“互聯(lián)網(wǎng)+”優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度的路徑分析

種培

（山東省單縣軍隊離休退休干部休養(yǎng)所，山東 單縣 274300）

近年來，隨著信息和大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案管理的信息化水平逐步提高，同時，新的檔案管理模式的實施也與傳統(tǒng)的工作模式不相適應(yīng)。事業(yè)單位檔案工作者必須與時俱進，更新觀念和工作方法，充分發(fā)揮檔案管理的新形式，進行相應(yīng)的創(chuàng)新。檔案管理工作更加有效，取得了更大的經(jīng)濟效益和社會效益。

一、事業(yè)單位檔案管理制度的意義

（一）推進各單位工作內(nèi)容的協(xié)調(diào)

事業(yè)單位在執(zhí)行各項任務(wù)時，不能脫離各部門的職責，保證工作的順利進行。各部之間必須有明確和協(xié)調(diào)的分工，建設(shè)某些基礎(chǔ)設(shè)施或支持文化和教育產(chǎn)業(yè)需要有關(guān)機構(gòu)部門根據(jù)分工進行合作，例如，在減貧工作開展之前。各機構(gòu)應(yīng)收集和整理各方面的信息，并利用上述數(shù)據(jù)進行研究，以便全面了解減貧目標的基本情況，農(nóng)村基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有助于協(xié)調(diào)工程內(nèi)容和進度。

（二）有利于提高事業(yè)單位檔案管理的效率

事業(yè)單位檔案管理不能只收集一定的資料。對前期工作中使用的管理方法和關(guān)鍵數(shù)據(jù)進行有效分類保存，對有效跟蹤具有重要參考價值，具有重要的參考意義。今后的工作。事業(yè)單位在檔案管理中可以對其他部門的工作人員保持適當?shù)墓_，使有需要的工作人員能夠充分利用檔案，實現(xiàn)檔案價值的最大化，提高事業(yè)單位的工作效率。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理設(shè)備相對落后

信息與數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理提供了許多便利條件。許多事業(yè)單位檔案管理設(shè)備落后，沒有充分利用信息技術(shù)開展工作，而是繼續(xù)采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄和手工檢索的方法，造成了大量的并發(fā)工作。即使在文件管理過程中，一些重要的數(shù)據(jù)也無法及時和完整進行保存，這將導致關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息的丟失，最終導致整個組織在執(zhí)行任務(wù)時效率低下。

（二）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)將直接決定檔案管理工作的效率和質(zhì)量，由于檔案信息管理專業(yè)人員的缺乏，檔案管理人員的素質(zhì)也將受到影響。一些管理操作的復(fù)雜性將間接影響檔案管理的效率和進度，這對后續(xù)工作的需求產(chǎn)生了負面影響，大大降低了檔案自身的價值。

（三）缺乏對檔案管理的重要性認識

一些事業(yè)單位的管理人員對檔案管理的重要性認識不深，因此，形成了檔案管理不重要、不利于提高工作效率的內(nèi)在觀念。檔案管理的內(nèi)容劃分缺乏管理體制和資源投入，仍然停留在傳統(tǒng)的觀念上。信息的錄入和保存，對重要信息缺乏系統(tǒng)、全面的分析，導致檔案利用不足，檔案管理疏于管理。檔案管理人員數(shù)量減少，人員分工不清，檔案管理不科學、不合理。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度的路徑

（一）健全檔案管理機制

建立健全規(guī)范化機制，檔案管理的保密性和評價性是事業(yè)單位檔案管理健康發(fā)展的基礎(chǔ)。嚴格的文件管理制度可以保證文件管理的標準化和規(guī)范化，各機構(gòu)也可以對檔案管理人員進行標準化培訓，以確保工作的準確性，減少文件管理中的差錯。通過制度化工作，借鑒國內(nèi)外高校檔案管理機制的優(yōu)秀案例，不斷優(yōu)化自身的管理機制。

例如，加強檔案管理人員培訓，提高檔案信息管理意識和技能，建立健全檔案管理人員和生產(chǎn)人員的監(jiān)督機制和績效考核制度。檔案的歸檔、保管和使用；因此，要不斷提高檔案信息管理人員的積極性和主動性，提高檔案信息管理質(zhì)量。

（二）加大“互聯(lián)網(wǎng)+”下信息化檔案管理投入

要求有關(guān)單位加大對檔案管理資源和設(shè)備的投入，建立內(nèi)部人員瀏覽利用的網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)平臺，檔案管理將朝著科技信息化，檔案管理人員應(yīng)高度重視網(wǎng)絡(luò)信息平臺的安全，防止重要檔案資料被盜。這就要求檔案管理機構(gòu)加大檔案管理信息設(shè)備和信息的投入，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，保證檔案管理的有效運行。

例如，在設(shè)備管理方面，各單位應(yīng)加強計算機、網(wǎng)絡(luò)交換機的有效引進。建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺是檔案信息管理的有效基礎(chǔ)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)進行電子檔案管理，具有鮮明的特色。

（三）重視檔案信息安全管理

做好檔案信息安全管理是實施高質(zhì)量檔案管理的前提。目前，檔案信息的數(shù)據(jù)存儲方式基于虛擬現(xiàn)實技術(shù)的檔案數(shù)據(jù)備份和海量檔案數(shù)據(jù)存儲是檔案信息存儲管理的兩種基本方式，在管理上要注意對檔案信息存儲的系統(tǒng)性、可管理性其次，為了減少病毒和黑客的影響，必須加強局域網(wǎng)的建設(shè)。同時，防火墻技術(shù)在檔案信息管理中起著重要的作用。檔案管理員應(yīng)注意防火墻技術(shù)的有效應(yīng)用，然后通過入侵檢測、信息加密來實現(xiàn)對外部風險的有效防范。

在實際管理中，系統(tǒng)的功能劃分可以通過信息加密技術(shù)來實現(xiàn)，從而使管理者輸入角色和查詢角色是檔案信息系統(tǒng)中用戶的基本類別，為了保證檔案安全管理的有效性，有必要限制不同用戶的權(quán)限。

四、結(jié)束語

檔案管理信息化對事業(yè)單位現(xiàn)代管理和服務(wù)業(yè)的發(fā)展起著重要作用，在分析檔案信息管理存在問題的基礎(chǔ)上，優(yōu)化和創(chuàng)新檔案管理模式。實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式的有效構(gòu)建，進一步推進事業(yè)單位檔案管理的自動化、信息化。