檔案管理在當(dāng)代企業(yè)中的重要性及地位探討

趙曉紅

中核四0四有限公司 甘肅嘉峪關(guān) 735100

1 檔案管理在當(dāng)代企業(yè)中的重要性

檔案管理是一種管理文檔的有效方式，不僅可以減少檔案搜索時(shí)間，還可以減少檔案管理人員的工作量。雖然企業(yè)檔案是記錄歷史的材料，但企業(yè)發(fā)展中的檔案記錄是能夠成為將來(lái)企業(yè)選擇發(fā)展的必要輔助內(nèi)容。在改革過(guò)程中，大型企業(yè)逐步走向多元化，在集團(tuán)企業(yè)及其子企業(yè)之間建立了資產(chǎn)與資產(chǎn)之間的新關(guān)系，從而檔案管理的行政作用被這種關(guān)系進(jìn)一步削弱。企業(yè)信息和檔案的形成與企業(yè)管理、生產(chǎn)和運(yùn)營(yíng)的每個(gè)方面密切相關(guān)，并記錄企業(yè)的發(fā)展和變化過(guò)程。當(dāng)前，企業(yè)檔案不僅由單純的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，還有以下幾種形式：①圖片形式；②錄音形式；③視頻形式等多種形式。在企業(yè)發(fā)展中，行政管理檔案可以作為以后行政規(guī)劃和管理決策的基礎(chǔ)，以提高它的科學(xué)性和可操作性。在企業(yè)發(fā)展中，會(huì)計(jì)記錄和企業(yè)發(fā)展記錄可以作為企業(yè)制定經(jīng)濟(jì)和財(cái)物風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃的基礎(chǔ)，以確保企業(yè)財(cái)務(wù)穩(wěn)定性，凝聚企業(yè)理念，提高企業(yè)凝聚力和競(jìng)爭(zhēng)力的重要方法，當(dāng)企業(yè)遇到法律問(wèn)題時(shí)，檔案的存儲(chǔ)在法庭中可視為證據(jù)出現(xiàn)，抵御法律風(fēng)險(xiǎn)[1]。簡(jiǎn)而言之，有效管理企業(yè)檔案，它可以企業(yè)更高效，穩(wěn)定的長(zhǎng)期發(fā)展。

2 新時(shí)期企業(yè)檔案管理舉措

2.1 從建章立法入手

不同企業(yè)在檔案管理工作上的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)各不相同，許多單位缺乏規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，大大降低了檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度，造成工作效率低、檔案質(zhì)量參差不齊的現(xiàn)象；不僅減弱了檔案的存取與調(diào)配效率，影響了檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程，還降低了檔案的應(yīng)用率。大量低水平的重復(fù)作業(yè)與建設(shè)由此產(chǎn)生。同時(shí)，相關(guān)制度的滯后也令檔案管理工作只能停留在輔助管理的位置上無(wú)法繼續(xù)向前發(fā)展，更沒(méi)有突破。因此，建立相關(guān)制度規(guī)范檔案管理工作迫在眉睫，加強(qiáng)制度的建設(shè)和章程的規(guī)范需要提出標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作流程，而這個(gè)流程應(yīng)符合實(shí)際工作需要。

2.2 做到規(guī)范化

維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，是檔案管理的基礎(chǔ)性工作和重要內(nèi)容，特別是涉及貫徹落實(shí)黨的路線(xiàn)、方針、政策方面，直接關(guān)系到組織人事部門(mén)對(duì)干部的評(píng)價(jià)、培養(yǎng)和使用，關(guān)系到個(gè)人的切身利益和政治前途。因此，對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)工作一定要加以規(guī)范。但在檔案管理的實(shí)際工作中，仍存在著一些薄弱環(huán)節(jié)，如檔案材料收集整理不及時(shí)、基礎(chǔ)設(shè)施不配套、保管條件惡劣、檔案的查（借）閱等手續(xù)沒(méi)按規(guī)定履行等，針對(duì)這些問(wèn)題，應(yīng)做到收集歸檔程序化、鑒別整理規(guī)范化、設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化，從而保證各項(xiàng)工作井然有序地開(kāi)展[2]。

