試論基于規(guī)范化視角下的文書檔案收集與管理策略

欒俊朋

摘 要：文書檔案收集與管理是一項十分重要的工作，關(guān)系到企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，但是當(dāng)前我國很多企業(yè)對文書檔案管理的重視度卻不夠，導(dǎo)致文書檔案管理缺乏規(guī)范性。本文從這一視角入手，探究企業(yè)文書檔案收集與管理的現(xiàn)實情況，找出優(yōu)化其收集與管理的策略，希望能夠為我國企業(yè)文書檔案管理更為規(guī)范、科學(xué)、高效提供有利作用。

關(guān)鍵詞：規(guī)范化;文書檔案管理;持續(xù)穩(wěn)定;策略

從規(guī)范化視角下探究企業(yè)文書檔案收集與管理，能夠?qū)υ擁椆ぷ鞯拿恳粋€流程、環(huán)節(jié)等都進(jìn)行規(guī)范化管理，使文化檔案管理不再是傳統(tǒng)模糊、混亂的管理局面，而是井井有條、有章有序，這不僅有助于企業(yè)內(nèi)部管理優(yōu)化，提升內(nèi)部運行的穩(wěn)定和規(guī)范性，而且還有助于企業(yè)綜合競爭力的提升。不過規(guī)范化管理是一項系統(tǒng)性的工作，文化檔案管理部門與其它各個部門之間都存在十分緊密的關(guān)系，所以不僅僅要求要對文書檔案管理部門進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)，還要對其它部門也進(jìn)行規(guī)范性建設(shè)，在企業(yè)內(nèi)部形成規(guī)范工作、嚴(yán)格遵守制度的良好氛圍，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部運行更為科學(xué)。

1 文書檔案收集與管理的概述

1.1 文書檔案的含義

文書檔案是企業(yè)在長期發(fā)展過程中所形成的能夠反應(yīng)企業(yè)發(fā)展歷程、規(guī)劃決定、發(fā)展目標(biāo)的各項文件，比如有企業(yè)中的命令、決定、批復(fù)、報告、請示等。要想對文書檔案進(jìn)行更為全面地理解，就應(yīng)當(dāng)從兩個方面進(jìn)行分析，即“文書”、“檔案”，文書指的是從事公文工作的崗位，“檔案”則指的是企業(yè)發(fā)展中所產(chǎn)生的各類資料信息，其包括企業(yè)發(fā)展歷程信息、職工檔案信息等。而綜合來看，文書檔案就是指與企業(yè)文書工作有關(guān)的檔案信息，也就是上述我們所提到的報告、決定、命令、請示等文件。

1.2 文書檔案收集與管理的重要性

在企業(yè)發(fā)展過程中文書檔案的類型是比較多的，這些不同種類的文件都是企業(yè)發(fā)展變化的反應(yīng)，不僅體現(xiàn)了企業(yè)的發(fā)展歷程，而且是對企業(yè)各項決策、發(fā)展目標(biāo)的反應(yīng)，能夠為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供重要的參考價值，使其對企業(yè)的過去、當(dāng)前、未來進(jìn)行系統(tǒng)分析，做出科學(xué)的決策和規(guī)劃，所以加強文書檔案管理的意義重大。

1）有助于企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定運行。企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定運行離不開科學(xué)的規(guī)劃和布局，當(dāng)前在我國市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的過程中，企業(yè)所面臨的競爭壓力更大，很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)開始認(rèn)識到系統(tǒng)布局的重要性，而在企業(yè)布局和規(guī)劃中文書檔案則發(fā)揮著較大的作用，如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒有文書檔案來參考，那么就難以對企業(yè)各個時期的具體發(fā)展情況進(jìn)行深入對比和了解，就不能明確企業(yè)的未來發(fā)展趨勢，從而難以做出科學(xué)規(guī)劃和布局。而通過文書檔案的收集與整理，則可以為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供清晰完整的檔案信息，促使其深入、全面地了解企業(yè)的發(fā)展情況，把控發(fā)展大局，做出系統(tǒng)規(guī)劃，為企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定運行做好基礎(chǔ)。

2）有助于增強企業(yè)的綜合競爭力。當(dāng)前企業(yè)的競爭已經(jīng)不再僅僅局限于產(chǎn)品和市場的競爭，更多的是對人才和內(nèi)部創(chuàng)新管理的競爭，而在企業(yè)內(nèi)部管理過程中文書檔案信息則是重要部分，通過有效對文書檔案信息進(jìn)行搜集和管理，能夠使各個環(huán)節(jié)的工作更為穩(wěn)定有序，及時通過檔案信息了解各個部門運行中存在的問題，從而能夠及時對其進(jìn)行改正，這就能夠?qū)崿F(xiàn)各個部門內(nèi)部運行的規(guī)范化，帶動企業(yè)綜合競爭力的不斷提升。

