事業(yè)單位檔案管理工作信息化有效研究

王選博

【摘要】隨著當(dāng)前信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作提供了重要支持，能夠提升傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理的效率和水平。加快事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，也成為新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作改革和創(chuàng)新的重要目標(biāo)，本文針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作信息化的發(fā)展進(jìn)行研究，明確事業(yè)單位檔案管理工作信息化的重要意義，了解傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀和不足。在此基礎(chǔ)上，對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理信息化的發(fā)展提供科學(xué)的建議指導(dǎo)。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位 檔案信息化 實(shí)施對(duì)策

引言

目前我國在時(shí)代和技術(shù)快速發(fā)展的背景下，信息技術(shù)不斷成熟，被廣泛應(yīng)用在諸多領(lǐng)域，并充分發(fā)揮了信息技術(shù)自身的優(yōu)勢(shì)和功能，在事業(yè)單位的檔案管理工作中引進(jìn)信息技術(shù)，可以加快檔案管理工作的升級(jí)，緩解傳統(tǒng)檔案管理工作的壓力，為了確保單位檔案管理信息化建設(shè)的有效實(shí)施，還需要進(jìn)一步明確新技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)，以創(chuàng)新性的視角來促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理工作的改革，這對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展至關(guān)重要。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展的意義

信息技術(shù)在信息收集和處理方面的強(qiáng)大功能和優(yōu)勢(shì)，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作會(huì)提供有效支持，一方面可以進(jìn)一步提升傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理信息傳播的效率，同時(shí)也可以大大提升事業(yè)單位檔案管理的服務(wù)水平，有助于事業(yè)單位檔案管理工作構(gòu)建及時(shí)的信息反饋機(jī)制，更好地發(fā)揮自身的職能作用。另一方面，事業(yè)單位檔案管理信息化的發(fā)展，也能夠大大提升檔案管理的效率和質(zhì)量，通過改變檔案管理的存儲(chǔ)介質(zhì)，可以充分整合資源，避免傳統(tǒng)紙張資源的浪費(fèi)，讓事業(yè)單位檔案管理信息的存儲(chǔ)效率更高，不占用過多的空間和資源?；谛畔⒒沫h(huán)境，能夠進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案信息的存儲(chǔ)量，讓檔案管理的服務(wù)流程得到升級(jí)，也能充分緩解傳統(tǒng)檔案管理工作的壓力，這對(duì)于事業(yè)單位管理水平的提升具有重要的作用。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀以及存在的問題

（一）檔案信息資源有待開發(fā)和利用

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作在信息的采集和處理上，整體的效率相對(duì)較低，收集的信息內(nèi)容也比較少，甚至存在檔案信息資源重復(fù)加工的問題，這不僅大大降低事業(yè)單位檔案管理的效率，同時(shí)也影響了事業(yè)單位檔案信息資源的利用。除此之外，目前事業(yè)單位檔案信息資源還有待開發(fā)和利用，事業(yè)單位擁有的信息化數(shù)據(jù)庫比較多，但是信息資源的開發(fā)在系統(tǒng)和服務(wù)上面并沒有得到升級(jí)，使得事業(yè)單位檔案管理信息數(shù)據(jù)化資源得不到開發(fā)和利用。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)能力有待提升

在事業(yè)單位檔案管理工作信息化發(fā)展過程中，所依賴的設(shè)備和工具都極具專業(yè)性的特點(diǎn)，對(duì)于檔案管理工作人員的素質(zhì)和專業(yè)能力提出了更高的要求，從現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理人員隊(duì)伍來看，其信息化能力并不高，專業(yè)素質(zhì)也有待提升，整體還缺乏專業(yè)性強(qiáng)以及技術(shù)水平高的檔案管理人員，現(xiàn)有的人員很多都沒有接受過專業(yè)化的技術(shù)培訓(xùn)，對(duì)于現(xiàn)代化的信息化工具和網(wǎng)絡(luò)工具應(yīng)用性不強(qiáng)，無法勝任檔案管理信息化的發(fā)展，因此要想促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)，還需要在人員隊(duì)伍上進(jìn)行優(yōu)化。

三、事業(yè)單位檔案管理工作信息化的實(shí)施和發(fā)展建議

（一）強(qiáng)化對(duì)事業(yè)單位信息化資源的開發(fā)和利用

事業(yè)單位檔案管理信息化的發(fā)展水平，在一定程度上還取決于信息化基礎(chǔ)設(shè)施的情況，因此在事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)中，要積極強(qiáng)化所擁有信息化資源的開發(fā)。首先，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)與其他各部門信息系統(tǒng)的有效銜接，提升信息采取以及處理的水平，在方便各部分信息需求和服務(wù)的同時(shí)，也能整合資源，豐富事業(yè)單位檔案信息的內(nèi)容。其次，也要加快事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的建設(shè)，積極利用計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等及時(shí)更新檔案信息，可以利用掃描儀等上傳圖像資料，同時(shí)也可以構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的目錄數(shù)據(jù)庫，以此來簡(jiǎn)化檔案信息處理的流程，緩解人員信息處理的壓力，能夠確保事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和效率。此外，也要積極完善現(xiàn)有的技術(shù)化以及信息化的工具，構(gòu)建電子存儲(chǔ)設(shè)備等，升級(jí)檔案管理信息系統(tǒng)，保證電子檔案信息資料的安全性。

（二）強(qiáng)化信息化人才的引進(jìn)和培養(yǎng)

在事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展的過程中，檔案管理人員的職能發(fā)生很大改變，為此還需要加快信息化人才的引進(jìn)和培養(yǎng)。首先，要積極引進(jìn)專業(yè)化的檔案管理人員，不僅具有檔案管理的專業(yè)理論基礎(chǔ)，同時(shí)也需要在信息化方面有一定的能力，能夠滿足事業(yè)單位檔案管理信息化的發(fā)展需求。其次，事業(yè)單位也要強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，加快信息化系統(tǒng)和操作技能的宣導(dǎo)，幫助檔案管理人員提升檔案信息化處理的能力，以此來適應(yīng)新時(shí)期檔案管理信息化的環(huán)境。

結(jié)束語：綜上所述，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)和發(fā)展，要明確檔案信息化建設(shè)的任務(wù)目標(biāo)，利用信息化平臺(tái)和技術(shù)來提升檔案管理的形式，其要正視自身在檔案管理工作中的不足，基于信息化建設(shè)的角度，完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)，提升事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展的能力。

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