芻議電子文件檔案化管理重要性

林瓊

芻議電子文件檔案化管理重要性

林瓊

（福州市規(guī)劃設(shè)計研究院，福建 福州 350003）

隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展進步，國家和社會的各個層面都在進行改革，人們的生活和生產(chǎn)都出現(xiàn)了跨越式的發(fā)展，尤其是檔案管理方面，更是在逐漸實現(xiàn)無紙化的信息化管理。信息技術(shù)的發(fā)展令檔案生成和傳遞的方式都出現(xiàn)了明顯的變化，電子文件數(shù)量越來越多，那么關(guān)于電子文件的檔案化管理就成為了當(dāng)前檔案管理中的重要事項。檔案管理相關(guān)人員必須對電子文件檔案化管理的重要性加以重視，提升管理水平。

電子文件；信息化；檔案化；檔案管理

隨著科技的不斷發(fā)展進步，檔案管理方式正在逐漸趨向于電子文件檔案管理，人們也越來越歡迎電子文件檔案化管理方式。電子文件檔案管理更加方便快捷，對比傳統(tǒng)的管理能夠有效提升管理效率，同時節(jié)約大量的人力和物力，所以電子文件檔案化管理應(yīng)該進行大范圍的普及。

1 電子文件檔案的概念和特點

電子文件檔案，指的是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版資料轉(zhuǎn)變成電子信息而得到的檔案，需要進行保密管理。此外，因為信息技術(shù)發(fā)展迅速，現(xiàn)如今的電子檔案也有直接就是電子檔形式的文件，同樣需要保密管理。

對比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，電子檔案更加方便管理，能夠長期保存，避免因為紙張或是墨水的問題造成檔案資料模糊，無法正確辨認的問題。與此同時，電子文件檔案在調(diào)出的時候閱讀也更加方便，能夠幫助提升管理效率。

2 電子文件檔案化管理的思路

目前中國社會電子文件檔案的數(shù)量正在急速上漲，而要求利用此類信息的請求卻越來越多，檔案部門必須在管理方面加強數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)。檔案管理工作改進需要遵循信息化檔案管理的發(fā)展要求，逐漸實現(xiàn)數(shù)字化、信息化檔案管理，促進檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

具體可采取如下措施：①加強數(shù)字化檔案館建設(shè)，包括庫房、館藏、檢索工具、規(guī)章制度、干部隊伍等多方面的建設(shè)，隨后大力推廣計算機管理方式，應(yīng)用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提升信息化水平。②加強檔案信息資源建設(shè)。檔案館中原本已經(jīng)存在著的紙質(zhì)檔案文件需要進行電子化處理，視頻、音頻轉(zhuǎn)成數(shù)字化的存檔，完成數(shù)字化館藏建設(shè)。③建設(shè)檔案目錄。數(shù)字檔案館中的核心是資源庫建設(shè)，資源庫的作用是幫助儲存所有的檔案，同時也對檔案進行統(tǒng)一處理，利用計算機技術(shù)能夠建立起對應(yīng)的檔案目錄，幫助提供檢索服務(wù)，其他部門為檔案館提供檔案移交的時候需要將檔案目錄一起提交。④加強電子文件歸檔。負責(zé)檔案管理的部門需要對電子文件歸檔工作加強監(jiān)督和指導(dǎo)，保證有價值的電子文件都能夠順利保存到檔案館，根據(jù)自身單位的特點制訂電子文件檔案的接收、管理、使用方法，最終實現(xiàn)檔案信息化管理。⑤加強電子文件檔案化管理。電子文件需要借助當(dāng)代的辦公設(shè)備才能閱讀和使用，而且可以共享，不受時間和距離的限制，未來實現(xiàn)全面的電子文件檔案化管理是必然的檔案管理發(fā)展方向。

