水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理存在的問(wèn)題及完善措施

奚愛(ài)菊

中國(guó)水利水電第十六工程局有限公司 山東淄博 255000

水利科技檔案管理工作在開(kāi)展時(shí)，管理水平的高低、是否可以實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展，與質(zhì)量管理之間具有密切的聯(lián)系。水利科技檔案管理工作在具體開(kāi)展過(guò)程中，從生產(chǎn)環(huán)節(jié)一直到整個(gè)發(fā)展過(guò)程中，逐漸形成了自己一種特殊的客觀規(guī)律。需要注意的一點(diǎn)就是，水利科技檔案管理的收集、整理、儲(chǔ)存等，這些環(huán)節(jié)相互之間具有相輔相成的合作關(guān)系，這些環(huán)節(jié)缺一不可，也正是這些環(huán)節(jié)的相互配合，才能夠構(gòu)成一個(gè)相對(duì)比較完整的科學(xué)體系。

1 存在的問(wèn)題

1.1 管理意識(shí)比較薄弱

近些年國(guó)內(nèi)水利工程的建設(shè)規(guī)模雖然有了較大的提升，但很多工程項(xiàng)目管理人員的思想觀念卻并未得到更新，也未能形成正確的技術(shù)檔案管理意識(shí)，在水利工程建設(shè)工期要求普遍較緊的情況下，通常都會(huì)將工作重心放在施工準(zhǔn)備、施工管理等方面，而對(duì)于不會(huì)對(duì)水利工程建設(shè)質(zhì)量、施工成本產(chǎn)生直接影響的技術(shù)檔案管理與資料整理工作，則并不重視，不僅不愿投入過(guò)多的資金，在人力、物力方面的支持也十分有限，有些工程甚至未設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理崗位或部門(mén)，這對(duì)于水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理工作的開(kāi)展顯然是非常不利的。另外，由于對(duì)水力工程技術(shù)檔案管理缺乏重視，因此部分建設(shè)單位常常會(huì)在施工開(kāi)始后才進(jìn)行資料收集，這不僅會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理與資料整理效率，同時(shí)還可能會(huì)導(dǎo)致檔案收集不及時(shí)、資料缺失嚴(yán)重等問(wèn)題[1]。

1.2 信息化程度相對(duì)較低

現(xiàn)代水利工程建設(shè)所涉及的技術(shù)文件資料比較多，即便是規(guī)模較小的工程，也必須要要依靠相關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備才能夠保證文件資料歸檔整理效率，滿足檔案管理與資料管理的實(shí)際工作要求。但由于水利工程建設(shè)單位對(duì)檔案管理與資料整理工作并不重視，相關(guān)資金投入較少，無(wú)法購(gòu)入先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，因此當(dāng)前很多工程雖然設(shè)立了檔案管理崗位或部門(mén)，但卻并未提供與實(shí)際工作需求相符的軟硬件設(shè)備，而在信息化檔案管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)的情況下，水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理工作自然也很難進(jìn)行下去[2]。

1.3 管理機(jī)制不健全

工程資料管理的另一個(gè)問(wèn)題是相關(guān)的管理機(jī)制不健全。在這個(gè)階段，一些建筑公司只應(yīng)付有關(guān)部門(mén)的檢查，他們沒(méi)有從根本上認(rèn)識(shí)到工程資料管理的重要性。簡(jiǎn)而言之，建筑公司集中精力在工程的實(shí)體方面，對(duì)于工程資料并不重視，導(dǎo)致沒(méi)有相應(yīng)的管理機(jī)制和一系列管理流程標(biāo)準(zhǔn)化項(xiàng)目的數(shù)據(jù)。一些企業(yè)建立了工程管理機(jī)制，但他們沒(méi)有實(shí)施相關(guān)措施，導(dǎo)致表面上的管理機(jī)制，還沒(méi)有真正發(fā)揮一定的作用。在這種環(huán)境下，相關(guān)的管理人員不負(fù)責(zé)，資料收集不夠認(rèn)真和不嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致工程資料的不完善。

