試論新時期煤礦檔案管理的有效方法

文/山西霍寶干河煤礦有限公司 張曉苗

在市場經(jīng)濟漸漸步入規(guī)范化和制度化的過程中，過去粗放式管理的弊端使得煤礦企業(yè)在激烈的市場競爭中缺乏足夠的競爭力。通過優(yōu)化煤礦企業(yè)的檔案管理制度，不斷激發(fā)企業(yè)的活力。將煤礦企業(yè)的運作過程看作是一臺高速運轉(zhuǎn)的燃?xì)鈾C，檔案管理是潤滑劑，助推各個零件共同作用、和諧相處，實現(xiàn)企業(yè)平穩(wěn)運作。因此，通過提升檔案管理工作以實現(xiàn)科學(xué)化、精細(xì)化的管理方式轉(zhuǎn)化，是煤礦企業(yè)在進入高速化發(fā)展的轉(zhuǎn)型階段必經(jīng)之路。

一、煤礦檔案管理過程中存在的問題

（一）缺乏專業(yè)科學(xué)的管理制度。在法治化的進程中，檔案管理的法制建設(shè)推動著煤礦企業(yè)檔案管理制度不斷完善。但是在具體的管理工作中，仍然存在著許多制度不完善的問題，亟待加強建設(shè)，實現(xiàn)對于檔案管理每個流程的約束管理。在缺乏專業(yè)科學(xué)管理制度的支撐下，缺乏對于檔案管理工作的重視，信息整理不及時，歸檔方式不合理，給煤礦企業(yè)的運用帶來了負(fù)面影響。

（二）管理人員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)指導(dǎo)?；诠P者實踐經(jīng)驗，許多煤礦企業(yè)的檔案管理人員缺乏較高的職業(yè)素養(yǎng)，具體如下：一是缺乏專業(yè)人才。在沒有充足專業(yè)人才儲備支持的情況下，員工保持原有的工作方式和工作觀念，難以較快掌握現(xiàn)代辦公信息技術(shù)，在與外界溝通、內(nèi)部信息傳輸上存在一定的不足，缺乏專業(yè)能力，導(dǎo)致難以實現(xiàn)精細(xì)化管理。二是缺乏專業(yè)經(jīng)驗。檔案管理人員的工作經(jīng)驗不足，主要是由于對于企業(yè)運作機制尚不熟悉，無法實現(xiàn)有機協(xié)調(diào)處理。三是主觀能動性缺失。一些稱職的管理人才因為對于企業(yè)待遇、工資條件、福利水平等多種外在因素不滿意，導(dǎo)致缺乏工作積極性，缺乏責(zé)任心，導(dǎo)致工作不作為，未盡其職能與義務(wù)。

（三）信息化水平低。隨著計算機在各行業(yè)的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作中有關(guān)工作軟件的開發(fā)應(yīng)用缺乏普及度，無法滿足檔案管理工作室管理工作快速、高效以及便捷的使用目的。

（四）缺乏充足的管理設(shè)備。缺乏硬件設(shè)施以及設(shè)施不合格，是眾多煤礦企業(yè)檔案管理工作實踐中存在的共性問題。由于煤礦檔案管理的保管設(shè)備型號、規(guī)格不統(tǒng)一，很容易出現(xiàn)歸檔錯誤、胡亂歸檔的情況，嚴(yán)重影響檔案管理工作的正常進行。同時，在某些煤礦企業(yè)中，檔案保管的環(huán)境存在臟、亂、差的亂象。甚至某些企業(yè)不具備普通簡單的防潮、防火、通風(fēng)設(shè)備，導(dǎo)致檔案在保存過程中破損或丟失。

二、煤礦檔案管理的新目標(biāo)

實現(xiàn)煤礦企業(yè)檔案管理的科學(xué)化、數(shù)字化是彰顯煤礦企業(yè)核心競爭力的重要舉措。國家對煤礦企業(yè)發(fā)展更加關(guān)注，提出了更高的要求，使得煤礦檔案管理工作更加復(fù)雜。在信息化的普及中，將數(shù)字化引入檔案管理的各個環(huán)節(jié)成為煤炭企業(yè)管理改善現(xiàn)有不足，以有效性、及時性、規(guī)范性促進檔案工作優(yōu)化升級，實現(xiàn)長足發(fā)展的有效手段。實現(xiàn)數(shù)字檔案資料管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)系統(tǒng)管理，整合現(xiàn)有檔案資源，為企業(yè)運作提供數(shù)據(jù)支撐和經(jīng)驗分享。目前，我國許多煤炭企業(yè)引入國外先進數(shù)字檔案制度，搭建科學(xué)平臺，實現(xiàn)管理人員與管理內(nèi)容的有效對接，在制度支撐下高效運作，充分滿足煤炭企業(yè)建設(shè)的目標(biāo)要求，實現(xiàn)煤炭企業(yè)改革發(fā)展的新動力支撐，因而也對企業(yè)基礎(chǔ)設(shè)備以及人員素質(zhì)提出了更高的要求。

