高?；n案管理模式探討

摘 要：針對(duì)高校基建檔案專業(yè)性強(qiáng)、周期長(zhǎng)與種類繁多的基本特點(diǎn)，分析了高?；n案在現(xiàn)有管理模式下存在的缺乏制度約束、管理人員偏少以及信息化程度不高等缺陷，提出了加強(qiáng)高?；n案管理的制度保障、加強(qiáng)高校基建檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)以及加強(qiáng)高?；n案的信息化建設(shè)等管理新模式，以適應(yīng)高校信息化建設(shè)與發(fā)展的需求。

關(guān)鍵詞：高校;基建檔案;檔案管理;信息化

高?；n案由于其復(fù)雜性而一直是高校檔案管理的難點(diǎn)，且借還過(guò)程中的手續(xù)繁瑣、效率低下，出錯(cuò)率較高，導(dǎo)致其管理工作相對(duì)滿后，已不能適應(yīng)現(xiàn)代基建檔案管理的要求，因此，急需對(duì)高校基建檔案管理模式進(jìn)行改進(jìn)，提升我國(guó)高?；n案管理水平，為高?；ㄒ?guī)模擴(kuò)大提供重要保障，并為高校整體辦學(xué)能力和教育質(zhì)量提高提供有力支撐。

1 高校基建檔案特點(diǎn)

1.1 高?；n案專業(yè)性強(qiáng)

基建檔案專業(yè)性較強(qiáng)，涉及面廣。由于基建檔案一般從基建的立項(xiàng)開(kāi)始，還包括設(shè)計(jì)、招標(biāo)、施工以及驗(yàn)收等過(guò)程，其中每一過(guò)程還可再進(jìn)行細(xì)分，且涉及的專業(yè)多，如僅施工過(guò)程就包含建筑暖通、給排水、電氣、裝修等，而對(duì)于高校來(lái)講，由于各建筑的功能與對(duì)應(yīng)的學(xué)科不同，還會(huì)有更多結(jié)合不同學(xué)科研究開(kāi)展的一些特殊基建需求，因此高校基建檔案涉及的面非常寬，成套性難。

1.2 高?；n案形成的周期長(zhǎng)

高?；?xiàng)目往往涉及科研與教學(xué)方面，由于學(xué)科門類多，科研實(shí)驗(yàn)平臺(tái)對(duì)基建設(shè)施的需求均不相同，導(dǎo)致高校的基建項(xiàng)目，從立項(xiàng)到竣工交付使用往往要經(jīng)歷較長(zhǎng)的周期，有的甚至?xí)?jīng)過(guò)十余年的時(shí)間。由于每一個(gè)階段的建設(shè)資料均需收集保存，其間涉及的管理程序和部門較多，周期長(zhǎng)。因此，保持基建檔案完整性的任務(wù)十分艱巨。

1.3 高?；n案種類繁多

高?；n案會(huì)因建筑物功能不同，而所包含的基建內(nèi)容體現(xiàn)為各向異性，如機(jī)械工程樓與化工樓等對(duì)建筑物的強(qiáng)度以及室內(nèi)水、電以及通風(fēng)與溫度等要求均不相同，且由于檔案資料來(lái)自不同單位，涉及的部門與原始紙質(zhì)材料較多，包括規(guī)劃、國(guó)土、園林、消防、環(huán)保與安評(píng)等部門，而對(duì)于某些國(guó)防院校還涉及國(guó)防安全與保密等部門。因此，高?；n案種類繁多，導(dǎo)致管理難度大。

2 高校基建檔案現(xiàn)有管理模式的缺陷

2.1 高?；n案管理缺乏制度約束

高?；n案的管理長(zhǎng)期采用與其他檔案相同管理模式，這顯然不能滿足基建檔案本身特點(diǎn)所需的管理要求。由于對(duì)高校基建檔案的管理，沒(méi)有明確的管理制度，再加上單位不重視，以及基建檔案本身涉及的部門的較多，對(duì)整個(gè)管理過(guò)程產(chǎn)生了巨大困難，導(dǎo)致在基建檔案整理歸檔過(guò)程中高校各部門不認(rèn)真對(duì)待的現(xiàn)象層出不窮，導(dǎo)致檔案不能及時(shí)整理，甚至嚴(yán)重滯后，缺乏相應(yīng)的制度約束。

