國有企業(yè)辦公類固定資產(chǎn)及辦公用品管理制度研討

于文哲

中交路建自貢市政工程C.D段二分部 四川自貢 643000

1 辦公用品采購集中化管理

辦公用品的采購具有零散性大，采購頻率高的特點。在公司未設(shè)立辦公用品集中采購時，該公司不同部門分別聯(lián)絡(luò)不同供應(yīng)商，分散訂貨。在全球采購統(tǒng)一管理的整體規(guī)劃下，公司決定對辦公用品進行統(tǒng)一采購供應(yīng)管理。辦公用品統(tǒng)一采購會給企業(yè)帶來很多好處：企業(yè)管理的第一目標是使辦公更有效率，有效率才能保障業(yè)務(wù)的順利進展，繁雜分散的辦公用品采購使得采購價格居高不下、軟硬件設(shè)備維護成本較高，設(shè)立沒有必要的物流倉庫，以及重復(fù)瑣碎的行政安排，這些耗費了公司大量重復(fù)的人力、物力和財力，這些工作都不直接產(chǎn)生利潤，有形尤其是無形的成本持續(xù)增加[1]。辦公用品主要包括文件檔案用品、桌面文具用品、財務(wù)用品、紙張耗材、辦公室清潔用品等。

2 辦公用品管理系統(tǒng)的概述

2.1 辦公用品信息管理

辦公用品信息管理要求完成辦公用品信息的查詢、添加、修改與刪除，添加與修改操作時，需要對辦公用品的序號、名稱、編碼、單位、編號、類型型號及備注等進行操作。

2.2 辦公用品類別管理

辦公用品類別管理要求完成辦公用品類別信息的查詢、添加、刪除及修改，對辦公用品類別添加及修改操作時，涉及辦公用品類別的編號，類別名稱。

2.3 出入庫管理

①采購入庫管理：在對采購入庫進行管理時，需要對入庫的辦公用品信息進行操作，需要包括入庫辦公用品的序號、編號、價格、數(shù)量、備注、入庫日期及入庫操作人等信息。②出庫管理：在對辦公用品進行出庫時，需要包括出庫的辦公需要的序號、用品編號、價格、數(shù)量、備注、出庫日期及出庫操作人。③庫存查詢：查詢辦公用品的庫存信息[2]。

3 強化國有企業(yè)辦公固定資產(chǎn)管理的相關(guān)措施

3.1 強化管理意識

要實現(xiàn)國有企業(yè)辦公類固定資產(chǎn)的有效管理，杜絕出現(xiàn)資產(chǎn)流失的現(xiàn)象，首先要對企業(yè)辦公類固定資產(chǎn)管理者進行有效教育培訓(xùn)。通過進行廣泛的宣傳，采取有效的措施，使得企業(yè)內(nèi)部對辦公類固定資產(chǎn)的管理意識得到加強。通過對資產(chǎn)管理人員進行培訓(xùn)和相關(guān)法律教育，強化對國有企業(yè)固定資產(chǎn)管理的認識。尤其是對于相關(guān)負責(zé)人而言，強化管理意識，統(tǒng)一管理思想，是確保國有企業(yè)辦公類固定資產(chǎn)得到妥善管理的有效途徑。因此，在對企業(yè)管理者進行培訓(xùn)過程中，一方面要求其對現(xiàn)代企業(yè)管理的流程和步驟等進行熟悉，另一方面也要建立起良好的管理機制，對于存在的管理漏洞及時進行封堵，避免出現(xiàn)資產(chǎn)流失的情況[3]。

