做好辦公室文秘綜合管理工作的思考

紀(jì)寧

青島經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)房地產(chǎn)交易服務(wù)中心 山東青島 266555

1 文秘工作質(zhì)量和水平的重要性

除了秘書人員與公司人員之間的內(nèi)部溝通外，公司辦公室中的文秘人員還執(zhí)行與外部各方進(jìn)行溝通的主要任務(wù)。文秘人員的素質(zhì)與公司內(nèi)部管理密不可分，公司必須重視文秘人員工作的重要性。首先，面對大量工作時(shí)，始終保持負(fù)責(zé)，認(rèn)真，負(fù)責(zé)的態(tài)度掌握并實(shí)施內(nèi)部管理制度和職業(yè)道德，控制自身行為，提高自身素質(zhì)和綜合水平。其次，在工作之外，您可以根據(jù)自己的協(xié)調(diào)工作能力，使用最新的信息手段來提高工作效率和工作質(zhì)量。此外，必須準(zhǔn)確傳達(dá)各部門優(yōu)秀領(lǐng)導(dǎo)者的認(rèn)可和方向，加強(qiáng)上司與下屬之間的有效溝通，完成工作，促進(jìn)公司的可持續(xù)發(fā)展[1]。

2 辦公室文秘綜合管理具體特點(diǎn)

2.1 政策性

準(zhǔn)確，理性地理解領(lǐng)導(dǎo)決策和單位發(fā)展中的政策至關(guān)重要。在秘書的綜合管理中，秘書充分了解和掌握單位的實(shí)際發(fā)展情況，合理分析存在的缺陷，提出建議并匯報(bào)優(yōu)秀領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力支持必須提供。同時(shí)，總書記必須時(shí)刻注意政策的組成，準(zhǔn)確，深刻地理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，不斷提高對商業(yè)行為的意識和自我意識，為領(lǐng)導(dǎo)的決策和指導(dǎo)做準(zhǔn)備。

2.2 服務(wù)性

辦公室文秘的綜合管理服務(wù)非常突出。具體內(nèi)容主要包括三個(gè)部分：為上級領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)服務(wù)，為地方領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)服務(wù)，為下屬和群眾服務(wù)。在特定的工作實(shí)踐中，作為秘書，您必須有一個(gè)準(zhǔn)確的位置，不斷提高服務(wù)意識，闡明您的權(quán)利和責(zé)任，并做好工作。

2.3 被動性

辦公室秘書的全面管理一直是被動的。原因是他們經(jīng)常在工作中面臨緊急情況，而這些任務(wù)通常很緊急。如果不按時(shí)處理，可能會造成嚴(yán)重后果。因此，作為辦公室秘書，要實(shí)現(xiàn)全面管理，就必須提高辦公室效率，在最短的時(shí)間內(nèi)以質(zhì)量和數(shù)量完成大部分任務(wù)，解決領(lǐng)導(dǎo)和群眾的問題，以及使行政管理工作有序進(jìn)行。

3 加強(qiáng)文秘工作質(zhì)量水平的優(yōu)化思考

3.1 完善規(guī)章制度

建立完善的規(guī)章制度是提高辦公管理效率的有力保證。可以有效地限制辦公室秘書的行為，規(guī)范辦公室工作流程，促進(jìn)辦公室秘書樹立嚴(yán)格的工作態(tài)度，并為公司的發(fā)展保駕護(hù)航。因此，公司應(yīng)以完善辦公法規(guī)為出發(fā)點(diǎn)，在深刻理解公司發(fā)展和經(jīng)營特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，制定切實(shí)可行的辦公制度，要求征求各部門意見，完善科學(xué)合理的辦公體系。同時(shí)，在制定辦公系統(tǒng)的過程中，應(yīng)使用簡潔的語言，以避免缺乏誠意。加強(qiáng)對辦公系統(tǒng)執(zhí)行情況的監(jiān)督，改善辦公系統(tǒng)的執(zhí)行情況，不斷提高辦公室秘書的綜合管理水平[2]。

