新醫(yī)改形勢下醫(yī)院檔案管理信息化的改進措施

文/濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 周晨霆 于長海（通訊作者）

隨著社會已進入信息化的時代，大數(shù)據(jù)、云計算、5G技術(shù)的發(fā)展更為社會進步提供各方面的技術(shù)支持，在新醫(yī)改政策的大環(huán)境下，醫(yī)院要為群眾提供安全、有效、方便、價廉的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)，醫(yī)院檔案作為醫(yī)院管理工作中的重要記錄的同時，還為醫(yī)學(xué)科學(xué)研究與發(fā)展提供真實詳盡的數(shù)據(jù)支持。因此，對醫(yī)院檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化水平提出更高的要求，在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，通過發(fā)展信息化的檔案管理系統(tǒng)，改變原有紙質(zhì)操作模式，提升醫(yī)院檔案資料信息的利用率，進而提高醫(yī)院檔案管理的整體水平。對此，在新醫(yī)改政策與信息化技術(shù)革新的大環(huán)境下，醫(yī)院管理人員要對目前醫(yī)院檔案管理中存在的問題進行審視與反思，并及時完善和改進，充分運用信息化技術(shù)，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息共享與利用。

一、醫(yī)院檔案管理信息化的特點

（一）具有較高的共享性和利用率。借助計算機技術(shù)，對醫(yī)院檔案進行數(shù)據(jù)化處理，將原有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為圖片和數(shù)據(jù)，建立統(tǒng)一的信息化平臺，可以使每個部門甚至個人，同時進行醫(yī)院檔案的查閱和使用，實現(xiàn)醫(yī)院檔案資料在軟件、硬件、手機、電腦、人員之間的互聯(lián)共享，提高醫(yī)院檔案管理的科學(xué)性。同時，將數(shù)字技術(shù)運用到醫(yī)院檔案的收集、整理、分析等各個環(huán)節(jié)后，降低了紙質(zhì)檔案管理和使用過程中產(chǎn)生的折損率，極大地減少檔案的管理和儲存成本，提高醫(yī)院檔案資料信息的利用效率，進而實現(xiàn)管理水平的綜合提升，改善人工查閱檔案效率低下的問題。傳統(tǒng)查閱檔案，需要占用大量人工，耗時長、手續(xù)煩瑣，如果查檔人員較多，可能需要長時間排隊，醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)化后，利用便捷的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過電腦，手機等客戶終端，便可輕松申請、查詢，甚至進行數(shù)據(jù)比較，形成直觀圖表，方便員工利用，提高了使用效率。

（二）提高醫(yī)院檔案信息的準確性和持久性。醫(yī)院檔案采用信息數(shù)據(jù)化模式后，更改了檔案儲存方式，為醫(yī)院無紙化辦公提供信息支持的平臺，大大降低了辦公過程中物料的損耗和人工成本，避免紙質(zhì)檔案管理工作中容易出現(xiàn)的漏寫、漏抄或字跡模糊的現(xiàn)象，減少重復(fù)查閱檔案的工作量和手工抄錄出現(xiàn)的錯誤，極大地提高了醫(yī)院檔案資料的準確性和完整性，保證了信息的真實有效性。醫(yī)院傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存時長有限，保存要求較高，受環(huán)境與空間影響較大，比如在潮濕環(huán)境容易出現(xiàn)霉變、蛀蟲等現(xiàn)象；隨著每年檔案資料不斷累加，檔案室就需要不斷跟進擴增，以滿足檔案資料增加和分類存放的需要；頻繁移動和查閱過程中，紙質(zhì)檔案出現(xiàn)的磨損和丟失現(xiàn)象，會導(dǎo)致檔案資料的缺失，不利于醫(yī)院檔案的長久保存,醫(yī)院檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息后，檔案信息可以在網(wǎng)絡(luò)中長期保存，并易于復(fù)制轉(zhuǎn)錄，保證了信息準確的穩(wěn)定性與持久性。

