歷鳳珍

（河南省固始縣陳淋子鎮(zhèn)黨政便民服務(wù)中心，河南 信陽 465200）

對人員進行規(guī)范化和科學(xué)化的管理，以及對數(shù)據(jù)進行整理，能夠使優(yōu)秀人才得到重用，為工作單位提供人才支撐，因此，在新時期內(nèi)，我們對人事干部的規(guī)范管理是每一個企業(yè)工作的重中之重。因為人事檔案的管理水平的高低直接影響著工作崗位人才的儲備問題，還影響著崗位人員的工作積極性和效率。所以在新時期必須重視人事管理的科學(xué)性和合理性，加強對檔案的開發(fā)和利用，使檔案更加科學(xué)化、合理化和人性化，從而提高人事檔案的質(zhì)量。

一、人事檔案管理的重要性

人事檔案的管理不僅可以將人員的工作能力、經(jīng)驗、年限分為不同的等級，還可以為后期人員的提拔任用和調(diào)轉(zhuǎn)提供有效的參考，另外，對人事檔案進行規(guī)范化、合理化的整理，有利于促進人員的工作積極性和熱情，同時，員工也可以參考自己在人事檔案中的位置，來評估自己近段時間的工作狀況，以及在后期工作中需要改進的地方，人事檔案主要包括人員的工作能力、學(xué)歷水平、工作經(jīng)驗和政治身份等，其中最為重要的就是人員的學(xué)歷水平和工作經(jīng)驗，對人員的調(diào)轉(zhuǎn)、提升都非常重要[1]?？偠灾耸聶n案包括了員工所有的資料，為后期人員的調(diào)動和提升提供參考意見，另外做好人事檔案管理工作可以為公司把好關(guān)，把握工作的細節(jié)，從而提升工作效率和質(zhì)量，為人事部的提升和調(diào)轉(zhuǎn)提供參考依據(jù)。

二、人事檔案管理工作呈現(xiàn)出的特點

（一）服務(wù)對象、管理對象和管理機構(gòu)的社會性

人事檔案管理工作具有服務(wù)對象，管理對象和管理機構(gòu)社會性的特點。眾所周知，在我國社會主義市場經(jīng)濟不斷發(fā)展的今天，很多與之相應(yīng)的經(jīng)濟組織形式以不斷地產(chǎn)生，都加快了我國人才的流動性，因此也出現(xiàn)了新型的人事管理制度，對人事檔案管理工作就非常重要，因此它被賦予了社會化的性質(zhì)，在新時期我國建立了更具有社會性的檔案管理制度，這不僅局限于管理本單位的人事檔案，而是面向整個社會服務(wù)的對象，也包含了整個社區(qū)的工作人員為他們進行檔案管理的服務(wù)。

（二）對人事檔案要求的多樣性

在新時期機關(guān)單位對人才的需求越來越多，只有擁有了高水平的人才單位才可以提高工作質(zhì)量和工作效率，因此就會認為要引進各方面的專業(yè)人才，但是在人才引入的工作實際工作中會存在很多的不確定性，這就涉及了人事檔案管理工作，另外對于檔案的使用者來說，他們的用途和目的存在著很大的差異性，因此他們就需要不同類型的人事檔案[2]。

（三）檔案來源的廣泛性和復(fù)雜性

人事檔案管理工作的來源具有廣泛性和復(fù)雜性的重點，眾所周知，傳統(tǒng)的人事檔案工作是非常單一的，只有歸納檔案、收集整理、加工、提供使用的職能，因為這些檔案只提供企業(yè)內(nèi)部的使用。

三、在人事檔案管理過程中存在的主要問題

（一）對人事檔案管理工作的重視程度比較低

在目前的大多數(shù)企業(yè)中，很多管理者不重視人事檔案管理這一部分，大多數(shù)員工都是通過面試進入工作崗位之后再完善個人資料，也不是后期對所有工作員工的資料進行歸納和整理，這樣就缺乏了員工之間的良性競爭和對比。因此，從這一方面來講，員工的工作積極性就得不到提高，另一方面，員工工作都比較忙，休息時間少，人事部員工也缺乏精力和時間去對其他員工的檔案進行歸納，總的來說，由于各種因素的存在，大部分企業(yè)都對人事檔案管理工作都不夠重視且忽略。