2 當(dāng)前我國企業(yè)文書檔案收集與管理過程中面臨的問題

當(dāng)前我國很多企業(yè)在對文書檔案進(jìn)行收集與管理的時候都存在問題，這些問題對于企業(yè)運行的規(guī)范性帶來了不利影響，迫切需要

改善。

2.1 文書檔案收集與管理缺乏規(guī)范性

文書檔案收集與管理是否規(guī)范有序直接影響了收集與管理的最終效果，也會影響到企業(yè)的穩(wěn)定運行。從當(dāng)前的現(xiàn)實情況來看，很多企業(yè)因為對文書檔案管理不夠重視，所以對這方面的制度建設(shè)不夠明確，現(xiàn)有制度具有較大的滯后性，無法與企業(yè)的實際發(fā)展相協(xié)調(diào)，導(dǎo)致員工在開展文書檔案收集與管理工作的時候沒有規(guī)范的參考標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，最終造成文書檔案收集與管理混亂的現(xiàn)象。還有一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念較為固化，認(rèn)為文書檔案與管理部門屬于后勤部門，在企業(yè)發(fā)展中不會直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，從思想上對該部門較為輕視，也導(dǎo)致部門工作的開展得不到配合和支持，影響了規(guī)范化建設(shè)的進(jìn)程。還有一些企業(yè)單位沒有為文書檔案留足夠的保存空間，導(dǎo)致檔案資料的存放受到了限制，很多資料的存放都較為散落，甚至一些資料沒有分類就直接堆放在四處，難以對檔案管理進(jìn)行有效落實，在這種背景下導(dǎo)致很多檔案沒有及時得到收集，影響了信息的完整性。而因為管理上的混亂、空間的限制等這些文書檔案長期混亂堆放，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)無法對其進(jìn)行運用，也影響了其價值的發(fā)揮。

2.2 信息化建設(shè)滯后

文書檔案是企業(yè)中的重要文件資料，而傳統(tǒng)紙質(zhì)版的文書檔案往往存在難找、難分類、難運用的特點，即便是能夠分類存放，也往往因為需要長時間尋找而不會對其進(jìn)行運用，這樣就不利于檔案價值的全面發(fā)揮。而通過信息化建設(shè)則可以借助于信息系統(tǒng)直接對文書檔案信息進(jìn)行調(diào)取，或者對相關(guān)部門進(jìn)行傳遞，滿足各位企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的運用需求，這不僅可以節(jié)省尋找時間，提升文書檔案信息的流通速度，促進(jìn)其利用率的增強，而且還可以實現(xiàn)管理的規(guī)范化。但是當(dāng)前我國很多企業(yè)卻并沒有對文書檔案部門構(gòu)建科學(xué)的信息系統(tǒng)，很多企業(yè)依然是采用傳統(tǒng)紙質(zhì)的形式對文書檔案進(jìn)行管理。究其原因是多方面的，比如企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念落后，沒有認(rèn)識到文書檔案信息化收集與管理的便捷性，不注重信息系統(tǒng)的構(gòu)建;考慮到信息化成本較高，不想在這方面花費較多資金等。另外，文書檔案管理信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工作，不僅僅涉及文書檔案管理部門的工作流程、步驟等改革，還涉及企業(yè)部門的工作流程改革，所以其需要花費更多的時間，做好長期規(guī)劃與建設(shè)，具有較大的復(fù)雜性，這也使得很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)望而生畏。要想促進(jìn)文書檔案管理的規(guī)范化開展，就必須要構(gòu)建信息化系統(tǒng)，這是當(dāng)前迫切需要解決的問題。

2.3 對文書檔案收集與管理的監(jiān)督不夠

文書檔案收集與管理工作的高效開展還離不開科學(xué)的監(jiān)督體系，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要重視對其的監(jiān)督，結(jié)合現(xiàn)實情況構(gòu)建對應(yīng)的監(jiān)督體系，這樣才能夠及時找出該部門員工在工作中存在的不足和問題，并及時引導(dǎo)其對問題進(jìn)行改正和解決，從而提升文書檔案管理的規(guī)范性。但是當(dāng)前我國很多企業(yè)都僅僅是對文書檔案收集與管理工作進(jìn)行了口頭要求，不僅制度缺失，而且不構(gòu)建監(jiān)管體系，導(dǎo)致員工在日常工作中存在得過且過的心理，即便是發(fā)現(xiàn)了某方面工作的缺陷，也懶于改正，時間一久這些錯誤越釀越多，堆積如山，更是無人更改，直接影響了部門和企業(yè)整體的持續(xù)運行。適當(dāng)?shù)谋O(jiān)管并非對員工的約束，而是對其進(jìn)行鼓勵和引導(dǎo)，使其有明確的工作目標(biāo)，明白自身工作中的優(yōu)勢和不足，并積極對不足進(jìn)行改正，這并非僅僅對企業(yè)發(fā)展有好處，對員工的成長也具有較大好處，所以企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視監(jiān)管體系的構(gòu)建。