3 電子文件檔案化管理的問題和改進策略

3.1 電子文件檔案化管理存在的問題

3.1.1 安全隱患

在全球化發(fā)展的經(jīng)濟背景下，中國正在大力推廣數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，計算機網(wǎng)絡(luò)的使用能夠輕易推進全球化的發(fā)展，任何人都能夠利用網(wǎng)絡(luò)獲取想要的信息。近年來，很多政府部門已經(jīng)開始通過電子政務(wù)系統(tǒng)頒布公文或進行宣傳，政府也在逐漸實現(xiàn)公文電子化。然而，在網(wǎng)絡(luò)浪潮的發(fā)展中，卻存在著安全方面的隱患，電子版的文檔在網(wǎng)絡(luò)傳輸中，可能會因為惡意破壞遭到篡改或偽造，而且，電子版文件在保管和歸檔的過程中，可能會受到病毒的侵害，而且當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)接入的時候也可能遭到非法訪問。所以，目前中國的電子文件檔案管理面臨著嚴重的安全隱患，必須對其加以重視。

3.1.2 保管要求高

對比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，電子文件檔案管理在管理方法和保管設(shè)備方面都存在著明顯的差異，尤其是保管環(huán)境的要求，更是差異顯著。電子文件檔案管理需要一種特殊的磁性載體，這種載體必須保存在良好的環(huán)境條件下，隨著時間的推移磁性載體的磁性會逐漸衰減，進而導(dǎo)致電子文件出現(xiàn)信息錯誤或是信息丟失，這種問題非常嚴重，所以電子文件檔案管理的環(huán)境要求相對較高。

3.1.3 管理制度不健全

目前中國正在推進電子化檔案管理，但是推進并不完全，也沒有完善的管理制度，所以當(dāng)前的管理仍然比較松散，沒有劃分明確的責(zé)任范圍。若是在管理過程中發(fā)現(xiàn)電子文件出現(xiàn)了錯誤，那么管理人員會互相推卸責(zé)任，沒有人負責(zé)過失。而且沒有規(guī)定完善的管理制度，那么負責(zé)人員犯錯的成本就會比較低，相應(yīng)的電子文件檔案化管理的安全性也會下降。所以，必須加強完善電子文件檔案化管理的制度，盡可能提供更好的電子文件檔案保護。

3.2 電子文件檔案化管理的改進策略

3.2.1 加強安全管理

電子文件檔案化管理中，逐漸暴露出了缺陷，如何加強檔案的保密性成為了管理人員關(guān)注的問題，如果檔案管理權(quán)落到了多數(shù)人手中，是否會造成社會動蕩，管理人員的綜合素質(zhì)會不會影響到檔案管理也是未能解決的問題。所以當(dāng)前相關(guān)部門必須加強對電子檔案管理的重視，不能延續(xù)以往的舊思想，認為資料泄露不會造成任何損失，而是要用新的眼光看待電子文件檔案管理，保證單位實現(xiàn)長遠的發(fā)展。

3.2.2 培養(yǎng)高素質(zhì)管理人才

電子文件檔案化管理對比傳統(tǒng)的檔案管理有明顯的區(qū)別，所以管理需要借助以往的管理經(jīng)驗，同時結(jié)合電子文件的特點進行管理，這就需要高素質(zhì)的管理人才。紙質(zhì)檔案管理是將處理完成的文件進行鑒定，隨后收集有價值的部分，按照文件的類型、來源、內(nèi)容、形式等參考條件進行分類保存。電子檔案的管理需要將電子文件放到計算機中進行分類組合，同時提供檢索的服務(wù)。傳統(tǒng)檔案管理方式和電子文件檔案管理方式差別很大，所以檔案管理部門應(yīng)當(dāng)招收一批具備計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人才，同時具備檔案管理相關(guān)的知識，充實人才隊伍。另外，檔案管理部門負責(zé)傳統(tǒng)檔案管理的人員，需要進行專業(yè)知識補充培訓(xùn)，不僅僅要培訓(xùn)先進的檔案管理新理念，同時需要培訓(xùn)計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，幫助管理人員轉(zhuǎn)變工作方式，根據(jù)不同的管理要求進行實際的檔案管理，提升管理人員的整體業(yè)務(wù)水平。

