淺談以檔案管理為抓手服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)

王 燕

近年來(lái)，檔案管理工作得到了長(zhǎng)足發(fā)展，但因?yàn)檫^(guò)去陳舊的管理理念和管理模式依舊存在，在很大程度上影響檔案管理效率的提升，同時(shí)，檔案信息化建設(shè)有待加速，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展讓越來(lái)越多的人開(kāi)始重視檔案管理工作的創(chuàng)新改革，我們也應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到推進(jìn)檔案管理效率的提升對(duì)于促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展的重要意義。

一、檔案管理是服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要組成部分

檔案管理工作能否科學(xué)高效地開(kāi)展直接關(guān)系到檔案資源能否得以充分有效地開(kāi)發(fā)利用，關(guān)系到檔案管理能否更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。 作為一項(xiàng)系統(tǒng)性復(fù)雜性的工作，檔案管理包含了檔案材料的收集、整理、分析、歸檔、保存、利用等內(nèi)容，在新時(shí)期新環(huán)境下，必須要進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念和管理模式，確保檔案管理工作能夠符合新時(shí)期的要求。

(一)經(jīng)濟(jì)全球化的推進(jìn)在客觀上要求檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展

經(jīng)濟(jì)全球化屬于世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，在這一形勢(shì)下要求檔案管理創(chuàng)新，檔案材料記錄了單位各項(xiàng)工作業(yè)務(wù)開(kāi)展情況和科研技術(shù)資料，具有記錄歷史、服務(wù)未來(lái)的作用，也是單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策的重要參考依據(jù)。 在社會(huì)經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展的新時(shí)期下，檔案管理應(yīng)當(dāng)始終堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，真正融入時(shí)代發(fā)展的潮流中來(lái)。 如果沒(méi)有創(chuàng)新就不能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，就無(wú)法真正適應(yīng)經(jīng)濟(jì)全球化的要求，因此，唯有重視檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，提升檔案開(kāi)發(fā)利用效率，才能夠真正跟上時(shí)代發(fā)展的腳步。

(二)日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境要求檔案管理工作要盡快創(chuàng)新改革

檔案管理的目的是為了充分發(fā)揮出檔案資源的優(yōu)勢(shì)，確保檔案資源能夠更好地開(kāi)發(fā)利用，盡可能帶來(lái)更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，不斷提升單位市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來(lái)更好的服務(wù)。 在面對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和優(yōu)秀人才的競(jìng)爭(zhēng)時(shí)，若不能堅(jiān)持創(chuàng)新與發(fā)展的觀念，必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代的要求，因?yàn)闄n案管理和單位其他部門的業(yè)務(wù)活動(dòng)具有非常緊密的聯(lián)系，檔案管理工作的科學(xué)高效開(kāi)展必須要依靠單位所有職工的主動(dòng)配合，借助于強(qiáng)化宣傳工作，讓所有職工都能夠主動(dòng)樹(shù)立檔案管理意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)檔案管理對(duì)單位發(fā)展和競(jìng)爭(zhēng)力提升的重要性，讓他們都能夠參與和支持檔案管理工作，確保檔案管理目標(biāo)的最終實(shí)現(xiàn)。

二、檔案管理工作存在的問(wèn)題

單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展都與檔案緊密聯(lián)系，在全面建成小康社會(huì)的過(guò)程中，檔案管理工作的重要性尤為凸顯。 習(xí)近平總書記明確要求，檔案管理工作必須要堅(jiān)持依法管理，朝著更加開(kāi)放化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展。推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新，促進(jìn)檔案開(kāi)發(fā)利用效率的提升，是所有檔案工作者必須要深入研究的課題，但從當(dāng)前的實(shí)際情況來(lái)看，檔案管理工作中依舊還表現(xiàn)出如下幾點(diǎn)問(wèn)題：

