關于提高事業(yè)單位檔案管理工作效率的思考研究

李丹

摘 要：隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步，事業(yè)單位檔案管理工作要求也日益增多，因此，檔案管理過程中出現(xiàn)的問題也有上升態(tài)勢。為此，各個事業(yè)單位要提高對檔案管理的重視，意識到檔案管理工作會帶來何種影響和檔案管理中現(xiàn)存的問題，提出相應的對策，以期提高事業(yè)單位檔案管理的整體工作水平。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;工作效率;思考

對于事業(yè)單位來說，其檔案管理工作占據(jù)極為重要的位置，在整體工作中占據(jù)重要一環(huán)，可以說是其他所有工作的基礎，為其他工作順利進行提供保障。檔案管理效率高低將直接影響其他工作質量，但是隨著經(jīng)濟的發(fā)展和事業(yè)單位規(guī)模的擴大，日常工作中所產(chǎn)生的檔案資料成倍增長，這位檔案管理人員帶來了巨大工作壓力，其中存在的對檔案管理重視度不高、人員管理能力不強、檔案管理制度有待完善以及檔案管理信息化程度不高等問題日益顯露。我國已步入社會主義新時期，各事業(yè)單位必須要提升對于自身檔案管理工作的重視，保證自身檔案管理工作效率的提升，促進其他工作的進步，更好滿足時代需求，促進各單位平穩(wěn)健康發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理的必要性

1）順應信息化發(fā)展趨勢，隨著上世紀九十年代電腦及網(wǎng)絡技術的不斷普及，信息化的概念逐步席卷世界各行各業(yè)。在這樣的大背景下，事業(yè)單位檔案管理也應隨著時代的步伐前進，因此，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化迫在眉睫。所謂的事業(yè)單位檔案管理信息化是指打破以往的紙質檔案管理，運用網(wǎng)絡技術信息平臺，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化與信息化?？梢哉f，在這個高速發(fā)展的時代，以往的事業(yè)單位檔案管理模式已經(jīng)難以適應社會發(fā)展，因此，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化是一個必然的過程。2）檔案使用方式多樣化，目前我國事業(yè)單位正在處于深入改革階段，事業(yè)單位不僅僅是黨和政府各項公益事業(yè)的主要承擔者，更肩負著搜集社會相關信息以及有效服務于人民群眾的重要職能。隨著我國公共事業(yè)的迅速發(fā)展，社會公眾對于事業(yè)單位的檔案資源方面也提出更高的要求，不僅僅政府的相關決策要調用事業(yè)單位的檔案資源，人民群眾的生產(chǎn)生活也需要事業(yè)單位定期公布相關社會公益事業(yè)的信息。并且隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，人民群眾對事業(yè)單位公布檔案信息的形式也有了更高的要求，對其形式、樣式以及途徑的要求也隨之提高，對事業(yè)單位檔案的準確性、實時性也有了新的期待。因此，只有事業(yè)單位加強信息的保存與高效的使用能力才可以更好的滿足社會的需求。

2 提高事業(yè)單位檔案管理工作效率的思考

2.1 建立完善的管理制度

傳統(tǒng)人事檔案管理中，由于缺乏合理、有效的管理制度，導致工作人員管理水平得不到長足提高，也使得員工間沒有十足的默契共同推動工作效率的提高。若要進一步提高事業(yè)單位人事檔案管理水平，就應從最基本的制度抓起，建立起一個良好的管理制度，讓檔案管理人員在制度中不斷提高工作效率，也提高員工彼此間的默契配合度。要達到整個人事檔案管理更加有效，就需所在職工作人員明確自己的職責所在，在自己職責范圍內更加出色的完成本職工作。同時職工也要了解違反管理制度后的處罰，以致能更好推動工作的完成。對于建立完善的管理制度，有關領導人員可以聽取職工的意見，采取民主的方式制定相關要求，如是否需要模仿優(yōu)秀事業(yè)單位的人事檔案管理來提高工作效率;如果部分職工對管理制度并不是很遵守，是通過人事檔案管理總負責人去解決還是以事業(yè)單位名義去解決;如果總負責人去解決后未能達到事業(yè)單位要求又應如何處理;如果事業(yè)單位處理造成人事檔案管理總負責人不滿該如何處理等。為每一工作中存在以及淺存的問題提出解決方案，增加檔案管理職工對管理制度的認可，提高工作效率。同時工作過程中領導班子要走進管理人員中，通過滲入工作崗位明確知道管理制度哪些方面存在不足，如處罰力度下、員工懈怠工作等，不僅后期完善管理制度時可以有側重的進行，還可以讓職工意識到事業(yè)單位對此部門的重視，從而潛意識中提高職工對工作的認真度。