3.2 建立完善管理制度

管理制度是管理效果的有效保證，通過制度的約束可以有效提高管理效果。針對不同國有企業(yè)的工作特點，要建立適合自身的管理制度。同時，針對企業(yè)現(xiàn)階段對辦公類資產(chǎn)的管理情況，建立專門的管理機構(gòu)對辦公類固定資產(chǎn)進行統(tǒng)計。對于一些固定資產(chǎn)較少、規(guī)模較小的企業(yè)，可以將辦公類固定資產(chǎn)管理機構(gòu)同財務(wù)或生產(chǎn)部門進行合并。對于已經(jīng)超過使用年限的設(shè)備，要及時進行登記，同時對于這些已經(jīng)超期使用的設(shè)備，在更換時要統(tǒng)一更換，避免由于分散更換造成資產(chǎn)流失。對于人為問題造成的設(shè)備損壞或資產(chǎn)損失，要對相關(guān)責(zé)任人進行處罰，避免出現(xiàn)國有資產(chǎn)流失的現(xiàn)象。

3.3 在國有企業(yè)內(nèi)設(shè)立專門的辦公類固定資產(chǎn)管理機構(gòu)

大多數(shù)國有企業(yè)辦公類固定資產(chǎn)管理制度不健全，缺乏具體部門約束機制，往往只注重企業(yè)經(jīng)營部門和財務(wù)部門，忽視了企業(yè)辦公類固定資產(chǎn)管理部門的設(shè)立。企業(yè)辦公類固定資產(chǎn)的采購、管理、使用、維修制度等都不健全，或者是流于形式，造成企業(yè)固定資產(chǎn)管理的混亂、固定資產(chǎn)統(tǒng)計不清。所以國有企業(yè)應(yīng)該設(shè)立辦公類固定資產(chǎn)管理機構(gòu)通過規(guī)范化的管理和建章立制，修復(fù)企業(yè)管理的漏洞，防止辦公類固定資產(chǎn)的浪費與流失。企業(yè)要根據(jù)自身的特點，建立相關(guān)的部門機構(gòu)，逐步對企業(yè)辦公類固定資產(chǎn)進行歸納管理、資產(chǎn)評估。

3.4 采用高科技辦公設(shè)備資產(chǎn)管理軟件，科學(xué)管理固定資產(chǎn)

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公類固定資產(chǎn)也進入高科技辦公的領(lǐng)域，企業(yè)固定資產(chǎn)管理手段也越來越先進。大部分國有企業(yè)均采用高科技計算機系統(tǒng)對企業(yè)固定資產(chǎn)進行整體的管理和維護，企業(yè)管理已經(jīng)進入半自動化的時代。計算機半自動化系統(tǒng)的管理和運用能夠及時迅速的獲取企業(yè)各個環(huán)節(jié)的運轉(zhuǎn)情況，從而加強部門間的合作協(xié)調(diào)能力，高效率地處理各種問題。從固定資產(chǎn)日常的操作與管理到采購管理、資產(chǎn)盤點、折舊維護等等，每個階段都有詳細的管理，顯示結(jié)果一清二楚。計算機自動化資產(chǎn)管理系統(tǒng)，使企業(yè)對辦公類固定資產(chǎn)的管理更加合理規(guī)范，大幅度的降低了人為因素的忽視與不足，完全實現(xiàn)了固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)資源的共享以及資產(chǎn)流動的透明化，大幅度提高了國有企業(yè)對辦公類固定資產(chǎn)的管理能力，快速有效地防止了國有企業(yè)辦公類固定資產(chǎn)的浪費與流失。

4 結(jié)語

通過本文對現(xiàn)階段國有企業(yè)辦公類固定資產(chǎn)及辦公用品管理制度的研究可以發(fā)現(xiàn)，國有企業(yè)對辦公類固定資產(chǎn)及辦公用品的管理，重視程度逐漸加強，同時要求管理過程中必須依據(jù)企業(yè)的實際情況，采取合理的手段，強化制度建設(shè)，優(yōu)化管理流程，提高管控水平，有效壓降企業(yè)成本，嚴防國有資產(chǎn)流失，確保每一分錢都用在刀刃上，努力實現(xiàn)國有資產(chǎn)保值增值。