（二）人事檔案歸納和查閱率并不高

員工的檔案一般是由人事部門進行管理和歸納，一般存檔于公司的總部，因此會造成在一些特殊情況下，需要調(diào)動員工的檔案時，由于地點、時間和空間上的不便，調(diào)用檔案效率比較低下，這是人事檔案查閱不高的主要原因之一，另外，調(diào)用員工的檔案都需要一道道的審批，流程比較復(fù)雜，使得相關(guān)的人員并不能及時的查閱到員工的檔案，這都是影響人事檔案查閱不高的重要因素[3]。此外，管理人事檔案的部門對人事檔案歸納整理工作重視程度比較低，因此人事部的員工也不會對員工的檔案進行仔細的歸類和整理，很多新上任的新員工并沒有人事檔案，或者存在檔案不及時更新等狀況，這都造成了人事檔案狀態(tài)混亂的狀況。

（三）人事檔案管理考核制度并不完善

每一個企業(yè)都會對員工進行績效考核，其根本目的都是為了提高公司員工的工作效率和積極性，在企業(yè)的員工績效考核制度中，人資檔案管理方面所占的比重不高，這也造成了相關(guān)工作領(lǐng)域的員工對人事檔案管理出現(xiàn)了懈怠心理，而人事檔案管理考核制度不完善是受到各因素的影響，其根本原因是由于企業(yè)對人事檔案管理工作的不重視，從而造成了后續(xù)一系列問題的出現(xiàn)。

四、加強人事檔案管理規(guī)范化和合理化的對策

（一）要提高管理層對人事檔案管理工作的重視程度

從根本上要提高企業(yè)人事檔案管理工作的效率，就要求企業(yè)管理層要加強對人事檔案管理工作的重視程度，只有人事檔案管理工作得到了重視，大家從意識上提升了人事檔案管理工作的重要性，才能夠采取相應(yīng)的有效措施來提高人事管理工作的效率。比如：要篩選出工作能力強，態(tài)度認真，專業(yè)化水平高的綜合人才，讓他們來從事人事檔案管理工作[4]。一旦企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層足夠的重視人事檔案管理工作時，大家才會投入到更多的人力、物力、財力、時間和精力去完成人事檔案的發(fā)展和進步，另外，提高企業(yè)管理層對人事檔案管理工作的重視程度，最根本的方法就必須加強宣傳力度，通過媒體的作用使企業(yè)加強對人事檔案管理工作的重視程度。

（二）要強化人事檔案管理的信息化建設(shè)

人事檔案查率低下的重要原因是由于信息不通暢，因此在人事檔案管理工作中，要使用現(xiàn)代信息化的建設(shè)，實現(xiàn)全網(wǎng)能夠查詢員工檔案，但是為了避免信息泄露，應(yīng)該在公司的電腦系統(tǒng)中納入人力資源管理軟件，設(shè)置專門的網(wǎng)站，使相關(guān)的工作人員擁有密碼才能登錄信息管理系統(tǒng)進行查詢，通過信息化建設(shè)實現(xiàn)對人事檔案的科學(xué)化、合理化的管理，方便大家能夠?qū)嵉剡M行查詢，從而極大提高了人事檔案管理工作的效率，但是需要重視的是相關(guān)的領(lǐng)域人員，要確保人事檔案信息的準確性，這樣人事檔案管理工作才會存在實質(zhì)的意義。

（三）要加強人事檔案管理制度的建設(shè)

人事檔案管理工作具有工作量大的特點，在企業(yè)中對工作人員的業(yè)績一定要進行及時的記錄，同時要對他們完成的工作實際情況進行歸納和存檔，這樣可以為以后的評選提供重要的依據(jù)。

（四）要規(guī)范人事檔案管理工作的方式

我們不僅要制定相應(yīng)的制度，還要嚴格的履行制度，在制度的基礎(chǔ)上，要制定出統(tǒng)一的標準，讓檔案接收轉(zhuǎn)移工作可以符合本企業(yè)的實際發(fā)展情況，從而保證檔案管理工作的規(guī)范性，及時性和完整性。同時在進行人事檔案管理工作時，還可以進行人才檔案信息的跟蹤收集和反饋體系，這是一種動態(tài)化的管理，可以保證人事檔案的時效性。

五、結(jié)束語

綜上所述，加強人事檔案規(guī)范化、合理化的對策，還包括了要加強制度建設(shè)、績效考核、要加強專業(yè)的培訓(xùn)、要提升人事檔案開發(fā)利用的能力等措施，在所有措施中最重要的就是要提高企業(yè)對人事檔案管理工作的重視程度，只有對其有足夠的重視才能夠?qū)嵤┫鄳?yīng)的措施，從而促進人事檔案管理工作的進步和發(fā)展。