2.2 加強重視，增強檔案管理人員綜合能力

綜合能力較強的檔案管理人員能夠嚴格按照管理制度和相關要求對檔案管理工作各項內容進行管理和監(jiān)督，促使檔案管理工作的開展更具有效性和規(guī)范性。首先，事業(yè)單位應加強對檔案管理人員能力方面的重視度，充分意識到檔案管理人員對檔案管理工作的重要性，進而根據(jù)單位檔案管理工作的實際內容和發(fā)展需求，結合檔案管理人員的工作情況制訂全面合理的培訓計劃。其次，聘請專業(yè)人員為檔案管理人員進行檔案管理知識的培訓，幫助管理人員能夠深入全面了解檔案管理工作的相關內容及規(guī)范要求，不斷形成正確的管理意識和工作態(tài)度。同時需要時刻關注社會形勢變化，定期對培訓內容進行調整完善，確保有關檔案管理的新知識和新技能能夠及時傳授給檔案管理人員。另外，新時代發(fā)展背景下，事業(yè)單位還需培養(yǎng)檔案管理人員一定的信息技術操作能力，能夠熟練運用軟件及設備開展檔案管理工作，為檔案管理工作的信息化發(fā)展打下良好基礎。

2.3 構建信息化檔案管理平臺，實現(xiàn)網(wǎng)絡一體化

一般情況下，事業(yè)單位的檔案信息十分復雜且龐大，讓有限的檔案管理工作人員去負責所有的檔案管理工作是不現(xiàn)實的，檔案管理人員更多的是對檔案信息進行整體的處理分析，而沒有辦法滿足每一個工作人員對檔案信息的需求。這就需要事業(yè)單位努力構建信息化檔案管理平臺，實現(xiàn)網(wǎng)絡一體化，讓員工通過網(wǎng)絡就可以獲取更多的檔案信息。事業(yè)單位要讓技術型人才和檔案管理人員合作，共同構建一個信息化檔案管理平臺，將檔案信息全部錄入其中，同時將員工信息也上傳到網(wǎng)站上，進行數(shù)據(jù)匹配。應注意的是，檔案管理人員應對檔案信息和員工進行權限等級設置，越重要的檔案信息需要越高的權限，實行有效的權限管理和控制。對于十分重要的檔案信息，還需要員工在信息平臺上得到相關領導的許可，才可以在網(wǎng)絡平臺上進行查詢?yōu)g覽。同時通過信息化檔案管理平臺，工作人員可以及時上傳最新的檔案信息，并發(fā)布各種與檔案信息相關的內容，豐富事業(yè)單位的信息庫，讓每一位員工既可以通過平臺獲取信息，也可以進行檔案信息的反饋或補充，讓整個事業(yè)單位的檔案管理工作能夠不斷完善，推動檔案管理工作深入發(fā)展。

2.4 加強部門間信息交流

信息孤島現(xiàn)象的出現(xiàn)極大降低了檔案資源作用的發(fā)揮，因此加強各部門間信息交流極為必要，加強部門間、單位間信息的傳遞和交流、構建系統(tǒng)且完善的統(tǒng)一檔案管理體系對于實現(xiàn)檔案管理信息化發(fā)展有極為關鍵的意義，是單位實現(xiàn)檔案管理有效性提升必須實施的一項策略。檔案管理體系的建立有利于打破部門間“信息孤島”困境，提升檔案資源使用有效率，在提升檔案管理工作質量的基礎上為單位發(fā)展提供信息支撐。

3 結語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作的高效開展可為事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展提供有效推力。但目前檔案管理工作在實際進行過程中還存在一些問題，需要當?shù)卣I導及檔案部門領導和管理人員能夠加強對檔案管理工作的高度重視，通過增強檔案管理人員綜合能力、高效應用信息技術、完善檔案管理基礎設施、建立合理檔案管理制度等方式不斷優(yōu)化檔案管理流程，提升檔案管理信息化應用水平，即使在機關事業(yè)單位機構改革過程中，也能促使檔案管理工作在開展過程中更具合理性、高效性和有序性。

參考文獻

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