首先，服務(wù)意識(shí)有待提升。 部分檔案工作者工作中存在惰性思想，管理方式也較為陳舊，檔案資源難以得到有效的開(kāi)發(fā)利用。 其次，管理理念滯后，如沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，部分檔案工作者甚至單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作表現(xiàn)出一定的認(rèn)知誤區(qū)，覺(jué)得檔案管理僅僅是抄寫、保管資料文件，并不是單位的主要工作，無(wú)法產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，只要保護(hù)好、不丟失即可，忽略了檔案管理工作的核心思想，對(duì)檔案管理工作不夠了解。 再次，檔案管理方式滯后，一些檔案管理工作者并未參與過(guò)專門的崗前培訓(xùn)，對(duì)檔案管理的基本要求、檔案信息化管理工具的使用和檔案歸檔收集標(biāo)準(zhǔn)等不夠了解，檔案管理意識(shí)薄弱，還有部分單位存在檔案工作人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象，難以將全部精力投入檔案管理工作中來(lái)，常常僅僅是將文件材料放進(jìn)檔案盒，并未第一時(shí)間整理歸檔，在很大程度上影響后期的使用。 第四，檔案管理軟硬件環(huán)境不完善，檔案室沒(méi)有做好通風(fēng)工作，導(dǎo)致檔案材料霉變，影響檔案的查閱使用。 最后，創(chuàng)新意識(shí)有待增強(qiáng)，部分檔案工作者沒(méi)有主動(dòng)樹(shù)立現(xiàn)代化的檔案管理理念，依舊還存在重管理輕利用的思想，無(wú)法真正將管理與開(kāi)發(fā)利用聯(lián)系起來(lái)，沒(méi)有做到管用結(jié)合、管控與開(kāi)放同步，影響了檔案開(kāi)發(fā)利用效率的提升，創(chuàng)新活力不強(qiáng)，沒(méi)有真正協(xié)調(diào)好經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益之間的關(guān)系。

三、以檔案管理為抓手服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的對(duì)策建議

(一)創(chuàng)新檔案管理機(jī)制

首先應(yīng)當(dāng)是政策法規(guī)方面的創(chuàng)新。 檔案工作必須要盡快推進(jìn)落實(shí)政策法規(guī)與制度建設(shè)工作，確保檔案管理服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)能夠有法可依，做到執(zhí)法必嚴(yán)。 其次是檔案管理理論方面的創(chuàng)新。 近年來(lái)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和全面深化改革的持續(xù)推進(jìn)，現(xiàn)代信息技術(shù)也越來(lái)越多地被應(yīng)用到檔案管理工作中來(lái)，對(duì)傳統(tǒng)管理模式提出了挑戰(zhàn)，因此，檔案工作者必須要積極推動(dòng)管理理論創(chuàng)新，以更加科學(xué)的指導(dǎo)檔案工作服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。 最后是檔案管理體制方面的創(chuàng)新。 檔案管理囊括了檔案材料的收集、整理、鑒定以及開(kāi)發(fā)利用，屬于緊密銜接的環(huán)節(jié)，要實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新就應(yīng)當(dāng)有更加完善系統(tǒng)的機(jī)制來(lái)予以保障，避免管理過(guò)程中的盲目性，要盡快構(gòu)建一個(gè)更加完善的流程予以約束，建立一套職責(zé)清晰、程序規(guī)范、運(yùn)轉(zhuǎn)靈活、科學(xué)高效的檔案管理工作機(jī)制。

(二)創(chuàng)新檔案服務(wù)理念

創(chuàng)新檔案管理服務(wù)理念，積極轉(zhuǎn)變過(guò)去那種傳統(tǒng)的檔案管理模式，制定適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的檔案管理服務(wù)規(guī)劃，確保檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供更多助力。 一方面，應(yīng)當(dāng)推動(dòng)服務(wù)思想與服務(wù)意識(shí)的更新，堅(jiān)持解放思想，轉(zhuǎn)變過(guò)去重保管輕利用的思想認(rèn)識(shí)，主動(dòng)樹(shù)立更加積極主動(dòng)的服務(wù)思想；另一方面，必須要開(kāi)展好現(xiàn)代化檔案管理宣傳工作，樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新的思想理念，增強(qiáng)檔案管理服務(wù)改革意識(shí)，為創(chuàng)新服務(wù)打好思想基礎(chǔ)。

(三)創(chuàng)新檔案管理方法

檔案管理屬于單位經(jīng)營(yíng)管理工作的重要環(huán)節(jié)，為更好地服務(wù)單位的持續(xù)健康發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展，必須要堅(jiān)持創(chuàng)新，構(gòu)建更加完善的管理制度，研究更新的管理方法，強(qiáng)調(diào)檔案管理服務(wù)活動(dòng)中的質(zhì)量管控。 近年來(lái)，現(xiàn)代經(jīng)營(yíng)理念的建立與發(fā)展，在單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的檔案材料表現(xiàn)出更加多元化的特征，讓檔案材料的內(nèi)容包含了管理決策、人力資源、經(jīng)營(yíng)服務(wù)等各個(gè)方面，唯有持續(xù)推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新，才可以為單位的持續(xù)健康發(fā)展帶來(lái)更大的保障與支持。也唯有借助于檔案管理方法創(chuàng)新，才能夠真正讓檔案管理活動(dòng)更加便捷化和高效化，從而充分發(fā)揮出檔案材料的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更多有價(jià)值的檔案資源，推動(dòng)檔案管理工作朝著更加科學(xué)化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

