檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用價(jià)值分析

吳曉春?黎華彪

摘 要：隨著醫(yī)院整體管理水平的不斷提升，各種醫(yī)療業(yè)務(wù)、行政后勤管理業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的檔案信息量急劇增加，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作提出了更高的要求。醫(yī)院想要更好地順應(yīng)時(shí)代潮流、緊跟時(shí)代的步伐，就需要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的引進(jìn)，提高對(duì)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有效利用，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理建設(shè)工作，提高醫(yī)院管理的整體水平和效率。本文對(duì)檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用價(jià)值進(jìn)行了深入的分析。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè);醫(yī)院檔案管理;運(yùn)用價(jià)值

檔案管理信息化，指的是在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。信息化充分體現(xiàn)在檔案管理工作中利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等對(duì)檔案資源進(jìn)行處理、管理、開(kāi)發(fā)等，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，達(dá)到為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)的功能目的。

我國(guó)正處于爆炸式發(fā)展的信息時(shí)代，高新技術(shù)的突飛猛進(jìn)對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作提出了更高的要求，網(wǎng)絡(luò)化、電子化、動(dòng)態(tài)化、數(shù)字化的信息管理模式是必然的發(fā)展趨勢(shì)。相對(duì)于以手工為主、效率低下的傳統(tǒng)檔案管理模式，信息化檔案管理方式更符合當(dāng)前低碳經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。

1 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值

1.1 有利于提升醫(yī)院檔案管理的效率

檔案管理信息化具有存儲(chǔ)查取自動(dòng)化、資源共享、智能化、標(biāo)準(zhǔn)化、傳輸快、持久穩(wěn)定、社會(huì)服務(wù)化等特點(diǎn)，可以系統(tǒng)地對(duì)檔案進(jìn)行管理，并將檔案內(nèi)外部進(jìn)行合并管理。傳統(tǒng)地檔案管理中主要是人工操作，存在費(fèi)事費(fèi)時(shí)費(fèi)力、查詢(xún)檔案不夠便捷、檔案開(kāi)發(fā)利用低、經(jīng)常出現(xiàn)損壞和丟失等情況，管理效率低下。而且，由于人工操作無(wú)法快速地傳輸檔案文件，不能共享資源，在一定程度上造成了資金與資源地浪費(fèi)，給檔案信息地查找造成了困難。但是，通過(guò)信息化的管理方式就能較好地規(guī)避這些問(wèn)題，還能有效地提高文件材料的傳輸速度、管理效率和開(kāi)發(fā)利用效率。

1.2 可以提高醫(yī)院服務(wù)的質(zhì)量和水平

隨著居民生活質(zhì)量水平的提高，人們對(duì)醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量要求也逐漸提高。在醫(yī)患矛盾日益凸顯的今天，醫(yī)療投訴常常需要用到病歷檔案、疾病診斷證明等相關(guān)檔案信息材料的復(fù)印件，這就要求醫(yī)院要隨時(shí)保存好、保護(hù)好這些具有重要意義的“證明材料”，為醫(yī)院、為患者提供更好的服務(wù)。由于檔案信息量急劇增加，而且種類(lèi)繁多，紙質(zhì)資料經(jīng)過(guò)查閱容易破損，如果完全依靠紙質(zhì)檔案，那么就會(huì)需要大量的材料來(lái)裝載信息，既浪費(fèi)資源又不環(huán)保，因此，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)顯得尤為重要。將信息化技術(shù)有效地運(yùn)用到醫(yī)院檔案管理工作中，可以提高檔案管理的質(zhì)量和水平，能為醫(yī)院和患者維權(quán)提供重要、真實(shí)的佐證材料。

1.3 有利于醫(yī)院各部門(mén)提供決策依據(jù)

