醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化建設(shè)及實(shí)現(xiàn)方式研究

孟鷺

河北北方學(xué)院附屬第二醫(yī)院 河北張家口 075100

在醫(yī)院運(yùn)行過程中以及進(jìn)行管理工作過程中，人事檔案管理工作具有非常重要的地位和作用，也是整體管理工作中不可或缺的重要環(huán)節(jié)。人事檔案管理工作主要包括對醫(yī)院內(nèi)所有工作人員從文字、圖像等多方面，進(jìn)行客觀、全面的個(gè)人信息記錄和管理，從而在可以在實(shí)際管理工作中，提升對醫(yī)院在職業(yè)人員管理的效率，并且可以做出更為合理、科學(xué)的人事調(diào)動等相關(guān)工作，可以有效幫助和補(bǔ)充醫(yī)院在平日人事調(diào)動、管理工作。當(dāng)前，我國各大醫(yī)院都已經(jīng)擁有不斷完善的醫(yī)療設(shè)備，醫(yī)院內(nèi)的醫(yī)護(hù)人員也在不斷提升自身的服務(wù)水平和態(tài)度，隨之醫(yī)院內(nèi)的人事調(diào)動等工作也不斷增加頻率，如此，醫(yī)院人事檔案工作的難度、工作量也隨之增加，基于此，如若要保證良好的完成醫(yī)院人事檔案管理工作，必然要積極應(yīng)用數(shù)字化管理模式，從而才可以有效避免傳統(tǒng)人事檔案管理工作中存在的不足，有效推進(jìn)醫(yī)院整體管理和運(yùn)營的順利開展[1]。

1 現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)過程中檔案管理的必要性和意義

現(xiàn)代醫(yī)院在實(shí)際運(yùn)行的過程中，需要進(jìn)行大量的檔案管理工作，其中人事檔案管理工作是其中重要的組成部分，通過檔案管理工作，可以詳細(xì)的掌握員工的基本信息，并且還可以方便相關(guān)管理工作人員進(jìn)行人事的調(diào)動、跟蹤和管理，方便醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對未來醫(yī)院的發(fā)展作出更為科學(xué)的規(guī)劃。通過醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化服務(wù)，不僅可以有效節(jié)約人事管理的人力，同時(shí)還可以完善管理的步驟、工作內(nèi)容等，構(gòu)建數(shù)字化的人事檔案管理服務(wù)和共享，可以有效避免隱私泄露、安全保證等，由此課件，隨著醫(yī)療事業(yè)的飛速發(fā)展，醫(yī)院應(yīng)該提高對人事檔案管理的重視程度，構(gòu)建醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化服務(wù)，并將其作為醫(yī)院人事管理工作的主要發(fā)展方向，改善醫(yī)院人事檔案管理工作的缺陷，實(shí)現(xiàn)更為快速、方便、真實(shí)、有效的醫(yī)院人事檔案管理。

在醫(yī)院人事檔案管理工作中，可以說這項(xiàng)工作內(nèi)容較為復(fù)雜，特別是在人員情況發(fā)生變動的時(shí)候，或者是在不同的科室之間出現(xiàn)信息交流和傳遞的過程中，都需要對人事檔案進(jìn)行大范圍的應(yīng)用和查詢。而如果在此過程中，通過數(shù)字化檔案管理的模式，不僅可以有效全面提升認(rèn)識檔案管理的效率，還可以在進(jìn)行人事檔案信息錄入、整體查詢過程中提高速度和效率。因此，在醫(yī)院檔案人事檔案管理工作過程中，建設(shè)數(shù)字化醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)具有非常重要的意義。

