論如何加強科研事業(yè)單位項目經(jīng)費管理

鄺應(yīng)娣

（散裂中子源科學(xué)中心，廣東 東莞 523800）

一、科研事業(yè)單位項目經(jīng)費管理的研究背景

隨著國家深化科技體制改革，增強自主創(chuàng)新能力、建設(shè)創(chuàng)新型國家的重大戰(zhàn)略決策及科技規(guī)劃綱要政策的實施，政府科技投入持續(xù)快速增長，各個領(lǐng)域的科學(xué)研究項目推陳出新，獲批立項如雨后春筍。科研事業(yè)單位作為科研項目的載體，承擔(dān)著保證項目順利開展實施的重要任務(wù)，而落實科研項目所需的資金除國家及地方財政撥款外，利用自身科研資源取得的研發(fā)合作經(jīng)費，也為科研事業(yè)單位業(yè)務(wù)開展提供了強有力的經(jīng)費支持。因此，科研事業(yè)單位科研項目經(jīng)費來源廣泛，資金量巨大，如何加強項目經(jīng)費管理，提高資金效益和科技產(chǎn)出，成為新形勢下科研發(fā)展的重要研究課題。

二、目前科研事業(yè)單位項目經(jīng)費管理存在的問題

（一）經(jīng)費管理制度缺乏針對性

目前科研事業(yè)單位項目經(jīng)費管理大多參照國家及地方相關(guān)規(guī)章制度或管理辦法執(zhí)行，標(biāo)準(zhǔn)高度統(tǒng)一，但實際上各類經(jīng)費申請、執(zhí)行及項目要求千差萬別，因此缺乏針對性的規(guī)章制度，導(dǎo)致經(jīng)費資源難以得到有效利用，項目實施缺乏必要保障。

（二）經(jīng)費預(yù)算編制缺乏科學(xué)性

科研項目一般以課題組形式管理，預(yù)算編制往往由科研人員主導(dǎo)，科研管理部門尤其是熟悉經(jīng)費管理制度的科研計劃及財務(wù)人員介入少，導(dǎo)致科研人員容易犯以下錯誤：1、只從經(jīng)費是否足夠的角度出發(fā)，盲目夸大填寫預(yù)算數(shù)據(jù)。2、過于保守，目光只停留在目前經(jīng)濟環(huán)境，未對未來可能發(fā)生的成本風(fēng)險做出準(zhǔn)確預(yù)測，不可預(yù)見費用估計不準(zhǔn)確。3、對經(jīng)費管理政策不熟悉，跟合作方溝通不充分造成問題，如橫向開發(fā)經(jīng)費預(yù)算未考慮發(fā)票開具及相關(guān)稅費問題。缺乏科學(xué)性的預(yù)算在執(zhí)行過程中必然會束縛科研人員的手腳，對項目進展產(chǎn)生不良影響。

三、經(jīng)費執(zhí)行管理不完善

（一）缺乏完善的項目綜合管理系統(tǒng)

信息技術(shù)的有效應(yīng)用對于項目管理尤為重要，盡管多數(shù)科研事業(yè)單位已經(jīng)建立了內(nèi)部管理系統(tǒng)，但是項目立項、預(yù)算、采購、合同、財務(wù)等各個模塊相對獨立或只有部分銜接，未能形成整體的電子化系統(tǒng)，不能很好地監(jiān)督項目進度，控制經(jīng)費支出，結(jié)題驗收時往往也需要花費巨大的精力調(diào)賬或按照專家要求完成項目報告。

（二）科研人員規(guī)則意識薄弱

對科研人員來說，項目進度和科研成果是首要關(guān)注的問題，也是績效考核的關(guān)鍵指標(biāo)，因此容易忽略經(jīng)費支出考核的重要性。經(jīng)費使用權(quán)力的下放，使項目責(zé)任人自由度提高了，但經(jīng)費意識薄弱，對經(jīng)費管理制度和收支報銷條例不熟悉，認(rèn)為自身申請的資金到賬了，可以任意使用，預(yù)算被束之高閣。報銷人往往未按照要求提請借款報銷單據(jù)，甚至列支與項目無關(guān)的支出，退單率居高不下，給財務(wù)人員及自身項目參與人造成諸多麻煩，降低了效率，直接影響了項目進展。另外，由于財務(wù)專業(yè)知識的缺乏，經(jīng)費使用拿捏不準(zhǔn)，容易造成結(jié)題前發(fā)現(xiàn)經(jīng)費不足或者結(jié)余較多的現(xiàn)象。

