檔案管理工作存在的問題與對策

向紅

重慶萬州燃?xì)庥邢薰?重慶 400020

合理、科學(xué)的對檔案進(jìn)行管理，不但可以對企事業(yè)單位所創(chuàng)造的效益給予標(biāo)準(zhǔn)的很亮，還能夠?qū)@些單位整體的管理水平做出精準(zhǔn)的評價。由于檔案所記錄的內(nèi)容是整個單位的發(fā)展史，所以對單位的日常工作能夠提供完整的資料，同時對單位下一步發(fā)展，以這些檔案資料為支撐，可以做出一個準(zhǔn)確的研判，能夠?yàn)閱挝晃磥淼陌l(fā)展提供可靠的數(shù)據(jù)支撐。檔案管理工作主要有兩項(xiàng)重要的作用，一是作為考察的依據(jù)，是與其他文獻(xiàn)不一樣的，其具有一定的法律效應(yīng)，因其自身特點(diǎn)和形成方式，其記錄的事項(xiàng)更具客觀性，使人們更加信服，因此其是一種真實(shí)憑證的存在；二是其可以作為參考，因其記錄的事情具有法律效應(yīng)和客觀性，所以其屬于最為可靠的參考依據(jù)，也是反映單位發(fā)展史最客觀的材料。由此可以得出，檔案管理工作對于任何的單位而言都是非常重要的，相關(guān)工作人員要定期接受和保管好檔案，同時要做好檔案管理的保密性工作，以防資料的泄露為單位帶來不必要的損失[1]。

1 檔案管理出現(xiàn)的問題

1.1 重視程度不夠

當(dāng)前，一些單位對檔案管理工作的重視程度還有待于提高。認(rèn)為檔案管理只是進(jìn)行對材料的整理，保管好材料，不是單位的主要職能部門，不能夠給單位帶來經(jīng)濟(jì)效益。這些誤區(qū)的出現(xiàn)，致使單位的檔案管理工作得不到足夠的重視，這種輕視檔案的行為都表明了這些人員對檔案管理工作沒有足夠的認(rèn)識，對單位的發(fā)展也是非常不利的。目前，我國尚未構(gòu)建起有關(guān)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，導(dǎo)致檔案管理缺乏有效的法律依據(jù)。同時，基于檔案多頭管理，各有政策，久而久之，勢必將導(dǎo)致檔案管理背標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而，使檔案無法充分發(fā)揮其應(yīng)有的職能。

1.2 人事檔案管理設(shè)施缺乏

伴隨當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展速度進(jìn)一步加快，電子化技術(shù)進(jìn)一步發(fā)展，電子文本逐步代替了原有的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案盡管可以對單位人事的情況進(jìn)行有效的記錄，然而紙質(zhì)檔案具有很大的缺點(diǎn)，比如說，無法有效的保存紙質(zhì)材料，隨著時間的增長以及翻閱次數(shù)的增加會導(dǎo)致紙張出現(xiàn)丟失或破損等情況，當(dāng)前社會網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的速度進(jìn)一步加快，人事檔案逐步開始使用網(wǎng)絡(luò)化經(jīng)營管理，但是因?yàn)槟承﹩挝徊恢匾暀n案的管理，檔案管理部門沒有進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化，造成很多管理設(shè)施缺乏，很多人事記錄掃描件、復(fù)印件無法有效的向網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中傳輸，造成人事檔案管理過程中缺乏準(zhǔn)確性[2]。

1.3 管理水平不高

一些自然資源部門還停留在年初收集上一年度紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理的傳統(tǒng)階段。部分單位的檔案信息化管理僅限于紙質(zhì)檔案拍照留存，缺少系統(tǒng)化、信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，在實(shí)際工作中暴露出歸檔不及時、保管不安全、查全查準(zhǔn)率低以及管理混亂等諸多問題。