2 傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問題

2.1 管理方法和制度存在不足

在當(dāng)今社會中，仍然有部分醫(yī)院在實(shí)際運(yùn)行的過程中，還在采用傳統(tǒng)的普通檔案管理方法，用這種方法來完成檔案的使用、查詢和保存等工作，會在獨(dú)立的空間集中放置檔案，而并非會對檔案進(jìn)行排序和合理分類，由此不可避免的會導(dǎo)致檔案對及、壓置、亂拿、錯拿等問題，在找尋所需檔案的時(shí)候就會非常困難，基于此，如果在人事檔案管理的過程中，通過數(shù)字電子化軟件進(jìn)行檔案管理，就可以有效提升檔案管理工作的專業(yè)性，也可以有效保護(hù)檔案的保密性，有效避免在人事檔案管理工作中的缺失[2]。

2.2 相關(guān)硬件設(shè)備落后

醫(yī)院在運(yùn)營的過程中，究其本質(zhì)職能就是救死扶傷、治病救人，因此，部分醫(yī)院在實(shí)際進(jìn)行人事檔案管理工作中沒有足夠的重視程度，基本上很多醫(yī)院會將絕大部分的資金、資源用于采購醫(yī)療器械，或者是用于日常運(yùn)營的開銷中，而針對人事檔案管理工作可能存在沒有資金或很少資金投入的情況，從而無法有效改善人事檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題，無法形成良好的人事檔案管理保密性和專業(yè)性。

2.3 管理人員沒有良好的人事檔案管理意識

部分醫(yī)院的人事檔案管理工作人員在實(shí)際工作中，自身就沒有提高對檔案管理工作的重視，并且這部分人員還沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)和養(yǎng)成，沒有經(jīng)過專業(yè)技能的培訓(xùn)，同時(shí)這部分管理工作人員沒有良好的相關(guān)法律意識，沒接受過定期的專業(yè)技能、知識培訓(xùn)，無法達(dá)到良好的技能和知識水平，因此，在實(shí)際人事檔案管理工作中，只能應(yīng)用傳統(tǒng)的普通檔案管理方法進(jìn)行檔案整理等工作，如此，必然會大大降低醫(yī)院整體人事檔案管理的效率和質(zhì)量。

3 醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)

3.1 提高醫(yī)院人事檔案管理的效率

在傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理工作中，一般都會采用紙質(zhì)版的檔案，這種方式不僅非常繁雜，同時(shí)檔案管理人員在實(shí)際檢查目錄的過程中，其工作效率也非常低。但是如果應(yīng)用數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)，不僅可以快速和安全保存檔案，同時(shí)還可以大幅度減少搜索檔案的時(shí)間，主要是將原有的紙質(zhì)檔案錄入到數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)中，然后就會生成相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，繼而在實(shí)際使用的過程中就可以利用數(shù)據(jù)庫搜索功能，完成數(shù)據(jù)和資料的搜索工作。

3.2 提高檔案的安全性

在進(jìn)行人事檔案管理工作中，其中最為重要的就是保證檔案的隱私性、安全性，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案非常容易丟失和損毀，而如果應(yīng)用數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)，可以將紙質(zhì)版與電子版的檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)換，不僅可以有效的節(jié)約檔案存儲的空間，還可以無限增加電子信息的存儲量，實(shí)際工作中可以將兩份檔案進(jìn)行結(jié)合，進(jìn)而進(jìn)行相互對照更加精準(zhǔn)。

3.3 整合信息，提高共享程度

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理工作中，需要根據(jù)分類的不同、要求的不同進(jìn)行記錄工作，同時(shí)這種檔案管理方式基本上無法做到資源共享，在檔案存放過程中也一般都是雜亂無章、種類繁多，從而出現(xiàn)擺放錯誤或者是找不到檔案等問題也就頻繁發(fā)生，而如果應(yīng)用數(shù)字化醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)，就可以利用其搜索功能實(shí)現(xiàn)快速搜索，還可以利用其自動分類等功能，有效彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案管理的不足和缺陷。

4 醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)過程分析

4.1 建立檔案信息數(shù)據(jù)

根據(jù)檔案信息數(shù)據(jù)庫之間的差別，其特點(diǎn)也各有不同，因此，醫(yī)院在建立檔案信息庫的過程中，必須要結(jié)合醫(yī)院自身的實(shí)際情況，其中可以包括資源規(guī)劃HRP、醫(yī)院信息系統(tǒng)等。

