互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)時代下遠(yuǎn)程協(xié)同辦公效率提升方法研究

芮雪

[摘 ? ?要] 隨著全球互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)時代的到來，遠(yuǎn)程協(xié)同辦公模式應(yīng)運(yùn)而生，但辦公效率仍有待提升。為了解決該問題，文章首先調(diào)研分析了當(dāng)前遠(yuǎn)程協(xié)同辦公效率低下的現(xiàn)狀及原因，進(jìn)一步提出了相應(yīng)的提升方法，為相關(guān)企業(yè)和工作單位提供參考，具有一定的理論意義和實用價值。

[關(guān)鍵詞] 遠(yuǎn)程辦公;協(xié)同辦公;互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì);效率

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 19. 041

[中圖分類號] F270.7 ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)識碼] ?A ? ? ?[文章編號] ?1673 - 0194（2020）19- 0098- 03

0 ? ? ?引 ? ?言

隨著全球互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)時代的到來，企業(yè)發(fā)展不再局限于一個地區(qū)，甚至一個國家，越來越多的企業(yè)都在全球各地設(shè)立員工辦公地點(diǎn)，員工也可以根據(jù)自身的需求和情況選擇適合自己的辦公環(huán)境，不再局限于辦公室，可以在家里、咖啡廳，進(jìn)而催生了遠(yuǎn)程協(xié)同辦公模式[1]。遠(yuǎn)程協(xié)同辦公由來已久，具有靈活性強(qiáng)、運(yùn)營成本低等顯著優(yōu)點(diǎn)，但由于諸多因素的影響，目前許多企業(yè)或者單位的協(xié)同辦公效率較低。為了解決該問題，本文首先調(diào)研分析了當(dāng)前遠(yuǎn)程協(xié)同辦公效率低下的現(xiàn)狀及原因，進(jìn)一步提出了相應(yīng)的提升方法，為相關(guān)企業(yè)和工作單位提供參考，具有一定的理論意義和實用價值。

1 ? ? ?遠(yuǎn)程協(xié)同辦公現(xiàn)狀分析

目前，經(jīng)過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，遠(yuǎn)程協(xié)同辦公的概念由來已久，市面上也有一些遠(yuǎn)程協(xié)同辦公工具已經(jīng)被企業(yè)使用，例如騰訊推出的企業(yè)微信、阿里巴巴推出的釘釘、字節(jié)跳動推出的飛書等紛紛為企業(yè)運(yùn)營開放免費(fèi)服務(wù)項目，采用數(shù)字化、移動化辦公方式構(gòu)建了一條“遠(yuǎn)程協(xié)同”的生命線，通過遠(yuǎn)程辦公的員工也越來越多。據(jù)前瞻產(chǎn)業(yè)研究院的調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，2005年中國僅有180萬名遠(yuǎn)程辦公員工，而到2014年，這一數(shù)據(jù)上升到360萬，九年間年均復(fù)合增長為8%，按照這一增速進(jìn)行推斷，2020年遠(yuǎn)程辦公人數(shù)應(yīng)該已經(jīng)達(dá)到490萬人，具體如圖1所示。

在市場規(guī)模方面，前瞻產(chǎn)業(yè)研究院數(shù)據(jù)統(tǒng)計顯示，2012-2017年，我國遠(yuǎn)程辦公平臺市場規(guī)模呈現(xiàn)較大的增長，2017年遠(yuǎn)程辦公規(guī)模達(dá)到60億元，同比增長68.07%。2012-2017年市場年均復(fù)合增速達(dá)到95.52%，具體如圖2所示。

從圖1和圖2可以看出，雖然國內(nèi)遠(yuǎn)程辦公人數(shù)和市場規(guī)模在逐年遞增，但實際上，遠(yuǎn)程協(xié)同辦公目前在國內(nèi)并不普及，辦公效率低下，經(jīng)過分析發(fā)現(xiàn)主要存在遠(yuǎn)程辦公模式普適性差、管理制度不完善、相關(guān)工具支持不到位等問題[2]。