（三）有利于促進醫(yī)院檔案體系的改革與創(chuàng)新。醫(yī)院檔案管理通過信息化發(fā)展，實現(xiàn)醫(yī)院檔案工作的高效運轉(zhuǎn)，較大改善了醫(yī)院檔案資料信息的完整性、系統(tǒng)性與真實性。建立信息數(shù)據(jù)庫，利用云計算大數(shù)據(jù)技術(shù)的處理分析，為醫(yī)院制定策略、發(fā)展方向提供真實準確的信息支持。同時信息化技術(shù)的應(yīng)用也使得醫(yī)院檔案管理人員獲得工作思維上的創(chuàng)新，更新了管理理念和工作方法。新技術(shù)對管理人員技術(shù)能力和計算機操作能力提出更高的要求，改變原有檔案一成不變的管理模式，督促檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)提高，體現(xiàn)了工作中的個人價值。改善傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中存在的各種弊端和短板，提高檔案的利用效率，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化和信息化服務(wù)水平的提升，促進醫(yī)院檔案管理水平的整體提高。

二、醫(yī)院檔案管理中存在的問題

雖然在新醫(yī)改的背景下對醫(yī)院檔案管理信息化的需求越來越高，但由于目前的管理制度、政策支持和職工素質(zhì)等因素的制約，醫(yī)院檔案信息化的整體水平跟不上時代的步伐，未能達到更深層次的優(yōu)化，仍然很大程度上停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式上，主要存在以下幾個原因：

（一）缺乏健全的管理制度。目前，全國醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準，醫(yī)院的檔案管理體制不明確。每個醫(yī)院之間體系方案都不同，甚至同一個醫(yī)院不同部門都存在檔案資料自主管理問題，相互之間導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理缺乏統(tǒng)一的信息交換和使用的標(biāo)準，這樣會導(dǎo)致資料提取速度低下，同時檔案管理沒有明確流程和規(guī)范，會使檔案收集和保存過程中信息錄入的完整性不足，導(dǎo)致實際工作出現(xiàn)較多錯誤，更無法保證日后數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換和對接，不利于部門間的交流與合作，降低了后續(xù)醫(yī)院檔案信息化工作開展的效率。

（二）缺少足夠的政策支持。醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)不完善；一方面，是醫(yī)院對檔案信息化投入較少，醫(yī)療事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展離不開臨床一線的努力，所以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)會更多關(guān)注臨床工作，而對于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)關(guān)注不足，資金和人才投入較少，沒有足夠的硬件設(shè)施與專業(yè)人才，檔案信息化建設(shè)工作難以有效的開展；另一方面，社會上對檔案信息化認識不足，沒有非常完善的軟件系統(tǒng)，只能是醫(yī)院通過軟件公司自行開發(fā)相應(yīng)產(chǎn)品，但軟件公司水平參差不齊，產(chǎn)品質(zhì)量難以保證，常常出現(xiàn)開發(fā)的產(chǎn)品還是半成品，軟件公司就因各種情況倒閉，無法進行后續(xù)更新和維護，難以滿足檔案信息化的要求。

（三）管理人員水平有待提高。醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)需要具有更高技術(shù)水平的管理人員，而目前醫(yī)院檔案管理人員沿用原有管理方式，無法滿足檔案信息化管理要求，部分檔案管理人員往往由臨近退休的行政員工兼任，缺乏專業(yè)檔案管理素質(zhì)，對于信息化這種新事物較為排斥，轉(zhuǎn)變思想的能力較弱，這在很大程度上阻礙著醫(yī)院檔案管理水平的提升，而其他檔案人員大部分是兼職或簡單培訓(xùn)后上崗，沒有專業(yè)的檔案學(xué)背景，只是熟悉一般性工作，不具備檔案信息化建設(shè)所需的復(fù)合型專業(yè)技能。醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)離不開人的參與，如果沒有一只專業(yè)化、高素質(zhì)的管理團隊，后期信息化建設(shè)難以高質(zhì)量地完成。

三、醫(yī)院檔案管理信息化的創(chuàng)新措施

（一）制定完善的信息化制度。沒有規(guī)矩不成方圓，為實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，制定和實施關(guān)于醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準法規(guī)是首要任務(wù)，結(jié)合醫(yī)院發(fā)展的特點，保證收錄的資料信息符合規(guī)范要求，對應(yīng)各科室部門需求，避免無用信息和低質(zhì)量信息對使用者的干擾，提升醫(yī)院檔案管理的綜合水平。醫(yī)院檔案管理信息化的重點是維護、更新、利用檔案資料信息。因此通過加強檔案管理制度的行為規(guī)范，提高軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)施的建設(shè)與維護效率，避免人為失誤帶來損失，減少信息化檔案系統(tǒng)故障發(fā)生率，建立具有高完整性和安全性的醫(yī)院檔案信息化數(shù)據(jù)庫。建立嚴謹?shù)墓芾頇n案信息化目標(biāo)制度，明確工作人員職責(zé)，強化檔案管理工作的安全意識，促進管理人員技術(shù)水平的提高，為醫(yī)院檔案管理的信息化發(fā)展明確前進的方向與目標(biāo)，樹立工作人員強烈的責(zé)任感和使命感。