2.4 文書檔案收集與管理者的綜合素質(zhì)欠缺

文書檔案管理者的綜合素質(zhì)與技能會對具體工作成效帶來較大影響，當(dāng)前我國很多企業(yè)雖然員工并不少，但是往往缺乏綜合素質(zhì)與技能高的員工，尤其是文書檔案管理者，對綜合素質(zhì)與技能的要求更高。一些企業(yè)文書檔案管理者存在得過且過的心理，認(rèn)為自身的工作是為別人開展的，是為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)打工的，所以不注重工作過程的優(yōu)化，只做表面工作，整體工作質(zhì)量存在問題。還有一些員工缺乏專業(yè)知識和技能，沒有認(rèn)識到文書檔案管理的重要性，不能嚴(yán)格要求自己，也影響了工作的規(guī)范性。這些情況是存在于多數(shù)企業(yè)中的，究其原因是多樣的，一方面與員工自身的心理狀態(tài)、職業(yè)道德等有關(guān)，另一方面與企業(yè)的薪酬體系、員工管理模式等存在直接關(guān)系。企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取有效措施不斷提升文書檔案管理者的綜合技能與素質(zhì)，使其從內(nèi)心對該項工作深化認(rèn)識，提升規(guī)范化管理的意識，如此才可以解決現(xiàn)有問題。

3 規(guī)范化視角下企業(yè)文書檔案收集與管理的措施

3.1 提升文書檔案收集與管理的規(guī)范性

企業(yè)應(yīng)當(dāng)從多方面加強建設(shè)，不斷提升文書檔案收集與管理的規(guī)范性。第一，要認(rèn)識到文書檔案收集與管理工作的重要性，對其提升重視度。雖然文書檔案收集與管理工作并不能為企業(yè)帶來直接性利益，但是其屬于企業(yè)運行中不可或缺的一項工作，可以為企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供強有力的支撐和保障，所以必須要對其重要性進(jìn)行明確。這就需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做好對各部門員工的教育，使員工都能夠認(rèn)識到文書檔案收集與管理的重要性，并積極配合檔案管理者開展這方面工作;第二，結(jié)合企業(yè)的實際情況進(jìn)行文書檔案收集與管理制度的制定?！盁o規(guī)矩不成方圓”，文書檔案管理與收集工作的規(guī)范性開展離不開科學(xué)制度做保障，所以企業(yè)要結(jié)合現(xiàn)實情況對原有的制度體系進(jìn)行更新或者完善，必要的話可以重新對制度進(jìn)行制定，使其切實與現(xiàn)有文書檔案管理與收集工作相符合，能夠為該項工作的順利開展提供引導(dǎo)和保障;第三，做好文書檔案空間的保留。企業(yè)要合理對自身的室內(nèi)環(huán)境進(jìn)行建設(shè)，為文書檔案管理留足夠的空間，比如可以專門設(shè)置一個辦公室用于保存文書檔案信息，要確保檔案能夠得到分類存放，避免因為空間較小而影響存放。

3.2 加強信息化建設(shè)

當(dāng)前的時代是信息化時代，企業(yè)也要順應(yīng)潮流，緊跟時代發(fā)展趨勢，對自身的文書檔案管理部門進(jìn)行信息化建設(shè)。第一，要及時引進(jìn)信息化系統(tǒng)和軟件，根據(jù)企業(yè)的部門設(shè)置、職位設(shè)置等進(jìn)行文書檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)，做好權(quán)限設(shè)置，使各位人員都可以在系統(tǒng)中開展工作，嚴(yán)格依據(jù)系統(tǒng)規(guī)定對檔案進(jìn)行保存、分類等，提升規(guī)范性。同時企業(yè)文書檔案管理者還要將之前的紙質(zhì)版檔案也掃描成電子版，并根據(jù)標(biāo)題、內(nèi)容等進(jìn)行分類，這樣各個部門需要相關(guān)檔案信息的時候，能夠及時進(jìn)行調(diào)取，并借助于系統(tǒng)進(jìn)行傳遞，提升檔案的運用價值;第二，要定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)。由于電子化系統(tǒng)是與互聯(lián)網(wǎng)相互聯(lián)系的，而互聯(lián)網(wǎng)具有較強的共享性和開放性，所以文書檔案信息很容易遭受攻擊，被盜取或者毀損等，因此必須要注重系統(tǒng)維護(hù)。企業(yè)可以派專門的人員負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，定期對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性進(jìn)行評估，及時找出安全隱患，并對其進(jìn)行處理，避免文書檔案信息面臨危險;第三，要構(gòu)建信息化運行體系。企業(yè)要結(jié)合信息化的運用情況對員工進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，做好工作流程的設(shè)定，確保每一位員工都可以在科學(xué)的規(guī)定下開展工作，促進(jìn)工作更為規(guī)范。

