醫(yī)學(xué)院校人事檔案信息化管理探究

文/濱州市優(yōu)撫醫(yī)院 劉佳

隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，各類信息資源鋪天蓋地涌入人們的日常生活，這些多樣化的信息資源為社會(huì)各行業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了前所未有的機(jī)遇，同時(shí)也給信息管理部門帶來(lái)了一系列挑戰(zhàn)，醫(yī)學(xué)院校的人事檔案信息管理部門肩負(fù)著學(xué)校人才管理、人才資源優(yōu)化配置等多方面的重要職責(zé)，近些年，我國(guó)提出了大力開(kāi)展信息化建設(shè)、加快實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展方針，由此可見(jiàn)，不管是高校還是企事業(yè)單位，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理都是順應(yīng)當(dāng)今時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)的必然選擇。

一、人事檔案信息化管理的主要特點(diǎn)

（一）網(wǎng)絡(luò)化的共享平臺(tái)。在信息化時(shí)代，人事檔案資料已經(jīng)成為反映部門或者單位實(shí)力的一種重要途徑，同時(shí)也是單位或部門之間人與人相互了解的一種有效方式，更是使個(gè)體熟悉自身工作環(huán)境的重要渠道。人事檔案信息化管理可實(shí)現(xiàn)檔案資料的實(shí)時(shí)共享，提升資源的開(kāi)放性和共享性，進(jìn)而為部門和單位工作的開(kāi)展提供更多的便利。

（二）分級(jí)式的查閱形式。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，單位以及各部門都基本成立了屬于自己的門戶網(wǎng)站，人們可以根據(jù)自身的需要隨時(shí)進(jìn)入門戶網(wǎng)站搜尋人事檔案資料。但這些人事檔案資料按照其保密水平與開(kāi)放程度的不同是具有等級(jí)差異的。例如，非該部門或者單位的人員在進(jìn)行人事檔案資料查閱的時(shí)候，只能查閱一些已經(jīng)對(duì)外開(kāi)放的人事檔案資料；而單位或部門內(nèi)部人員則擁有更大的權(quán)限，可查閱一些保密程度較高的人事檔案資料；如果是單位或者部門的負(fù)責(zé)人，則可以查閱機(jī)密度更高的人事檔案管理資料。

（三）數(shù)據(jù)化的檔案管理模式。當(dāng)今時(shí)代，人們已經(jīng)能借助數(shù)據(jù)化的模式來(lái)進(jìn)行電子人事檔案資料的管理，管理者可首先編制一套完整的管理模板，然后再添加具體的電子人事檔案分類標(biāo)簽，在需要用到人事檔案資料的時(shí)候，只需要輸入相應(yīng)的查找指令，就能很快找到所需資料。

（四）電子化的檔案載體?，F(xiàn)階段，人事檔案資料已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子化管理，檔案管理人員只需要借助計(jì)算機(jī)，就能順利完成電子化文檔的處理工作，只要具備較大容量的硬盤，就能實(shí)現(xiàn)對(duì)海量人事檔案資料的有效存儲(chǔ)，這樣一來(lái)，不但有效分散了紙質(zhì)檔案管理的壓力，同時(shí)也能避免因人工失誤而導(dǎo)致的檔案資料丟失等問(wèn)題。

二、醫(yī)學(xué)院校人事檔案信息化管理面臨的主要問(wèn)題

（一）軟硬件設(shè)施的投入以及人員的配備不足。要實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的目標(biāo)，就必須具備完善的軟硬件設(shè)施以及充足的人才資源。但是，從當(dāng)前的現(xiàn)狀來(lái)看，絕大部分醫(yī)學(xué)院校的人事檔案部門在檔案資料的信息化管理上存在設(shè)施設(shè)備不完善、人員配備不足的問(wèn)題。盡管安排了專門的部門和人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，但是由于涉及的檔案資料數(shù)量十分龐大，人員的數(shù)量相對(duì)于實(shí)際工作量來(lái)說(shuō)偏少。與此同時(shí)，人事檔案管理部門的打印機(jī)、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施設(shè)備普遍較為落后，且大都不具備微縮設(shè)備、掃描儀等現(xiàn)代化硬件設(shè)施，實(shí)用性的檔案信息系統(tǒng)軟件更是十分匱乏，這就導(dǎo)致人事檔案信息化管理工作的有效開(kāi)展受到了嚴(yán)重阻礙。

（二）人事檔案管理模式較為落后。我國(guó)很多醫(yī)學(xué)院校在人事檔案管理上還處在傳統(tǒng)人工管理階段，無(wú)法跟上當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展變化。盡管學(xué)校給檔案部門配備了專門的計(jì)算機(jī)，但是檔案部門的工作人員在計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平方面還處于初級(jí)階段，大多數(shù)人員都只能進(jìn)行Word、Excel等簡(jiǎn)單辦公軟件的操作，而無(wú)法運(yùn)用一些專門的檔案信息軟件對(duì)檔案信息資料進(jìn)行錄入。這樣的管理模式事實(shí)上并未完全走出以往的手工操作階段，這就對(duì)檔案信息資源的有效利用造成了嚴(yán)重影響，尤其是對(duì)于醫(yī)學(xué)院校這種本身學(xué)生數(shù)量較多，且分布較為分散的特殊院校來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式顯然已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代學(xué)校的發(fā)展需求。