三、提高煤礦檔案管理工作的措施與方法

（一）加強對煤礦檔案管理工作的認(rèn)識和制度建設(shè)。制度是管理工作的基礎(chǔ)，規(guī)范科學(xué)的管理制度才能實現(xiàn)高效高質(zhì)量的規(guī)范化管理。通過對制度的不斷豐富和充實，要求煤礦企業(yè)在日常管理中，充分落實國家相關(guān)的法律法規(guī)制度，執(zhí)行檔案管理的有關(guān)政策，按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行管理。同時，通過人員管理制度和日常監(jiān)督管理對企業(yè)檔案管理存在的不規(guī)范現(xiàn)象加以改善。首先，需要完善相關(guān)監(jiān)督和獎懲機制，從制度層面明確檔案管理的規(guī)范，強化法規(guī)意識。其次，通過對檔案的收集、整理、保存、借閱、歸檔、保密流程具體方面進行合理協(xié)調(diào)的規(guī)劃，配合制度的執(zhí)行，實現(xiàn)嚴(yán)格審查、規(guī)范執(zhí)行。最后，建立職責(zé)明確、分工合理、督察到位的監(jiān)督考核機制，嚴(yán)肅檔案管理紀(jì)律，使工作有序進行。

（二）增加投入，優(yōu)化設(shè)備配置。通過加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入，實現(xiàn)檔案管理信息化。一方面，在于提高硬件設(shè)施的水平，比如適當(dāng)優(yōu)化檔案室面積，增添足夠的防火、防潮設(shè)備，配備電腦、打印機等基本設(shè)備，使得檔案工作具有高效性；另一方面，引入數(shù)字化管理模式，提升檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化比重。同時，根據(jù)煤礦企業(yè)內(nèi)部檔案資料的保存等級和使用頻率進行數(shù)字化技術(shù)處理，從而減少檔案管理人員的無效勞動，提高工作效率，便于查詢和整合。可以考慮引入B/S 架構(gòu)的檔案資料管理平臺系統(tǒng)，通過數(shù)據(jù)上傳，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，開放管理，為檔案的使用提供便捷。

（三）加強員工培訓(xùn)，提高個人素質(zhì)。提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量要求，實現(xiàn)工作細(xì)分到人，責(zé)任細(xì)分到人。因而，對員工的工作能力提出高標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)要求。通過將檔案管理工作的流程分化，每個人員需要具備獨立處理相關(guān)問題的經(jīng)驗和充足的相關(guān)專業(yè)知識，從而實現(xiàn)工作項目的高效執(zhí)行。因此，企業(yè)可以適當(dāng)引入部分具有較高專業(yè)素養(yǎng)和相關(guān)經(jīng)驗的管理人員，在具體項目的執(zhí)行過程中，可以對其他缺乏工作經(jīng)驗的員工進行一定的專業(yè)培訓(xùn)，提升服務(wù)意識，強化管理意識，實現(xiàn)各部門的有效配合，從而提高精細(xì)化管理能力。與此同時，工作人員應(yīng)該定期進行自省，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)管理知識，總結(jié)工作經(jīng)驗，更新觀念，以實現(xiàn)全公司有效運作，轉(zhuǎn)變以服務(wù)為中心的工作作風(fēng)。

（四）加強并落實保密工作。強化和落實檔案保密工作，應(yīng)做到如下兩點：一是要提高領(lǐng)導(dǎo)層和主要負(fù)責(zé)人的重視程度和關(guān)心程度，因而自上而下地形成檔案保密意識，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行，對于違章的行為和當(dāng)事人進行懲罰。二是對接受資料進行嚴(yán)格的審核和管理，禁止閑雜人等隨意接觸檔案咨詢，實現(xiàn)對檔案室的有效管理，以確保檔案管理的保密性和安全性。層層遞進的模式，通過會議加強企業(yè)上下對于檔案工作重要性的認(rèn)識，從源頭上避免出現(xiàn)檔案泄露的情況。

（五）加強多部門合作與配合。提高檔案管理效率需要企業(yè)內(nèi)部多部門共同合作、配合實現(xiàn)，因此要求企業(yè)不斷提高上下的團隊意識，通過制定和完善的制度以實現(xiàn)各部門間良好的高效合作機制，多方配合完成企業(yè)檔案管理工作。企業(yè)的長足發(fā)展離不開合作，強化團隊意識建設(shè)，可以促使“勁往一處使”。通過營造良好的企業(yè)文化和企業(yè)氛圍促進員工工作動力，作為員工的精神動力，不斷鼓勵員工積極進取，不斷奮進。

四、結(jié)語

總而言之，煤礦企業(yè)的檔案管理工作對于維護企業(yè)良性運作起著重要作用。面對新市場環(huán)境，面對新的機遇與挑戰(zhàn)，需要企業(yè)有效分析自身的缺點，訂立檔案管理的新目標(biāo)，實現(xiàn)精細(xì)化檔案管理工作分配，通過選取高效的作用機制解決相關(guān)問題，從而提高管理效率與質(zhì)量，這對公司的長期業(yè)務(wù)發(fā)展、樹立企業(yè)形象、實現(xiàn)經(jīng)濟效益與社會效益起到重要的作用。