2.2 高校基建檔案管理人員偏少

高?；n案的管理工作業(yè)務(wù)量繁重，技術(shù)要求較高，一直是高校檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)。由于其對(duì)管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求較高，而與之相反的是，部分高校檔案館長(zhǎng)期忽視對(duì)基建檔案館人員專業(yè)素質(zhì)和能力的培養(yǎng)與要求，導(dǎo)致符合高?；n案管理要求的管理人員較少，管理過(guò)程中易出現(xiàn)工作或技術(shù)失誤，而不能滿足高校發(fā)展對(duì)基建檔案管理的要求。

2.3 高?；n案信息化程度不高

基建檔案部門的資金不足，沒(méi)有能力對(duì)原有檔案圖文等進(jìn)行數(shù)字化處理或復(fù)制，沿襲一些陳舊的、簡(jiǎn)單的檔案管理工作，不能有效提高基建檔案信息的查詢效率。甚至還存在以人工查找資料，以及提供紙質(zhì)文檔資料的情況，導(dǎo)致檔案管理過(guò)程及效率低下，且容易出錯(cuò)，不利于更好地為高校發(fā)展服務(wù)。

3 高?；n案管理新模式

3.1 加強(qiáng)高?；n案管理的制度保障

高校基建檔案的管理需要有一套完善的管理流程，才會(huì)使整個(gè)工作變得高效與規(guī)范。因此，需針對(duì)其特點(diǎn)制定詳盡合理的檔案管理的規(guī)章制度，使檔案管理規(guī)范、有法可循。研究并制定具有系統(tǒng)、科學(xué)化的檔案管理工作制度，并通過(guò)設(shè)置專門的檔案管理負(fù)責(zé)人，在基建檔案管理制度方面予以補(bǔ)充和豐富，并借鑒其他成熟的管理制度，建立遵循分級(jí)管控的原則和規(guī)定，實(shí)現(xiàn)對(duì)高校基建檔案管理工作的高質(zhì)與高效。

3.2 加強(qiáng)高?；n案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

許多高校的基建檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)，對(duì)基建檔案的管理流程不熟，對(duì)不同學(xué)科的基建檔案特點(diǎn)不掌握，并對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)程序不熟練。特別是近年來(lái)，隨著基建檔案數(shù)字化工作的推進(jìn)，需要檔案管理人員熟練掌握計(jì)算機(jī)及相關(guān)基建檔案管理方面的軟件等，因此，急需對(duì)基建檔案人員開(kāi)展專業(yè)培訓(xùn)，使他們掌握基建檔案管理精髓，并對(duì)相關(guān)專業(yè)知識(shí)與電子軟件等信息化知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，同時(shí)還需對(duì)包括職業(yè)道德與知識(shí)教育等方面知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

3.3 加強(qiáng)高?；n案的信息化建設(shè)

隨著高校網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的高速發(fā)展，大部分高校目前已實(shí)現(xiàn)校園網(wǎng)的全面覆蓋，并朝著智慧校園的方向發(fā)展，為高校基建檔案的信息化建設(shè)提供了良好的硬件平臺(tái)，并使基建檔案的信息化建設(shè)具備了良好的基礎(chǔ)，可通過(guò)較少的投資，對(duì)原先陳舊的紙質(zhì)文檔與圖紙等進(jìn)行數(shù)字化歸檔，并可利用信息化網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)與軟件進(jìn)行傳輸與管理，實(shí)現(xiàn)高?；n案的一體化數(shù)字化管理模式，改變目前高?；n案信息化建設(shè)力度不高，檔案管理工作停滯不前的現(xiàn)狀。

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作者簡(jiǎn)介

張愛(ài)華（1972-），女，漢族，山東淄博人，本科，助理館員，研究方向：基建檔案管理。