信息化背景下的事業(yè)單位檔案管理模式探討

田增光

摘 要：在信息化背景下，檔案管理信息化能夠促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理水平的提高，對實(shí)現(xiàn)檔案信息科學(xué)應(yīng)用有著重要作用。然而，當(dāng)前我國在檔案管理信息化建設(shè)中，多多少少會面臨一些問題。為了實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，應(yīng)根據(jù)事業(yè)單位檔案管理情況進(jìn)行調(diào)整。本文就結(jié)合信息化背景下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新意義，重點(diǎn)分析信息化背景下事業(yè)單位檔案管理存在的問題，根據(jù)分析結(jié)果，提出信息化背景下事業(yè)單位檔案管理模式創(chuàng)新對策。

關(guān)鍵詞：信息化;事業(yè)單位;檔案管理

現(xiàn)階段，隨著我國計(jì)算機(jī)技術(shù)水平的逐漸提高，人們工作和生活都離不開信息化技術(shù)，各個(gè)行業(yè)在運(yùn)營發(fā)展中，加大對信息化技術(shù)的關(guān)注力度。在這種環(huán)境下，事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展，對傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行改革創(chuàng)新，提高信息化背景下事業(yè)單位檔案管理水平。

1 信息化背景下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新意義

將信息化技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，能夠改善檔案管理模式，讓檔案管理更加專業(yè)和高校，這對事業(yè)單位檔案管理發(fā)展有著直接影響。對于事業(yè)單位來說，信息化背景下檔案管理模式創(chuàng)新意義展現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先，使用信息化技術(shù)，能夠讓檔案信息更加全面。和傳統(tǒng)檔案管理模式比較，信息化檔案管理具有現(xiàn)代化特點(diǎn)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的統(tǒng)一記錄，將重要檔案信息保存在檔案數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)備份，給檔案管理工作開展提供依據(jù)。其次，引進(jìn)信息化技術(shù)，能夠讓檔案管理效率得到提升[1]。因?yàn)闄n案管理中涉及諸多信息，管理流程更加繁瑣。在傳統(tǒng)檔案管理中，主要以手工管理為主，這種方法消耗的時(shí)間比較多，不能確保工作質(zhì)量。隨著信息化時(shí)代來臨，檔案數(shù)據(jù)更加復(fù)雜，人工方法已經(jīng)不能實(shí)現(xiàn)檔案信息高效管理，因此需要使用信息技術(shù)，讓檔案管理更加規(guī)范，減少人力資源消耗，使檔案管理更加科學(xué)和專業(yè)。

2 信息化背景下事業(yè)單位檔案管理存在的問題

2.1 信息化管理意識淡薄

即便當(dāng)前我國國民信息化水平相對較高，但是針對事業(yè)單位而言，要想做到信息化全面普及，依然會面臨眾多問題，如設(shè)備問題、成本問題、理念問題等。其中，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對信息化建設(shè)的關(guān)注力度低，信息化管理意識比如，這是制約單位檔案管理信息化建設(shè)的重要因素。因?yàn)槭艿絺鹘y(tǒng)思想影響，大部分事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，依然采取人工紙質(zhì)模式。并且，部分事業(yè)單位即便已經(jīng)把信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理活動中，但是過于形式化，不具備創(chuàng)新意識。因?yàn)閱挝宦毠ば畔⒒芾硪庾R淡薄，使得事業(yè)單位檔案管理無法迎合時(shí)代發(fā)展步伐，阻礙檔案管理信息化水平提升。

2.2 檔案管理信息化水平不高

在科學(xué)技術(shù)水平不斷提高的背景下，諸多新型設(shè)備和工藝被運(yùn)用到事業(yè)單位檔案管理活動中，但是因?yàn)檫@些設(shè)備及工藝沒有得到高效實(shí)用，使得現(xiàn)階段事業(yè)單位在檔案管理信息化水平上比較薄弱，檔案管理混亂，檔案管理過于隨意[2]。因?yàn)闄n案管理工作落實(shí)不到位，影響檔案管理信息化目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，不利于事業(yè)單位更好發(fā)展。

2.3 電子檔案安全隱患多

在信息化環(huán)境下，檔案管理對象由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案。雖然電子檔案具有儲存、使用等優(yōu)勢，但是在使用電子檔案時(shí)，受到各種安全隱患的影響，容易發(fā)生檔案信息外泄等問題。此外，大部分事業(yè)單位雖然采取信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理，但是比較注重檔案信息采集和整合，缺少對檔案信息加密思考，如在電子檔案使用中，容易出現(xiàn)人為泄露事件，使得其安全水平下降。電子檔案中面臨的安全隱患多，是影響事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要因素，對于電子檔案中存在的泄露問題，需要得到事業(yè)單位的高度重視。