3.2 做好細(xì)節(jié)管理工作

詳細(xì)信息確定成功或失敗。良好的細(xì)節(jié)管理可能是提高文秘總體管理效率的前提。文書工作，寫作和服務(wù)是秘書工作的基礎(chǔ)和核心。應(yīng)該完成本文的詳細(xì)信息，以避免低級語法錯誤。您應(yīng)該仔細(xì)計(jì)劃短語和句子，以便以簡潔明了的語言準(zhǔn)確傳達(dá)您的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)。同時(shí)，您需要對文件傳輸進(jìn)行詳細(xì)的管理，從文件接收到文件傳輸，文件編號和進(jìn)度跟蹤。秘書長必須樹立先進(jìn)的服務(wù)理念，簡化繁重的工作，避免弄得一團(tuán)糟，應(yīng)不斷改善，并提高辦公室工作效率和整體質(zhì)量。

3.3 提高自己的寫作水平

辦公室的工作分配和工作摘要也應(yīng)通過正式文件來完成。辦公文件質(zhì)量差會導(dǎo)致誤導(dǎo)并影響工作分配。辦公文件對格式有嚴(yán)格的要求，正式文件也是表達(dá)文字信息的一種方式。寫辦公室文件并不容易。一方面，正式文件必須準(zhǔn)確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)人的意見，建議和精神指導(dǎo)。因此，要創(chuàng)建一份好的辦公室文件，首先必須加強(qiáng)對領(lǐng)導(dǎo)者重要指導(dǎo)方針的研究，樹立不怕困難的精神，學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)者的講話，充分理解領(lǐng)導(dǎo)者的心理和內(nèi)容。另一方面，提高秘書的寫作技巧和準(zhǔn)確，生動，簡潔地表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)者的思想同樣重要。

3.4 優(yōu)化獎罰體制

辦公室文秘工作的順利開展對單位部門的運(yùn)作和管理產(chǎn)生了積極的影響。為了提高工作效率和質(zhì)量，必須建立合理的薪酬，獎懲和激勵機(jī)制，以調(diào)動員工的熱情和主動性。同時(shí)，秘書繼續(xù)開展業(yè)務(wù)，充分利用秘書的作用和個(gè)人優(yōu)勢，并提高員工的專業(yè)素質(zhì)和創(chuàng)新意識。為了確保各項(xiàng)任務(wù)的實(shí)現(xiàn)，該單位構(gòu)成了優(yōu)化的薪酬和處罰制度，將辦公室工作的總體效果與秘書工作的總體效果聯(lián)系起來，加強(qiáng)了辦公室工作的評估和監(jiān)督，并在部門的各個(gè)部門之間進(jìn)行了溝通。需要提高溝通水平，并保證辦公室工作按時(shí)完成。

3.5 加強(qiáng)與各部門的溝通

加強(qiáng)與各部門的溝通與交流是促進(jìn)辦公業(yè)務(wù)高效發(fā)展的重要途徑。文秘應(yīng)樹立了超前發(fā)展意識，統(tǒng)籌安排辦公室各項(xiàng)事務(wù)，根據(jù)事務(wù)的重要程度，根據(jù)工作的重要性準(zhǔn)備一份完整的工作計(jì)劃，提前準(zhǔn)備，提前計(jì)劃，及早準(zhǔn)備安排。預(yù)先部署任務(wù)，做到對各項(xiàng)事務(wù)的進(jìn)展情況有一個(gè)很好的把握，以便提前完成任務(wù)。同時(shí)，辦公室文秘必須加強(qiáng)與多個(gè)部門的溝通，適當(dāng)處理多個(gè)部門的問題，并執(zhí)行各種任務(wù)。文秘充分發(fā)揮操作員和服務(wù)人員的作用，在辦公室和其他部門之間架起一座橋梁，協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)運(yùn)作，調(diào)整各個(gè)部門的利益，充分利用每個(gè)部門的利益，以及每個(gè)部門通過增強(qiáng)凝聚力，您需要營造一種和諧的工作氛圍[3]。

3.6 做好身心管理工作

確保良好的身心健康。身體是革命的資本。辦公室工作繁重，工作關(guān)系復(fù)雜。只有具備良好的身心素質(zhì)，才能應(yīng)對復(fù)雜的心理、體力勞動，并控制并調(diào)節(jié)個(gè)人情緒。在工作中，我們始終需要對奉獻(xiàn)精神保持熱情和耐心，并對工作充滿激情。

4 結(jié)語

總之，辦公室是企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的重要組成部分。作為一個(gè)重點(diǎn)管理機(jī)構(gòu)，它每天都要承擔(dān)大量的工作任務(wù)，其中文秘工作非常重要，這對文秘工作者提出了更高的要求。只有保證他們具有良好的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，才能提高文秘的素質(zhì)和工作效率，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。