2.3 與新時(shí)代的科技發(fā)展結(jié)合

檔案材料保存了非常多的指示性文件，又記錄著大量信息內(nèi)容，是一個(gè)豐富的信息資源庫(kù)。但是檔案的整理工作十分繁瑣，重復(fù)性勞動(dòng)很多，且勞動(dòng)強(qiáng)度大。如果利用計(jì)算機(jī)來(lái)整理這些檔案，便能夠做到事半功倍。按照文件排列順序進(jìn)行打印，這樣既可以降低人工歸檔時(shí)的錯(cuò)漏，還可以發(fā)揮出計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，壓縮了手工操作的繁瑣程序，提高了工作效率。

檔案管理工作中，要重視檔案材料信息的組織化和系統(tǒng)化。先輸入要檢索的關(guān)鍵詞，再點(diǎn)擊要查找的范圍，檢索出來(lái)的文件便是要找事件的范圍，查找的結(jié)果既準(zhǔn)確又不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間，這樣才能發(fā)揮出檔案資源管理的作用。隨著電子技術(shù)的應(yīng)用，現(xiàn)代科技存在的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題也在檔案管理信息化中有所呈現(xiàn)。因此，為了保證網(wǎng)絡(luò)安全，要制定出嚴(yán)密的電子文件安全管理規(guī)章，不斷完善電子文件在流轉(zhuǎn)時(shí)的跟蹤登錄管理。同時(shí)，設(shè)立行之有效的管理系統(tǒng)，按照檔案信息的安全、人員的職責(zé)、設(shè)備的管理等因素，對(duì)操作權(quán)限進(jìn)行合理劃分，并在工作模式和軟件功能上做周密設(shè)計(jì)[3]。

2.4 檔案資源的有效利用

合理有效地利用檔案資源可以促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。檔案信息資源已成為整個(gè)社會(huì)發(fā)展中不可缺少的信息來(lái)源，檔案管理工作的意義就是要充分發(fā)揮出檔案資源的最大效用，而檔案的開(kāi)發(fā)利用是實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值最直接的方式，也是檔案管理工作的價(jià)值所在。因此，要努力強(qiáng)化檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源的全面共享。檔案工作人員除了要在檔案信息的收集、整理、鑒定、保管等方面多下工夫外，還應(yīng)該做好檔案材料的編目、檢索和編研工作，編制出適合使用的檢索信息工具，建立起健全的檢索系統(tǒng)及檔案材料匯編體系，方便用戶(hù)能及時(shí)、精準(zhǔn)地查到所需資料。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案資源的嚴(yán)格保管，做到隨時(shí)為使用者提供全面細(xì)致的檔案信息。

2.5 抓好素質(zhì)隊(duì)伍建設(shè)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案工作也隨之由傳統(tǒng)向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。要不斷提高檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，做到知識(shí)化、年輕化、專(zhuān)業(yè)化，使檔案管理工作既能繼承和發(fā)揚(yáng)老檔案工作者的優(yōu)良作風(fēng)，又能根據(jù)時(shí)代需要，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新。但是，在實(shí)際工作中，檔案管理隊(duì)伍建設(shè)有很多需要加強(qiáng)和改進(jìn)的地方，檔案管理手段應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和變化。針對(duì)檔案管理配備比例不夠、人員整體素質(zhì)不高等問(wèn)題，應(yīng)通過(guò)抓基礎(chǔ)、抓培訓(xùn)、抓待遇一系列措施，整體提高檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案的管理水平。

綜上所述，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)檔案的價(jià)值不容小覷，對(duì)企業(yè)發(fā)展有重大影響，企業(yè)需要關(guān)注自身檔案的管理工作和不斷提高自身檔案管理的質(zhì)量和效率?，F(xiàn)代所有類(lèi)型的檔案都可以被視為企業(yè)的一種財(cái)富，那么企業(yè)需對(duì)其格外重視，并將其進(jìn)行整理收集保管，以便它可以在需要中發(fā)揮更大的價(jià)值作用，促進(jìn)其穩(wěn)定和長(zhǎng)期的發(fā)展。