大數(shù)據(jù)時代做好檔案信息化管理工作的策略

文/山東德州夏津縣委檔案館 劉子倩

對檔案進行管理是機關單位工作中的重要組成部分，也是保證機關單位正常運行的重要文件資料。長期以來，檔案管理受到技術水平的影響，使用傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適用于時代快速發(fā)展的要求，在機關單位發(fā)展過程中，傳統(tǒng)的檔案管理方法在人力、物力、財力方面管理能力都比較低，檔案使用的價值遠遠沒有發(fā)揮出來。在大數(shù)據(jù)時代對檔案進行信息化管理，應該充分利用信息化技術的優(yōu)勢，改變傳統(tǒng)的管理方法，找到更適合時代快速發(fā)展的管理模式，創(chuàng)新管理措施。

一、檔案管理信息化的優(yōu)勢及作用

（一）分享資源便利，工作效率提升?；ヂ?lián)網(wǎng)時代的到來，主要得益于網(wǎng)絡數(shù)據(jù)和信息技術的快速發(fā)展，這在一定程度上給機關單位檔案管理提供了便利。在檔案管理過程中，管理人員可以充分利用網(wǎng)絡技術，對各項檔案信息進行有效的采集、歸納、整理、儲存，提高數(shù)據(jù)信息的有效性，從而提升檔案管理的工作效率。

（二）快速備份有用信息。使用傳統(tǒng)的檔案管理方法，由于受到自然災害、人為因素等影響，會導致存在一定程度的破損或者損毀，所以使用以往的管理方式，經(jīng)常會導致機關單位檔案出現(xiàn)儲存不全面或者檔案的安全性受到威脅。將信息化技術應用到檔案管理以后，對于檔案儲存的物理空間也減少了依賴和需求，而且使用信息化技術可以快速將檔案信息進行復制備用存儲，這也在一定程度上提高了信息檔案的安全性。

（三）有效查詢使用檔案。管理部門的重要任務是為檔案信息提供查閱以及信息的搜索服務，以前對檔案進行管理每一項操作都是根據(jù)紙質(zhì)文件來完成的，需要使用人力完成信息的查閱和搜集工作，需要消耗大量的時間，而且很難保證信息的準確性。使用信息化技術后，對檔案進行查詢時，可以在信息化系統(tǒng)內(nèi)快速找到關鍵的信息，而且還能夠提供信息的搜索和利用功能，信息管理的靈活性充分體現(xiàn)了檔案的實際價值。此外，能夠減少搜索過程中消耗的人力和時間成本，提高了機關單位工作效率。

二、檔案管理的現(xiàn)狀和存在問題

（一）業(yè)務素質(zhì)較低。對機關單位檔案進行信息化管理，要求管理人員具備專業(yè)的素質(zhì)和良好的業(yè)務能力，充分掌握檔案管理方面的相關知識、信息技術以及網(wǎng)絡知識，還應該熟知信息化管理的工作流程，堅持自身的職業(yè)操守，嚴格按照檔案法的規(guī)定進行操作，遵守機關單位的各項規(guī)章制度以及工作紀律。由于部分管理人員對檔案信息進行管理時，進行數(shù)字化處理、傳輸和使用過程中不具備強烈的網(wǎng)絡安全意識，影響了檔案信息的安全性，在一定程度上阻礙了檔案信息化的發(fā)展。

（二）檔案管理效率低。在機關事業(yè)單位運行中，由于生成的文件材料數(shù)量很多，所以對管理效率提出了很高要求，要求檔案管理人員快速完成材料內(nèi)容梳理，完成整個檔案收集歸檔工作流程。傳統(tǒng)檔案管理工作的流程復雜，包括檔案收集或其余部門提交-檔案審核-檔案錄入-檔案存放-檔案信息展示，而在檔案應用中，也需要經(jīng)過多個手續(xù)，降低了檔案的管理效率。所以在信息獲取和處理方面存在一定的差異，導致數(shù)據(jù)管理存在一定的漏洞，影響了檔案管理水平。此外，由于各個部門信息管理存在一定的獨立性，這為檔案管理工作帶來了難度。