2 有效措施

2.1 強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

技術(shù)檔案管理與資料整理工作對(duì)于水利工程建設(shè)來(lái)說(shuō)是必不可少的，在當(dāng)前水利工程建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大的行業(yè)背景下，各建設(shè)單位必須要加深對(duì)技術(shù)檔案管理與資料整理工作的了解，對(duì)技術(shù)檔案管理的重要性進(jìn)行正確認(rèn)識(shí)，并在人力、資金等方面為檔案管理與資料整理工作提供必要支持，使檔案管理與資料整理工作能夠順利展開(kāi)并發(fā)揮出應(yīng)有的作用。同時(shí)，由于當(dāng)前工程技術(shù)檔案管理工作經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案資料收集困難的情況，因此工程項(xiàng)目管理人員還需對(duì)技術(shù)檔案管理展開(kāi)持續(xù)性的內(nèi)部宣傳，幫助各崗位技術(shù)人員樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)，意識(shí)到自身在技術(shù)檔案管理方面的責(zé)任義務(wù)，并積極配合相關(guān)檔案管理人員完成技術(shù)文件資料的收集工作。

2.2 加快信息化建設(shè)

在信息化時(shí)代下，檔案管理信息化、數(shù)字化已經(jīng)成為了行業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，而對(duì)于水利工程領(lǐng)域的技術(shù)檔案管理與資料整理工作來(lái)說(shuō)，信息化建設(shè)也同樣是十分必要的。在當(dāng)前的工作環(huán)境下，建設(shè)單位除了要轉(zhuǎn)變錯(cuò)誤工作觀念，重視技術(shù)檔案管理的人力資源支持，同時(shí)也要適當(dāng)提高資金投入，購(gòu)入各種性能良好的計(jì)算機(jī)設(shè)備，并將檔案管理信息系統(tǒng)與存儲(chǔ)技術(shù)檔案文件的數(shù)據(jù)庫(kù)建立起來(lái)，為信息化檔案管理的實(shí)現(xiàn)提供良好物質(zhì)基礎(chǔ)[3]。另外，建設(shè)單位還要組織檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，幫助其掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，具備信息化檔案管理能力，這樣才能夠讓檔案管理信息系統(tǒng)及專(zhuān)業(yè)化設(shè)備得到有效應(yīng)用。

2.3 水利科技檔案業(yè)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理

由于水利工程項(xiàng)目在規(guī)劃和建設(shè)過(guò)程中，會(huì)涉及到的環(huán)節(jié)比較多，同時(shí)這些環(huán)節(jié)還具有復(fù)雜性的特征，所以任何一個(gè)環(huán)節(jié)如果出現(xiàn)問(wèn)題，勢(shì)必會(huì)直接影響到整個(gè)水利工程項(xiàng)目的建設(shè)。所以必須要意識(shí)到科技檔案管理在其中的重要性，科技檔案管理工作提出以及具體應(yīng)用過(guò)程中，其主要是對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的各種不同類(lèi)型信息資源進(jìn)行客觀的收集和利用，這樣可以為各個(gè)環(huán)節(jié)的決策提供準(zhǔn)確有效的依據(jù)作為支持。由此可以看出，水利科技檔案在形成以及具體應(yīng)用過(guò)程中，各個(gè)環(huán)節(jié)相互組合在一起，可以被看作是一個(gè)具有有機(jī)特征的整體。任何一個(gè)環(huán)節(jié)的工作如果沒(méi)有落實(shí)到實(shí)處，達(dá)不到理想化的實(shí)施效果，那么很有可能會(huì)直接影響到全局工作的實(shí)施。所以，必須要將質(zhì)量管理放在首要位置上，將檔案的質(zhì)量落實(shí)到各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，對(duì)水利工程技術(shù)文件資料的收集、歸檔整理具有著非常高的必要性，雖然從目前來(lái)看，水利工程建設(shè)的檔案管理與資料整理工作仍然存在著一定的問(wèn)題，但通過(guò)信息化建設(shè)、檔案管理方法創(chuàng)新等針對(duì)性策略，仍然是能夠使水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理工作得到完善的。