(四)創(chuàng)新檔案服務(wù)手段

一方面，在開(kāi)展檔案服務(wù)的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)做到文明禮貌，為使用者帶來(lái)更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，充分尊重用戶，打消他們?cè)谡{(diào)取使用檔案時(shí)可能產(chǎn)生的顧慮與疑問(wèn)。 與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)服務(wù)效率的提升，在提供服務(wù)的過(guò)程中堅(jiān)持做到高效便捷，盡可能滿足使用者的需求；另一方面，在提供現(xiàn)代化服務(wù)的基礎(chǔ)上還必須要做到揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分尊重老用戶舊習(xí)慣的同時(shí)需要逐步引導(dǎo)其樹(shù)立新的思想觀念，讓其學(xué)會(huì)應(yīng)用信息化工具。 檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)將信息技術(shù)靈活應(yīng)用到服務(wù)過(guò)程中來(lái)，借助于服務(wù)的多元化、現(xiàn)代化來(lái)滿足各個(gè)使用者不同的需求，讓檔案服務(wù)朝著更加高水平和高層次的方向提升。

(五)完善檔案管理工作制度

1.盡快完善檔案管理制度，確保檔案管理服務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠有章可循

檔案管理部門應(yīng)當(dāng)保證做到責(zé)任落實(shí)到崗到人，不斷增強(qiáng)管理人員以及科研人員的檔案意識(shí)；檔案通報(bào)提升各部門責(zé)任意識(shí)，確保各部門負(fù)責(zé)人能夠?qū)Ρ静块T檔案工作進(jìn)行有效的監(jiān)管；設(shè)置檔案管理工作小組，對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展情況予以定期檢查和督促，第一時(shí)間找出問(wèn)題并解決，同時(shí)，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建檔案管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)檔案管理服務(wù)工作實(shí)施定性定量考核，堅(jiān)持分級(jí)分類指導(dǎo)和動(dòng)態(tài)化管理，促進(jìn)檔案管理制度化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.盡快建立健全檔案收集管理機(jī)制，確保檔案材料的完整性

要嚴(yán)格根據(jù)各種文件材料的不同類型予以收集歸檔，明確各種文件的歸檔范圍和保管要求；優(yōu)化檔案材料收集方法，堅(jiān)持廣泛收集與重點(diǎn)收集相融合；明確檔案收集的時(shí)間要求，結(jié)合不同類型檔案的形成規(guī)律，拓展檔案收集范圍，不僅要收集整理紙質(zhì)檔案，還需要對(duì)照片、錄音、視頻等檔案進(jìn)行收集歸檔。

3.建立完善激勵(lì)制度，進(jìn)一步調(diào)動(dòng)工作主動(dòng)性和積極性

過(guò)去因?yàn)闄n案管理工作并未與相應(yīng)的獎(jiǎng)懲激勵(lì)相結(jié)合，所以很多檔案管理人員和單位都不是非常重視此項(xiàng)工作。建立健全檔案管理激勵(lì)機(jī)制是促進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的重要組成部分，通過(guò)構(gòu)建定期檢查評(píng)比機(jī)制，從組織領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)水平、業(yè)務(wù)能力以及檔案質(zhì)量等各個(gè)方面實(shí)施量化考核，充分調(diào)動(dòng)各崗位人員和各部門參與檔案管理工作的主動(dòng)性，相關(guān)指標(biāo)要根據(jù)檔案工作的具體情況予以合理調(diào)整，針對(duì)工作突出的責(zé)任人和部門予以表彰與獎(jiǎng)勵(lì)，確保檔案管理服務(wù)工作效率的不斷提升。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案資料發(fā)揮著記錄歷史、服務(wù)未來(lái)的重要作用，近年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革逐漸推進(jìn)，檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)成為所有檔案工作者必須要深入研究的重要課題。 在社會(huì)經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展的新形勢(shì)下，我們應(yīng)當(dāng)讓檔案管理工作緊跟時(shí)代步伐，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。