3.2.3 完善管理制度

檔案管理工作如果具備完善的管理制度，那么必然能夠保證工作順利推進，提升管理效率。所以，電子文件檔案管理也需要完善制度，不僅僅是為了加強管理，同時也需要幫助后續(xù)電子文件檔案化管理進一步推進。通過適當(dāng)?shù)墓芾碇贫饶軌驇椭s束部分管理人員的不當(dāng)想法，賞罰分明，保證工作效果。管理制度中，特別需要關(guān)注的就是電子文件的歸檔管理制度。

電子文件的來源非常廣泛，制作文件的人員類型也有多種，不僅僅是業(yè)務(wù)管理人員，同時還有數(shù)據(jù)錄入人員、計算機技術(shù)人員等，所以進行電子文件歸檔的時候必須通過一定的管理制度進行約束，約束歸檔人員按照標準工作。電子文件歸檔需要將其納入到單位的檔案管理制度中，列入到信息管理工作中。對比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，電子文件會受到更多的約束，單獨的檔案管理部門不能獨立完成，必須依靠多個部門共同合作完成管理。電子文件形成部門負責(zé)了解文件的形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，能夠在鑒定工作價值的時候發(fā)揮作用；檔案部門負責(zé)制訂歸檔的制度方法，了解全局情況，做好統(tǒng)籌工作；計算機管理部門則需要加強信息網(wǎng)絡(luò)方面的維護，為檔案管理提供技術(shù)方面的支持。多個部門協(xié)同合作，各自發(fā)揮自己的優(yōu)勢，形成質(zhì)量較高的電子文件檔案。

3.2.4 建立檔案網(wǎng)站

電子文件檔案化管理需要為本單位提供方便快速的檔案信息查閱服務(wù)，也就是借助自身的館藏優(yōu)勢體現(xiàn)其特色，建立一個能夠提供信息查詢功能的網(wǎng)站。如果單位本身已經(jīng)有自己的官網(wǎng)，那么檔案查詢功能可以加在單位官網(wǎng)中，該欄目還可以加入單位的歷史信息，例如舉辦過的活動、發(fā)展歷史照片、領(lǐng)導(dǎo)人員的視頻音頻等。網(wǎng)站上的檔案信息查閱功能是為本單位的職工提供的服務(wù)，不僅僅是為了檔案部門的管理人員。所以在網(wǎng)站建設(shè)的時候，需要保證普通職工也能通過該網(wǎng)站進行信息查閱，最好能夠根據(jù)關(guān)鍵詞查詢檔案，因為一般的職工是不會通過檔案號、分類號等專業(yè)的檢索方式來查找檔案的。另外，網(wǎng)站提供的檔案查詢服務(wù)應(yīng)當(dāng)包括多方面的內(nèi)容，不僅僅是職工個人信息相關(guān)的內(nèi)容，同時也應(yīng)當(dāng)包括單位歷史發(fā)展、往年文件發(fā)布等。最后，網(wǎng)站建設(shè)需要不斷完善，根據(jù)網(wǎng)絡(luò)用戶留下的意見不斷完善網(wǎng)站的功能，例如留下能夠與檔案管理人員交流的渠道，幫助單位職工在線答疑解惑，提升整體職工的檔案管理知識水平。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著中國不斷向前發(fā)展，信息化管理技術(shù)也在不斷發(fā)展進步，當(dāng)前電子文件檔案化管理已經(jīng)應(yīng)用到了人們的生活和工作中，而且受到了相關(guān)部門和人員的重視，考慮到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜性，未來的電子文件檔案化管理需要進一步加強安全管理和制度建設(shè)，提供更好的檔案服務(wù)。

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10.15913/j.cnki.kjycx.2020.12.047

2095－6835（2020）12－0109－02

〔編輯：王霞〕