電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案全過(guò)程管控體系構(gòu)建及應(yīng)用

李沅洺

摘 要：檔案是電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目管理工作中的重要環(huán)境。其記錄了項(xiàng)目可研立項(xiàng)至竣工投運(yùn)全過(guò)程的真實(shí)情況，也是電網(wǎng)建設(shè)發(fā)展的珍貴記憶、生產(chǎn)運(yùn)維的重要憑證和電網(wǎng)企業(yè)依法治企的重要證明。電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作貫穿于電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目前期、建設(shè)、運(yùn)維與后評(píng)價(jià)的各個(gè)階段，是電網(wǎng)企業(yè)檔案工作的重要組成部分。電力公司在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中，踐行“建設(shè)一流工程、打造精品檔案”的工作理念，創(chuàng)新工作思路與措施，認(rèn)真做好檔案管理的規(guī)劃實(shí)施、過(guò)程管理與質(zhì)量控制，抓好檔案各環(huán)節(jié)管理工作，做到項(xiàng)目檔案真實(shí)準(zhǔn)確、完整規(guī)范，為電網(wǎng)合規(guī)建設(shè)和安全運(yùn)行提供了有力保障。

關(guān)鍵詞：電網(wǎng)建設(shè);檔案全過(guò)程;管控體系

引 言

2017年，國(guó)家提出培育一批具有國(guó)際水平的全過(guò)程工程咨詢企業(yè)，服務(wù)國(guó)家“一帶一路”戰(zhàn)略。電力公司積極響應(yīng)，開展電網(wǎng)建設(shè)工程的全過(guò)程咨詢管理。工程咨詢公司改變了電網(wǎng)建設(shè)工程的甲乙方職責(zé)定位，給電網(wǎng)建設(shè)工程檔案管理帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)。

1電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管控現(xiàn)狀

1.1完整性不強(qiáng)。第一，在項(xiàng)目的施工中，往往會(huì)由于建設(shè)的工期長(zhǎng)、參與到項(xiàng)目中的單位多而雜、參與的人員對(duì)項(xiàng)目檔案管理的關(guān)注度不夠高等原因，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案資料的不完善。在實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)的時(shí)候，建設(shè)施工和文件檔案不統(tǒng)一步伐所帶來(lái)的影響也很大，倘若工程竣工了，檔案卻沒有辦法在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，從而產(chǎn)生連鎖反應(yīng)后期的移交工作也不能順利進(jìn)行，很多人為了完成任務(wù)就會(huì)突擊整理檔案，平時(shí)沒有準(zhǔn)備臨時(shí)去慌忙的應(yīng)付，但其實(shí)臨時(shí)抱佛腳的做法是不可取的，這在很大的程度上會(huì)影響檔案的齊全性;第二，個(gè)體單位的電網(wǎng)項(xiàng)目建設(shè)檔案保持其完整性是相對(duì)容易的，但是確保所有單位檔案的完整才是關(guān)鍵，往往在整個(gè)電網(wǎng)參建的項(xiàng)目中，有人會(huì)先入為主地確定主要單位和次要單位，最終往往“次要單位”檔案完整性得不到保障，個(gè)體影響整體。