1.1 ? 遠(yuǎn)程辦公模式普適性差，接受度低

經(jīng)過調(diào)研分析，目前的遠(yuǎn)程辦公模式普適性不強(qiáng)，對于企業(yè)的行業(yè)類型有一定的要求。例如，互聯(lián)網(wǎng)、IT等不需要集中人力、車間操作等類型的企業(yè)可以采用當(dāng)前的遠(yuǎn)程辦公模式，但對于工業(yè)制造、建筑等類型的企業(yè)，由于物聯(lián)網(wǎng)、智能制造等技術(shù)尚未達(dá)到大規(guī)模商用的成熟程度，導(dǎo)致當(dāng)前的管理水平還停留在信息化水平，尚未達(dá)到智能化管理，企業(yè)內(nèi)部員工大多數(shù)也不具備遠(yuǎn)程辦公模式下需要的學(xué)習(xí)能力與溝通能力，導(dǎo)致這類企業(yè)對遠(yuǎn)程辦公模式的接受度偏低，而這類企業(yè)在國內(nèi)企業(yè)中占據(jù)了較大比例，進(jìn)而導(dǎo)致目前國內(nèi)企業(yè)遠(yuǎn)程辦公普及率較低。

1.2 ? 相關(guān)管理制度尚未完善

目前大多企業(yè)都沒有完善的遠(yuǎn)程辦公管理制度，比如任務(wù)分配制度、績效考核制度、遠(yuǎn)程匯報制度等，這些企業(yè)管理制度的缺失是國內(nèi)遠(yuǎn)程辦公普及率低、辦公效率低下的根本原因，因為企業(yè)是遠(yuǎn)程辦公的發(fā)起者。如果沒有清晰的任務(wù)分解和分配制度，就會因為任務(wù)之間的聯(lián)系而增加過多的溝通;沒有明確的績效考核制度，就不能約束員工的工作過程;沒有及時的遠(yuǎn)程匯報制度，就有可能會導(dǎo)致項目工期延誤等問題，這些問題都會進(jìn)一步降低遠(yuǎn)程協(xié)同辦公的效率。

另一方面，遠(yuǎn)程協(xié)同辦公的出現(xiàn)是伴隨互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)時代及云計算等新技術(shù)而產(chǎn)生的新型用工形式，對其性質(zhì)和范圍如何界定，勞動法并未作出明確規(guī)定，國內(nèi)也沒有推出其他明確針對遠(yuǎn)程協(xié)同辦公的具體細(xì)致的法律法規(guī)，所以在出現(xiàn)相關(guān)糾紛時，無法保障企業(yè)和員工的權(quán)益，進(jìn)一步降低了人們對遠(yuǎn)程辦公的接受度[3]。

1.3 ? 相關(guān)工具支持不到位

雖然市面上已有較多的遠(yuǎn)程協(xié)同辦公工具，但這些工具大多數(shù)只能滿足一些基本的遠(yuǎn)程辦公需求，但每個企業(yè)的實際情況不同，因此不能完全滿足不同類型企業(yè)對于遠(yuǎn)程辦公的需求，即使能夠滿足需求，使用者也不能充分地理解工具開發(fā)者的意圖，而不能很好地應(yīng)用這些工具[4]。對于互聯(lián)網(wǎng)、IT類企業(yè)而言，遠(yuǎn)程協(xié)同辦公工具仍需要在遠(yuǎn)程會議、遠(yuǎn)程資料共享、信息安全等方面加強(qiáng)改進(jìn)，降低溝通密度，提高信息安全管理水平;而對工業(yè)制造、建筑類企業(yè)，受制于一些基礎(chǔ)技術(shù)尚未實現(xiàn)，當(dāng)前尚沒有一款能夠?qū)⑽锫?lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)平臺充分結(jié)合的遠(yuǎn)程協(xié)同辦公工具，導(dǎo)致當(dāng)前這類企業(yè)遠(yuǎn)程協(xié)同辦公普及率低，即使能夠遠(yuǎn)程辦公，效率也比較低下。

2 ? ? ?遠(yuǎn)程協(xié)同辦公效率提升方法

針對前文分析得出的遠(yuǎn)程協(xié)同辦公效率低下的原因，本文分別提出了相應(yīng)的應(yīng)對方法，包括提高遠(yuǎn)程辦公效率、完善相關(guān)管理制度、加強(qiáng)相應(yīng)工具的研發(fā)三個方面。

2.1 ? 提高辦公效率

企業(yè)內(nèi)部辦公效率的提升可以直接提高企業(yè)遠(yuǎn)程辦公效率，為了提高企業(yè)內(nèi)部辦公效率，應(yīng)該加強(qiáng)員工素質(zhì)的培訓(xùn)，強(qiáng)化員工的協(xié)同辦公意識，提升員工的溝通能力和學(xué)習(xí)能力。另外，遠(yuǎn)程辦公效率的提升不僅在于同一公司內(nèi)部辦公效率的提升，也來源于上下游企業(yè)之間的關(guān)聯(lián)，在遠(yuǎn)程辦公過程中，要注重與供貨商和客戶的溝通效率，通過遠(yuǎn)程辦公平臺或者其他渠道及時獲取團(tuán)隊內(nèi)部其他同事的工作進(jìn)展，提前做好準(zhǔn)備，提高辦公效率。

