分醫(yī)院文書檔案并沒有選派專職人員進(jìn)行，而是多由辦公室相關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)管，由于辦公室人員承擔(dān)的工作任務(wù)較多，對(duì)文書檔案重視程度不足，導(dǎo)致文書檔案缺少有效開發(fā)，難以充分發(fā)揮文書檔案原有的作用和功能，加之績效考核機(jī)制不健全，影響了工作人員對(duì)于文書檔案管理的積極性。究其原因，一方面，由于對(duì)文書檔案管理投入不足，導(dǎo)致文書檔案相關(guān)設(shè)備更新緩慢；另一方面，信息技術(shù)在文書檔案應(yīng)用過程中的投入不夠，影響了文書檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化建設(shè)。

（三）存在文書人員與檔案人員工作銜接不暢等現(xiàn)象。醫(yī)院在文書檔案管理過程中，還存在檔案工作人員與文書人員交接不暢問題。其一，工作主體脫節(jié)。文書工作人員缺少檔案知識(shí)和檔案培訓(xùn)，對(duì)于檔案的重要性認(rèn)識(shí)程度不足，因此檔案工作人員在與文書人員進(jìn)行交接的過程中，由于文書工作人員對(duì)于檔案收集的范圍程序了解不夠，造成工作脫節(jié)。其二，工作成果脫節(jié)。文書工作人員在具體工作中受到個(gè)人業(yè)務(wù)能力的限制，導(dǎo)致很多文書格式和處理方法存在不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范問題。如用紙不規(guī)范，格式不嚴(yán)謹(jǐn)，裝訂編號(hào)不規(guī)范等，這些文書成果達(dá)不到歸檔要求，很難被納入到文書檔案之中。

（四）檔案收集和歸檔的力度比較小。從當(dāng)前看，醫(yī)院文書檔案收集和歸檔重視程度一般力度還相對(duì)較小，特別是在收集過程中收集模式相對(duì)單一，沒有充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行收集整理。隨著醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)化信息建設(shè)的不斷推進(jìn)，越來越多的文檔以電子形式出現(xiàn)，如果在采集過程中依然應(yīng)用傳統(tǒng)方式，不僅采集和歸檔效率低，同時(shí)也影響檔案管理，還容易出現(xiàn)各種錯(cuò)誤。加之，當(dāng)前醫(yī)院辦公室文書檔案管理重視程度不夠，也增加了文書檔案管理的難度。

三、文書檔案收集與歸檔方法創(chuàng)新與保障措施

（一）完善醫(yī)院文書檔案管理體系。醫(yī)院文書檔案對(duì)于醫(yī)院各項(xiàng)工作都具有很強(qiáng)的輔助作用，特別是大型綜合性醫(yī)院文書檔案管理，有助于幫助醫(yī)院解決醫(yī)療糾紛，同時(shí)也能夠提升醫(yī)院管理效率。因此，醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加大對(duì)文書檔案管理的重視程度，在經(jīng)費(fèi)和人員上向文書檔案管理傾斜，并給予一定的資金支持，為文書檔案管理工作提供更好的硬環(huán)境和軟環(huán)境。同時(shí)，醫(yī)院文書檔案管理人員應(yīng)該在全院范圍內(nèi)進(jìn)行檔案知識(shí)宣傳，讓各科室對(duì)文書檔案管理重要意義有所了解，使各科室都參與到文書檔案管理中。此外，有條件的醫(yī)院還應(yīng)針對(duì)文書檔案現(xiàn)狀完善文書檔案管理系統(tǒng)，成立文書檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對(duì)文書檔案收集整理的指導(dǎo)，同時(shí)要將文書檔案收集與歸檔工作納入醫(yī)院考核中，通過約束機(jī)制構(gòu)建和激勵(lì)機(jī)制構(gòu)建，進(jìn)一步提升醫(yī)院文書檔案的收集和歸檔工作的積極性，營造濃厚的文書檔案管理工作氛圍。

（二）加強(qiáng)責(zé)任心和文書檔案的保密性。文書檔案管理工作人員是文書檔案收集和歸檔的主體，因此為了確保文書檔案的安全和完整，必須增強(qiáng)文書檔案工作人員的保密意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。由于文書檔案具有原始性和加密性的特點(diǎn)，因此在檔案管理過程中，一定要注意檔案工作人員的道德素質(zhì)和法律素質(zhì)培養(yǎng)，通過系統(tǒng)的培訓(xùn)和教育，要求檔案管理人員樹立法治意識(shí)、責(zé)任意識(shí)和使命意識(shí)，在工作過程中要以醫(yī)院的大局為重，經(jīng)手的檔案信息資料要確保不泄露。在注重保密性的同時(shí)，也應(yīng)該配合全院整體工作，對(duì)文書檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)，這樣才能夠體現(xiàn)出文書檔案的時(shí)代作用和價(jià)值。

（三）調(diào)整文書檔案收集與歸檔工作方式。當(dāng)前醫(yī)院文書檔案收集與歸檔工作缺乏主動(dòng)性，因此必須對(duì)文書檔案收集與歸檔工作方式進(jìn)行調(diào)整，構(gòu)建和完善問題反饋機(jī)制。在文書檔案收集與歸檔過程中，一旦發(fā)現(xiàn)問題就必須及時(shí)處理，進(jìn)一步提升文書檔案收集與歸檔效率。同時(shí)要提升工作的主動(dòng)性，在文書檔案收集過程中，一定要充分調(diào)動(dòng)檔案工作人員的主動(dòng)性，加強(qiáng)與其他部門的聯(lián)系，對(duì)醫(yī)院的文書檔案收集與歸檔工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排，并指導(dǎo)各科室文書檔案材料的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，確保文書檔案材料的真實(shí)性和可靠性。此外，還應(yīng)該完善文書檔案的硬件設(shè)施建設(shè)，要充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和高科技設(shè)備，對(duì)文書檔案盡量以電子化的形式進(jìn)行，避免潛在的人為工作失誤，使醫(yī)院文書檔案收集與歸檔工作圓滿完成。

（四）加強(qiáng)文書檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。醫(yī)院文書檔案收集與歸檔，最終還是由檔案工作人員來完成，醫(yī)院文書檔案收集與歸檔的質(zhì)量與檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力密切相關(guān)，因此，必須加大對(duì)醫(yī)院檔案工作人員的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)和綜合素質(zhì)教育。針對(duì)當(dāng)前醫(yī)院文書檔案收集與歸檔工作的實(shí)際情況和存在的問題，有針對(duì)性地開展業(yè)務(wù)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，進(jìn)一步提升文書檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)。具體做法：應(yīng)成立領(lǐng)導(dǎo)小組，讓各科室負(fù)責(zé)人都參與進(jìn)來，對(duì)文書檔案收集與歸檔工作進(jìn)行嚴(yán)密部署和落實(shí)，形成全院參與文書檔案收集與歸檔的工作氛圍。