1.2檔案數(shù)字化管理的問題。數(shù)字檔案不具備白紙黑字客觀的直觀性，它必須依賴特定的計(jì)算機(jī)設(shè)備加以解讀，才能顯示。數(shù)字檔案完全脫離了以往人們對(duì)檔案的理解及認(rèn)識(shí)，使檔案的原始性、真實(shí)性、客觀性及可靠性遭遇到了人們的懷疑。數(shù)字檔案不像紙質(zhì)檔案那樣，載體與內(nèi)容是一損俱損，一榮俱榮。數(shù)字檔案是現(xiàn)代高新技術(shù)產(chǎn)物，它在給人們帶來(lái)極大便利的同時(shí)，也給人們帶來(lái)了困惑與難題。如數(shù)字檔案具有易復(fù)制、修改、刪除的特性，使得檔案的原始性概念變得模糊不清、難以確認(rèn)。再如計(jì)算機(jī)軟、硬件技術(shù)不斷更新?lián)Q代、快速發(fā)展，因此迫使數(shù)字檔案必須不斷適應(yīng)新的載體環(huán)境，即不斷地變換新載體。還有就是數(shù)字檔案不再具有特定的字體痕跡，人們可以根據(jù)不同需要以不同的字體痕跡、字體大小將數(shù)字檔案輸出或接受，故而，傳統(tǒng)的字跡鑒定技術(shù)無(wú)法分辨數(shù)字檔案的原始性。另外數(shù)字檔案對(duì)使用的設(shè)備系統(tǒng)環(huán)境信息和元數(shù)據(jù)具有很強(qiáng)的依賴性?！霸谟?jì)算機(jī)管理檔案系統(tǒng)中，普遍存在多種工作系統(tǒng)互不支持，數(shù)據(jù)資源不能共享的現(xiàn)象?！彪娮游募沫h(huán)境信息與文件內(nèi)容信息一般情況下是分離保存的，“再加上數(shù)字檔案信息與載體相分離的特性使信息內(nèi)容被篡改失真，使檔案信息的長(zhǎng)期讀取受到威脅”，如果環(huán)境信息一旦損毀或消失，文件的內(nèi)容也就不能再現(xiàn)了。

1.3人員素質(zhì)不高。專職管檔人員數(shù)量不足，多數(shù)都是臨時(shí)抽調(diào)的，因此導(dǎo)致管檔人員變動(dòng)頻繁，造成檔案管理工作兼而不顧。另外，大部分人員沒有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案材料的收集、整理、分類歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不甚了解，檔案管理意識(shí)淡薄，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

2電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案全過(guò)程管控體系構(gòu)建及應(yīng)用

2.1建立多級(jí)檔案管理模式。工程咨詢公司設(shè)置綜合管理部，負(fù)責(zé)歸口管理工程咨詢公司的檔案工作，實(shí)行檔案工作的集中統(tǒng)一管理;公司各業(yè)務(wù)部門及各具體工程項(xiàng)目咨詢部明確檔案管理職責(zé)，設(shè)置專、兼職檔案管理崗位，建立完善的檔案管理體系，確保本部門（機(jī)構(gòu)）檔案的規(guī)范管理和安全保管。同時(shí)，在公司工程技術(shù)部設(shè)置專職工程檔案管理崗位，具體負(fù)責(zé)公司咨詢項(xiàng)目檔案的內(nèi)在質(zhì)量管理和過(guò)程管控，組織項(xiàng)目檔案過(guò)程督查和專項(xiàng)驗(yàn)收，并督促和協(xié)調(diào)各工程咨詢部及時(shí)向公司檔案部門和運(yùn)行單位移交工程項(xiàng)目檔案。

2.2形成協(xié)同工作機(jī)制。工程項(xiàng)目開工前，建立以業(yè)主項(xiàng)目部為組長(zhǎng)、監(jiān)理單位為副組長(zhǎng)的項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)組，充分發(fā)揮監(jiān)理單位的職能，依靠檔案管理網(wǎng)絡(luò)組的協(xié)調(diào)機(jī)制，協(xié)助業(yè)主項(xiàng)目部做好檔案工作全程管理。檔案管理網(wǎng)絡(luò)組定期召開工作例會(huì)，檢查各參建單位檔案工作的階段性成果，及時(shí)協(xié)調(diào)解決各單位在文件材料收集和整理中出現(xiàn)的問題，為業(yè)主項(xiàng)目部提供檔案管理方面的意見和建議。檔案管理網(wǎng)絡(luò)組發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，組織參建單位，圓滿完成了國(guó)家電網(wǎng)公司安全質(zhì)量管理流動(dòng)紅旗評(píng)比、竣工驗(yàn)收和質(zhì)量監(jiān)督檢查、檔案專項(xiàng)驗(yàn)收、南方電網(wǎng)優(yōu)質(zhì)工程檢查等工作，積極配合業(yè)主項(xiàng)目部召開檔案移交協(xié)調(diào)會(huì)，督促小組各成員單位及時(shí)完成檔案移交工作。