（三）科研財務(wù)助理未能發(fā)揮應(yīng)有作用

為了貫徹和落實中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的一系列完善中央財政科研項目資金管理的政策文件精神，讓科研人員潛心從事科學(xué)研究，科研事業(yè)單位紛紛設(shè)置科研財務(wù)助理崗位。出臺科研財務(wù)助理管理辦法，旨在規(guī)范科研財務(wù)助理工作，使其更好地服務(wù)科研人員，在項目預(yù)算編制和調(diào)劑、經(jīng)費支出報銷、財務(wù)決算和結(jié)題驗收等方面提供專業(yè)化指導(dǎo)。實際上，大多數(shù)科研事業(yè)單位的科研財務(wù)助理制度執(zhí)行流于形式，比如某些單位直接由行政秘書兼任，行政秘書熟悉報銷業(yè)務(wù)，但對于預(yù)算編制與管理缺乏經(jīng)驗，或者外聘的科研財務(wù)助理培訓(xùn)不足，甚至以學(xué)生充當(dāng)科研財務(wù)助理，專業(yè)性欠缺，未能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（四）缺乏有效的內(nèi)部控制機制

科研事業(yè)單位的性質(zhì)決定了科研是單位的核心工作，長期著重科研項目成果、論文數(shù)量導(dǎo)致了重科研輕管理的行業(yè)特色，管理層普遍認(rèn)為行政管理部門是為科研部門服務(wù)的，科研上去了一切問題就解決了，盲目注重項目申報數(shù)量而忽略了項目風(fēng)險給單位帶來的不良影響。此外，即使部分管理層明白經(jīng)費使用制度的重要性，也將財務(wù)規(guī)章制度及管理辦法等同于內(nèi)部控制制度，缺乏內(nèi)部控制監(jiān)督機制。

四、科研事業(yè)單位項目經(jīng)費管理的優(yōu)化對策

（一）制定合理的經(jīng)費管理制度

項目經(jīng)費來源的多樣性和資金規(guī)模，決定了科研事業(yè)單位管理層必須提高經(jīng)費管理意識，應(yīng)該依據(jù)國家、地方法律法規(guī)及科研項目管理的要求，針對不同類型經(jīng)費制定科學(xué)的、合理的、完善的管理制度，規(guī)范項目立項、預(yù)算編制、經(jīng)費執(zhí)行、結(jié)題驗收等各環(huán)節(jié)的要求，為科研資金管理提供方向。另外，建章立制時還需注意制度的全面性、可操作性和管理效率。

（二）科學(xué)編制項目經(jīng)費預(yù)算

優(yōu)化預(yù)算編制流程，加強預(yù)算編制時相關(guān)部門人員的溝通協(xié)作。建議由專門的科研管理及財務(wù)人員與項目人員組成預(yù)算小組，首先項目負(fù)責(zé)人應(yīng)結(jié)合所承擔(dān)科研項目的特點，綜合考慮本項目的基本支出情況、未來可能產(chǎn)生的風(fēng)險導(dǎo)致不可預(yù)見費的增加等，擬定初步預(yù)算，再由科研管理及財務(wù)人員結(jié)合本單位經(jīng)費管理規(guī)章制度調(diào)整科研人員提請的經(jīng)費預(yù)算方案。尤其對預(yù)算中的重大項目支出要做好測算分析，切合實際、確保預(yù)算符合項目目標(biāo)要求。

（三）強化經(jīng)費執(zhí)行管理

1、建立完善的項目綜合管理系統(tǒng)

信息化時代的推進，極大地改變了人們的工作生活，處于科學(xué)技術(shù)前沿的科研事業(yè)單位，應(yīng)當(dāng)充分利用信息化技術(shù)，積極研發(fā)貫穿科研項目立項、預(yù)算編制與管理、采購與合同管理、經(jīng)費收支管理、資產(chǎn)管理、項目結(jié)題驗收管理全過程的項目管理系統(tǒng)。系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)以人為本，既要滿足項目管理要求，也要注意效率，重點優(yōu)化系統(tǒng)中用戶比較關(guān)注的方面，比如項目負(fù)責(zé)人或者課題研究人員能實時查詢經(jīng)費收支情況，了解預(yù)算與經(jīng)費使用是否匹配；科研管理人員或者財務(wù)人員能實時監(jiān)控項目經(jīng)費的支出及結(jié)余情況，發(fā)現(xiàn)問題及時予以修正等。除傳統(tǒng)電腦系統(tǒng)開發(fā)外，手機客戶端開發(fā)也將成為趨勢，比如實現(xiàn)采購申請、報銷單據(jù)手機簽批等，必然為用戶帶來更大的便利。