3 信息化背景下事業(yè)單位檔案管理模式創(chuàng)新對策

3.1 創(chuàng)新信息化管理理念

對于事業(yè)單位，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理模式創(chuàng)新，應(yīng)把信息化技術(shù)應(yīng)用其中，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。在此過程中，重要內(nèi)容在于創(chuàng)新信息化管理理念，從思想意識上轉(zhuǎn)變管理模式。特別是針對單位領(lǐng)導(dǎo)人員，不但要給予信息技術(shù)高度認(rèn)可，明確信息化技術(shù)在檔案管理中的價(jià)值，還要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)投放，給其提供充足設(shè)施支持，通過加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)引進(jìn)，提高檔案管理信息化水平。此外，檔案管理人員綜合素養(yǎng)是決定檔案管理效率的重要因素。因?yàn)樾畔⒒尘跋聦n案管理人員綜合水平有著嚴(yán)格要求，所以應(yīng)該加大對復(fù)合型人才專業(yè)培訓(xùn)，讓其掌握更多專業(yè)化知識，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作順利發(fā)展。在事業(yè)單位中，一方面應(yīng)加強(qiáng)人才培訓(xùn)，例如定期開展培訓(xùn)活動，提高管理人員專業(yè)技能，獲取理想檔案管理效果[3]。另一方面，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)，協(xié)助檔案管理人員完成檔案管理信息化建設(shè)工作，提高檔案管理人員操作技能。通過組織培訓(xùn)，對人員整體情況進(jìn)行考核，檢測培訓(xùn)效果。事業(yè)單位需要把考核成績?nèi)谌氲娇冃Э己酥?，這樣不僅可以杜策管理人員強(qiáng)化自身素養(yǎng)，也能在單位內(nèi)部營造良性競爭氛圍，提高事業(yè)單位檔案管理水平。

3.2 創(chuàng)新檔案信息化管理體系

首先，完善檔案管理機(jī)制，提高檔案管理水平。當(dāng)前，我國大部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)不具備較強(qiáng)的創(chuàng)新意識，導(dǎo)致檔案管理模式比較落后。所以，事業(yè)單位需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展，制定信息化檔案管理措施，并結(jié)合單位運(yùn)營發(fā)展要求，調(diào)整檔案管理方案，促進(jìn)單位檔案管理水平和質(zhì)量的提升。其次，加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)體系建設(shè)，提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)。人才作為實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要因素，只有讓檔案管理人員樹立爭取的工作理念，加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，才能給檔案管理信息化建設(shè)工作開展提供人才支持。在此過程中，應(yīng)該加強(qiáng)實(shí)踐創(chuàng)新，促進(jìn)檔案管理人員和信息化知識的連接，提高檔案管理人員創(chuàng)新意識。通過量化考核，把檔案管理信息化建設(shè)活動融入到崗位績效管理中，在各個(gè)部門中選擇檔案管理人員，實(shí)施專人負(fù)責(zé)制，嚴(yán)格審核，保證檔案信息化管理工作有序進(jìn)行，在核對、確認(rèn)、檢查等環(huán)節(jié)上，建設(shè)糾錯體系，保證檔案信息的完整性和真實(shí)性。

3.3 加強(qiáng)檔案管理安全保護(hù)

在信息化背景下，安全問題應(yīng)得到高度注重。在事業(yè)單位檔案管理過程中，應(yīng)通過加強(qiáng)安全保護(hù)，促使檔案信息安全水平的提高。在檔案安全管理中，通過建立防火墻，把電子檔案進(jìn)行規(guī)范管理，根據(jù)運(yùn)行要求和管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，讓檔案可以在一個(gè)相對安全環(huán)境中運(yùn)行。事業(yè)單位需要規(guī)范使用管理系統(tǒng)，對電子文件格式和保存載體統(tǒng)一處理，通過使用光盤等進(jìn)行數(shù)據(jù)保存，提高數(shù)據(jù)保存安全性。除此之外，事業(yè)單位應(yīng)強(qiáng)化監(jiān)督管理人員能力，對電子檔案運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)管，及時(shí)找出問題并處理[4]。并且，在事業(yè)單位內(nèi)部，加強(qiáng)電子檔案中涉密問題嚴(yán)重性宣傳，一旦發(fā)現(xiàn)泄密行為嚴(yán)懲不貸，從而規(guī)范單位職工行為。

4 結(jié)束語

總而言之，隨著信息化時(shí)代來臨，事業(yè)單位在檔案管理上有了新的要求。通過把信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理活動中，促進(jìn)檔案管理模式創(chuàng)新，能夠有效提高單位檔案管理水平。在檔案管理模式改革創(chuàng)新中，應(yīng)結(jié)合信息化時(shí)代發(fā)展，加強(qiáng)檔案信息安全管理，做好復(fù)合型人才培訓(xùn)工作，完善檔案管理系統(tǒng)，給檔案管理信息化建設(shè)工作開展提供指導(dǎo)，提高檔案使用效率，引導(dǎo)事業(yè)單位更好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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