2 檔案管理工作的對策

2.1 加強(qiáng)重視程度

在當(dāng)前的檔案管理工作過程中，要加強(qiáng)單位對這項(xiàng)工作的重視程度。首先，作為單位的負(fù)責(zé)人就要加強(qiáng)這方面的思想建設(shè)，加大對檔案管理工作的重視性。其次，最為檔案管理的直接操作者，檔案管理工作人員的素質(zhì)和知識結(jié)構(gòu)也是十分重要的，要加強(qiáng)這些人員的思想建設(shè)和定期對這些人進(jìn)行培訓(xùn)工作，使其真正掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案管理的質(zhì)量。

2.2 加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，強(qiáng)化服務(wù)意識

在實(shí)際的檔案管理工作中，各單位要專門設(shè)立用來存放檔案的檔案室，同時，加強(qiáng)各方面硬件設(shè)施的配備，從而保證檔案的完整性和整潔性。而檔案管理的工作人員要樹立正確的檔案管理工作意識，以增強(qiáng)服務(wù)意識和主動服務(wù)為出發(fā)點(diǎn)，明確所要服務(wù)的方向，提高服務(wù)質(zhì)量。而服務(wù)質(zhì)量的好壞則是作為檔案管理工作是否真正具有權(quán)威性和客觀性的憑證。

2.3 加快信息化建設(shè)

依托科技進(jìn)步，建立自然資源“智慧”檔案館（室），實(shí)現(xiàn)存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化、檔案服務(wù)網(wǎng)格化，使檔案管理盡快走上信息化快速路。充分利用云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)，發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”平臺作用，真正實(shí)現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑腿，讓群眾少跑腿”，為檔案管理插上智慧的翅膀，推動傳統(tǒng)檔案管理的流程再造，全面實(shí)現(xiàn)檔案的信息化全流程管理，提高檔案管理的工作效率，減輕檔案工作者的工作壓力，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

2.4 提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理工作的實(shí)效能否提高在很大程度上由工作人員的素質(zhì)和能力決定。也就是說，管理人員的專業(yè)素養(yǎng)將直接影響高校檔案管理工作的質(zhì)量。所以，為了適應(yīng)檔案管理工作的實(shí)際需求，檔案管理人員必須具備更高的素養(yǎng)。提高檔案管理人員的素質(zhì)是加速檔案管理事業(yè)發(fā)展的重要渠道。所以，高校應(yīng)該招聘一些有文化、有專業(yè)、有技能的人才。同時，高校要注重管理人員的繼續(xù)教育，讓管理人員不斷學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化新技術(shù)。

2.5 規(guī)范化的完成檔案管理工作

切實(shí)依據(jù)本企業(yè)實(shí)際情況，構(gòu)建出較為完善的檔案管理制度，切實(shí)依據(jù)文件材料內(nèi)容開展分類及歸檔工作，積極在以往檔案信息收集方法的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，積極使用事前監(jiān)控收發(fā)文件以及登門尋找等措施，爭取可以將廣泛收集和重點(diǎn)收集相互融合起來；切實(shí)把握時間要求，遵循各種類型檔案的形成規(guī)律，在適當(dāng)?shù)臅r機(jī)下進(jìn)行收集；促使檔案資料的收集范圍變得更為豐富一些，既應(yīng)當(dāng)在實(shí)際工作的過程中收集紙質(zhì)載體，也需要收集其他各種介質(zhì)的載體。推動檔案滾來工作向著規(guī)范化的方向轉(zhuǎn)變，要求各個檔案管理人員實(shí)際工作的過程中，依據(jù)現(xiàn)行規(guī)章制度中提出的要求，妥善完成檔案管理工作。各種類型載體的檔案都應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一管理，為后續(xù)檔案信息的利用做出保證[3]。

3 結(jié)語

在新世紀(jì)加強(qiáng)檔案管理具有非常重要的意義，需要進(jìn)一步對檔案查驗(yàn)和收集制度進(jìn)行完善，并且與現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合，加強(qiáng)檔案的管理以及資源的共享。