首先，需要將傳統(tǒng)人事檔案管理中的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案，建立多元化數(shù)據(jù)表，同時(shí)合理分類紙質(zhì)檔案，明確不同字段的內(nèi)容和表格的形式；

其次，在實(shí)際進(jìn)行檔案圖像采集工作之前，需要先利用Excel軟件制作檔案的目錄，當(dāng)目錄建立好了以后，將系統(tǒng)導(dǎo)入其中并形成標(biāo)準(zhǔn)的目錄，根據(jù)已經(jīng)導(dǎo)入的文件頁數(shù)、數(shù)量明確掃描的頁數(shù)；

再次，在設(shè)計(jì)檔案信息系統(tǒng)交互頁面的過程中，主要包括系統(tǒng)的前臺操作系統(tǒng)界面的設(shè)計(jì)，還包括后臺的管理系統(tǒng)的界面設(shè)計(jì)。在后臺設(shè)計(jì)中，主要是針對添加、修改等檔案管理人員工作中的操作內(nèi)容，基于此，需要保證后臺系統(tǒng)有良好的完整化、系統(tǒng)化功能，從而滿足收錄檔案的實(shí)際要求；而進(jìn)行前臺系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中，主要是為了滿足檢索、管理等方面的需要，因此，應(yīng)該盡可能做到簡單、易懂，方便工作人員查詢[3]。

4.2 實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫的實(shí)時(shí)更新

人員調(diào)動和崗位變動等在任何單位來說都是非常平常的事情，對于醫(yī)院來說也非常平常。因此，在醫(yī)院人事檔案管理工作過程中，相關(guān)的管理人員必須要及時(shí)對電子檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新，主要目的為了可以保證人事檔案的完整性、可靠性，與此同時(shí)，在進(jìn)行人事檔案數(shù)據(jù)庫更新的過程中，必須要秉持分層次、多層次的原則，同時(shí)人事檔案管理工作人員可以根據(jù)部門、科室等不同，與部門、科室相關(guān)負(fù)責(zé)人，以及內(nèi)部用戶、上下級用戶等給予一定的權(quán)限，從而不同的部門、科室和用戶可以按照自身需求和情況，從不同的端口自行錄入相關(guān)的數(shù)據(jù)和檔案信息，最后由人事檔案管理工作人員進(jìn)行統(tǒng)一的審核、批準(zhǔn)等操作，通過這種方式可以大幅度提升醫(yī)院整體的人事檔案管理效率和質(zhì)量，保證更新的實(shí)時(shí)性。另外，醫(yī)院在實(shí)際應(yīng)用人事檔案信息系統(tǒng)的過程中，并非要保持不變，需要結(jié)合實(shí)際情況而不斷發(fā)生變化。要結(jié)合電子檔案管理實(shí)際工作的需求，同時(shí)綜合人事檔案數(shù)據(jù)庫，對系統(tǒng)的功能進(jìn)行不斷的改進(jìn)和優(yōu)化，從事人事檔案管理的工作人員要及時(shí)與軟件開發(fā)機(jī)構(gòu)的技術(shù)人員進(jìn)行有效的溝通和交流，從而可以促使人事檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)可以更加適合自身醫(yī)院的實(shí)際需求和情況。

4.3 制定人事檔案管理制度

在構(gòu)建并完善醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的同時(shí)，需要有相關(guān)的制度作為保障。首先，要根據(jù)數(shù)字化檔案系統(tǒng)的實(shí)際情況，構(gòu)建相應(yīng)的使用要求和章程，對其中文件歸檔、數(shù)據(jù)歸檔的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確，同時(shí)還需要在每個(gè)部門明確具體的責(zé)任人及相關(guān)的職責(zé)和義務(wù)，從而可以在實(shí)際工作中，促使部門、工作人員完成更加高效、快捷的檔案系統(tǒng)使用、信息收集等方面的工作；其次，要采取多種措施積極提升人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，定期組織相關(guān)管理人員進(jìn)行技術(shù)、業(yè)務(wù)、理論知識等方面的培訓(xùn)，并且要保證培訓(xùn)的系統(tǒng)化、科學(xué)化，有針對性的提升這部分工作人員的計(jì)算機(jī)、信息化、綜合分析、文字語言等多方面的能力；最后，在實(shí)際人事檔案工作過程中，需要管理人員首先將自身的工作態(tài)度端正，保持良好的工作熱情，提升自身的工作自覺性，對檔案管理的資源信息進(jìn)行深入的整合，與不同部門進(jìn)行積極的交流和溝通、共享，進(jìn)而有效推進(jìn)意愿的科研、臨床、教學(xué)等多方面的工作。