2.2 ? 完善相關(guān)管理制度

根據(jù)前文所述，完善相關(guān)管理制度應(yīng)該從以下幾個方面入手。

（1）任務(wù)分解與分配制度

遠(yuǎn)程協(xié)同辦公由于是遠(yuǎn)程溝通，因此在傳統(tǒng)辦公模式的基礎(chǔ)上對于任務(wù)分解和分配制度提出了更高的要求，企業(yè)應(yīng)該嚴(yán)格按照WBS工作分解法進(jìn)行工作任務(wù)分解、工作任務(wù)時間估計與責(zé)任分配，并在此基礎(chǔ)上盡可能降低工作任務(wù)力度以便后續(xù)的考核，同時需要將工作任務(wù)分配的結(jié)果在遠(yuǎn)程辦公平臺上透明公開化，讓參與到一個項目中的遠(yuǎn)程辦公人員了解整個工作任務(wù)的分配情況，以避免不必要的溝通與矛盾[5]。

（2）績效考核制度

遠(yuǎn)程協(xié)同辦公由于管理人員距離員工較遠(yuǎn)，對于員工實際工作過程并不了解，因此需要在傳統(tǒng)辦公模式的基礎(chǔ)上改進(jìn)績效考核制度，加強(qiáng)結(jié)果導(dǎo)向，減弱過程導(dǎo)向，以員工的工作輸出和工作結(jié)果作為主要的考核依據(jù)，不采用員工自評和互評的方式，主要由相應(yīng)的管理人員進(jìn)行直接考核，并將考核的過程和結(jié)果透明公開化，在遠(yuǎn)程辦公平臺上實時更新員工的工作內(nèi)容，讓員工能夠看到自己權(quán)限內(nèi)同事的工作內(nèi)容和工作成功，促使考核過程更加公平公正。

（3）流程管理優(yōu)化

為了保證遠(yuǎn)程協(xié)同辦公時，整個團(tuán)隊，甚至整個企業(yè)的工作節(jié)奏一致，應(yīng)該優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部對工作流程的管理，提高關(guān)鍵工作流程的決策速度，更快速地實現(xiàn)部門之間的合作與溝通。而對于遠(yuǎn)程辦公平臺而言，需要支持這些優(yōu)化后的工作流程，比如支持不同部門進(jìn)行工作信息、數(shù)據(jù)的及時同步，支持團(tuán)隊內(nèi)成員進(jìn)行遠(yuǎn)程工作匯報，從而能夠快速對齊工作過程中的進(jìn)展、問題及風(fēng)險，減少由于工期延誤而導(dǎo)致整體工作效率低下的情況。

2.3 ? 加強(qiáng)相應(yīng)工具的研發(fā)

遠(yuǎn)程協(xié)同辦公工具的研發(fā)應(yīng)該結(jié)合實際情況進(jìn)行，根據(jù)企業(yè)自身的業(yè)務(wù)、管理和運(yùn)作機(jī)制來確定辦公工具的開發(fā)需求，而不是選用其他公司對外提供的遠(yuǎn)程辦公服務(wù)，在工具使用過程中，還可以根據(jù)使用者的反饋情況進(jìn)一步對工具進(jìn)行迭代更新，逐步完善企業(yè)的遠(yuǎn)程辦公工具。以制造類企業(yè)為例，遠(yuǎn)程協(xié)同辦公工具應(yīng)該充分考慮互聯(lián)網(wǎng)平臺與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、辦公軟件的銜接、生產(chǎn)平臺的上下游關(guān)系、知識庫和檔案庫的銜接等方面，從而提高遠(yuǎn)程辦公效率[6]。

3 ? ? ?結(jié) ? 論

本文通過分析遠(yuǎn)程協(xié)同辦公的現(xiàn)狀，明確了當(dāng)前遠(yuǎn)程協(xié)同辦公效率低下的原因，通過進(jìn)一步分析發(fā)現(xiàn)，可以通過提高辦公效率、完善相關(guān)管理制度、加強(qiáng)相應(yīng)工具的研發(fā)三種方法來提升遠(yuǎn)程協(xié)同辦公的效率。本文研究的內(nèi)容可以為相關(guān)企業(yè)提供參考，具有一定的理論意義和實用價值。

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