（三）檔案管理中應用大數(shù)據(jù)技術的意識差。對檔案進行信息化管理過程中，由于管理人員沒有形成大數(shù)據(jù)意識，導致在日常的工作中沒有充分發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術的先進性，雖然有一些單位已經(jīng)逐步嘗試了大數(shù)據(jù)技術，但是由于大數(shù)據(jù)技術的應用水平比較低，數(shù)據(jù)的模式不夠統(tǒng)一，使用方法不適用機關單位的自身情況等等，這些問題都會在一定程度上影響檔案管理的有效性，不利于檔案管理的發(fā)展。同時也有相關研究認為，目前各個機關單位并沒有形成有效的信息化管理機制，這會對檔案管理產(chǎn)生一定的影響。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案信息化管理工作的策略

（一）不斷優(yōu)化檔案管理人員的結構。首先，各單位要組織相關人員積極學習相關檔案管理工作的法律法規(guī)，讓他們充分認識檔案管理信息化建設的重要意義。并且積極開展各種形式的思想政治教育活動，提高他們的政治思想水平，提高他們的職業(yè)道德，提升他們的職業(yè)素養(yǎng)。其次，機關單位還應該組織檔案工作人員積極參與各種形式的專業(yè)學習活動，通過專家講座、進修、觀摩、經(jīng)驗交流等學習活動，豐富他們的檔案管理專業(yè)知識，提高他們的信息技術應用能力，從而提高他們的職業(yè)技能。隨著科學技術的快速發(fā)展，在大數(shù)據(jù)時代對于檔案進行管理，對管理人員提出了更高的要求，為了能夠更好地進行檔案管理，機關單位應引進一些專業(yè)人才，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，不斷優(yōu)化人才結構，使更多的年輕人愿意從事檔案管理工作，成為檔案管理的中堅力量，而年齡較大的工作人員應輔助年輕人做好檔案信息化管理。

（二）在大數(shù)據(jù)時代背景下做好檔案管理保密工作。機關單位進行檔案管理時使用大數(shù)據(jù)技術，在一定程度上促進了檔案管理工作的進一步發(fā)展，同時也給檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)，應用大數(shù)據(jù)技術能夠促進檔案管理水平的進一步提升，提高管理效率，還可以節(jié)約人工成本投入。在實際應用過程中，使用大數(shù)據(jù)技術也存在一定的問題，對于檔案管理保密性提出了更高的要求，在大數(shù)據(jù)時代對檔案進行信息化管理，經(jīng)常會出現(xiàn)信息丟失和泄露的情況。所以管理人員應正確認識檔案信息管理的重要性，保證好檔案信息的安全，在工作過程中使用規(guī)范化的操作，提高檔案信息的保密性，此外還應該加強軟件和硬件的管理。為了保證信息化管理能夠適應大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的要求，應主動加強基礎設施的投入力度，更換現(xiàn)有的設備，建立網(wǎng)絡信息平臺，滿足網(wǎng)絡搜索的需求。

（三）構建完整的大數(shù)據(jù)檔案信息平臺。機關單位進行檔案的信息化管理，要想切實提高信息管理的水平，就應該創(chuàng)建完善的大數(shù)據(jù)信息流通平臺，在工作過程中充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術的應用價值，這也是進行檔案管理的關鍵內(nèi)容。在具體的應用過程中，工作人員應充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)大平臺的實際價值，盡量采用統(tǒng)一的信息數(shù)據(jù)儲存、管理、接收、編輯等處理過程，對各個檔案處理過程進行不斷改進，在后續(xù)管理中，工作人員利用大數(shù)據(jù)技術的優(yōu)勢，進一步探索大數(shù)據(jù)平臺帶來的便利，為未來的檔案管理研究出新的發(fā)展路徑。除此之外，為了使檔案信息更為安全，應合理應用計算機安全技術，確保技術操作更加專業(yè)，把機關檔案信息管理系統(tǒng)安全維護工作放在首要位置。同時，如果想有效控制檔案信息資源的安全性，應對單位檔案信息的安全密鑰進行設置，運用數(shù)字加密技術控制和規(guī)范整個檔案數(shù)據(jù)的完整性和安全性，這已成為現(xiàn)階段檔案管理工作急需完善的重要工作。在條件允許的情況下，進一步使用完整的檔案信息管理平臺，對各項信息和資料進行處理，這樣才能促進檔案管理的未來發(fā)展。

四、結語

在大數(shù)據(jù)時代對檔案信息進行數(shù)字化、信息化管理是一項非常繁重的任務，機關單位必須進行整體規(guī)劃，確定合理的目標，不斷學習先進的技術，優(yōu)化檔案管理措施，建立完善的信息管理平臺，轉(zhuǎn)變以往的管理理念，使用各種先進的管理技術和管理模式，提高檔案管理的效率。