4.4 實(shí)現(xiàn)管理模式的分級化

當(dāng)構(gòu)建人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)之后，建議可以采用分級管理的模式，例如從單位上層管理領(lǐng)導(dǎo)、科室、內(nèi)部用戶、管理員等多個(gè)層次設(shè)定管理的級別。在整個(gè)系統(tǒng)中，最高管理級別為系統(tǒng)管理員，管理員具有全部的管理、操作的權(quán)限，可以在系統(tǒng)中進(jìn)行錄入、檢閱、變更、刪除、修改、檢查等所有操作，還可以授權(quán)其他管理級別的用戶的權(quán)限，如管理、監(jiān)察等權(quán)限，同時(shí)除了系統(tǒng)管理員之外的其他級別進(jìn)行檔案錄入、修改、查詢，需要經(jīng)過管理員或者是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，得到批準(zhǔn)后才可以進(jìn)行檔案的查閱和錄入等工作，同時(shí)單位領(lǐng)導(dǎo)也不例外，也需要經(jīng)過管理員的授權(quán)后，才可以進(jìn)行檔案查詢的操作。針對不同等級的管理級別用戶，其管理的權(quán)限、流程也要有不同的控制，各項(xiàng)錄入、查詢等工作需要在系統(tǒng)管理員的監(jiān)督下完成，通過這種多層管理模式的應(yīng)用，可以有效完成檔案的有序存儲，同時(shí)還可以提升醫(yī)院人事檔案管理的效率和質(zhì)量。

4.5 有效設(shè)置查詢系統(tǒng)

醫(yī)院建立人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的主要目的在于提升檔案管理的效率，其中需要滿足不同部門、不同級別管理者的實(shí)際工作需求。首先，需要保證系統(tǒng)具有實(shí)用性，其字段、屬性也要豐富，例如查詢、信息增刪等，主要目在于可以實(shí)現(xiàn)檔案的靈活管理，以及良好的掌握檔案動態(tài)；其次，在前臺設(shè)計(jì)中，需要有明顯的檢索條件，在字段設(shè)計(jì)過程中，可以與數(shù)據(jù)庫中的字段相結(jié)合，在檢索總表之中，需要對命中的記錄形成動態(tài)型的表格；再次，需要在系統(tǒng)中提供多層次、多元化的查詢機(jī)制，根據(jù)實(shí)際的查詢條件、信息編輯模式等來完成特定信息的查詢，如分類、寫入、資料刪除、錄入等多方面的查詢，從而滿足不同部門不同需求的用戶的查詢方面的需求。同時(shí)，還可以在其中嵌入統(tǒng)計(jì)模式，從而對檢閱、錄入、變更等方面的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)，從而可以對檔案的變化實(shí)現(xiàn)及時(shí)掌握。

5 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化建設(shè)和實(shí)現(xiàn)，不僅可以大幅度降低相關(guān)工作人員的實(shí)際工作難度，還可以有效提升人事檔案管理的效率和質(zhì)量，保證人事檔案管理工作具有更高的安全性、保密性，因此，在進(jìn)行人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作中，必須要充分考慮共享中的保密性和安全性問題?？傮w來說，醫(yī)院行政管理工作中，人事檔案管理是其中非常重要的組成部分，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理工作是時(shí)代發(fā)展的需要，是提升醫(yī)院整體運(yùn)行效率，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要前提。