3.3 構(gòu)建科學(xué)的監(jiān)管體系

監(jiān)管體系也是制度體系中的重要部分，企業(yè)要結(jié)合自身的實際情況構(gòu)建科學(xué)的監(jiān)管體系，從多方面出發(fā)對文書檔案管理部門進(jìn)行監(jiān)管，使其更為規(guī)范地運行。比如，可以構(gòu)建專門的監(jiān)督小組，從各個部門中挑選出來幾位人員共同組成小組，定期對各個部門的工作開展情況進(jìn)行監(jiān)督，尤其是要加強對文書檔案管理部門的監(jiān)管，明確部門工作中的不足和優(yōu)勢，鼓勵員工對優(yōu)勢進(jìn)行發(fā)揚而對不足進(jìn)行改進(jìn)，實現(xiàn)部門的進(jìn)步，提升文書檔案收集與管理的規(guī)范性。還可以構(gòu)建激勵機(jī)制或者考核機(jī)制，定期對文書檔案收集與管理者的工作能力、工作態(tài)度、積極性等進(jìn)行考核，明確每一員工的實際情況，并對其進(jìn)行評分，得分高的員工可以得到獎勵，或者晉升等，使員工養(yǎng)成嚴(yán)格要求自己的良好習(xí)慣，促進(jìn)文書檔案收集與管理更為規(guī)范。

3.4 加強員工綜合素質(zhì)與技能培養(yǎng)

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要定期對員工進(jìn)行綜合素質(zhì)培養(yǎng)，積極為員工灌輸文書檔案管理的新知識和新技能，使員工能夠與企業(yè)一同實現(xiàn)進(jìn)步，為企業(yè)服務(wù)的同時得到成長與進(jìn)步。同時，還要對員工加強心理教育、職業(yè)道德教育等，使員工能夠從內(nèi)心對企業(yè)產(chǎn)生認(rèn)同感，提升員工的主人翁意識，認(rèn)識到企業(yè)就是自己的家，共同致力于企業(yè)進(jìn)步，提升企業(yè)的凝聚力。比如，企業(yè)可以每周選擇兩個小時的時間為員工培養(yǎng)專業(yè)知識和職業(yè)道德方面的知識，使員工得到系統(tǒng)學(xué)習(xí)。還要多組織員工開展實踐活動，讓員工通過各種各樣的活動對企業(yè)有更為深入的認(rèn)識，增強凝聚力。另外，還有一些時候員工工作積極性不高，對企業(yè)存在不滿心理等，往往與企業(yè)的薪酬體系、管理模式等存在關(guān)系，比如一些企業(yè)薪酬體系不科學(xué)，與同行業(yè)企業(yè)公司相比薪酬標(biāo)準(zhǔn)較低，員工難以滿意，且在對員工進(jìn)行管理的時候過于強硬，不考慮員工感受等，這都會影響員工的工作主動性和積極性。企業(yè)要合理對自身的薪酬體系進(jìn)行調(diào)整，符合同行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)水平，或者盡量高于同行其它企業(yè)，為員工賦予更強的優(yōu)越感，提升工作動力。還要在對員工進(jìn)行管理的時候著重考慮員工的感受，融入人性化管理理念，提升管理的人性化程度。

4 結(jié)束語

企業(yè)文書檔案收集與管理的規(guī)范化開展離不開先進(jìn)的制度做保障，同時也需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)加強信息化建設(shè)，通過信息系統(tǒng)更好地實現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化。本文在總結(jié)當(dāng)前我國企業(yè)文書檔案收集與管理問題的同時，從四個方面提出規(guī)范化管理措施，希望能夠為相關(guān)人員提供一些參考。文書檔案管理是一項復(fù)雜的工作，也是系統(tǒng)化工作，傳統(tǒng)的工作模式難免較為落后，無法為工作的有序開展帶來更大的有利作用，所以企業(yè)也應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到時代發(fā)展的大趨勢，積極加強信息化建設(shè)，并結(jié)合企業(yè)的現(xiàn)實情況對這一工作進(jìn)行創(chuàng)新，對其中存在的缺陷進(jìn)行仔細(xì)分析，并做出糾正。

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