2、強化科研人員經(jīng)費意識

嚴(yán)格按照科學(xué)編制的預(yù)算執(zhí)行經(jīng)費，是科研項目順利開展的保證，科研事業(yè)單位應(yīng)注意強化科研人員的經(jīng)費意識，定期為科研人員提供制度宣傳教育和培訓(xùn)，促進其對有關(guān)財務(wù)規(guī)章制度要求的理解，明確科研項目經(jīng)費使用范圍和禁忌。建議建立全面的績效考核機制，由傳統(tǒng)的以項目多寡及能否順利通過驗收和論文數(shù)量作為評價指標(biāo)轉(zhuǎn)變?yōu)樨灤┱麄€科研項目管理、經(jīng)費執(zhí)行、結(jié)題驗收后項目成果轉(zhuǎn)化全過程的動態(tài)評價，通過激勵和問責(zé)機制，敦促科研人員切實落實預(yù)算執(zhí)行，確保經(jīng)費使用合法、合理、合規(guī)。此外，可建立經(jīng)費報銷信用管理系統(tǒng)，根據(jù)報銷人歷年來借款報銷情況劃分不同信用等級，針對不同信用等級設(shè)置相應(yīng)級別的網(wǎng)上報銷審核流程，信用等級良好的經(jīng)手人可獲簡化審核流程并優(yōu)先處理單據(jù)，反之則加強審核力度，杜絕隨意濫用經(jīng)費現(xiàn)象。

3、切實執(zhí)行科研財務(wù)助理制度

無論是外聘還是兼任的科研財務(wù)助理，科研事業(yè)單位均應(yīng)加強對其指導(dǎo)和培訓(xùn)，包括但不限于以下方面：第一，國家、地方和本單位的科技及財政政策、規(guī)章制度培訓(xùn)；第二，科研項目預(yù)算編制與調(diào)劑、項目計劃執(zhí)行和風(fēng)險防控措施培訓(xùn)；第三，項目經(jīng)費報銷管理及結(jié)題驗收培訓(xùn)。培訓(xùn)的形式建議理論與實踐相結(jié)合，必要時可安排其到科研計劃或者財務(wù)部門短期輪崗，直接從經(jīng)費核算管理前線工作積累經(jīng)驗。另外，建議參照職工年度考核機制對科研財務(wù)助理進行考核，客觀評價其崗位工作，表現(xiàn)優(yōu)秀的可視同在職人員參與崗位聘用，獲得晉升，以此激勵科研財務(wù)助理潛心工作，發(fā)揮其重要作用，為科研人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（四）健全內(nèi)部控制機制

科研與管理是相輔相成的，有效的監(jiān)督管理為科研工作提供良好的經(jīng)濟運行環(huán)境，是實現(xiàn)科技項目順利開展驗收，成果轉(zhuǎn)化的有力手段。因此科研與管理，兩手都要抓，兩手都要硬，才能實現(xiàn)雙贏的局面。首先，科研事業(yè)單位應(yīng)建立有效的風(fēng)險評估制度，識別并分析科研項目實施風(fēng)險，并采取應(yīng)對措施。項目申請立項階段即應(yīng)開展風(fēng)險評估工作，組織項目涉及領(lǐng)域內(nèi)的專家、科研人員對科研項目進行綜合評估，預(yù)判項目開展過程中可能面臨的風(fēng)險，尤其是識別關(guān)鍵節(jié)點容易出現(xiàn)的問題，反復(fù)論證項目實施的可行性；做好項目經(jīng)費測算工作，形成科學(xué)合理的預(yù)算方案，嚴(yán)格對照預(yù)算執(zhí)行經(jīng)費，尤其注意審批權(quán)限及關(guān)鍵崗位職責(zé)相互分離，相互牽制，有效監(jiān)控風(fēng)險因素，確保項目資金安全、有效運行，避免各種違法違紀(jì)行為發(fā)生。另外，科研事業(yè)單位應(yīng)建立健全的內(nèi)部控制制度，由多部門人員共同成立內(nèi)部控制工作小組，明確職責(zé)，相互監(jiān)督、相互制約。日常工作中內(nèi)部控制工作小組應(yīng)注意加強對科研資金的內(nèi)控監(jiān)管，特別是根據(jù)財政審計和監(jiān)察機構(gòu)的需求，從經(jīng)費預(yù)算、審批、執(zhí)行以及外撥經(jīng)費管理等各個環(huán)節(jié)入手，對經(jīng)費的使用展開動態(tài)、全程管理，防止濫用、挪用以及私用科研資金，嚴(yán)把科研經(jīng)費的使用流程和績效關(guān)，盡量減少不必要的開支、聚焦主方向，提升科研經(jīng)費使用的效益與效率。

五、結(jié)語

科研事業(yè)單位科研項目經(jīng)費管理的不斷優(yōu)化，有助于加快科研事業(yè)單位改革進程，促進科技項目開展及科技成果轉(zhuǎn)化，為推動科教興國、創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略保駕護航。在科研管理體制改革持續(xù)深化的大環(huán)境下，科研事業(yè)單位要著力實際，提高風(fēng)險管理意識，運用先進技術(shù)和科學(xué)管理方式，全方位地管好、用好科研項目經(jīng)費，為科研項目的順利實施奠定堅實的基礎(chǔ)。