信息時(shí)代如何做好電子檔案安全管理

黃廣明

摘 要：信息時(shí)代對(duì)各行各業(yè)的發(fā)展對(duì)產(chǎn)生了深刻影響。對(duì)于電子檔案而言，因?yàn)槠涮幱诰W(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，所以安全問(wèn)題成為檔案業(yè)界關(guān)注的焦點(diǎn)之一。為了提升電子檔案安全性，加強(qiáng)安全管理是非常重要的。文章首先介紹了信息時(shí)代做好電子檔案安全管理的重要性，再分析目前管理存在問(wèn)題，最后提出了相關(guān)的有效策略，希望對(duì)促進(jìn)電子檔案安全提供借鑒。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;電子檔案;安全管理

信息時(shí)代的到來(lái)對(duì)電子檔案管理提出了更高要求，其中安全管理是重中之重，可以保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性。因網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有開(kāi)放性、復(fù)雜性的特點(diǎn)，電子檔案容易遭受病毒、惡意軟件的侵害，造成泄露、被篡改、被污染等的威脅。基于這種情況，信息時(shí)代電子檔案管理要增強(qiáng)安全意識(shí)，構(gòu)建出完善的安全體系才能不斷提升電子檔案管理水平。

1 信息時(shí)代做好電子檔案安全管理的重要性

信息時(shí)代，電子檔案的管理發(fā)生了重大變化，需要重視安全管理。首先可以保證檔案的安全性。檔案一般都是比較重要的資料，涉及個(gè)人、單位、企業(yè)的信息，如果泄露或被篡改將會(huì)造成巨大經(jīng)濟(jì)損失，做好安全管理可以有效避免電子檔案遭受威脅，這也是檔案從業(yè)人員安身立命的根本。其次可以創(chuàng)建出安全管理的環(huán)境。在信息時(shí)代背景下，面臨著信息革命的挑戰(zhàn)，建立一套電子檔案的防御和利用體系，有助于提高電子檔案管理效率。再次提升檔案利用價(jià)值。檔案本身具有重要價(jià)值，一旦出現(xiàn)泄露或者丟失情況其價(jià)值就會(huì)有所下降，很難發(fā)揮出有效作用。加強(qiáng)安全管理可以保證檔案的有效性，便于人們進(jìn)行利用，處理工作、學(xué)習(xí)上的事情。最后符合電子檔案發(fā)展需求。在電子檔案發(fā)展過(guò)程中，安全管理是重點(diǎn)所在，因此要順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展需求，提高對(duì)安全管理重視程度，消除不利因素的影響。信息時(shí)代做好電子檔案安全管理具有重要意義，因此要積極開(kāi)展[1]。

2 信息時(shí)代電子檔案管理的變化

隨著信息時(shí)代到來(lái)，很多先進(jìn)技術(shù)被應(yīng)用于檔案管理中，加快了電子檔案管理模式改革。在傳統(tǒng)模式下，檔案主要是紙質(zhì)形式，而且采用人力管理方式，不僅要耗費(fèi)大量時(shí)間和精力，還會(huì)受到人為主觀因素影響，導(dǎo)致工作中出現(xiàn)失誤。為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，才產(chǎn)生了電子檔案，其具有較高自動(dòng)化和智能化水平，完全可以實(shí)現(xiàn)自主檢索，提升了工作效率和質(zhì)量。在過(guò)去很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)主要采用粗放型管理方式，效果不是很好，而且管理中容易出現(xiàn)問(wèn)題。檔案管理機(jī)構(gòu)較多，相互之間處于獨(dú)立狀態(tài)，容易出現(xiàn)重復(fù)管理情況，無(wú)形之中增加成本投入。電子檔案采用邏輯管理模式，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行整合，可以發(fā)揮出更大作用，實(shí)現(xiàn)最大范圍的知識(shí)共享。檔案管理向社會(huì)服務(wù)過(guò)度。受到傳統(tǒng)理念影響，認(rèn)為檔案是保密的，不能對(duì)外公開(kāi)，一定程度上限制了作用發(fā)揮。信息時(shí)代，電子檔案除了滿足基本需求外，還具有社會(huì)服務(wù)職能，實(shí)現(xiàn)了作用最大化目標(biāo)[2]。