醫(yī)院檔案是醫(yī)院提高自身經(jīng)營(yíng)管理水平的重要參考資料，其記載了醫(yī)院的發(fā)展歷史、日常的患者病歷、新技術(shù)新項(xiàng)目研發(fā)信息、行政后勤工作記錄、財(cái)務(wù)水平、醫(yī)療水平、人力資源、市場(chǎng)定位等重要信息，這些檔案信息是醫(yī)院改革發(fā)展的重要記載，是醫(yī)院人事升遷、醫(yī)學(xué)研究工作、科學(xué)處理一緩關(guān)系的重要依據(jù)，能為醫(yī)院的發(fā)展提供有效的歷史性資料和信息，為醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)決策提供重要的歷史性參考和真實(shí)依據(jù)，對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)可持續(xù)健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。當(dāng)今世界正處于大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)云、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的開(kāi)發(fā)和利用為醫(yī)院的生存和發(fā)展帶來(lái)了重要的發(fā)展機(jī)遇。如果將檔案信息化與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)相結(jié)合，必將能為醫(yī)院各部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要有力的依據(jù)。

2 檔案管理信息化建設(shè)的策略

2.1 創(chuàng)建多樣化的載體

信息管理手段的引進(jìn)，對(duì)檔案管理工作具有舉足輕重的作用。在信息化技術(shù)引進(jìn)的過(guò)程中，要不斷更新檔案管理工作人員的管理理念，避免出現(xiàn)工作人員將檔案資料看作簡(jiǎn)單的電子信息。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作，信息化技術(shù)提高了檔案管理的質(zhì)量和效率，但是，在檔案管理過(guò)程中，不能將傳統(tǒng)的檔案管理理念和管理模式全部摒棄掉，要“去偽存真”，要“取其精華，去其糟粕”，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作逐漸向多元化、多樣性的方向發(fā)展，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的可持續(xù)健康發(fā)展。

2.2 加強(qiáng)檔案專(zhuān)業(yè)化管理

醫(yī)院檔案信息化管理對(duì)專(zhuān)業(yè)性要求較高，一個(gè)是檔案管理者的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，另一個(gè)是檔案信息化管理設(shè)備的安全性（如：服務(wù)器安全性、穩(wěn)定性等）。要提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，就要加大對(duì)其的培訓(xùn)力度，有計(jì)劃地進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，鼓勵(lì)其在專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域進(jìn)行進(jìn)修或深造，將檔案管理員培養(yǎng)成為同時(shí)掌握文書(shū)學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、歷 史知識(shí)、古漢語(yǔ)知識(shí)等多學(xué)科知識(shí)的復(fù)合型人才。對(duì)于管理設(shè)備的安全性，要嚴(yán)格按照《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的要求，采用身份證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，強(qiáng)化檔案管理人員的安全意識(shí)，保障信息化檔案的開(kāi)放安全。要防止人為地毀壞和破壞，力爭(zhēng)讓無(wú)權(quán)用戶(hù)“進(jìn)不來(lái)、看不見(jiàn)、改不了”，保證檔案的真實(shí)性。要設(shè)置保密性高的電子口令，防止他人盜用;要定期對(duì)計(jì)算機(jī)、服務(wù)器進(jìn)行殺毒，防止黑客、病毒等對(duì)電腦系統(tǒng)的威脅和攻擊。要將一些永久保存的資料屬性改成“只讀”模式，防止一些偶然性的破壞帶來(lái)無(wú)可挽回的損失。

2.3 提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平

一份檔案，從資料的形成到案卷的歸檔，必須要能夠確保檔案信息的真實(shí)性、完整性和有效性。所以，在電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、處置、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)中，都要有一套標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化的管理制度或管理機(jī)制。此外，還要嚴(yán)格控制電子檔案管理的各個(gè)程序，包括其生成、加工、保管、借閱的等，做到“歸檔統(tǒng)一、保管安全、使用有序”。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，信息化管理是大勢(shì)所趨，是時(shí)代之需，醫(yī)院檔案信息化管理也不例外。要全面提升醫(yī)院檔案管理工作的效率和醫(yī)院的運(yùn)行效率，就需要將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、智能化的信息化手段引入醫(yī)院檔案管理工作中，順應(yīng)時(shí)代潮流，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息進(jìn)行整合歸納，讓檔案管理工作在新時(shí)代的醫(yī)院發(fā)展中凸顯其應(yīng)有的價(jià)值和作用。

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