三、醫(yī)學(xué)院校人事檔案信息化管理的對(duì)策

（一）適當(dāng)加大軟硬件設(shè)施的投入以及人才培養(yǎng)力度。針對(duì)當(dāng)前醫(yī)學(xué)院校在人事檔案信息化管理上存在的軟硬件設(shè)施投入以及人才配備不足的現(xiàn)狀，必須進(jìn)一步加大軟硬件設(shè)施的投入以及人才培養(yǎng)力度。首先，醫(yī)學(xué)院校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的信息化建設(shè)基金，使人事檔案管理部門具備足夠的資金進(jìn)行軟硬件設(shè)施設(shè)備的采購(gòu)，加快建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理平臺(tái)，將以往的手工保管模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化人事管理模式，進(jìn)而推動(dòng)人事檔案管理信息化發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。其次，醫(yī)學(xué)院校應(yīng)當(dāng)注重對(duì)人事檔案信息化管理人才的培養(yǎng)，適當(dāng)加大智力投資力度，優(yōu)化智力投資模式，通過(guò)全新的信息理論和信息技術(shù)為人事檔案管理人員充電，使其崗位勝任力得到進(jìn)一步提升。同時(shí)，人事檔案管理人員必須積極意識(shí)到自身角色的轉(zhuǎn)變，把自己從以往的實(shí)體管理者轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾韱T以及信息的發(fā)布者，在平常的工作中注重對(duì)自身計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的提升，積極鍛煉自己運(yùn)用數(shù)字化、信息化手段來(lái)進(jìn)行檔案信息管理的能力。

（二）積極轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理模式，樹(shù)立人事檔案信息化管理意識(shí)。要想實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的最終目標(biāo)，就必須積極轉(zhuǎn)變目前的傳統(tǒng)管理模式，摒棄落后的管理觀念，全面提升人事檔案管理工作效率和質(zhì)量。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及人事檔案管理人員必須具備現(xiàn)代化管理意識(shí)，積極借助各種現(xiàn)代化高科技，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、安全保護(hù)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等，對(duì)學(xué)校的人事檔案資料進(jìn)行信息化管理。其次，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息管理理念的創(chuàng)新，注重對(duì)人事檔案資料的多角度探討和深層次分析，使檔案資源的潛在價(jià)值得到有效開(kāi)發(fā)，從而促進(jìn)資源利用率進(jìn)一步提升。此外，還必須加快建設(shè)人事檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，使其成為學(xué)校人事部門輔助信息庫(kù)，并通過(guò)該數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的實(shí)時(shí)共享。

（三）加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，為人事檔案信息化管理提供保障。醫(yī)學(xué)院校人事檔案信息化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)必須以完善的基礎(chǔ)建設(shè)作為保障。因此，學(xué)校必須提高對(duì)基礎(chǔ)建設(shè)的重視度。首先，應(yīng)當(dāng)做好人事檔案資料的收集、歸類以及整理入檔等工作，從源頭上控制好人事檔案資料的質(zhì)量，確保資料的完整性與真實(shí)性。其次，應(yīng)結(jié)合相關(guān)規(guī)章制度落實(shí)好人事檔案資料的監(jiān)督與考察工作。使其分類得到進(jìn)一步細(xì)化，編排目錄更加清晰、簡(jiǎn)潔。一旦發(fā)現(xiàn)某一環(huán)節(jié)的工作存在問(wèn)題或者某項(xiàng)資料的內(nèi)容不夠完善，必須第一時(shí)間進(jìn)行通報(bào)，并采取相應(yīng)的整改措施，這樣就能使人事檔案信息化管理基礎(chǔ)進(jìn)一步得到夯實(shí)，促進(jìn)人事檔案信息化管理的科學(xué)化、高效化開(kāi)展。

（四）做好檔案信息的安全防護(hù)工作。信息技術(shù)的引入為人事檔案管理提供了更加便捷化、高效化的手段，但同時(shí)也使檔案信息面臨極大的安全風(fēng)險(xiǎn)。人事檔案的信息化管理使得電子檔案與網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了有效連接，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境本身具有較強(qiáng)的開(kāi)放性，電腦黑客以及各種病毒的入侵很容易使電子檔案信息泄露或丟失，因此，必須做好信息安全防護(hù)工作，通過(guò)設(shè)置防火墻、登錄密碼等來(lái)確保電子檔案的安全質(zhì)量。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人事檔案信息化管理對(duì)醫(yī)學(xué)院校的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展意義重大。目前，國(guó)內(nèi)很多醫(yī)學(xué)院校在人事檔案信息化管理方面面臨軟硬件設(shè)施投入不足、缺乏足夠的人才資源、管理模式落后等問(wèn)題。要解決上述問(wèn)題，必須適當(dāng)加大軟硬件設(shè)施以及人才培養(yǎng)的投入力度，積極轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理模式，樹(shù)立現(xiàn)代化管理意識(shí)，強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)，并落實(shí)好檔案信息的安全防護(hù)工作，以免信息被不法人員竊取。