（二）加大對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的投入。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)需要足夠的軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)備的支持，需要相應(yīng)的資金與場地作為基礎(chǔ)，并需要專門的人員進行整理和維護。這就需要醫(yī)院對檔案信息化工作高度重視，加大檔案管理設(shè)備和人員的投入，如提供防潮干燥的庫房，建設(shè)相應(yīng)機房，設(shè)立獨立數(shù)據(jù)庫；為改變傳統(tǒng)人工輸入模式，轉(zhuǎn)為智能掃描錄入資料信息，提高檔案信息的準確性和完整性，需要現(xiàn)代化的掃描儀等。除了硬件上的支持，還應(yīng)聘請專業(yè)信息軟件公司開發(fā)符合醫(yī)院檔案管理信息化需求的軟件系統(tǒng)，明確各崗位的檔案管理職責(zé)，實現(xiàn)檔案管理流程的有序分工，完善檔案管理運轉(zhuǎn)體系，優(yōu)化工作流暢性，可以及時準確更新檔案資料信息，確保檔案資料可以在各科室間即時共享，并能為醫(yī)院的科研發(fā)展和醫(yī)療服務(wù)提供真實有效的參考數(shù)據(jù)。醫(yī)院檔案很多都是機密性文檔或涉及個人隱私的信息，這就要求醫(yī)院對信息化檔案的網(wǎng)絡(luò)安全做出切實有效的保障，提出安全措施、建立相關(guān)制度，投入資金對安全系統(tǒng)進行升級和對安全防盜軟件的研發(fā)，引入數(shù)據(jù)加密技術(shù)和數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)，保證數(shù)據(jù)安全更新，針對傳輸過程增加保護措施，有效保障網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境的安全，從而切實提高檔案管理的安全系數(shù)。

（三）建立高素質(zhì)的檔案管理團隊。隨著醫(yī)改工作的不斷推進，醫(yī)療事業(yè)不斷提高服務(wù)理念，作為醫(yī)療事業(yè)的支持部門，醫(yī)院檔案管理的工作人員同樣應(yīng)樹立以人為本的服務(wù)理念，為了發(fā)揮出檔案信息化的管理價值，需要具備足夠的檔案管理專業(yè)水平和信息化操作技術(shù)。因此，在進行醫(yī)院檔案管理信息化的過程中，重視專業(yè)人才的引進和培養(yǎng)。一方面，招收符合相應(yīng)需求的高素質(zhì)醫(yī)院檔案人員，擇優(yōu)選擇具有檔案管理與計算機操作等相關(guān)資質(zhì)的應(yīng)聘人員，以此來保證醫(yī)院檔案在材料收集和檔案整理過程中的規(guī)范性，保證信息收集的完整性和系統(tǒng)性；另一方面，現(xiàn)有的檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)換管理理念，提高專業(yè)能力并進行相應(yīng)信息化工作培訓(xùn)，加強工作員工使用信息化技術(shù)手段的意識和能力，提高利用信息技術(shù)的安全意識，避免操作不當(dāng)引起的涉密風(fēng)險。通過信息技術(shù)與專業(yè)知識的系統(tǒng)性培訓(xùn)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)能力和信息化知識的掌握，努力提高其檔案信息化的管理能力，打造一支專業(yè)的高素質(zhì)管理團隊，為醫(yī)院檔案的開發(fā)利用提供人員與技術(shù)支持。

四、結(jié)束語

隨著信息化大數(shù)據(jù)的發(fā)展與5G技術(shù)的革新，醫(yī)院檔案的信息化管理是大勢所趨。在新醫(yī)改形勢下運用信息化建設(shè)優(yōu)勢與特點，改進現(xiàn)有管理方式存在的問題，通過制定完善的醫(yī)院檔案信息化管理制度，提高對信息化建設(shè)的整體投入，建立一支高素質(zhì)的檔案管理團隊，多措并舉完成醫(yī)院檔案管理信息化的建設(shè)工作，實現(xiàn)檔案管理的工作價值，促進醫(yī)療事業(yè)的健康發(fā)展。