3 信息時(shí)代電子檔案安全管理存在的問(wèn)題

3.1 安全管理意識(shí)較差

大部分檔案管理人員安全意識(shí)比較差，思維理念依然停留在傳統(tǒng)工作層面，導(dǎo)致實(shí)際工作效果不是很好。有的檔案管理人員已經(jīng)工作了幾十年，年齡較大，接受新理念、新技術(shù)速度較慢，無(wú)法適應(yīng)電子檔案安全管理需求。雖然現(xiàn)在構(gòu)建了電子檔案安全管理體系，但是仍然存在不足之處，這對(duì)安全管理水平會(huì)產(chǎn)生不利影響，可能會(huì)引發(fā)安全問(wèn)題。信息時(shí)代電子檔案安全管理具有重要意義，部分人員已經(jīng)轉(zhuǎn)變了理念，但是認(rèn)知水平較低，存在很大局限性，無(wú)法保證安全管理質(zhì)量。認(rèn)為只要做好電子檔案日常管理工作就可以，不必過(guò)于在意安全管理，在這方面比較缺失。思想意識(shí)決定著實(shí)際行動(dòng)，如果對(duì)電子檔案安全管理缺乏正確認(rèn)識(shí)，那么就很難滿足工作需求。為了滿足發(fā)展需求，電子檔案管理人員要增強(qiáng)安全意識(shí)，明白信息時(shí)代電子檔案安全管理的重要性，并嚴(yán)格按照規(guī)定要求去執(zhí)行，不斷提升電子檔案安全管理水平。

3.2 安全管理制度缺乏

制度是電子檔案安全管理的重要保障，在實(shí)際工作中可以發(fā)揮出有效作用，提升安全管理的規(guī)范性、科學(xué)性，避免不利因素影響。從目前情況來(lái)看，管理制度比較缺乏，無(wú)法滿足實(shí)際需求，是安全問(wèn)題發(fā)生的重要原因之一。制度內(nèi)容方面比較落后，信息時(shí)代下電子檔案安全管理瞬息萬(wàn)變，每天都會(huì)出現(xiàn)新問(wèn)題，如果制度一成不變，會(huì)出現(xiàn)不相符合的情況，導(dǎo)致管理水平降低。制度執(zhí)行力較差，很難有效落實(shí)下去，容易產(chǎn)生形式化問(wèn)題。管理人員在解決問(wèn)題時(shí)不會(huì)依據(jù)相關(guān)制度，而且憑借個(gè)人經(jīng)驗(yàn)做出判斷，過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)失誤。對(duì)于電子檔案管理工作而言，將重點(diǎn)放在日常業(yè)務(wù)處理上，忽視了安全制度建設(shè)重要性，致使業(yè)務(wù)工作存在缺陷，成為安全管理的限制性因素。目前我國(guó)關(guān)于電子檔案安全管理的相關(guān)法律法規(guī)不是很健全，當(dāng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)很難有效解決，存在較大隱患。為了應(yīng)對(duì)面臨的情況，必須要加強(qiáng)制度建設(shè)，創(chuàng)建出穩(wěn)定有序環(huán)境，保證電子檔案管理的順利開(kāi)展[3]。

3.3 安全管理人員素質(zhì)較低

信息時(shí)代電子檔案安全管理對(duì)工作人員提出了更高要求，只有不斷提升自己才能適應(yīng)發(fā)展。但從實(shí)際情況來(lái)看，安全管理人員素質(zhì)普遍較低，對(duì)管理水平會(huì)產(chǎn)生一定影響。隨著電子檔案業(yè)務(wù)量增加，需要更多安全管理人員，在招聘時(shí)會(huì)降低門(mén)檻，單純追求數(shù)量，忽視了人才質(zhì)量。大部分人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，專(zhuān)業(yè)人才更是少之又少，管理隊(duì)伍整體水平偏低，會(huì)直接影響到安全管理效果。為了幫助管理人員快速工作，培訓(xùn)時(shí)只講解簡(jiǎn)單理論和技巧，但是對(duì)能否熟練運(yùn)用缺乏考察，使得實(shí)際工作中會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。當(dāng)電子檔案突然遭遇病毒襲擊時(shí)，安全管理人員由于自身水平有限很難做出應(yīng)對(duì)，安全問(wèn)題也就在所難免。另外安全管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，只是單純完成日常工作，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)于工作中遇到問(wèn)題沒(méi)有進(jìn)行思考，安全管理水平很難有所提升。因此要提高安全管理人員專(zhuān)業(yè)能力，更好投入到電子檔案安全管理中去，解決過(guò)程中遇到難題。

4 信息時(shí)代電子檔案安全管理有效措施

4.1 強(qiáng)化安全管理意識(shí)