2.3夯實(shí)監(jiān)督檢查機(jī)制。在電網(wǎng)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，南方電網(wǎng)電力強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理工作的監(jiān)督檢查，積極聯(lián)系省檔案局將相關(guān)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目納入省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案督查范圍，借助地方檔案行政部門力量開展檔案工作專項(xiàng)督查，合力破解檔案部門力量不足與項(xiàng)目檔案大幅增長(zhǎng)之間的難題。在日常工作中，檔案部門聯(lián)合基建部和建管單位，在工程項(xiàng)目安全、質(zhì)量檢查的過(guò)程中，一并進(jìn)行項(xiàng)目檔案的檢查。通過(guò)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)各階段檔案的檢查，建管單位檔案管理人員掌握了該項(xiàng)目文件材料的收集、整理情況，以及工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn)，為最終項(xiàng)目檔案的順利歸檔打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.4強(qiáng)化信息化支撐手段。在檔案管理系統(tǒng)中，建管中心檔案管理系統(tǒng)中原歷史檔案數(shù)據(jù)仍保留，新形成的工程咨詢公司各類檔案接續(xù)原建管中心檔案進(jìn)行編號(hào)、整理;原監(jiān)理公司檔案全宗吸收合并至更名后的工程咨詢公司檔案全宗內(nèi)，作為一個(gè)歷史全宗進(jìn)行查找和利用;制定詳細(xì)的檔案在線利用規(guī)范，明確歷史全宗檔案的查詢利用范圍，保證檔案實(shí)體集中保管和檔案信息資源的最大化共享利用。

2.5建立網(wǎng)絡(luò)資料庫(kù)。在工程項(xiàng)目施工進(jìn)行之前，對(duì)整個(gè)工程資料有詳細(xì)介紹說(shuō)明，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)越來(lái)越迅速，網(wǎng)絡(luò)信息資源越來(lái)越廣闊。自從計(jì)算機(jī)技術(shù)出現(xiàn)之后，信息技術(shù)的發(fā)展速度越來(lái)越快，網(wǎng)絡(luò)信息應(yīng)用已經(jīng)發(fā)展成為了主流，延伸到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，各個(gè)方面，這種信息技術(shù)也極大地提高了社會(huì)的成產(chǎn)力，推動(dòng)了經(jīng)濟(jì)發(fā)展，在網(wǎng)絡(luò)建立資料庫(kù)，并通過(guò)施工進(jìn)度的不斷進(jìn)行來(lái)跟進(jìn)提升，及時(shí)檢驗(yàn)檢測(cè)，并要不斷更新上報(bào)，與此同時(shí)對(duì)已有資料也要合理歸納整理，不僅能了解項(xiàng)目所需時(shí)間，還可以對(duì)完工時(shí)間進(jìn)行估算，這樣不能夠?qū)n案的及時(shí)跟進(jìn)做出更新，及時(shí)記錄每一個(gè)細(xì)節(jié)。對(duì)施工中的一些重要問題進(jìn)行針對(duì)性研究探討，發(fā)現(xiàn)新的問題及時(shí)解決，進(jìn)行探討進(jìn)而解決問題。

結(jié) 語(yǔ)

電網(wǎng)檔案在整個(gè)項(xiàng)目中處于重要地位，檔案記錄的準(zhǔn)確與規(guī)范，從根本上影響了整個(gè)項(xiàng)目的發(fā)展進(jìn)程，對(duì)于電網(wǎng)工程的安全進(jìn)行有了制約和保證，電網(wǎng)檔案的規(guī)范化記錄還能為將來(lái)工程出現(xiàn)問題時(shí)的維修提供證據(jù)依據(jù)，從各個(gè)方面都起到了重要的作用。電網(wǎng)的長(zhǎng)期發(fā)展和提供是城市發(fā)展的必備，也是企業(yè)發(fā)展的保證，在電網(wǎng)項(xiàng)目發(fā)展的同時(shí)，提高對(duì)電網(wǎng)基本建設(shè)項(xiàng)目中的檔案管理，提高檔案更新管理記錄意識(shí)，使用規(guī)范化系統(tǒng)的管理方法，確保電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目快速穩(wěn)步的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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