轉(zhuǎn)變管理理念是信息時(shí)代電子檔案安全管理的第一步，只有思想上引起重視，才能在實(shí)際工作中做出改變，不斷提升安全管理水平。信息時(shí)代背景下，電子檔案安全管理面臨更加復(fù)雜外部環(huán)境，基于這種情況，安全管理要引入先進(jìn)技術(shù)，有助于優(yōu)化管理模式，保證滿足實(shí)際需求。讓管理人員意識(shí)到安全對(duì)于電子檔案的意義，和價(jià)值有著直接關(guān)系，必須要落實(shí)下去。實(shí)施電子檔案安全管理時(shí)要按照規(guī)定要求去操作，避免人為因素影響，保證安全管理質(zhì)量。不斷增強(qiáng)安全意識(shí)，才能改善管理效果，為電子檔案的完整性、安全性提供可靠保障。安全管理是電子檔案管理工作的重要方面，如果安全得不到保障，就會(huì)出現(xiàn)泄漏、丟失的情況，對(duì)個(gè)人、企業(yè)等帶來(lái)不可挽回的損失。特別是一些非常重要的檔案資料，要提升安全管理等級(jí)，建立起一套完整的安全管理體系，保證實(shí)際工作順利開(kāi)展。

4.2 加強(qiáng)安全管理制度建設(shè)

在電子檔案安全管理中，制度是重要的保障，可以發(fā)揮出有效作用，因此要加強(qiáng)建設(shè)。一方面根據(jù)信息時(shí)代下電子檔案管理的變化對(duì)制度內(nèi)容作出適當(dāng)調(diào)整和改變，確保具有先進(jìn)性，與實(shí)際需求相適應(yīng)。開(kāi)展安全管理要依據(jù)制度進(jìn)行，減少不確定因素的影響，保證管理的有效性。制度內(nèi)容要定期更新和補(bǔ)充，包括電子檔案安全管理的各個(gè)方面，確保取得良好成效。另一方面增強(qiáng)制度執(zhí)行力。電子檔案安全管理每個(gè)人都要遵循制度要求，將具體效果落實(shí)下去，實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。發(fā)現(xiàn)人員有違規(guī)操作情況要嚴(yán)肅處理，增強(qiáng)整體紀(jì)律性，創(chuàng)建出穩(wěn)定有序內(nèi)部環(huán)境。人員要熟悉制度內(nèi)容，明確電子檔案安全管理要點(diǎn)，在工作中抓住重點(diǎn)，可以避免問(wèn)題發(fā)生。制度是安全管理的根本保障，要提高重視程度，保證具有全面性、準(zhǔn)確性，與安全管理需求相適應(yīng)，發(fā)揮出有效的作用。

4.3 提高安全管理人員素質(zhì)

工作人員是電子檔案安全管理的主體，為了保證管理水平，要求人員必須具備專(zhuān)業(yè)能力，才能勝任工作需求。在招聘安全管理人員要提出一定要求，除了具備專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)外，還要有較強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，在工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)，即使再小的問(wèn)題都不能忽視，采取有效方法解決，為安全管理質(zhì)量提供可靠保障。信息時(shí)代背景下，技術(shù)發(fā)展速度較快，安全管理中也會(huì)出現(xiàn)更多隱患，所以要定期組織人員學(xué)習(xí)，不斷完善提升自身綜合能力，有效適應(yīng)發(fā)展需求，更好投入到工作中去。建立起獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于安全管理中表現(xiàn)良好人員給予一定獎(jiǎng)勵(lì)，可以調(diào)動(dòng)起參與積極性。對(duì)于違反規(guī)定或者工作中存在失誤人員要適當(dāng)懲罰，避免此類(lèi)問(wèn)題的再次發(fā)生。建立起一支高素質(zhì)人才隊(duì)伍，保證電子檔案安全管理順利開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。人員在安全管理中發(fā)揮著重要作用，所以要不斷學(xué)習(xí)來(lái)提升自己，有效適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展需求。人員在日常工作中要加強(qiáng)交流，保證信息傳遞、共享，制定出科學(xué)合理決策，提高解決問(wèn)題的能力。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息時(shí)代做好電子檔案安全管理是很有必要的，有利于提升安全水平，為電子檔案質(zhì)量提供保障。加強(qiáng)對(duì)目前安全管理隱患的研究，找到其中存在原因并采取有效措施來(lái)解決，進(jìn)一步改善安全管理效果。構(gòu)建出一套完善安全管理體系，為實(shí)際工作開(kāi)展提供正確指導(dǎo)，保證檔案資料的完整性、真實(shí)性。

參考文獻(xiàn)

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